“เรายังไม่มีนโยบายนั้นนะ ถ้ามีเมื่อไหร่ HR จะแจ้งให้ทราบอีกที”

ทศพลเดินกลับมาที่โต๊ะพร้อมกับความผิดหวัง หลังจากที่เขาพยายามเสนอ HR เรื่องการเชิญผู้เชี่ยวชาญมาจัด Training ให้กับพนักงาน เขารู้สึกว่าองค์กรไม่ได้มีความกระตือรือร้นที่จะพัฒนาทักษะให้กับพนักงานเลย ต่างจากองค์กรอื่น ๆ ที่เพื่อนเขาทำงานอยู่ที่มีงบประมาณการพัฒนาตัวเองให้พนักงานอย่างเต็มที่

เมื่อองค์กรใด ๆ ก็ตามดำเนินธุรกิจไปได้อย่างลื่นไหล เรื่องภายในขององค์กรเองก็ไม่มีเรื่องปวดหัวของพนักงานให้ต้องตามแก้ไข อาจจะทำให้องค์กรนั้นนิ่งนอนใจจนลืมเรื่องการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับพนักงานไปได้ การที่ฝ่าย HR หรือฝ่ายบริหารไม่ได้รับรายงานว่าพนักงานมีปัญหา อาจจะไม่ได้หมายความว่าองค์กรไม่มีปัญหาจริง ๆ ทางที่ดีคือองค์กรควรจะมีการวางแผนในการแก้ไขปัญหาเตรียมไว้ก่อน แต่ถ้าใครยังไม่รู้ว่าควรจะเริ่มตรงไหน ลองมาเรียนรู้จากข้อผิดพลาดของผู้อื่นที่ JobThai ได้เอามาฝากกันในวันนี้ คือข้อผิดพลาดที่อาจจะทำให้ปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ ของ HR บานปลายเป็นปัญหาใหญ่ได้

1. ไม่อัปเดตคู่มือพนักงาน

ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดใดก็ตาม การอัปเดตคู่มือของพนักงาน กฎของบริษัทต่าง ๆ เป็นสิ่งสำคัญ ถ้าไม่แจ้งไว้เป็นลายลักษณ์อักษรปัญหานั้นอาจจะย้อนกลับมาที่เราได้เสมอ แม้คู่มือของพนักงาน กฎของบริษัทจะไม่ได้มีมากมาย ทำเป็นเอกสารออกมาแล้วอาจจะเป็นแค่กระดาษสองสามแผ่น แต่ก็ควรทำออกมาให้เป็นสิ่งที่จับต้องได้ คู่มือพนักงานนี้ควรมีการอัปเดตทุกสองถึงสามปี และเมื่อทำชิ้นใหม่ออกมาแล้วควรมีการทำเอกสารให้พนักงานได้เซ็นว่ารับทราบข้อกำหนดใหม่ ๆ และพร้อมทำตามด้วย

2. ไม่มีเอกสารเวลาประเมินยุติการทำงาน

การทำเอกสารชี้แจงนโยบาย กฎข้อบังคับ รวมถึงขอบข่ายหน้าที่ในการทำงานของแต่ละตำแหน่งอาจจะเหมือนเป็นเรื่องเสียเวลาเพราะเมื่อเวลาเข้าทำงานก็มักจะเซ็นยินยอมโดยไม่มีใครเสียเวลาอ่านกัน แต่ถ้าเราใช้เวลากับการทำเอกสารเหล่านี้ให้ละเอียดรัดกุม เมื่อมีพนักงานที่ทำงานได้ไม่ถึงมาตรฐานที่กำหนด หรือมีพฤติกรรมที่ฝ่าฝืนกฎข้อบังคับของบริษัท จนเราต้องตัดสินใจให้เขายุติการทำงาน พนักงานหัวหมอบางคนอาจจะเอาจุดบอดที่เราไม่มีเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษรมาฟ้องร้องเรียกค่าเสียหายได้ภายหลัง ดังนั้นเอกสารเหล่านี้จะเป็นหลักฐานชิ้นสำคัญที่แสดงให้เห็นว่าการประเมินยุติการทำงานนี้มีหลักเกณฑ์และมีขั้นตอนที่สามารถพิสูจน์ได้

3. จัดเก็บแฟ้มประวัติพนักงานไม่เรียบร้อย  

เป็นสิ่งจำเป็นที่ HR จะต้องเก็บเอกสารต่าง ๆ ให้เรียบร้อย เช่น เก็บเอกสารที่เป็นประวัติส่วนตัวที่เกี่ยวข้องกับพนักงานแต่ละคนไว้ตลอดการทำงาน ควบคู่ไปกับการอัปเดตประวัติการทำงานของพวกเขา เมื่อพนักงานคนนั้น หรือองค์กรเองต้องการใช้งานเอกสารต่าง ๆ ควรเรียกข้อมูลออกมาดูได้ง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งพนักงานชาวต่างชาติที่จะต้องมีเอกสารในการทำงานหลายอย่าง นอกจากนี้แล้วควรแยกเอกสารที่เป็นข้อมูลทั่วไป ออกจากเอกสารที่เป็นความลับ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับสุขภาพ สาเหตุที่จะต้องแยกจากกัน เพื่อเป็นการป้องกันการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลในระบบสุขภาพโดยไม่ตั้งใจ ซึ่งการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลในระบบสุขภาพถือว่ามีความผิดทางกฎหมาย อาจจะถูกฟ้องร้องได้

4. เร่งรีบจ้างงาน หรือเลื่อนตำแหน่งเร็วเกินไป

การเร่งขั้นตอนในการจ้างงาน หรือเลื่อนตำแหน่งเร็วเกินไป อาจสร้างปัญหายุ่งยากได้ในอนาคต ก่อนที่คุณจะจ้างใครโปรดพิจารณาองค์กรก่อนว่าทำไมเราถึงต้องการตำแหน่งนี้ มีหน้าที่อะไรที่เขาต้องมาทำในองค์กร เพื่อป้องกันความยุ่งยากในอนาคต แม้ว่าเขาจะมีทักษะที่เก่งกาจแค่ไหน แต่คุณก็ต้องดูด้วยว่าคุณต้องการทักษะนั้นหรือเปล่าในตำแหน่งที่คุณต้องการ ในกรณีของการเลื่อนตำแหน่งแม้ว่าคนที่คุณเล็งไว้อาจจะมีศักยภาพที่จะบริหารงานได้ เมื่อถูกเลื่อนระดับในตำแหน่งบริหารที่สูงขึ้นในช่วงแรกพวกเขายังต้องการการฝึกอบรมหรือการช่วยเหลืออยู่บ้าง จำไว้ว่าความอดทนก็เป็นสิ่งสำคัญเมื่อเราจะจ้างคนเพิ่มหรือเลื่อนตำแหน่ง ใจเย็นและค่อย ๆ เฟ้นหาคนที่เหมาะสมจริง ๆ จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณเสียเงินมากมายในอนาคต

5. ไม่สนใจการฝึกอบรม

การฝึกอบรมให้กับพนักงานของคุณ ถือเป็นการลงทุนเพื่อสร้างคุณค่าให้เกิดขึ้นกับธุรกิจของคุณเช่นกัน เพราะการฝึกอบรมนั้นทำเพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งผลต่อองค์กรคือกลับมาสร้างประโยชน์กับองค์กรให้ได้มากที่สุด องค์กรที่ให้ความสำคัญกับการอบรมพนักงานนั้นยังได้ผลประโยชน์ทางอ้อมด้วยก็คือ พนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมนั้นจะเกิดความรู้สึกว่าตนเองนั้นได้รับความสนใจ และความคาดหวังจากองค์กร ซึ่งจะทำให้พนักงานเหล่านั้นรู้สึกว่าตนเป็นคนมีคุณค่าและทำให้พวกเขาทำงานให้องค์กรเพิ่มมากขึ้นด้วย

6. ไม่มีแผนการสำรอง

อย่ามองข้ามความสำคัญของการวัดประสิทธิภาพภายในของ HR หาเวลาอย่างน้อยปีละครั้งเพื่อประเมินดูว่านโยบายขององค์กรในปัจจุบันสอดคล้องเหมาะสมกับสถานการณ์หรือกฎระเบียบข้อบังคับที่เปลี่ยนไปหรือไม่ อย่างเช่น หลาย ๆ องค์กรไม่มีนโยบายจ่ายเงินชดเชยวันลาพักร้อนให้กับพนักงานที่ลาออก ไม่มีการเตรียมแผนการจนพนักงานทำการร้องเรียนบริษัท หรือไม่มีแผนรองรับเมื่อเกิดภัยพิบัติ หรือเกิดความรุนแรงในที่ทำงาน

การเตรียมแผนสำรองไว้เพื่อควบคุมเหตุการณ์ต่าง ๆ เหล่านี้อย่างละเอียด นอกจากจะช่วยลดความเครียดของแผนก HR เมื่อเกิดเหตุการณ์แล้ว ยังช่วยจำกัดความเสียหาย และลดค่าใช้จ่ายขององค์กรไม่ให้บานปลายด้วย 

7. ไม่ควบคุมพนักงานให้ปฏิบัติตามกฎหมาย  

หัวหน้างานควรมีความเชี่ยวชาญในเรื่องกฏหมายแรงงาน และระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ นอกจากการกำหนดหน้าที่รับผิดชอบที่ผิดพลาด และไม่สอดคล้องกับระเบียบข้อบังคับจะทำให้องค์กรเสียหายแล้ว การละเลยไม่สนใจในข้อกฎหมาย หรือกฎระเบียบในทางธุรกิจบางอย่างอาจทำให้เรามีปัญหากับกรมแรงงาน และถูกปรับเป็นเงินจำนวนมากได้  

การป้องกันปัญหาเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญกว่าการมาตามแก้ไขทีหลัง ใช้เวลาในการพิจารณาระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ ว่าในธุรกิจของเรานั้นมีกฎระเบียบข้อบังคับอะไรที่เราต้องทำ ในแต่ละตำแหน่งงานขององค์กรนั้นต้องมีการปฎิบัติตามกฎหมายข้อใด ต้องการเอกสารใดบ้าง

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

ที่มา:

insperity.com