เคล็ดลับง่าย ๆ ที่จะทำให้เลิกประชุมได้อย่างตรงเวลา

เคล็ดลับง่าย ๆ ที่จะทำให้เลิกประชุมได้อย่างตรงเวลา
04/11/20   |   5.9k   |  

 

เทคนิคสำหรับ “คนจัดการประชุม”

  • ย้ำเรื่องเวลาเริ่ม พร้อมขอความร่วมมือให้ทุกคนมาตรงเวลา

  • ส่งข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับการประชุม จะได้ไม่ต้องเสียเวลาในการอธิบายก่อนเริ่มประชุม

  • ถ้าเป็นคนดำเนินการประชุม พยายามใช้เวลาให้อยู่ในขอบเขต

  • หากเริ่มการประชุมช้า ก็อย่าให้เลิกช้าอีก อาจตัดเนื้อหาบางส่วนที่ไม่จำเป็นและมุ่งเฉพาะประเด็นสำคัญ

  • อย่าออกนอกประเด็น ควบคุมการประชุมให้เป็นไปตามหัวข้อ และอยู่ในเวลาที่กำหนดไว้

เทคนิคสำหรับ “ผู้เข้าร่วมประชุม”

  • เมื่อได้รับวาระการประชุม ให้ทำความเข้าใจ และเตรียมตัวให้พร้อมหากมีประเด็นที่เกี่ยวข้องกับเราโดยตรง

  • เผื่อเวลาก่อนประชุมประมาณ 10 นาที เพื่อเข้าห้องน้ำ และไปรอในห้องก่อนถึงเวลาประชุม

  • เมื่อถึงเวลาที่เราต้องพูดในที่ประชุม พยายามใช้เวลาให้อยู่ในขอบเขตที่ได้รับ

  • พูดให้ตรงประเด็นที่สุด ถ้ารู้ตัวว่าหลุดออกนอกเรื่องต้องรีบดึงบทสนทนากลับมา

 

 

JobThai Mobile Application หางานง่าย ได้งานที่ใช่ โหลดเลย!

iOS

Android

Huawei AppGallery

 

การประชุมในแต่ละวันของคนทำงาน อาจกินเวลามากถึงวันละหลายชั่วโมง ซึ่งหากลองมานับเวลาที่เสียไปกับเนื้อหาการประชุมที่ได้มา คนทำงานไม่น้อยคงจะพบว่ามีหลายครั้งที่มันไม่คุ้มค่า เพราะการประชุมที่มีประสิทธิภาพนอกจากจะต้องบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการแล้ว สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือการใช้เวลาให้คุ้มค่าและอยู่ในขอบเขตที่กำหนดไว้ หากการประชุมยืดเยื้อเพราะเหตุผลที่จำเป็นจริง ๆ เช่น หาข้อสรุปที่ลงตัวไม่ได้เสียที ก็ถือเป็นเรื่องจำเป็นที่เลี่ยงไม่ได้ แต่ถ้าสาเหตุที่การประชุมจบไม่ตรงเวลานั้นมาจากพฤติกรรมของผู้เข้าร่วมประชุม ก็เป็นเรื่องที่ต้องรีบปรับปรุงแล้วล่ะ

 

JobThai ไม่อยากให้ทุกคนต้องเสียเวลาในการทำงานไปกับการประชุมที่จบไม่ลง จบไม่เคยตรงตามกำหนดการ จึงขอเสนอเทคนิคง่าย ๆ ที่จะช่วยแก้ปัญหา และสามารถนำไปใช้จริงได้ทั้งในฝั่งของคนจัดการประชุมและฝั่งของผู้เข้าร่วมประชุม

 

9 นิสัยในห้องประชุมที่จะทำให้คุณดูไม่มืออาชีพ

 

เทคนิคสำหรับ “คนจัดการประชุม” ที่จะช่วยให้การประชุมจบตรงเวลา

  1. เมื่อเราส่งวาระการประชุมหรือ Agenda ให้แก่ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนทางอีเมลแล้ว อย่าลืมระบุลงไปในนั้นให้ชัดเจนด้วยว่าการประชุมในวาระนี้จะเริ่มต้นตอนกี่โมง พร้อมขอความร่วมมือให้ทุกคนมาตรงเวลา

  2. ส่งข้อมูลให้ผู้ร่วมประชุมทุกคนทราบและทำความเข้าใจเบื้องต้นก่อน อาจใช้วิธีแนบเอกสารสรุปเนื้อหาคร่าว ๆ ไปในอีเมล เมื่อถึงเวลาประชุมเราอาจ Recap ข้อมูลเร็ว ๆ เพื่อจะได้ไม่ต้องอธิบายตั้งแต่ต้นอีกครั้งในที่ประชุม

  3. เริ่มการประชุมทันทีที่ถึงเวลา เพราะหลายครั้งความล่าช้าเกิดขึ้นจากการรอให้ครบองค์ประชุม ซึ่งการที่เราเริ่มการประชุมตรงเวลายังเป็นการแสดงให้ทุกคนได้รู้ว่าเราจริงจังกับเรื่องเวลาด้วย

  4. หากเริ่มการประชุมช้าแล้วก็อย่าให้เลิกช้าอีก ถ้าบุคคลที่เป็นตัวหลักในการประชุมมาไม่ทันเวลาเริ่ม ก็เลี่ยงไม่ได้ที่ทุกคนจะต้องรอ แต่สิ่งที่เราทำได้นั่นก็คือต้องพยายามเลิกการประชุมให้ตรงตามกำหนดการให้ได้ โดยที่อาจจะต้องยอมตัดเนื้อหาบางส่วนที่ไม่จำเป็นออกไป โดยมุ่งเฉพาะประเด็นสำคัญเท่านั้น

  5. บางครั้งที่การประชุมจบล่าช้าเป็นเพราะเนื้อหาที่เรากำลังถกกันนั้นออกนอกประเด็น ดังนั้นเราควรควบคุมการประชุมให้เป็นไปตามหัวข้อ และอยู่ในเวลาที่กำหนดไว้ใน Agenda ถ้ามีคนพูดนอกประเด็น หรือใช้เวลาเกินกว่ากำหนดก็เป็นหน้าที่ของเราที่จะต้องแจ้งให้พวกเขาทราบ

 

Agenda สิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้ในการประชุม

 

เทคนิคสำหรับ “ผู้เข้าร่วมประชุม” ที่จะช่วยให้การประชุมจบตรงเวลา

  1. ทำความเข้าใจกับ Agenda ก่อนทุกครั้งที่ได้รับแจ้งว่าต้องเข้าร่วมประชุม ลองทำความเข้าใจคร่าว ๆ กับหัวข้อ รวมถึงตรวจดูว่ามีหัวข้อไหนบ้างที่เราจะต้องเตรียมตัว เช่น ต้องหาข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อที่จะนำเสนอที่ประชุม หรือ ต้องทำ Presentation เพราะหลายครั้งเวลาในการประชุมมักจะเสียไปกับการไม่เตรียมข้อมูลให้พร้อมของผู้เข้าร่วมประชุม ทำให้ต้องมาหาคำตอบในที่ประชุมและทำให้เสียเวลาในการประชุมไปฟรี ๆ 

  2. เผื่อเวลาเพื่อทำธุระส่วนตัวก่อนเข้าประชุม เพราะคนทำงานหลายคนยังติดนิสัยทำงานจนใกล้ถึงเวลาประชุม และค่อยแวะไปเข้าห้องน้ำก่อนเข้าห้องประชุมจนอาจทำให้การประชุมเริ่มต้นช้า และทำให้คนอื่นต้องมานั่งรอ อีกทั้งยังทำให้การประชุมจบช้าอีกด้วย ซึ่งเราควรเผื่อเวลาไว้สัก10 นาที เพราะนอกจากจะมีเวลาในการเข้าห้องน้ำหรือทำธุระส่วนตัวแล้ว การได้ไปนั่งรอก่อนเวลาเล็กน้อยยังแสดงให้เห็นว่าเรามีความเป็นมืออาชีพ

  3. เมื่อถึงเวลาที่เราต้องพูดเสริม หรืออธิบายเพิ่มเติม พยายามใช้เวลาให้อยู่ในขอบเขตที่ได้รับ เพราะเวลาที่ใช้เกินไปนั้นจะไปกระทบหัวข้ออื่น ซึ่งนอกจากจะทำให้การประชุมเลิกช้ากว่ากำหนดแล้วยังเป็นการไม่ให้เกียรติเวลาคนอื่นด้วย

  4. หลีกเลี่ยงการพูดออกนอกประเด็น เพราะหลายครั้งการสนทนาเรื่องหนึ่งก็สามารถนำไปสู่การสนทนาเรื่องอื่นซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อในการประชุม พยายามพูดให้ตรงประเด็นที่สุดและถ้ารู้ตัวว่าหลุดออกนอกเรื่องก็ต้องหยุดแล้วรีบดึงบทสนทนากลับมาให้เร็วที่สุด 

 

เราจะสังเกตได้ว่าการประชุมให้มีประสิทธิภายและตรงเวลานั้น ไม่สามารถถูกกำหนดได้ด้วยตัวคนเดียว แต่ต้องเกิดจากความร่วมมือของผู้ร่วมประชุมทุกคนรวมถึงคนจัดการประชุม ซึ่งสิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้ง่าย ๆ ถ้าเราทุกคนรู้ว่าหน้าที่ของเราคืออะไร เตรียมตัว และรับผิดชอบในส่วนของเราให้ดีที่สุด 

 

นอกจากนี้ยังมีเทคนิคระหว่างการประชุมที่จะทำให้การประชุมของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น

อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่

 

สมัครสมาชิกกับ JobThai เพิ่มโอกาสในการได้งานที่ใช่ ไม่ต้องส่งใบสมัคร

 

 
JobThai Official Group เพื่อการหางาน หาคน และแลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการทำงาน
Public group · 42,947 members
Join Group
 

 

tags : งาน, เคล็ดลับการทำงาน, วิธีทำงาน, การประชุม, การบริหาร, career & tips, คนทำงาน, เคล็ดลับสำหรับคนทำงาน, เทคนิคสำหรับคนทำงาน, เคล็ดลับความสำเร็จ, เคล็ดลับสู่ความสำเร็จ, แนวคิดในการทำงาน



ติดตามข่าวสารและเรื่องราวดีๆ ทาง Email

ขอบคุณสำหรับการติดตาม