ถ้าพูดถึงการทำงานแบบ Agile หลายคนคงเคยได้ยินกันมาบ้างว่าเป็นคอนเซปต์ที่ทำให้การทำงานคล่องตัวขึ้นของอาชีพสาย Software Developer ที่มีการฟีดแบ็กผลของการทำงานเป็นระยะ ๆ มีความยืดหยุ่นต่อการเปลี่ยนแปลง และอาศัยความสามารถของคนที่หลากหลายเพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จลุล่วง โลกธุรกิจเองก็เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว หลายองค์กรจึงได้มีการนำแนวคิด Agile ที่ว่านี้ มาใช้อย่างแพร่หลายมากขึ้น ทั้งในการทำงานของทีมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับด้านไอทีโดยตรง บางแห่งก็เอาแนวคิดนี้ไปลองปรับใช้กับการทำงานของบางแผนก หรือแม้กระทั่งนำไปขับเคลื่อนการทำงานของทั้งองค์กรเพื่อสนองต่อความต้องการของลูกค้าก็มี ซึ่งในวันนี้ JobThai จะพาไปดูกันว่าการนำ Agile มาปรับใช้กับงานบริหารทรัพยากรบุคคลเขาทำกันยังไง และองค์กรจะได้ประโยชน์อะไรบ้าง

Agile Talent Management คืออะไร

Agile Talent Management หรือการบริหารทรัพยากรบุคคลที่มีศักยภาพด้วย Agile เกิดขึ้นมาเพื่อทำให้องค์กรสามารถปรับตัวได้ทันกับศักยภาพของคนทำงานที่มีความสามารถสูง และมีทางเลือกในการทำงาน การบริหารคนแบบเดิม ๆ อาจจะไม่สามารถดึงดูดคนเก่งให้เลือกสมัครเข้ามาทำงาน หรือไม่สามารถรั้งตัวพนักงานที่มีความสามารถโดดเด่นไว้ได้นาน Agile Talent Management จึงถูกนำมาใช้เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานที่จะเอื้อให้คนทำงานที่มีศักยภาพสูงเหล่านี้รู้สึกถึงคุณค่า และอยากทำงานกับองค์กรต่อไปนั่นเอง โดยหัวใจสำคัญของ Agile Talent Management ประกอบไปด้วย 3 หลักการสำคัญ ได้แก่

1. การมอบอำนาจในการทำงานให้กับพนักงาน (Employee Empowerment)

องค์กรต้องเปิดโอกาสให้พนักงานมีอิสระในการทำงานตามความเหมาะสม ให้พวกเขามีอำนาจในการตัดสินใจ สามารถริเริ่มโปรเจกต์ใหม่ด้วยความคิดสร้างสรรค์ที่อาจนำไปสู่การเกิดนวัตกรรมที่เป็นประโยชน์กับองค์กรได้ พนักงานจะรู้สึกเป็นเจ้าของงานที่พวกเขาได้รับมอบหมาย ตั้งอกตั้งใจในการทำงานเพราะอยากทำให้งานที่ตัวเองรับผิดชอบอยู่ออกมาดี

2. การทำงานร่วมกัน (Collaboration)

องค์กรที่ทำ Agile Talent Management มักจะกระตุ้นให้พนักงานได้ทำความคุ้นเคยกับการทำงานของคนต่างแผนก และแลกเปลี่ยนองค์ความรู้ แนวคิดและขั้นตอนการทำงานซึ่งกันและกัน บางองค์กรอาจมีการทำงานที่ยืดหยุ่น หรือมีโปรเจกต์ให้คนเก่งของแต่ละทีมมาร่วมกันทำงานเพื่อคิดค้นผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ ที่มาจากมุมมองที่แตกต่างหลากหลายและเกิดเป็นความสำเร็จโดยรวมของทั้งองค์กร ลองจินตนาการว่าถ้าเรารู้วิธีการทำงานของแผนกที่เราต้องทำงานร่วมกัน การประสานงานก็จะเกิดความราบรื่น เพราะเรารู้ว่าต้องทำอะไรในส่วนของเรา จะปรึกษาหารือเวลาเจอปัญหา หรือส่งไม้ต่อให้แผนกนั้นไปทำงานต่อก็จะง่ายกว่าการที่เราไม่รู้อะไรเลย

3. การเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง (Continuous Learning)

พนักงานจะเก่งขึ้นได้ก็ต้องมีการเรียนรู้และการพัฒนาทักษะอยู่เสมอ องค์กรที่ใช้ Agile Talent Management จึงต้องมีความพร้อมเรื่องการอบรมทักษะทั้งการทำงานพื้นฐาน ตลอดจนการสนับสนุนให้พนักงานได้ Upskill พนักงานที่เก่งอยู่แล้วก็จะเก่งขึ้นไปอีกและพร้อมที่จะทำงานตอบสนองโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอยู่ตลอดเวลาเช่นกัน ดังนั้นนอกจากทักษะที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับเนื้องานแล้ว องค์กรต้องใส่ใจกับการเสริมสร้างทักษะในการเรียนรู้ มี Mindset ที่มีความพร้อมในการปรับตัวต่อทุกสถานการณ์ รวมถึงมีพื้นที่ให้บรรดาพนักงานได้โชว์ศักยภาพว่าพวกเขาได้เรียนรู้อะไรใหม่ ๆ มา และสามารถนำความรู้นั้นมาใช้งานจริงในการทำงานได้ยังไงบ้าง 

ประโยชน์ของ Agile Talent Management

Agile Talent Management ส่งผลดีกับองค์กรทั้งในภาพรวมการทำงานภายใน และการดูแลลูกค้าภายนอก ดังนี้

• ทำให้องค์กรทำงานได้ไวขึ้น เปลี่ยนแปลงตามตลาดได้อย่างทันท่วงที ตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้น ส่งผลให้ลูกค้ามีความพึงพอใจองค์กรมากขึ้น
• สร้างพนักงานที่มีแรงจูงใจในการทำงานสูง ชอบเรียนรู้และอาจนำไปสู่การเกิดนวัตกรรม
• ดึงดูดพนักงานใหม่และรักษาพนักงานเดิมที่มีศักยภาพสูงได้
• ลดค่าใช้จ่ายในด้านการจ้างงาน และการอบรมพนักงาน ช่วยให้การดำเนินธุรกิจโดยรวมดีขึ้นทั้งองค์กร

องค์ประกอบของการทำ Agile Talent Management

1. ปรับวิสัยทัศน์และกลยุทธ์ให้สอดคล้องกับสภาพธุรกิจ

โลกธุรกิจนั้นเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา การแข่งขันกันของบริษัทต่าง ๆ นำมาซึ่งวิธีการทำงานใหม่ ๆ เทคโนโลยีที่ทันสมัยและซับซ้อนขึ้นเรื่อย ๆ ในขณะเดียวกันบุคลากรในองค์กรก็ต้องมีขีดความสามารถในการทำงานที่สูงขึ้นไปอีก องค์กรที่อยากทำงานแบบ Agile จึงต้องมีการปรับตัวให้เป็นองค์กรที่ยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ เป้าหมายการทำงานเพื่อตอบรับความเปลี่ยนแปลงของตลาดให้ทันท่วงทีได้ ไปจนถึงการมีพนักงานที่พร้อมเผชิญความท้าทายอยู่เสมอ ถ้าองค์กรพร้อม พนักงานพร้อม การตามโลกธุรกิจให้ทันก็เป็นเรื่องง่ายขึ้นกว่าการทำงานแบบเดิม ๆ

2. สอบถามความต้องการของพนักงาน

สำรวจความต้องการของพนักงานว่าพวกเขาต้องการอะไรที่จำเป็นต่อการทำงานบ้าง อยากพัฒนาทักษะไหน อยากอบรมคอร์สไหนเป็นพิเศษหรือเปล่า นอกจากนี้การเก็บข้อมูลหรือการประเมินขีดความสามารถในการทำงานของพนักงานแต่ละคนในองค์กรจะทำให้เรารู้ว่าเราควรปรับเปลี่ยน โยกย้ายพนักงานยังไง หรือควรหาบุคลากรที่เก่งด้านไหนเข้ามาเติมเต็มองค์กรของเราได้บ้าง

3. มีโครงสร้างการสื่อสารที่โปร่งใสและเปิดกว้าง สำหรับพนักงานทุกระดับ ตั้งแต่พนักงานทั่วไป หัวหน้าทีม ไปจนถึงผู้บริหาร

เมื่อมีนโยบายหรือทิศทางในการทำงานใหม่ ๆ พนักงานทุกคนควรได้รู้พร้อมกัน เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความรู้สึกว่าพวกเขาถูกทอดทิ้งหรือปิดกั้นการรับรู้ในเรื่องที่สำคัญของบริษัท การที่องค์กรมีช่องทางในการสื่อสารที่ทุกคนเข้าถึงได้ มีอะไรใหม่ก็อัปเดตให้พวกเขารู้ถึงความเป็นไปขององค์กรอยู่ตลอดเวลา จะทำให้พวกเขาเกิดความไว้วางใจและมั่นใจในตัวองค์กร ตลอดจนมีเวลาเตรียมความพร้อมสำหรับการทำงานรูปแบบใหม่ หรือโปรเจกต์ใหม่ ๆ ที่กำลังจะเกิดขึ้น

4. ปรับเปลี่ยนตำแหน่งงานหรือบทบาทการทำงานให้มีความยืดหยุ่นมากยิ่งขึ้น

เมื่อธุรกิจเปลี่ยนเร็ว หน้าที่คนทำงานก็ควรปลับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม องค์กรต้องหาวิธีในการรักษาสมดุลระหว่างการกำหนดโครงสร้างหน้าที่หรือความรับผิดชอบหลักในการทำงานของพนักงานแต่ละตำแหน่ง แต่ในขณะเดียวกันก็ยังมีความยืดหยุ่นพอที่จะให้พวกเขามีโอกาสได้ลองทำงานใหม่ ๆ และควรมีการแบ่งปันประสบการณ์การทำงานหรือมีการเวียนงาน (Job Rotation) เพื่อทำความรู้จักการทำงานต่างแผนก ที่สำคัญคือต้องมีการระบุโครงสร้างการทำงานที่ยืดหยุ่นนี้ให้ชัดเจน เช่น กำหนดไว้ในผังโครงสร้างองค์กร ว่าตำแหน่งนี้ทำงานหลักประมาณนี้ แต่ก็สามารถโยกย้ายไปเติบโตกับอีกสายงานหนึ่งได้ หากมีประสบการณ์หรือทักษะในการทำงานด้านนั้นๆ มากพอ เมื่อพนักงานเห็นเส้นทางการเติบโตในหน้าที่อย่างเป็นรูปธรรมแบบนี้แล้ว พวกเขาก็จะสามารถเลือกได้ว่าอยากโตในสายไหน หรือต้องวางแผนอนาคตในการทำงานยังไง ต้องฝึกฝนทักษะตรงไหนเพิ่มเติมเพื่อให้ได้ทำงานในตำแหน่งที่ตั้งใจไว้ สุดท้ายด้วยการทำงานที่ยืดหยุ่น ไม่ได้แบ่งแยกตายตัวว่าจะต้องทำแต่หน้าที่เดิม ๆ พนักงานจะเห็นช่องทางในการเติบโตของตัวเองได้อย่างชัดเจนมากขึ้น และไม่จำกัดตัวเองอยู่กับหน้าที่หลัก แต่จะมองว่าพวกเขาสามารถมีตัวเลือกที่หลายหลายในการทำงาน และสร้างผลงานที่ทำให้เกิดการพัฒนาองค์กรโดยรวมได้

5. สนับสนุนการพัฒนาทักษะของพนักงานด้วยรูปแบบที่หลากหลาย

การเรียนรู้ควรมีหลายรูปแบบ เช่น โปรแกรมการเรียนรู้งานพื้นฐานที่สำคัญของแต่ละตำแหน่ง แต่ละสายงาน มีหลักสูตร Workshops เพื่อการประยุกต์ใช้ความรู้ไปสู่การทำงานจริง มีกิจกรรมการเรียนรู้งาน การสอนงานจากพนักงานระดับหัวหน้า หรือผู้บริหาร หรือแม้แต่การแชร์ประสบการณ์การทำงานจากพนักงานที่ไม่ได้เป็นหัวหน้าแต่มีทักษะเฉพาะทางที่โดดเด่น เป็นตัวอย่างและสร้างแรงบันดาลใจให้พนักงานคนอื่น ๆ ในองค์กรได้ ถ้าพนักงานสนใจอยากเรียนคอร์สอื่น ๆ ก็มีงบประมาณไว้สำหรับการอบรมที่อยู่นอกเหนือความเชี่ยวชาญขององค์กร เพื่อการรันตีว่าพนักงานจะสามารถพัฒนาทักษะการทำงานได้อย่างต่อเนื่องในโลกการทำงาน

6. ปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจให้รวดเร็วทันโลกธุรกิจ

เวลาคือสิ่งที่มีค่าสำหรับโลกธุรกิจ การติดขัดในกระบวนการทำงานเพราะข้อจำกัดบางอย่างอาจทำให้เกิดความล่าช้าและส่งผลต่อการได้เปรียบเสียเปรียบทางธุรกิจได้ องค์กรจึงต้องพัฒนากลไก หรือมีมาตรการใหม่ ๆ สำหรับเร่งกระบวนการตัดสินใจให้รวดเร็วขึ้น เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วและตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้ทัน เช่น จากเดิมที่การตัดสินใจบางอย่างต้องรอการอนุมัติจากหัวหน้าแผนก องค์กรอาจต้องดูว่าอำนาจในการตัดสินใจบางเรื่องจะพอโอนย้ายไปให้คนทำงานระดับหัวหน้าทีมได้ไหม เมื่อมีฟีดแบ็ก แก้ไขได้ไว และตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วตามหลักการ Agile การทำงานก็จะไม่สะดุด

7. มีเป้าหมายและตัวชี้วัดของแผนกต่างๆ ที่สอดคล้องกับเป้าหมายใหญ่ขององค์กร

HR ต้องทำงานร่วมกับหัวหน้าแผนกในการกำหนดเป้าหมายหรือตัวชี้วัดในการทำงาน ให้ไปในทิศทางเดียวกันกับการทำงานแบบ Agile ตั้งแต่กระบวนการคัดเลือกคนเข้าทำงาน การทำงานประจำ การประเมินผลการทำงาน ถ้าเป้าหมายเดิมไม่ได้สร้างผลกระทบที่ดีให้กับองค์กรหรือตอบสนองต่อธุรกิจในปัจจุบันมากพอ ก็อาจจะต้องมาดูกันอีกทีว่ามีวิธีไหนที่จะปรับปรุงให้เข้ากับการทำงานรูปแบบใหม่ได้บ้าง

8. มีแผนทดแทนบุคลากรไว้ในกรณีที่มีพนักงานคนสำคัญลาออกไป

นอกเหนือจากการทำงานแบบ Agile สำหรับพนักงานทั่วไปแล้ว ในกรณีที่มีบุคลากรในตำแหน่งสำคัญลาออกไป องค์กรก็ควรมีวิธีจัดการอย่างเหมาะสม ไม่ให้การทำงานขาดตอน เช่น ให้คนที่มีความสามารถทดแทนกันได้ในทีมเดียวกันมารับผิดชอบแทนทันที โยกย้ายคนมาจากแผนกอื่นหรือคนที่อาจจะยังไม่ได้มีความสามารถที่ทดแทนได้ทันที แต่เป็นคนที่เรียนรู้งานได้รวดเร็วด้วยความช่วยเหลือขององค์กร ซึ่งหมายถึงว่าองค์กรต้องมีการเตรียมพร้อมตั้งแต่การอบรมและประเมินทักษะในการทำงานของพนักงานทุกคน ทุกตำแหน่ง ให้มีความยืดหยุ่นสามารถทดแทนกันได้นั่นเอง

การบริหารคนด้วยวิธี Agile Talent Management ไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ เพราะต้องมีการปรับเปลี่ยนระดับของโครงสร้างและการทำงานของหลายส่วน ไม่ว่าจะเป็นองค์กรใหญ่หรือองค์กรเล็กก็ล้วนต้องมีการปรับตัว จึงต้องอาศัยเวลาเตรียมตัว นอกจากนี้ยังต้องมองถึงประเภทธุรกิจ หรือ ความเหมาะสมกับองค์กรด้วย แต่เมื่อมองที่ปลายทางของการเปลี่ยนแปลงแล้ว Agile ก็เป็นทางเลือกหนึ่งที่จะทำให้องค์กรของคุณอยู่รอดได้ในสังเวียนธุรกิจ ที่นับวันจะแข่งขันกันอย่างดุเดือดขึ้นและต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงในทุก ๆ วัน หวังว่าบทความนี้จะจุดประกายให้องค์กรนำไปแนวคิดไปปรับใช้กับการบริหารบุคลากรขององค์กรคุณได้

ที่มา:

accendotechnologies.com, assessment.aon.com, drjohnsullivan.com, linkedin.com, mckinsey.com, northreach.io, tmi.org