“แล้วจะมีเวลาทำงานไหมเนี่ย”

เสียงบ่นพึมพำของมานพดังขึ้นเมื่อเห็นว่ามีอีเมลส่งมาเชิญเขาเข้าประชุมในตอนบ่ายอย่างกะทันหัน จากเดิมที่วันนี้เขาก็มีตารางประชุมค่อนข้างแน่นอยู่แล้ว พอมีเพิ่มเข้ามามันก็เลยทำให้เขาแทบไม่เหลือเวลาที่จะเคลียร์งานอื่น ๆ เลย

เราทุกคนล้วนเคยเข้าร่วมประชุมมาไม่มากก็น้อย ซึ่งหลายครั้งก็ต้องเจอกับการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ไม่ว่าจะเป็นการใช้เวลาประชุมนานเกินไป ไม่มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน พูดนอกประเด็น ผู้เข้าประชุมไม่เตรียมตัวมาให้พร้อม ทำให้ยิ่งตอกย้ำความคิดที่คนทั่วไปชอบพูดกันว่า การประชุมเป็นกิจกรรมที่สิ้นเปลืองเวลา

ซึ่งความเป็นจริงแล้วต้องกลับไปพิจารณาว่า การประชุมที่ผ่านไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพนั้นเป็นเพราะเราแค่ไม่เคยวางแผนให้ดีเองหรือไม่ ซึ่งการวางแผนการประชุมนั้นเรามักจะเรียกกันติดปากว่า Agenda หรือ วาระการประชุม นั่นเอง

Agenda นั้นสำคัญอย่างไร ทำไมถึงต้องทำ

Agenda เป็นสิ่งที่จะช่วยให้ทุกคนเห็นถึงทิศทาง และเข้าใจภาพรวมของการประชุมมากขึ้นรวมถึงยังช่วย

• กำหนดเวลาในการประชุม
• ผู้เข้าร่วมการประชุมได้ทราบว่าต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้างก่อนเข้าประชุม
• เป็น Check list ว่ามีหัวข้อไหนบ้างที่จะต้องประชุมกัน

ออกแบบ Agenda อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

การออกแบบ Agenda ให้ดีนั้นไม่ใช่เพียงแค่นึกอะไรออกก็ใส่ลงไป ถ้าต้องการให้การประชุมมีประสิทธิภาพที่สุดเราต้องพิจารณาถึงสิ่งเหล่านี้ด้วย

1. หัวข้อไหนบ้างที่ต้องอยู่ใน Agenda และเรียงลำดับความสำคัญไว้ให้ชัดเจน
2. วัตถุประสงค์หลัก เช่น ต้องการสื่อสารบางอย่าง ต้องการกระจายงาน หรือ ต้องการระดมสมอง
3. ผู้เข้าประชุม มีใครบ้างที่ต้องเข้าร่วม เลือกเฉพาะคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องเท่านั้น และถ้าใครมีหน้าที่สำคัญในที่ประชุมอย่าลืมระบุไว้ให้ชัดเจนด้วย เช่น นายเอ ต้องพรีเซนต์ ในหัวข้อ ยอดขายประจำปี
4. ลำดับการประชุม เรื่องไหนควรพูดก่อน ถ้าเป็นไปได้พยายามเรียงลำดับให้เรื่องที่เชื่อมโยงกันอยู่ติดกัน การประชุมจะได้ไหลลื่นไม่ข้ามไปข้ามมา
5. เวลาสำหรับแต่ละหัวข้อ ควรจะต้องใช้มากน้อยแค่ไหน
6. วัน เวลา สถานที่ เลือกวันเวลา

5 เคล็ดลับง่าย ๆ สำหรับมือใหม่หัดทำ Agenda

JobThai ได้รวบรวม เคล็ดลับง่าย ๆ ที่จะช่วยให้คุณสร้าง Agenda ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ซึ่งเราเชื่อว่าน่าจะมีประโยชน์ไม่มากก็น้อยสำหรับหัวหน้ามือใหม่ หรือคนที่เพิ่งได้รับมอบหมายให้เตรียม Agenda

1. ส่ง Agenda ล่วงหน้าให้ทุกคนที่มีรายชื่อเข้าประชุมและให้ทุกคนตอบกลับว่าสามารถเข้าประชุมได้หรือไม่ได้ เพื่อที่เราจะได้ทราบถึงจำนวนที่แท้จริงของผู้เข้าประชุม
2. แจ้งให้ทุกคนทราบว่า ถ้ามีข้อเสนอแนะเพิ่มเติม สามารถระบุและแจ้งกลับมา เพราะบางครั้งอาจจะมีบางหัวข้อที่ตกหล่นไป ซึ่งก็เหมือนเป็นการให้ผู้เข้าร่วมประชุมช่วยตรวจสอบอีกครั้งหนึ่ง
3. ถ้ามีข้อมูลอะไรที่คิดว่าจะเป็นประโยชน์ต่อผู้เข้าร่วมประชุม ให้แนบเอกสารไปด้วยเพื่อที่พวกเขาจะได้ทำความเข้าใจก่อนเข้าประชุม
4. ตั้งหัวข้อให้เห็นวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ยกตัวอย่างเช่น ถ้ามีหัวข้อไหนที่ต้องการระดมสมอง แทนที่จะตั้งหัวข้อว่า “การย้ายออฟฟิศ” ให้เปลี่ยนเป็น “หาข้อสรุป ข้อดีข้อเสียจากการย้ายออฟฟิศ” ผู้เข้าร่วมจะรู้ได้ทันทีว่าพวกเขาต้องเตรียมตัวอย่างไร
5. ถ้าไม่จำเป็นจริง ๆ ไม่ควรใส่หัวข้อในการประชุมมากเกินไป เพราะยิ่งใช้เวลานานสมองก็จะยิ่งล้า ผลลัพธ์ที่ได้ก็ไม่มีประสิทธิภาพ และเสียเวลาไปเปล่าประโยชน์

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

ที่มา: 

lessmeeting.com
hbr.org
effectivemeetings.com