ก่อนอื่นเราจะมาแนะนำความสำคัญของ Cover Letter (จดหมายสมัครงาน) เพราะเป็นสิ่งแรกที่จะบอกให้ผู้ที่อ่านรู้ถึงประสบการณ์การทำงาน หรือการฝึกงานที่ผ่านมาของเรา และเป็นส่วนหนึ่งที่จะนำมาใช้ในการประกอบการตัดสินใจว่ามีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่งงานที่สมัคร และน่าสนใจมากพอจะเรียกมาสัมภาษณ์งานไหม แต่ผู้สมัครงานหลาย ๆ คนก็เลือกที่จะข้ามขั้นตอนนี้ไปเพราะคิดว่าตัวเองมี Resume และ CV อยู่แล้ว Cover Letter คงไม่สำคัญเท่าไหร่ 

Cover Letter เป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้ E-mail การสมัครงานของเราดูเป็นมืออาชีพขึ้น และขั้นตอนในการทำยังไม่ยากอีกด้วย ถ้ายังไม่รู้ว่าต้องเขียน Cover Letter ยังไงบ้าง JobThai ก็ได้นำเทคนิคการเขียนง่าย ๆ ที่สามารถทำได้ทุกคนมาแนะนำกัน

ศึกษารายละเอียดตำแหน่งงานที่ต้องการ

ก่อนสมัครงาน เราควรศึกษารายละเอียดและขอบเขตความรับผิดชอบของตำแหน่งที่เราจะสมัครก่อน และถามตัวเองว่าเรามีทักษะอะไรที่เกี่ยวข้องหรือเป็นประโยชน์กับตำแหน่งงานนั้น ๆ  เพื่อนำไปเขียนลงในจดหมายสมัครงานให้น่าสนใจมากขึ้น

เขียนให้สั้น กระชับ แต่สมบูรณ์

การเขียนจดหมายสมัครงานควรกระชับ และได้ใจความครบถ้วน และเนื้อหาของจดหมายควรประกอบไปด้วย Opening Body และ Closing 

• Opening คือส่วนที่บอกจุดประสงค์ของจดหมายสมัครงานฉบับนี้ ควรจะเริ่มต้นด้วยประโยคที่น่าสนใจ และสามารถดึงดูดใจให้คนที่อ่านต้องการอ่านจดหมายสมัครงานนั้นต่อ

• Body คือส่วนที่เป็นใจความสำคัญ ที่แสดงให้เห็นถึงความสนใจของเราที่มีต่อตำแหน่งงานที่สมัคร และบริษัทที่เราต้องการสมัครงาน รวมถึงเล่ารายละเอียดเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานเด่น ๆ ที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการทำงานในตำแหน่งที่สมัครได้ เพื่อแสดงให้บริษัทเห็นว่าเพราะเหตุใดจึงควรเรียกเราไปสัมภาษณ์งาน

• Closing คือส่วนสรุปของจดหมายสมัครงาน ควรจะมีเนื้อหาที่แสดงถึงความตั้งใจ และมั่นใจที่จะทำงานในตำแหน่งนั้น หรือจบด้วยประโยคที่บอกให้เขารู้ว่าเราพร้อมเสมอที่จะถูกเรียกไปสัมภาษณ์

ระบุชื่อผู้รับเสมอ

คนที่ตรวจจดหมายรับสมัครงานของเราเป็นใคร เราควรระบุชื่อผู้รับไปด้วย (ส่วนใหญ่จะมีชื่ออยู่บนใบประกาศรับสมัครงาน) หากไม่มีชื่อผู้รับระบุ เราก็สามารถระบุเป็นฝ่าย HR ของบริษัทนั้น ๆ ก็ได้ เพื่อเป็นการแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจของเรา

เลือกใช้ภาษาที่เหมาะสม  

การส่งจดหมายสมัครงานควรจะใช้ภาษาที่เหมาะสม, สุภาพ และควรศึกษาวัฒนธรรมขององค์กรก่อนว่ามีลักษณะเป็นยังไง หรือต้องการหาคนแบบไหน ถ้าเป็นบริษัทใหญ่ ๆ หรือตำแหน่งงานที่ต้องการความน่าเชื่อถือ การใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการนักก็อาจทำให้เราโดนตัดคะแนนได้

เล่าว่าบริษัทจะได้รับอะไรจากเรา

แทนที่จะบอกว่าบริษัทนี้ดีต่อเรายังไง หรือการทำงานที่นี่สามารถทำให้เราเจริญก้าวหน้าได้แค่ไหน การบอกว่าประสบการณ์การทำงานของเราสามารถช่วยพัฒนาอะไรให้บริษัทได้บ้าง จะทำให้เราดูเป็นผู้สมัครที่น่าสนใจมากกว่า

ตรวจสอบความถูกต้องทุกครั้งเสมอ

ตรวจสอบความถูกต้องก่อนส่ง E-mail เสมอ ทั้งช่องทางการติดต่อเรา ที่อยู่ปลายทาง คำ ผิด - ถูก และชื่อบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งคนที่สมัครงานครั้งละหลายที่ จดหมายสมัครงานของเราคงถูกโยนทิ้งทันทีถ้าคนตรวจสอบอ่านเจอชื่อบริษัทอื่นอยู่บนหัวจดหมาย

นอกจากนี้การเลือกใช้ประเภทและขนาดตัวอักษรควรเลือกใช้รูปแบบอักษรที่สุภาพ อ่านง่าย จัดหน้ากระดาษ และระยะห่างระหว่างบรรทัดให้เป็นระเบียบให้ผู้อ่านสามารถอ่านได้ง่าย เพราะรายละเอียดเล็กน้อยเหล่านี้จะแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจและความรอบคอบของผู้สมัครอย่างเรา ๆ 

บทความเดิมได้ถูกเผยแพร่ในวันที่ 22 กันยายน 2015 และได้รับการอัปเดตโดยทีมงาน JobThai