“ประชุมบ่ายนี้เดี๋ยวเราย้ายไปประชุมกันที่ห้องกิจกรรมนะ”

วีระพูดกับคนในทีม ก่อนที่จะเดินกลับไปโต๊ะทำงานของตัวเอง ซึ่งทำให้คนในทีมหันมามองหน้ากันอย่างงง ๆ  เพราะห้องที่วีระพูดถึงเมื่อสักครู่นี้เป็นเพียงห้องโล่ง ๆ ที่มีเก้าอี้ไม่กี่ตัววางไว้อยู่ท้ายห้อง ซึ่งปกติแล้วจะถูกใช้งานก็ต่อเมื่อมีการทำกิจกรรมอะไรเป็นพิเศษเท่านั้น ไม่ใช่การประชุมงานแบบครั้งนี้

แน่นอนว่าเมื่อพูดถึงการประชุมหลายคนก็คงจะนึกถึงภาพคนนั่งอยู่บนเก้าอี้ ที่ล้อมรอบโต๊ะประชุม ภาพการประชุมแบบที่ไม่มีโต๊ะคงจะไม่ใช่สิ่งที่คุ้นตาคนทำงานทั่วไป แต่สิ่งที่ไม่เคยมี ไม่เคยทำ ก็ใช่ว่าจะเป็นสิ่งที่ไม่ดี ไม่มีประโยชน์ วันนี้ JobThai จะพาไปดูว่าการประชุมแบบที่ไม่มีโต๊ะนั้น ที่จริงแล้วมีประโยชน์อย่างไรบ้าง

เมื่อพูดถึงโต๊ะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งโต๊ะประชุม นอกจากจะเอาไว้วางเอกสาร เครื่องคอมพิวเตอร์พกพา แก้วกาแฟแล้ว ยังไม่นับว่าเป็นที่เท้าคางเวลานั่งเบื่อ ๆ ระหว่างประชุม คุณนึกถึงประโยชน์อื่น ๆ ของมันออกไหม แล้วถ้าเราไม่มีโต๊ะ การประชุมของเราจะเปลี่ยนไปอย่างไร 

มาดูกันว่าข้อดีของการประชุมแบบไม่มีโต๊ะนั้นมีอะไรบ้าง

• คนที่ร่วมประชุมจะขยับเขยื้อนร่างกายได้มากขึ้น มากกว่าจะที่นั่งอุดอู้อยู่ในตำแหน่งเดิม ๆ 
• การสื่อสารระหว่างการประชุมจะลื่นไหลมากขึ้น ได้เห็นสีหน้าท่าทางของคู่สนทนาได้อย่างชัดเจน  ไม่ใช่เห็นแต่ครึ่งท่อนบนเหมือนตอนมีโต๊ะอยู่
• คนในวงประชุมจะอยากมีส่วนร่วมมากขึ้น หรือสำหรับคนที่ไม่ค่อยอยากจะมีส่วนร่วมพวกเขาก็จะรู้สึกว่าต้องมีส่วนร่วมในการประชุมบ้างไปโดยปริยาย
• ทุกคนจะได้ใกล้ชิดกันมากขึ้น ถ้าเป็นการประชุมแบบมีโต๊ะ ยิ่งคนร่วมประชุมเยอะมากเท่าไหร่ ระยะห่างระหว่างที่นั่งของแต่ละคนยิ่งไกลจากกันมากเท่านั้น เนื่องจากขนาดของโต๊ะที่วางกันพวกเขาอยู่
• จะทำให้ทุกคนรู้สึกเท่าเทียมกัน ไม่ว่าจะเป็นพนักงานในระดับหรือตำแหน่งไหนก็ตาม พวกเขาจะกล้าคิดกล้าพูด กล้าแสดงความคิดเห็นใหม่ ๆ และสร้างสรรค์มากขึ้นกว่าการที่นั่งโต๊ะแบบมีหัวหน้าอยู่ที่ริมด้านหนึ่งและไล่ลำดับความสำคัญตามตำแหน่งจากมากไปหาน้อย

เพราะฉะนั้น แทนที่จะใช้โต๊ะแบบเดิม ๆ ลองเปลี่ยนบรรยากาศด้วยการจัดเก้าอี้ประชุมหันหน้าเข้าหากัน เรียงเป็นวงกลม ถ้าอยากให้การประชุมของคุณสนุก สร้างสรรค์และคนมีส่วนร่วมมากขึ้น คุณต้องคิดให้ไกลกว่ากฎเกณฑ์เดิม ๆ ที่เคยมี การประชุมแบบไร้โต๊ะแบบนี้ อาจจะทำให้คุณรู้สึกแปลก ๆ อยู่สักหน่อยในช่วงแรก แต่รับรองว่าการประชุมแบบนี้จะกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนกระฉับกระเฉงมากขึ้นและพร้อมจะแบ่งปันไอเดียใหม่ ๆ ได้แน่นอน 

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

ที่มา:

positivesharing.com