บ่อยครั้งที่คนเป็นหัวหน้าทีมต้องเจอกับความติดขัดเกี่ยวกับงาน และเมื่อถามลูกน้องเขาก็ให้ข้ออ้างกลับมา เช่น “ขอโทษด้วยค่ะช่วงนี้หนูยุ่งมากเลย” “ผมขอส่งงานช้านิดนึงนะครับ พอดีช่วงนี้ทางบ้านมีปัญหา” หรือ “ผมไม่คุ้นว่าพี่เคยสั่งงานนี้นะครับ” ซึ่งเราก็อาจจะเป็นหัวหน้าใจดีที่ยอมหยวนในตอนแรก ๆ แต่พอนาน ๆ ไปก็เริ่มจับสังเกตได้ว่าลูกน้องคนเดิมยังคงทำงานไม่ได้ตามที่มอบหมายบ้างล่ะ ชอบลางานแบบกะทันหันบ้างล่ะ แถมยังอ้างอะไรต่าง ๆ นานาอยู่เรื่อย

คำถามคือ… เราจะจัดการกับพนักงานที่ชอบอ้างนู่นอ้างนี่ได้ยังไงบ้าง? วันนี้ JobThai มีเทคนิคดี ๆ มาแนะนำ

หยุดพูดว่า “ไม่เป็นไร”

ถ้าลูกทีมของเรามักจะอ้างเหตุผลร้อยแปดเพื่ออธิบายความติดขัดในการทำงาน แล้วผลเสียที่ตามมาดันไปกระทบกับงานของคนอื่น ๆ ในทีม หรือกระทบไปยันแผนกอื่น หัวหน้าอย่างเราต้องเบรกตัวเองไม่ให้เผลอพูดคำว่า “ไม่เป็นไร” ออกไปตามความเคยชิน เพราะขืนเราปล่อยไปเรื่อย ๆ ลูกทีมก็จะคิดว่าเราดูแลงานแบบค่อนข้างชิล ไม่ต้องซีเรียสมากก็ได้ ถ้าใครไม่ชัวร์ว่าจะรับมือกับลูกทีมคนนี้ยังไงก็ใช้เวลาสักแป๊บก่อนตอบออกไป โดยหลัก ๆ คือเป็นการหาทางสื่อสารกับเขาว่าสิ่งที่เกิดขึ้นมันไม่โอเคนะ

ไม่ผิด… ที่จะผิดหวัง

หัวหน้าก็คือคนคนนึงที่มีความรู้สึกและตั้งความหวังเอาไว้กับสิ่งต่าง ๆ เมื่อลูกทีมไม่สามารถทำตามสิ่งที่คาดหวังได้ เราก็มีสิทธิ์ที่จะผิดหวังในตัวเขา เราไม่จำเป็นต้องสรรหาคำพูดเจ็บแสบมาดุให้เขาเจ็บใจด้วยซ้ำ บางครั้งเวลาคนเราผิดหวัง แค่สีหน้าท่าทางกับน้ำเสียงก็บอกอะไรกับเจ้าตัวได้มากแล้ว

ยังไงก็ตามให้ใจเย็นกับเขาเข้าไว้และอย่าวีน อย่าเอาตัวเองไปทะเลาะกับเขา เพราะเราจะดูกลายเป็นคนใจร้อนในสายตาพนักงานเปล่า ๆ เราอาจเสียความไว้ใจจากเขาหรืออาจถึงขั้นเสียพนักงานคนนี้ไปเพราะผิดใจกัน เมื่อเราหาทางสื่อสารให้ลูกทีมรู้ได้แล้วว่าเราซีเรียสกับปัญหาที่เกิดขึ้นหรือผลงานที่ออกมา เราก็สามารถพูดต่อไปได้ว่าเราคาดหวังกับผลงาน รูปแบบการทำงาน หรือพฤติกรรมในครั้งต่อ ๆ ไปอย่างไร ตัวลูกทีมเองก็จะรู้ตัวแล้วว่าเราจะคอยสังเกตเขาอยู่เรื่อย ๆ

อย่ากลัวที่จะตั้งคำถาม

เวลาที่เจอข้ออ้างจากพนักงาน เช่น “พี่คะ งานนี้น่าจะต้องเลทนะคะ งานหนูโหลดมากจริง ๆ” ก็อย่าพยักหน้ารับเรื่องแล้วปล่อยให้บทสนทนานั้นจบลง เราสามารถถามต่อไปได้ว่า “แล้วเริ่มลงมือทำงานนี้ตั้งแต่เมื่อไหร่?” “ตอนนี้แบ่งเวลาทำงานยังไงอยู่?” “ทำไมเจอปัญหาแต่ไม่ได้เอามาปรึกษาให้ฟังตั้งแต่เนิ่น ๆ?” โดยการถามคำถามเหล่านี้จะเป็นอีกหนึ่งวิธีในการแสดงความกังวลและความจริงจังที่เรามีต่องาน อีกทั้งยังเป็นการเช็กจำนวนงานในมือเขาได้ด้วยว่ามันเยอะถึงขนาดทำไม่ไหวจริง ๆ ไหม? เราสั่งงานลูกทีมคนนี้หนักเกินกว่าคนอื่น ๆ รึเปล่า? ซึ่งคนเป็นหัวหน้าต้องมีความแฟร์และไม่เลือกปฏิบัติ หมายความว่าลูกน้อง “ทุกคน” มีสิทธิ์ถูกตั้งคำถาม เพราะบางครั้งข้ออ้างก็มาจากปากของคนเก่งประจำทีมที่มีเครดิตดีจนไม่กลัวที่จะทำผิด

ชี้ให้พนักงานได้เห็นมุมมองต่าง ๆ

การบริหารงานและดูคนทำงานจากข้างบนจะทำให้เราได้เห็นมุมมองต่าง ๆ มากมาย ซึ่งเราสามารถช่วยชี้แนะพนักงานได้ โดยสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้เลยคือ เราไม่จำเป็นต้องโทษตัวเองที่ลูกน้องทำงานไม่สำเร็จ แต่เราสามารถย้ำกับลูกน้องไปว่างานที่ให้ไปมันเป็นงานในความรับผิดชอบของเขา เตือนเขาว่าคราวหลังถ้างานดูมีท่าทีที่น่าเป็นห่วงก็ให้รีบมาปรึกษา อย่าปล่อยไว้จนมันเป็นปัญหา เพราะไม่ใช่ว่าความผิดพลาดครั้งนี้จะกระทบแค่เครดิตของเจ้าตัวคนทำงาน แต่มันอาจกระทบคนอื่น เช่น แผนกอื่น ๆ ที่รอรับงานต่อจากเรา

นอกจากนี้เรายังสามารถชี้มุมดี ๆ ให้เขาเห็นได้ว่าในตอนสุดท้ายเมื่อลูกน้องคนนี้ทำงานสำเร็จ ผลประโยชน์ก็จะวนกลับมาหาเจ้าตัว เขาจะมีภาพจำที่ดีว่าเป็นคนที่สามารถไว้ใจได้เมื่อมอบหมายงานไป และอาจได้ปลดล็อกความสามารถใหม่ ๆ ในการทำงานอีกด้วย

เอาใจใส่ได้ แต่ก็ต้องวางตัวเป็นมืออาชีพ

พนักงานบางคนมักจะมาพร้อมกับเหตุผลส่วนตัวที่ดันมากระทบเรื่องงาน ซึ่งเรื่องบางเรื่องอาจไม่ใช่ข้ออ้างแต่ดันเป็นเรื่องจริงที่น่าเห็นใจ แต่ถ้าจะว่ากันอย่างเป็นมืออาชีพเลยคือเหตุผลเหล่านั้นคือเรื่องส่วนตัวของเขาเอง ถึงเราจะเป็นห่วงลูกน้องขนาดไหน เราก็ยังต้องคาดหวังความเป็นมืออาชีพในการทำงานของพนักงานอยู่ดี ถ้าเหตุผลไหนมีความละเอียดอ่อนมาก ๆ ก็ค่อยว่ากันไปตามความเหมาะสม

เมื่อเกิดปัญหาขึ้นแล้ว เราต้องถามกับลูกทีมคนนี้ว่าเขาจะแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ยังไงบ้าง โดยที่เรายังไม่ต้องช่วยนึกหาทางแก้ไขให้เขา เพราะมันเป็นงานที่อยู่ในขอบเขตหน้าที่ของเขาเอง เจ้าตัวต้องรู้ดีที่สุดว่าปัญหานี้พอมีทางออกยังไงบ้าง พอเขาบอกถึงวิธีแก้ปัญหาที่เขาวางแผนไว้แล้ว เราก็ค่อยมาดูเพิ่มเติมว่าแผนนั้นมันโอเครึเปล่า ควรปรับเปลี่ยนตรงไหนไหม การทำแบบนี้จะทำให้เขารู้สึกว่าเขาต้องรับผิดชอบในสิ่งที่ตัวเองทำ และต้องคิดแก้ปัญหาด้วยตัวเอง ในอนาคตเขาจะได้ระวังไม่ให้เกิดปัญหาอีก แต่ถ้าปัญหามันใหญ่และส่งผลกระทบเป็นวงกว้างเกินที่เขาจะเอาอยู่ หัวหน้าอย่างเราก็ต้องดูเป็นกรณี ๆ ไปว่ามีตรงไหนที่เราจำเป็นต้องรีบยื่นมือเข้าไปช่วยทันทีไหม

เมื่อเรานำเทคนิคเหล่านี้มาใช้ปรับพฤติกรรมอ้างนู่นอ้างนี่ของพนักงานแล้ว ก็อย่าลืมติดตามความคืบหน้าในการทำงานของเขาอยู่เรื่อย ๆ สังเกตดูว่าพนักงานคนนี้เขาปรับตัวไปในทิศทางที่ดีขึ้นหรือว่ายังเป็นเหมือนเดิมอยู่ ถ้ายังเหมือนเดิมเราอาจต้องหาวิธีการอื่น ๆ ที่เหมาะสม หรืออาจต้องวิเคราะห์อย่างจริงจังแล้วว่าเขายังเหมาะที่จะอยู่ในตำแหน่งนี้รึเปล่า

ที่มา:

content.wisestep.com

themuse.com