Employee Referral Program คือระบบรับสมัครงานที่เปิดให้พนักงานในบริษัทแนะนำเพื่อน ครอบครัว หรือคนรู้จักเข้ามาเป็นแคนดิเดตสำหรับตำแหน่งงานที่องค์กรกำลังเปิดรับสมัคร และหากแคนดิเดตที่พนักงานแนะนำมามีคุณสมบัติเหมาะสม ผ่านการพิจารณาและได้บรรจุเป็นพนักงาน องค์กรก็อาจมีเงินรางวัลหรือสิ่งตอบแทนมอบให้กับคนที่แนะนำเข้ามา นับเป็นอีกหนึ่งรูปแบบการสมัครงานที่อาจช่วยให้องค์กรได้คนไว ตรงตามต้องการ และเหมาะสมกับองค์กรมากขึ้น หากองค์กรอยากนำ Employee Referral Program มาใช้ในบริษัทต้องเริ่มต้นยังไง เตรียมอะไรบ้าง ออกแบบการรับสมัครยังไง แล้วใช้อะไรในการวัดผล วันนี้ JobThai รวบรวมแนวทางและเคล็ดลับการรับสมัครงานรูปแบบนี้มาฝาก
สิ่งแรกที่องค์กรควรให้ความสำคัญหากมีแผนเปิดรับสมัครพนักงานในรูปแบบ Employee Referral Program คือการตั้งวัตถุประสงค์ของการรับสมัครครั้งนี้ พิจารณาและประเมินว่าจะใช้เพื่อรับสมัครตำแหน่งใดบ้างในบริษัท เพราะไม่ใช่ทุกตำแหน่งที่จำเป็นต้องใช้ Employee Referral Program บางตำแหน่งเปิดรับด้วยวิธีอื่นก็ทำให้องค์กรได้รับใบสมัครเพื่อคัดเลือกเพียงพอแล้ว ดังนั้นในขั้นตอนนี้ ฝ่ายบุคคลอาจลองปรึกษากับหัวหน้าแผนกต่าง ๆ ที่รับผิดชอบเรื่องการหาคนเข้าทีมดูว่าคิดเห็นยังไง หากมีตำแหน่งว่างในแผนกที่กำลังเปิดรับสมัครอยู่ อยากเพิ่มช่องทางในการรับสมัครด้วย Employee Referral Program ไหม เพราะหัวหน้าแผนกย่อมรู้เรื่องการรับสมัครคนเข้าทีมดีที่สุด ว่าตำแหน่งดังกล่าวหาคนที่เหมาะสมยากหรือเปล่า แคนดิเดตที่ส่งใบสมัครเข้ามาก่อนหน้านี้มีคุณสมบัติตรงตามต้องการแล้วหรือยัง
เมื่อพูดคุยกับหัวแผนกต่าง ๆ และได้ลิสต์ตำแหน่งงานที่จะเปิดรับสมัครด้วย Employee Referral Program เรียบร้อยแล้วก็วางเงื่อนไขและงบประมาณที่จะใช้ ฝ่ายบุคคลอาจพิจารณาดูว่าตำแหน่งงานทั้งหมดที่จะเปิดรับสมัครในรูปแบบนี้มีกี่ตำแหน่งและกี่อัตรา ควรใช้ค่าตอบแทนเท่าไหร่ถึงจะเหมาะสมสำหรับตำแหน่งนั้น ๆ และเงื่อนไขในการแนะนำแคนดิเดตและการได้ค่าตอบแทนเป็นยังไงบ้าง
เมื่อได้แนวทางรวมถึงรายละเอียดทั้งหมดของ Employee Referral Program และได้รับการอนุมัติแล้ว ขั้นต่อมาคือการทำประกาศเพื่อประชาสัมพันธ์ให้พนักงานทราบว่าองค์กรจะมีแคมเปญรับสมัครพนักงานในรูปแบบนี้ มีจุดประสงค์เพื่ออะไร วิธีการและขั้นตอนเป็นยังไง มีตำแหน่งอะไรบ้างที่เปิดรับ และค่าตอบแทนที่มอบให้เป็นยังไง โดยองค์กรอาจส่งอีเมลแจ้งให้พนักงานทราบ หรือประกาศผ่านช่องทางการสื่อสารที่บริษัทใช้อยู่ นอกจากนี้ถ้าองค์กรมี Facebook Page ก็อาจโพสต์ลงในช่องทางนี้ด้วยก็ได้ ถือเป็นการทำ Branding อย่างหนึ่งให้กับองค์กรเช่นกัน หากมีคนนอกที่ติดตามเพจขององค์กรอยู่ ก็จะได้ทราบว่าองค์กรของเรามีแคมเปญที่ให้พนักงานมีส่วนร่วมด้วย
อีกหนึ่งสิ่งที่องค์กรควรให้ความสำคัญในการทำประกาศงาน คือการบอกรายละเอียดของตำแหน่งงานที่องค์กรเปิดรับสมัครให้ครบถ้วน HR ไม่ควรบอกพนักงานเพียงชื่อตำแหน่งที่กำลังเปิดรับเพียงอย่างเดียว แต่ควรบอกคุณสมบัติที่ต้องการ รวมถึงภาระหน้าที่ที่ตำแหน่งงานนั้นต้องรับผิดชอบด้วย เพราะตำแหน่งงานตำแหน่งหนึ่ง ในแต่ละองค์กรก็อาจทำหน้าที่คนละแบบกัน ขอบข่ายการทำงานไม่เท่ากัน ดังนั้นจึงควรบอกหน้าที่และคุณสมบัติของตำแหน่งนั้นให้ละเอียดและชัดเจนตั้งแต่แรก ยิ่งพนักงานมีข้อมูลเกี่ยวกับตำแหน่งงานที่เปิดรับมากขึ้นเท่าไหร่ ก็ยิ่งช่วยมองหาคนที่ตรงกับความต้องการขององค์กรได้มากขึ้นเท่านั้น
เมื่อไม่ใช่หน้าที่ที่ได้รับมอบหมายโดยตรง ความสนใจของพนักงานก็อาจไม่ได้มีมากเป็นเรื่องธรรมดา และอาจคิดว่ามันเป็นเรื่องยุ่งยาก วุ่นวาย ดังนั้นองค์กรควรจัดทำขั้นตอนและวิธีให้สะดวกสำหรับพนักงานที่สุด บอกให้ชัดเจนว่าเขาต้องส่งต่อเรซูเม่ไปที่ไหน ยังไง โดยบริษัทอาจสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ให้พนักงานกรอกข้อมูลและอัปโหลดไฟล์ หรือใช้วิธีให้พนักงานส่งอีเมลข้อมูลคร่าว ๆ ที่จำเป็นของแคนดิเดตมาให้ เช่น ชื่อ อีเมล เบอร์โทรติดต่อ ไฟล์เรซูเม่และพอร์ตโฟลิโอ ซึ่งถ้าใช้วิธีกรอกฟอร์ม ก็ควรทำให้ง่ายเพราะหากระบบยุ่งยากซับซ้อน ต้องกรอกข้อมูลหลายขั้นตอน หรือเข้าใจยาก พนักงานก็อาจหมดความสนใจและไม่ให้ความร่วมมือ จากนั้นถ้าทาง HR หรือหัวหน้าทีมที่รับผิดชอบตำแหน่งนั้น ๆ พิจารณาแล้วสนใจแคนดิเดตคนนั้น ค่อยติดต่อพนักงานกลับไปอีกครั้งเพื่อขอรายละเอียดเพิ่มเติม
ทั้งนี้ควรระวังเรื่องการรักษาข้อมูลของแคนดิเดตด้วย องค์กรควรให้พนักงานแนะนำแคนดิเดตเข้ามากับฝ่ายบุคคลโดยตรง หลีกเลี่ยงการแนะนำแคนดิเดตในช่องทางที่ทุกคนในองค์กรรับรู้ เช่น สร้างโพสต์ในช่องทางการสื่อสารประจำองค์กรแล้วให้พนักงานคอมเมนต์แนะนำแคนดิเดตใต้โพสต์ เพราะถึงแม้จะเป็นวิธีที่พนักงานสามารถมีส่วนร่วมได้ง่าย แต่ก็ถือเป็นการไม่เคารพแคนดิเดตโดยการเอาข้อมูลมาเปิดเผย
แน่นอนว่าถ้าอยากให้พนักงานมีส่วนร่วมเยอะ ๆ การให้ Incentive หรือสิ่งตอบแทนที่น่าสนใจก็เป็นหนึ่งวิธีที่ช่วยสร้างแรงจูงใจได้ องค์กรอาจลองพิจารณาสิ่งตอบแทนที่หลากหลาย ไม่ใช่แค่เงินรางวัลเพียงอย่างเดียว แต่ลองมองหาสิ่งอื่น ๆ ที่ดึงดูดพนักงานด้วย เช่น ตั๋วที่พักสำหรับไปเที่ยวพักผ่อน บัตรกำนัล คูปองเงินสด สิทธิพิเศษในการลาพักร้อนเพิ่ม ชุดเครื่องเล่นเกม ฯลฯ เพราะพนักงานแต่ละคนก็มีสิ่งจูงใจแตกต่างกันไป และอาจทำให้พนักงานรู้สึกว่าองค์กรใส่ใจเพราะพยายามมองหาสิ่งตอบแทนที่น่าสนใจหรือแปลกใหม่มาให้พวกเขา ไม่ใช่แค่ให้เงินอย่างเดียว รวมถึงในบางครั้ง การมอบรางวัลเป็นสิ่งอื่นที่ไม่ใช่เงินก็อาจช่วยลดต้นทุนของการจัดทำ Employee Referral Program ได้ โดย HR อาจลองสำรวจความคิดเห็นด้วยการตั้งโพลสอบถามพนักงานดูว่าอยากได้อะไรเป็นรางวัลมากที่สุด นอกจากนี้อย่าลืมคำนึงถึงความคุ้มค่าในการตั้ง Incentive ด้วย เทียบกับตำแหน่งงานที่องค์กรเปิดรับแล้ว Incentive ที่เลือกใช้ควรเป็นสิ่งใด งบประมาณเท่าไหร่ถึงจะเหมาะสม
หากตำแหน่งงานที่บริษัทกำลังเปิดรับสมัครในรูปแบบ Employee Referral Program นั้นมีหลายขั้นตำแหน่ง และแต่ละตำแหน่งมีความยากง่ายในการหาคนต่างกัน องค์กรอาจนำความแตกต่างตรงนี้มาเพิ่มลูกเล่นด้วยการตั้ง Incentive เป็น Tier หรือขั้นบันได เพื่อสร้างแรงจูงใจให้พนักงานมีส่วนร่วมมากขึ้น รวมถึงเพิ่มโอกาสในการหาพนักงานในตำแหน่งที่หาคนมาทำยากด้วย เช่น หากพนักงานสามารถแนะนำแคนดิเดตสำหรับตำแหน่งที่มีความต้องการในตลาดแรงงานสูง เช่น Web Developer หรือตำแหน่งสูง ๆ อย่างตำแหน่ง Manager ได้ ของรางวัลหรือสิ่งตอบแทนที่ได้ก็จะมากกว่าของตำแหน่ง Entry level หรือเจ้าหน้าที่ทั่วไป
เมื่อจัดเตรียม Employee Referral Program เรียบร้อยและประกาศให้พนักงานในองค์กรทราบแล้ว ทาง HR ควรโปรโมตการรับสมัครนี้บ่อย ๆ โดยอาจปักหมุดโพสต์ประกาศในช่องทางสื่อสารของบริษัท หรือคอยส่งอีเมลแจ้งเตือนนับถอยหลังวันปิดรับสมัครให้กับพนักงาน เพราะการประกาศเพียงครั้งเดียวอาจทำให้พนักงานตกหล่นข่าวสาร ไม่ทราบว่ามีการเปิดรับสมัครในรูปแบบนี้อยู่ได้ นอกจากนี้หากมีพนักงานแนะนำแคนดิเดตเข้ามา องค์กรก็ควรอัปเดตความคืบหน้าในการพิจารณาให้พนักงานทราบเป็นระยะด้วย ว่าตอนนี้อยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว เช่น กำลังตรวจสอบประวัติอยู่ กำลังติดต่อเพื่อขอนัดสัมภาษณ์ เพราะพนักงานก็คงรู้สึกไม่ดีนักหากแนะนำเพื่อนหรือคนรู้จักให้แล้วองค์กรกลับเงียบหาย ไม่ติดต่ออะไรกลับมา ซึ่งอาจส่งผลให้พนักงานไม่ยอมให้ความร่วมมือในการจัด Employee Referral Program ครั้งต่อไป
หากองค์กรพิจารณาแคนดิเดตที่พนักงานแนะนำเข้ามาแล้วได้ข้อสรุปยังไง ก็ควรแจ้งผลกลับไปให้พนักงานทราบ ถ้าเป็นกรณีที่แคนดิเดตไม่ผ่านการคัดเลือก องค์กรอาจฟีดแบ็กเพิ่มเติมถึงจุดแข็งและจุดอ่อนของแคนดิเดตเพื่อแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจ และจะได้เป็นประโยชน์สำหรับการพัฒนาตนเองของแคนดิเดต ให้เขารู้ว่ายังขาดคุณสมบัติอะไรบ้าง ทำไมถึงยังไม่เหมาะสมกับตำแหน่งงานที่เปิดรับ นอกจากนี้อย่าลืมขอบคุณพนักงานทุกคนที่ช่วยแนะนำแคนดิเดตเข้ามาให้ ไม่ว่าผลสุดท้ายแล้วจะผ่านการคัดเลือกหรือไม่ก็ตาม
เมื่อการรับสมัครพนักงานด้วย Employee Referral Program จบลง ก็มาสู่ขั้นตอนวิเคราะห์ข้อมูลและวัดผลแคมเปญ เพื่อจะได้นำไปพัฒนาวิธีการรับสมัครพนักงาน และปรับปรุงการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลในอนาคต เพราะขนาดของบริษัท จำนวนพนักงาน ความหลากหลายของตำแหน่งงาน ลักษณะของธุรกิจ หรือธรรมชาติของแต่ละองค์กรนั้นแตกต่างกัน ซึ่งสิ่งเหล่านี้ล้วนมีผลต่อการเลือกใช้วิธีการรับสมัครพนักงาน บางองค์กรหรือตำแหน่งอาจนำ Employee Referral Program มาใช้แล้วเวิร์ก ในขณะที่องค์กรบางแห่งหรืองานบางอย่างก็อาจเหมาะกับการรับสมัครรูปแบบอื่นมากกว่า ดังนั้นหากนำระบบสมัครงานนี้มาใช้ในองค์กรแล้ว ก็ควรเก็บข้อมูลให้ละเอียด วิเคราะห์ Metric หรือตัวชี้วัดต่าง ๆ แล้วนำมาสรุปผล จะได้รู้ว่าการรับสมัครพนักงานในรูปแบบนี้มีประสิทธิภาพไหม เหมาะจะนำมาใช้ในองค์กรในครั้งถัดไปหรือเปล่า แล้วถ้าจะเปิดรับสมัครด้วยวิธีการนี้อีกต้องปรับปรุงส่วนไหนบ้าง
ตัวชี้วัดที่องค์กรควรใช้พิจารณา
Employee Referral Program เป็นระบบรับสมัครงานทางเลือกที่อาจช่วยให้องค์กรได้พนักงานไวและตรงใจขึ้น แต่การนำระบบสมัครงานนี้มาใช้ในองค์กรจะเวิร์กไหมก็ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง เช่น ขนาดขององค์กร จำนวนพนักงาน ความหลากหลายของตำแหน่งงาน ฯลฯ ดังนั้น HR ควรพิจารณาลักษณะขององค์กรตัวเองให้ดี จะได้ออกแบบวิธีการจัดทำให้เข้ากับบริษัท เช่น Incentive แบบไหนที่ดึงดูดใจพนักงาน ตำแหน่งงานใดบ้างในบริษัทที่เหมาะสมกับการใช้วิธีรับสมัครแบบนี้ และอย่าลืมว่าการเก็บข้อมูลสำหรับวัดผล Employee Referral Program ก็เป็นเรื่องสำคัญ องค์กรจะได้นำข้อมูลผลตอบรับมาวิเคราะห์ และใช้เป็นแนวทางปรับปรุงแก้ไขการรับสมัครครั้งต่อไปให้เวิร์กกว่าเดิม
JobThai Official Group เพื่อการหางาน หาคน และแลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการทำงาน
ที่มา:
resources.workable.com, talentlyft.com, indeed.com, greenhouse.io, achievers.com, recruitee.com, betterup.com, shrm.org
