การประชุมในแต่ละวันของคนทำงาน อาจกินเวลามากถึงวันละหลายชั่วโมง ซึ่งหากลองมานับเวลาที่เสียไปกับเนื้อหาการประชุมที่ได้มา คนทำงานไม่น้อยคงจะพบว่ามีหลายครั้งที่มันไม่คุ้มค่า เพราะการประชุมที่มีประสิทธิภาพนอกจากจะต้องบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการแล้ว สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือการใช้เวลาให้คุ้มค่าและอยู่ในขอบเขตที่กำหนดไว้ หากการประชุมยืดเยื้อเพราะเหตุผลที่จำเป็นจริง ๆ เช่น หาข้อสรุปที่ลงตัวไม่ได้เสียที ก็ถือเป็นเรื่องจำเป็นที่เลี่ยงไม่ได้ แต่ถ้าสาเหตุที่การประชุมจบไม่ตรงเวลานั้นมาจากพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุม ก็เป็นเรื่องที่ต้องรีบปรับปรุงแล้วล่ะ

JobThai ไม่อยากให้ทุกคนต้องเสียเวลาในการทำงานไปกับการประชุมที่จบไม่ลง จบไม่เคยตรงตามกำหนดการ จึงขอเสนอเทคนิคง่าย ๆ ที่จะช่วยแก้ปัญหา และสามารถนำไปใช้จริงได้ทั้งในฝั่งของคนจัดการประชุมและฝั่งของผู้เข้าร่วมประชุม

เทคนิคสำหรับ “คนจัดการประชุม” ที่จะช่วยให้การประชุมจบตรงเวลา

1. เมื่อเราส่งวาระการประชุมหรือ Agenda ให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนทางอีเมลแล้ว อย่าลืมระบุลงไปในนั้นให้ชัดเจนด้วยว่าการประชุมในวาระนี้จะเริ่มต้นตอนกี่โมง พร้อมขอความร่วมมือให้ทุกคนมาตรงเวลา

2. ส่งข้อมูลให้ผู้ร่วมประชุมทุกคนทราบและทำความเข้าใจเบื้องต้นก่อน อาจใช้วิธีแนบเอกสารสรุปเนื้อหาคร่าว ๆ ไปในอีเมล เมื่อถึงเวลาประชุมเราอาจ Recap ข้อมูลเร็ว ๆ เพื่อจะได้ไม่ต้องอธิบายตั้งแต่ต้นอีกครั้งในที่ประชุม

3. เริ่มการประชุมทันทีที่ถึงเวลา เพราะหลายครั้งความล่าช้าเกิดขึ้นจากการรอให้ครบองค์ประชุม ซึ่งการที่เราเริ่มการประชุมตรงเวลายังเป็นการแสดงให้ทุกคนได้รู้ว่าเราจริงจังกับเรื่องเวลาด้วย

4. หากเริ่มการประชุมช้าแล้วก็อย่าให้เลิกช้าอีก ถ้าบุคคลที่เป็นตัวหลักในการประชุมมาไม่ทันเวลาเริ่ม ก็เลี่ยงไม่ได้ที่ทุกคนจะต้องรอ แต่สิ่งที่เราทำได้นั่นก็คือต้องพยายามเลิกการประชุมให้ตรงตามกำหนดการให้ได้ โดยที่อาจจะต้องยอมตัดเนื้อหาบางส่วนที่ไม่จำเป็นออกไป โดยมุ่งเฉพาะประเด็นสำคัญเท่านั้น

5. บางครั้งที่การประชุมจบล่าช้าเป็นเพราะเนื้อหาที่เรากำลังถกกันนั้นออกนอกประเด็น ดังนั้นเราควรควบคุมการประชุมให้เป็นไปตามหัวข้อ และอยู่ในเวลาที่กำหนดไว้ใน Agenda ถ้ามีคนพูดนอกประเด็น หรือใช้เวลาเกินกว่ากำหนดก็เป็นหน้าที่ของเราที่จะต้องแจ้งให้พวกเขาทราบ

เทคนิคสำหรับ “ผู้เข้าร่วมประชุม” ที่จะช่วยให้การประชุมจบตรงเวลา

1. ทำความเข้าใจกับ Agenda ก่อนทุกครั้งที่ได้รับแจ้งว่าต้องเข้าร่วมประชุม ลองทำความเข้าใจคร่าว ๆ กับหัวข้อ รวมถึงตรวจดูว่ามีหัวข้อไหนบ้างที่เราจะต้องเตรียมตัว เช่น ต้องหาข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อที่จะนำเสนอที่ประชุม หรือ ต้องทำ Presentation เพราะหลายครั้งเวลาในการประชุมมักจะเสียไปกับการไม่เตรียมข้อมูลให้พร้อมของผู้เข้าร่วมประชุม ทำให้ต้องมาหาคำตอบในที่ประชุมและทำให้เสียเวลาในการประชุมไปฟรี ๆ 

2. เผื่อเวลาเพื่อทำธุระส่วนตัวก่อนเข้าประชุม เพราะคนทำงานหลายคนยังติดนิสัยทำงานจนใกล้ถึงเวลาประชุม และค่อยแวะไปเข้าห้องน้ำก่อนเข้าห้องประชุมจนอาจทำให้การประชุมเริ่มต้นช้า และทำให้คนอื่นต้องมานั่งรอ อีกทั้งยังทำให้การประชุมจบช้าอีกด้วย ซึ่งเราควรเผื่อเวลาไว้สัก10 นาที เพราะนอกจากจะมีเวลาในการเข้าห้องน้ำหรือทำธุระส่วนตัวแล้ว การได้ไปนั่งรอก่อนเวลาเล็กน้อยยังแสดงให้เห็นว่าเรามีความเป็นมืออาชีพ

3. เมื่อถึงเวลาที่เราต้องพูดเสริม หรืออธิบายเพิ่มเติม พยายามใช้เวลาให้อยู่ในขอบเขตที่ได้รับ เพราะเวลาที่ใช้เกินไปนั้นจะไปกระทบหัวข้ออื่น ซึ่งนอกจากจะทำให้การประชุมเลิกช้ากว่ากำหนดแล้วยังเป็นการไม่ให้เกียรติเวลาคนอื่นด้วย

4. หลีกเลี่ยงการพูดออกนอกประเด็น เพราะหลายครั้งการสนทนาเรื่องหนึ่งก็สามารถนำไปสู่การสนทนาเรื่องอื่นซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อในการประชุม พยายามพูดให้ตรงประเด็นที่สุดและถ้ารู้ตัวว่าหลุดออกนอกเรื่องก็ต้องหยุดแล้วรีบดึงบทสนทนากลับมาให้เร็วที่สุด 

เราจะสังเกตได้ว่าการประชุมให้มีประสิทธิภายและตรงเวลานั้น ไม่สามารถถูกกำหนดได้ด้วยตัวคนเดียว แต่ต้องเกิดจากความร่วมมือของผู้ร่วมประชุมทุกคนรวมถึงคนจัดการประชุม ซึ่งสิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ง่าย ๆ ถ้าเราทุกคนรู้ว่าหน้าที่ของเราคืออะไร เตรียมตัว และรับผิดชอบในส่วนของเราให้ดีที่สุด 

JobThai Official Group เพื่อการหางาน หาคน และแลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการทำงาน Public group · 42,947 members Join Group