ในปัจจุบันเราสื่อสารผ่านตัวอักษรกันมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นบนโซเชียลมีเดียอย่าง Line หรือ Facebookแต่การสื่อสารด้วยการเขียนผ่านช่องทางเหล่านั้นกับเพื่อนและคนรู้จัก คงไม่ได้ยากเท่าการสื่อสารผ่านอีเมลในที่ทำงานหรือในการติดต่อธุรกิจ  ซึ่งเป็นเรื่องที่คนทำงานบางคนยังผิดพลาด โดยเฉพาะนักศึกษาจบใหม่หลายคนที่ไม่ถนัด และไม่มั่นใจว่าอีเมลธุรกิจที่คนทำงานใช้ติดต่อกันนั้นหน้าตาเป็นยังไงหรือต้องใช้คำพูดแบบไหน เพื่อที่จะทำให้การติดต่อผ่านไปได้ด้วยดี นอกจากนี้การเขียนอีเมลให้ดูมืออาชีพยังมีประโยชน์ต่อการเขียนอีเมลสมัครงานอีกด้วย

JobThai จึงมีขั้นตอนการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการมาแนะนำให้กับคนที่ต้องการพัฒนาทักษะในด้านนี้กัน

1. ระบุหัวข้ออีเมลที่ชัดเจน กระชับและเข้าใจง่าย 

การระบุหัวข้ออีเมลให้ชัดเจนและกระชับอาจฟังดูเป็นเรื่องธรรมดาจนเหมือนเป็นเรื่องง่าย ๆ แต่ก็มีหลายคนระบุหัวข้ออีเมลไม่ดีจนถูกกดลบทิ้งไป เพราะผู้รับเข้าใจผิดว่าเป็นแสปม ซึ่งหัวข้อที่ดีไม่ควรมีความยาวมากนัก ในขณะเดียวกันก็ต้องไม่สั้นเกินไป และควรใส่ประเด็นสำคัญที่เราต้องการกล่าวถึงในอีเมลเป็นข้อความสั้น ๆ เช่น จดหมายแจ้งประชุมหัวหน้าแผนกประจำเดือน XXX 

2. ใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมายที่เป็นทางการ

คำขึ้นต้นในจดหมายอาจมีหลายระดับตั้งแต่ เรียน..., ถึง... ซึ่งระดับความเป็นทางการของคำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมาย ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของตัวเราเองกับผู้รับ ในกรณีที่เป็นอีเมลติดต่อธุรกิจ คำขึ้นต้นและลงท้ายควรใช้แบบเป็นทางการ เช่น เรียนคุณ.... และถ้าเราไม่ทราบชื่อของผู้รับ ก็สามารถใช้วิธีการใส่ตำแหน่ง ซึ่งควรค้นหาตำแหน่งที่ถูกต้องก่อนเพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดขึ้น เพราะบางครั้งแผนกหรือตำแหน่งที่เราใช้ในบริษัทเราเอง บางบริษัทอาจใช้ต่างออกไป แม้จะเป็นคำที่ความหมายเดียวกันหรือยังพอเข้าใจได้ แต่ถ้าเราสามารถพิมพ์ให้ถูกได้ ก็จะสร้างความประทับใจต่อผู้รับได้ดีทีเดียว ส่วนคำลงท้ายควรเลือกใช้ตามจุดประสงค์ของการส่งอีเมลด้วย เช่น หากเป็นจดหมายแจ้งข่าวสารอาจลงท้ายได้ทั้ง ด้วยความเคารพอย่างสูง หรือ จึงเรียนมาเพื่อทราบ

3. สร้างเนื้อหาที่กระชับ เข้าใจง่ายและเน้นข้อความสำคัญ

เมื่อเขียนหัวข้ออีเมลและคำขึ้นต้นอีเมลแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการเขียนเนื้อหาในอีเมล ซึ่งในขั้นตอนนี้ เนื้อหาอีเมลก็ควรสั้น กระชับ และเข้าใจง่ายเช่นเดียวกัน เพราะผู้รับบางคนอาจมีงานยุ่งมากจนไม่อยากเสียเวลาในการอ่านข้อความยาว ๆ ดังนั้นเขียนให้สั้นที่สุด ในขณะที่ยังคงไว้ซึ่งแบบแผนที่เป็นทางการและเนื้อหาสำคัญ ที่สำคัญอีเมลบางฉบับอาจถูกอ่านแบบผ่าน ๆ ดังนั้นเพื่อไม่ให้ผู้อ่านละเลยใจความสำคัญ อย่าลืมสร้างตัวหนาหรือขีดเส้นใต้ให้กับข้อความที่เป็นข้อมูลสำคัญ เพื่อดึงความสนใจของผู้อ่านด้วย

4. แสดงสิ่งที่เราต้องการให้ชัดเจน

ในกรณีที่เราต้องการให้ผู้รับตอบอีเมลที่เราส่งไป อย่าลืมใส่ประโยคคำถามหรือประโยคแจ้งให้ติดต่อกลับอย่างชัดเจนไว้ เพื่อไม่ให้ผู้รับสับสนว่าเราต้องการอะไร อาจใช้คำง่าย ๆ อย่าง "เมื่อเราได้รับอีเมลฉบับนี้กรุณาแจ้งกลับมาที่..." หรือ "กรุณากรอกใบตอบรับการร่วมสัมมนาและส่งกลับคืนภายในวันที่..." เป็นต้น

5. ใส่ข้อมูลการติดต่อท้ายอีเมล

เมื่อเราใส่รายละเอียดอื่น ๆ ครบถ้วนหมดแล้ว อย่าลืมใส่ข้อมูลการติดต่อกลับของเราไว้ในตอนท้ายด้วย ยิ่งเป็นการส่งอีเมลไปนอกบริษัทยิ่งต้องทำ เพราะสิ่งนี้จะทำให้ผู้รับรู้ว่าเราคือใคร ตำแหน่งอะไร และติดต่อจากหน่วยงานหรือองค์กรไหน ซึ่งในฟังก์ชันของการใช้อีเมลในปัจจุบันมีส่วนที่ให้เราสร้างข้อมูลในส่วนนี้ และแนบต่อท้ายให้โดยอัตโนมัติเสมือนเป็นนามบัตรของเรา

6. ตรวจสอบข้อมูลก่อนส่ง

สิ่งสุดท้ายที่ควรทำก่อนที่เราจะกดส่งอีเมลออกไปคือ ตรวจสอบอีเมลที่เราเขียนให้เรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นคำผิด การเว้นวรรค สระ ไปจนถึงไวยากรณ์ เพราะความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็อาจทำให้ความหมายของเนื้อหาเปลี่ยนไป และเกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดได้ สุดท้ายก็จะทำให้เราดูไม่มืออาชีพ

บางครั้งความประทับใจอาจเกิดขึ้นเพียงแค่อ่านอีเมลง่าย ๆ ที่มีความเรียบร้อยและเนื้อหาที่ถูกกลั่นกรองมาอย่างดี ดังนั้นนอกจากเราจะได้แสดงความเป็นมืออาชีพให้ผู้รับเห็นแล้วยังสร้างความประทับใจและความน่าเชื่อถือให้กับตัวเราเองด้วย ครั้งต่อไปที่จะกดส่งอีเมลอย่าลืมตรวจสอบตาม 6 ขั้นตอนข้างต้นนี้ก่อน เพื่อไม่ให้ความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่อาจทำให้เราเสียภาพลักษณ์ในการทำงาน