ไม่ใช่แค่คนทำงานเท่านั้นที่อยากทำงานที่ถูกใจ แต่องค์กรเองก็อยากได้พนักงานที่ใช่มาร่วมงานด้วยเช่นกัน แต่การจะได้พนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่ง ตรงตามที่องค์กรต้องการก็ไม่ใช่เรื่องง่ายเลย อีกทั้งในบางครั้ง หลังจากผ่านขั้นตอนการรับสมัครและสัมภาษณ์จนได้คนมาในที่สุด แต่พอทำงานไปไม่นานก็ลาออกไปซะอย่างนั้น นอกจากจะทำให้บริษัทต้องรีบหาคนใหม่มาแทนแล้ว ยังอาจกระทบกับการทำงานอีกด้วย
ดังนั้นวันนี้ JobThai จึงอยากแนะนำ Employee Referral Program วิธีการหาคนที่อาจช่วยให้ได้พนักงานที่ตอบโจทย์ ตรงใจ และอยู่ทำงานด้วยกันกับองค์กรไปนาน ๆ มากขึ้นกว่าเดิม
Employee Referral Program คือระบบการรับสมัครพนักงานรูปแบบหนึ่งที่เปิดโอกาสให้พนักงานปัจจุบันในองค์กรแนะนำเพื่อน ครอบครัว หรือคนรู้จักของตนเองมาเป็นแคนดิเดตสำหรับตำแหน่งที่องค์กรกำลังเปิดรับ หรือที่เรียกกันแบบเข้าใจง่าย ๆ ว่าระบบสมัครงานแบบเพื่อนแนะนำเพื่อน ซึ่งการแนะนำนี้ก็ไม่ใช่การแนะนำเปล่า ถ้าหากแคนดิเดตมีความเหมาะสม ตรงตามคุณสมบัติที่บริษัทต้องการ ทางองค์กรก็อาจมีเงินรางวัลหรือสิ่งตอบแทนมอบให้กับพนักงาน เป็นเหมือน Incentive ที่สร้างแรงจูงใจให้พนักงานช่วยมองหาคนมาร่วมงานกับบริษัทด้วยนั่นเอง
ระบบการสมัครงานแบบเพื่อนแนะนำเพื่อนดียังไง ทำไมองค์กรจึงควรลองเปิดโอกาสให้พนักงานในบริษัทแนะนำคนรู้จักเข้ามาเป็นแคนดิเดต มาดูกัน
เมื่อมีช่องทางในการรับสมัครพนักงานเพิ่มขึ้น จำนวนแคนดิเดตที่องค์กรจะได้รับก็ย่อมเพิ่มมากขึ้นไปด้วย และนั่นก็แปลว่าองค์กรมีโอกาสพิจารณาผู้สมัครที่มากหน้าหลายตากว่าเดิม ไม่ว่าจะเป็นแคนดิเดตที่สมัครเข้ามาด้วยตัวเอง แคนดิเดตที่ HR เข้าไปค้นใบสมัครจากแพลตฟอร์มหางาน-สมัครงานต่าง ๆ หรือแคนดิเดตที่ได้รับการแนะนำจากพนักงานผ่าน Employee Referral Program ซึ่งปริมาณของแคนดิเดตที่เพิ่มขึ้นนี้ก็อาจช่วยให้องค์กรได้พบกับคนที่มีคุณสมบัติตรงตามต้องการมากขึ้น
พนักงานที่ทำงานอยู่ปัจจุบันย่อมรู้จักองค์กรของตัวเองดีอยู่แล้ว ดังนั้นจึงสามารถช่วยมองหาและประเมินคนที่มีคุณสมบัติ วิธีการทำงาน และไลฟ์สไตล์ที่เข้ากับวัฒนธรรมขององค์กรได้ เมื่อพนักงานแนะนำแคนดิเดตเข้ามา องค์กรก็สามารถมั่นใจได้ในระดับหนึ่งว่าแคนดิเดตคนนั้นมีคุณสมบัติขั้นต้นเพียงพอ ถือเป็นการช่วยประหยัดแรงและเวลาของ HR หรือหัวหน้าทีมที่กำลังมองหาพนักงาน รวมถึงช่วยให้ขั้นตอนการรับสมัครเป็นไปอย่างรวดเร็วขึ้นและยังได้ประสิทธิภาพอยู่อีกด้วย
หลังผ่านการคัดกรองคร่าว ๆ ชั้นหนึ่งจากพนักงานที่แนะนำแล้ว การประเมินแคนดิเดตในขั้นต่อมาก็เป็นหน้าที่ของฝ่ายองค์กร ซึ่งขั้นตอนการพิจารณาตรงนี้ นอกจากตรวจสอบดูด้วยตัวเองแล้ว ทางองค์กรยังสามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมของแคนดิเดตจากพนักงานที่แนะนำได้โดยตรง ไม่ว่าจะเป็นประวัติ ข้อมูลการทำงานที่ผ่านมา นิสัย ทัศนคติ หรือความชอบและความสนใจอื่น ๆ ที่อาจเป็นประโยชน์กับการคัดเลือกพนักงานเข้าองค์กร
ในทางกลับกัน แคนดิเดตเองก็สามารถสอบถามความเป็นมา วัฒนธรรมองค์กร รูปแบบและแนวทางในการทำงานของบริษัทจากเพื่อนที่แนะนำตนเองให้กับองค์กรได้เช่นกัน ซึ่งความคิดเห็นหรือรายละเอียดที่พนักงานให้ข้อมูลเพิ่มเติมกลับไปทั้งในฝั่งขององค์กรและฝั่งแคนดิเดตก็มักตรงไปตรงมา รวมถึงเป็นข้อมูลเชิงลึกที่บอกอะไรมากกว่าข้อมูลที่ปรากฏบนเรซูเม่หรือเว็บไซต์ของบริษัท เพราะมาจากคนที่รู้จักคุ้นเคยกันจริง ๆ ช่วยให้แคนดิเดตและองค์กรได้เรียนรู้และทำความรู้จักอีกฝ่ายล่วงหน้า และประเมินคร่าว ๆ ว่าสามารถเข้ากันได้หรือเปล่า
Employee Referral Program ไม่ได้ส่งผลดีกับแค่องค์กรและแคนดิเดตเท่านั้น แต่พนักงานที่เป็นคนแนะนำแคนดิเดตเองก็อาจรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรมากขึ้น เพราะสามารถให้ความช่วยเหลือกับองค์กรได้ รู้สึกว่าการแนะนำแคนดิเดตและให้ข้อมูลเพิ่มเติมกับบริษัทจนแคนดิเดตผ่านการคัดเลือกเป็น Achievement หรือความสำเร็จอย่างหนึ่ง ถือเป็นการสร้างความรู้สึกเชิงบวกให้กับพนักงาน สนับสนุนให้พนักงานมีส่วนร่วมในองค์กรอีกด้วย
เมื่อแคนดิเดตและองค์กรมี Background ของกันและกัน รู้จักกันคร่าว ๆ มาก่อนแล้ว ก็อาจช่วยให้ขั้นตอนการสัมภาษณ์ลื่นไหลมากขึ้น แคนดิเดตเกร็งหรือกังวลน้อยลง ไม่รู้สึกตึงเครียดเท่ากับการสัมภาษณ์ในบริษัทที่ไม่รู้จักมาก่อน ส่วนฝ่ายองค์กรก็มีหัวข้อให้ชวนคุยหรือถามเจาะลึกมากขึ้น ช่วยให้บรรยากาศในการสัมภาษณ์เป็นไปในทางที่ดี
เนื่องจาก Employee Referral Program นั้นเปิดโอกาสให้ทั้งแคนดิเดตและองค์กรได้เรียนรู้กันและกันตั้งแต่แรกเริ่ม ดังนั้นพนักงานที่มาจากระบบการสมัครงานรูปแบบนี้จึงมีแนวโน้มจะทำงานกับบริษัทนานกว่าพนักงานที่มาจากการรับสมัครรูปแบบอื่น เพราะเข้าใจทัศนคติและแนวทางการทำงานของอีกฝ่ายอยู่แล้ว รู้ว่าสไตล์ของบริษัทและวัฒนธรรมองค์กรเป็นแบบไหน และมีโอกาสตัดสินใจตั้งแต่แรกว่าจะสมัครเข้ามาในองค์กรแห่งนี้ดีหรือเปล่า ดังนั้นหากแคนดิเดตตกลงสมัครเข้ามาก็แปลว่าประเมินตนเองแล้วว่าสามารถปรับตัวเข้ากับองค์ได้ ในขณะที่พนักงานที่ผ่านการคัดเลือกจากการรับสมัครแบบอื่นอาจต้องใช้เวลาเรียนรู้องค์กรก่อนสักระยะหนึ่ง และหากค้นพบว่าสไตล์การทำงานไปด้วยกันไม่ได้ ก็อาจส่งผลให้พนักงานคนนั้นทำงานกับองค์กรได้ไม่นาน
เมื่อบริษัทเปิดรับสมัครพนักงานด้วย Employee Referral Program พนักงานปัจจุบันที่ต้องการแนะนำคนรู้จักเข้ามาย่อมต้องไปพูดคุยและแนะนำองค์กรของตัวเองให้กับแคนดิเดตก่อน จะได้ให้แคนดิเดตประเมินว่าอยากลองสมัครงานกับองค์กรนี้ไหม และขั้นตอนการแนะนำบริษัทก็ถือเป็นการโปรโมตองค์กรอีกทางหนึ่ง เพราะหากต้องการเชิญชวนให้แคนดิเดตมาร่วมงานด้วย พนักงานก็ย่อมต้องยกข้อดีของบริษัทมาบอกเล่า เรียกได้ว่าเป็นอีกวิธีสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร ช่วยให้มีคนรู้จักองค์กรมากขึ้นผ่านตัวพนักงานที่ช่วยองค์กรมองหาคนมาร่วมงานนั่นเอง
แน่นอนว่าเมื่อมีข้อดีก็ย่อมต้องมีข้อเสีย แต่ข้อเสียส่วนใหญ่ของ Employee Referral Program นั้นจะเป็นเรื่องของการกระทบกระทั่งความรู้สึกของพนักงานมากกว่าเรื่องอื่น ๆ องค์กรจึงต้องระมัดระวังการใช้ระบบรับสมัครพนักงานรูปแบบนี้เป็นพิเศษ เพราะอาจก่อให้เกิดปัญหาเหล่านี้ตามมาได้
ในกรณีที่แคนดิเดตที่พนักงานแนะนำมาไม่ผ่านการคัดเลือก พนักงานก็อาจรู้สึกไม่พอใจและตั้งแง่กับบริษัทได้ เพราะก่อนที่เขาจะแนะนำให้มาสมัครงาน เขาก็คงจะมั่นใจประมาณหนึ่งแล้วว่าคนคนนั้นมีคุณสมบัติที่เหมาะสม ดังนั้นองค์กรจึงควรชี้แจงเหตุผลที่แคนดิเดตคนนั้นไม่ผ่านการพิจารณาให้ชัดเจน รวมถึงแสดงความใส่ใจด้วยการฟีดแบ็กจุดแข็งและจุดอ่อนของแคนดิเดตคนนั้นกับพนักงานที่แนะนำ เพื่อเป็นประโยชน์กับแคนดิเดต เขาจะได้ทราบว่าทำไมถึงไม่เหมาะสมกับตำแหน่งและต้องพัฒนาตัวเองต่อไปในด้านไหนบ้าง นอกจากนี้องค์กรควรขอบคุณพนักงานที่แนะนำแคนดิเดตให้กับองค์กรด้วย ถือเป็นการรักษาน้ำใจพนักงานและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน
หากแคนดิเดตที่ได้รับการแนะนำผ่านการคัดเลือกและได้บรรจุเป็นพนักงานเข้ามาอยู่ในทีมเดียวกันกับพนักงานที่แนะนำ ความสนิทสนมส่วนตัวระหว่างตัวแคนดิเดตกับพนักงานคนนั้นก็อาจทำให้พนักงานคนอื่น ๆ ในทีมรู้สึกแปลกแยก หรือรู้สึกตัวเองโดนกีดกันออกไปโดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งอาจก่อให้เกิดผลกระทบกับ Teamwork ในการทำงานได้
เมื่อเป็นเพื่อนหรือคนรู้จักที่สนิทสนมกันมาก่อน และได้เข้ามาทำงานในองค์กรเดียวกัน หากมีปัญหาเกิดขึ้นกับใครคนใดคนหนึ่ง เช่น ขัดแย้งกับเพื่อนร่วมงาน โดนหัวหน้างานตำหนิ หรือไม่พอใจระบบการจัดการของบริษัท ก็มีแนวโน้มที่อีกคนจะรู้สึกกระทบกระทั่งและไม่พอใจตามไปด้วย และหากปัญหาถูกเพิกเฉย ไม่ได้รับการแก้ไขจนเรื่องบานปลาย หรือแก้ไขแล้วแต่ยังไม่เคลียร์ มีจุดที่พนักงานติดค้างอยู่ จนทำให้ตัดสินใจลาออก บริษัทก็อาจต้องแบกรับความเสี่ยงที่พนักงานอีกคนอาจลาออกตามไปด้วยเพราะไม่เห็นด้วยกับสิ่งที่เกิดขึ้นกับเพื่อน
เมื่อพนักงานแนะนำเพื่อนหรือคนรู้จักให้กับองค์กร ย่อมมีความเป็นไปได้ที่แคนดิเดตคนนั้นจะมีพื้นเพที่คล้ายคลึงกับตัวพนักงาน เช่น เรียนจบจากโรงเรียนหรือมหาวิทยาลัยเดียวกัน มีทัศนคติและความคิดไปในทิศทางที่ใกล้เคียงกัน เคยทำงานที่เดียวกันมาก่อน ก็อาจจะมีแนวคิด และวิธีการทำงานที่เหมือนกัน มี Connection กลุ่มเดียวกัน หรือมีองค์ความรู้ในธุรกิจเดียวกัน ดังนั้นหากมีพนักงานที่ผ่านการพิจารณาเข้ามาจากวิธีการนี้จำนวนมาก การออกไอเดียหรือมุมมองต่าง ๆ ของคนในองค์กรก็อาจมีความหลากหลายน้อยลง
หลังจากพิจารณาข้อดีและข้อเสียของระบบสมัครงานแบบ Employee Referral Program กันแล้ว หากองค์กรรู้สึกสนใจและอยากทดลองใช้วิธีการนี้ในการหาพนักงานใหม่เข้ามาร่วมงาน มาดูกันว่ามีอะไรอีกบ้างที่ควรรู้ก่อนเริ่มเปิดรับสมัคร
การรับสมัครพนักงานนั้นไม่จำเป็นต้องเลือกใช้แค่วิธีใดวิธีหนึ่ง องค์กรสามารถเปิดรับสมัครด้วยวิธีปกติ เช่น ลงประกาศรับสมัครตามแพลตฟอร์มหางาน-สมัครงาน หรือโพสต์รับสมัครลงในโซเชียลมีเดียหรือเว็บไซต์ขององค์กร ควบคู่ไปกับการใช้ Employee Referral Program ได้ เพราะหากหันมาใช้แค่ Employee Referral Program เพียงอย่างเดียว องค์กรก็อาจพลาดแคนดิเดตที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่งที่เปิดรับจากการสมัครผ่านช่องทางอื่น ๆ ได้ ดังนั้นจึงควรใช้วิธีการรับสมัครที่หลากหลายเพื่อไม่ปิดโอกาสขององค์กร
องค์กรอาจพิจารณาเลือกใช้วิธีนี้กับบางตำแหน่ง เช่น ตำแหน่งที่มีความเฉพาะเจาะจง มีการแข่งขันในตลาดแรงงานสูง หาคนมาทำตำแหน่งนี้ยาก ต้องการหา Specialist จริง ๆ หรือเปิดรับสมัครมานานแล้วแต่ยังหาคนที่มีคุณสมบัติเหมาะสมไม่ได้
สำหรับบางตำแหน่งที่มีแรงงานในตลาดค่อนข้างเยอะ ไม่ได้หายาก เช่น งานขาย งานธุรการ หรืองานบัญชี การประกาศงานในแพลตฟอร์มหางาน สมัครงาน ก็อาจจะทำให้องค์กรได้รับใบสมัครเพื่อคัดเลือกมากเพียงพอแล้ว ซึ่งจะช่วยประหยัดงบประมาณ ตัดค่าตอบแทนที่จะให้กับพนักงานที่แนะนำออกไปได้ และยังได้พิจารณาใบสมัครที่หลากหลายอีกด้วย นอกจากนั้นหากใช้ Employee Referral Program ในการรับสมัครพนักงานทุกตำแหน่ง และแคนดิเดตที่ผ่านการคัดเลือกเข้ามาส่วนใหญ่นั้นมาจากวิธีการนี้ ก็อาจนำไปสู่ปัญหาความหลากหลายของพนักงานในองค์กรลดลงได้
บริษัทไม่ควรจำกัดการแนะนำแคนดิเดตแค่เฉพาะแผนกใดแผนกหนึ่ง เพราะพนักงานหนึ่งคนก็อาจมี Connection ที่หลากหลาย ไม่ได้รู้จักแค่กลุ่มคนในสายอาชีพหรือแวดวงของตัวเองเท่านั้น พนักงานที่ทำงานในแผนก Marketing อาจมีเพื่อนที่ทำงานในสาย IT หรือพนักงานในฝ่ายบัญชีก็อาจรู้จักคนที่ทำงานด้านออกแบบกราฟิก ดังนั้นองค์กรจึงควรเปิดรับการแนะนำแคนดิเดตจากทุกคนในบริษัท รวมถึงให้น้ำหนักในการพิจารณาแคนดิเดตที่พนักงานทุกคนแนะนำมาอย่างเท่าเทียมกัน ไม่เลือกปฏิบัติหรืออคติ เพราะอาจส่งผลให้เกิดความขัดแย้งในองค์กรได้
การเปิดโอกาสให้พนักงานแนะนำเพื่อน ครอบครัว หรือคนรู้จักเข้ามาเป็นแคนดิเดตผ่าน Employee Referral Program นั้นเป็นอีกทางเลือกหนึ่งในการสรรหาพนักงาน ช่วยให้องค์กรได้พิจารณาผู้สมัครที่หลากหลายมากขึ้น โดยแคนดิเดตที่สมัครเข้ามาผ่านช่องทางนี้ก็อาจมีคุณสมบัติที่ตรงกับความต้องการของบริษัท รวมถึงเข้าใจวัฒนธรรมและแนวทางการทำงานขององค์กรมาแล้วระดับหนึ่งจากการพูดคุยและประเมินของพนักงานปัจจุบัน นับเป็นอีกหนึ่งระบบสมัครงานที่น่านำมาลองใช้ในบริษัท เพราะอาจช่วยให้องค์กรได้พนักงานที่ตรงใจและไวกว่าเดิม
JobThai Official Group เพื่อการหางาน หาคน และแลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการทำงาน
ที่มา:
resources.workable.com, talentlyft.com, indeed.com, greenhouse.io, achievers.com, recruitee.com, betterup.com, shrm.org, scoophealth.com, careerarc.com
