ในองค์กรต่าง ๆ อาจมีการจัดประชุมรวมพนักงานทั้งบริษัทปีละ 1-2 ครั้ง หรือในบางองค์กรก็อาจจัดถี่ถึงไตรมาสละครั้ง ซึ่งชื่อที่ใช้เรียกการประชุมบริษัทก็แตกต่างกันไปตามองค์กร บางองค์กรใช้คำว่า Town Hall Meeting ส่วนบางองค์กรเรียกว่า All-hands Meeting แล้วการประชุมทั้ง 2 อย่างนี้เหมือนกันไหม ต่างกันแค่ชื่อเรียกหรือรูปแบบก็ต่างกันด้วย JobThai จะมาอธิบายให้ได้รู้กัน

Town Hall Meeting คืออะไร

Town Hall Meeting คือการประชุมใหญ่รวมทั้งองค์กรที่ทุกคนในบริษัท ทั้ง CEO ผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการ หัวหน้าแผนก และพนักงานทุกฝ่ายจะมาพบปะกันเพื่ออัปเดตข่าวสารและความเป็นไปขององค์กร รวมถึงพูดคุยและปรึกษากันเกี่ยวกับประเด็นต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในบริษัท ซึ่งถ้าใครมีข้อสงสัยหรืออยากเสนอแนะอะไรเกี่ยวกับการบริหารจัดการและการทำงานในส่วนต่าง ๆ ขององค์กรก็สามารถใช้โอกาสนี้เพื่อสอบถามและเสนอไอเดียได้โดยตรง

ส่วนที่มาของชื่อ Town Hall Meeting นั้นมาจากการประชุมระหว่างเจ้าหน้าที่รัฐหรือนักการเมืองกับประชาชน เพื่อหารือกันทางกฎหมาย รับฟังข้อเรียกร้องทางสิทธิต่าง ๆ และหาข้อสรุปให้กับประเด็นนั้น ๆ โดยคำว่า ‘Town Hall’ แปลว่า ‘ที่ว่าการเมือง’ นั่นเอง ดังนั้นลักษณะของการประชุม Town Hall Meeting จึงออกมาในรูปแบบของการปรึกษาพูดคุยและแสดงความคิดเห็นกัน

All-hands Meeting คืออะไร

All-hands Meeting คือการประชุมใหญ่รวมทั้งองค์กรเพื่ออัปเดตข่าวสารและความเป็นไปของบริษัทเช่นเดียวกันกับ Town Hall Meeting แต่จะมีความแตกต่างกันเล็กน้อยตรงที่ All-hands Meeting นั้นจะเป็นการพูดบรรยายโดย CEO หรือฝ่ายผู้บริหารมากกว่า ส่วนพนักงานอื่น ๆ ในองค์กรจะเป็นฝ่ายรับฟังเสียส่วนใหญ่ โดยชื่อการประชุม All-hands Meeting นั้นมีที่มาจากประโยค “All hands on deck” หรือการประกาศเรียกให้ลูกเรือทั้งหมดไปรวมตัวกันที่ดาดฟ้าเรือเพื่อแจ้งเรื่องสำคัญนั่นเอง ทำให้รูปแบบการประชุมจะออกมาเป็นลักษณะการฟังประกาศจากผู้นำองค์กรมากกว่าการปรึกษาหารือกัน

Town Hall Meeting VS All-hands Meeting

เนื่องจากที่มาของการประชุมทั้ง 2 แบบนั้นไม่เหมือนกัน แนวทางในการจัดการประชุมจึงแตกต่างกันไปด้วย JobThai ขอเปรียบเทียบความแตกต่างระหว่าง Town Hall Meeting กับ All-hands Meeting ให้ดูตามหัวข้อ ดังนี้

• ลักษณะการประชุม

  • Town Hall Meeting: เน้นการพูดคุย ปรึกษาหารือและถาม-ตอบข้อสงสัยในเรื่องต่าง ๆ

  • All-hands Meeting: เน้นการบรรยาย Presentation การประกาศเรื่องสำคัญหรือแจ้งข่าวสารจากผู้นำองค์กรและฝ่ายบริหาร

• รูปแบบการสื่อสาร

  • Town Hall Meeting: เป็นการสื่อสาร 2 ทาง (Two-way Communication) ที่เปิดโอกาสให้ทุกคนในองค์กรได้เป็นทั้งฝ่ายพูดและฝ่ายฟัง พนักงานทุกฝ่ายสามารถถกประเด็นต่าง ๆ ได้อย่างเสรี และผู้ดำเนินการประชุมไม่จำเป็นต้องเป็นกลุ่มผู้นำหรือผู้บริหารก็ได้

  • All-hands Meeting: โดยรวมมักเป็นการสื่อสาร 1 ทาง (One-way Communication) ที่ผู้นำองค์กรหรือกลุ่มผู้บริหารเป็นฝ่ายพูดและดำเนินการประชุม ส่วนพนักงานในองค์กรเป็นฝ่ายฟัง แต่ก็อาจมี Session ที่เปิดโอกาสให้พนักงานสามารถสอบถามเพิ่มเติมได้หลังจบการบรรยายแล้ว

• ความเป็นทางการ

  • Town Hall Meeting: มีบรรยากาศที่เป็นกันเอง สบาย ๆ กว่า

  • All-hands Meeting: มีบรรยากาศที่จริงจังและเป็นทางการมากกว่า 

โดยสรุปแล้วการประชุมทั้ง 2 แบบนั้นเป็นการประชุมใหญ่ระดับองค์กรทั้งคู่ ซึ่งแม้จะมีความแตกต่างกันในด้านต่าง ๆ แต่ในปัจจุบัน หลายองค์กรก็เรียกชื่อการประชุมบริษัทนี้สลับกันไปมา จนทำให้ทั้ง Town Hall Meeting และ All-hands Meeting นั้นสามารถใช้เรียกแทนกันได้ไม่ว่าลักษณะการประชุมนั้นจะเป็นแบบใดก็ตาม

ดังนั้นถ้าเราพบเจอการประชุม Town Hall Meeting ที่เน้นการบรรยายมากกว่าการหารือกัน หรือเจอการประชุม All-hands Meeting ที่เปิดโอกาสให้พนักงานได้แชร์ความคิดเห็นในเรื่องราวต่าง ๆ อย่างอิสระก็ไม่ต้องแปลกใจไป ให้เข้าใจว่าทั้ง 2 ชื่อล้วนแล้วแต่หมายถึงการประชุมองค์กร ซึ่งรูปแบบจะออกมาเป็นยังไงก็ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรวาง Agenda หรือวาระการประชุมเอาไว้ยังไงและตั้งใจดีไซน์การประชุมให้ออกมาเป็นแบบไหน

ทำไมเราถึงควรจัดประชุมองค์กร

การประชุมองค์กรนั้นอาจดูเหมือนเป็นการอัปเดตข่าวสารทั่วไปที่ไม่ค่อยสลักสำคัญเท่าไหร่ หลายคนอาจมองว่าเราสามารถอัปเดตข้อมูลให้กับพนักงานแบบไว ๆ ผ่านช่องทางสื่อสารขององค์กรก็ได้ ไม่จำเป็นต้องนัดหมายรวมตัว แต่จริง ๆ แล้วการประชุมองค์กรนั้นมีความสำคัญมากกว่าที่คิด โดยสิ่งที่เราจะได้จากจัดการประชุมองค์กร ได้แก่

• พนักงานได้อัปเดตภาพรวมและความเป็นไปของบริษัท เพราะในการทำงานทั่วไป พนักงานอาจรับรู้ความคืบหน้าเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับแผนกที่ตัวเองสังกัดอยู่เท่านั้น การประชุมองค์กรจะช่วยให้ทางองค์กรได้อัปเดตข้อมูลของบริษัทในภาพรวม ทำให้พนักงานรับรู้การทำงานในส่วนอื่น ๆ เช่น ผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ ของบริษัทพัฒนาไปถึงจุดไหนแล้ว แต่ละแผนกทำยอดขายได้มากน้อยแค่ไหนในช่วงที่ผ่านมาและมีแผนยังไงต่อไป เมื่อพนักงานได้รับข้อมูลอย่างทั่วถึงก็จะเข้าใจตรงกันถึงเป้าหมายหลักขององค์กร รู้ว่าหน้าที่หรือสิ่งที่ตัวเองทำอยู่มีส่วนช่วยในการพาบริษัทมุ่งไปข้างหน้าได้ยังไง

• ลดระยะห่างระหว่างผู้บริหารและพนักงาน เนื่องจากทั้งสองฝ่ายอาจไม่ค่อยได้มีโอกาสพบปะหรือพูดคุยกันมากนัก การจัดประชุมองค์กรจะช่วยให้พนักงานได้ทำความรู้จักตัวตนของผู้บริหารองค์กรมากขึ้น และผู้บริหารก็ได้มีปฏิสัมพันธ์กับพนักงานในองค์กรมากขึ้นด้วย

• เชื่อมต่อพนักงานในองค์กรเข้าไว้ด้วยกัน โดยเฉพาะองค์กรที่มีหลายสาขาหรือมีระบบการทำงานแบบ Remote Working ที่อนุญาตให้พนักงานสามารถทำงานจากทางไกลได้ การจัดประชุมองค์กรจะช่วยเชื่อมต่อพนักงานที่อยู่ต่างที่กัน หรือแม้แต่พนักงานที่ทำงานในที่เดียวกันแต่อยู่ต่างแผนกและไม่ค่อยมีโอกาสได้พูดคุยกันให้รู้สึกเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันกับองค์กรมากขึ้น

• สร้างความเชื่อมั่นต่อองค์กรให้กับพนักงาน การได้รับฟังข้อมูลข่าวสารจากผู้นำองค์กรโดยตรงย่อมช่วยให้เกิดความเชื่อมั่นในองค์กรมากขึ้น เพราะมีน้ำหนักมากกว่าข่าวสารที่เกิดจากการพูดคุยกันเองระหว่างกลุ่มพนักงาน ซึ่งหากมีจุดไหนที่ติดใจหรือสงสัย พนักงานก็สามารถสอบถามผู้นำองค์กรได้ทันที ไม่ต้องเก็บข้อข้องใจเอาไว้ไปพูดคุยกันเองภายหลัง

• เปิดโอกาสให้พนักงานได้สอบถามและแสดงความคิดเห็น ในบางครั้งพนักงานก็อาจมีคำถามเกี่ยวกับการบริหารจัดการขององค์กร หรือมีข้อเสนอแนะสำหรับการทำงานของแผนกอื่น ๆ แต่ไม่มีโอกาสได้สอบถามหรือแชร์ไอเดีย การประชุมองค์กรนั้นจึงเปรียบเสมือนพื้นที่ให้ทุกคนในบริษัทได้แสดงความคิดเห็นอย่างอิสระ ซึ่งไอเดียที่ได้จากพนักงานตรงนี้อาจเป็นประโยชน์สำหรับการพัฒนาองค์กรหรือการทำงานในแผนกอื่น ๆ ได้ 

• ช่วยส่งเสริมการสร้างวัฒนธรรมองค์กรและการมีส่วนร่วมของพนักงาน (Employee Engagement) การจัดประชุมองค์กรนั้นส่งเสริมให้เกิดการมีส่วนร่วมของพนักงานมากกว่าการอัปเดตผ่านช่องทางสื่อสารออนไลน์หรือทางอีเมล เพราะพนักงานทุกคนในองค์กรได้เข้าร่วมกิจกรรมกันพร้อมหน้า ช่วยให้มีโอกาสได้เรียนรู้ตัวตนของเพื่อนร่วมงานและผู้นำองค์กร แสดงความคิดเห็นในเรื่องต่าง ๆ รวมถึงได้สัมผัสวัฒนธรรมขององค์กรมากขึ้นด้วย

การประชุมองค์กรนั้นถือเป็นอีกหนึ่งกิจกรรมที่องค์กรควรจัดอย่างน้อยปีละครั้งเพื่อช่วยให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมกับบริษัท ได้รับรู้สิ่งที่เกิดขึ้นในภาพรวม เข้าใจเป้าหมายและวัฒนธรรมขององค์กรมากขึ้น รวมถึงได้มีโอกาสส่งเสียงหรือแสดงความคิดเห็นในด้านต่าง ๆ ที่อาจเป็นประโยชน์ต่อบริษัท เมื่อพนักงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรมากขึ้นก็จะทำให้เกิดความผูกพันต่อองค์กร ซึ่งถือเป็นหัวใจหลักของการรักษาพนักงาน (Employee Retention) ให้อยู่กับองค์กรไปนาน ๆ นั่นเอง

ที่มา:

airfocus.com, blog.slido.com, sprigghr.com, uk.indeed.com, indeed.com, livestorm.co, wikipedia.org