ในยุคที่การทำงานแบบ Work from Anywhere และการทำงานแบบ Hybrid ได้กลายมาเป็นมาตรฐานใหม่ของการทำงานไปแล้ว หลาย ๆ องค์กรก็ต้องปรับกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการทำงานให้เป็นรูปแบบออนไลน์แทบทั้งหมด ซึ่งการสอนงานให้พนักงานใหม่ก็เป็นหนึ่งในนั้น สำหรับออฟฟิศไหนที่วางแผนกันไว้แล้วว่า Virtual Mentorship หรือ การสอนงานแบบออนไลน์นี่แหละน่าจะตอบโจทย์กับบริษัทมากที่สุด JobThai ก็ไม่พลาดที่จะนำเคล็ดลับดี ๆ มาบอกต่อให้คนทำงานที่ต้องรับหน้าที่เป็นที่ปรึกษาแก่พนักงานใหม่ได้อย่างมั่นใจ
โดยทั่วไปแล้ว การสอนงาน การเป็นที่ปรึกษาในเรื่องการทำงาน หรือที่นิยมเรียกกันว่า Mentorship Program นั้นเป็นหนึ่งในกระบวนการของเรียนรู้งานและการสร้างผู้นำรุ่นใหม่ ๆ โดยองค์กรจะคัดเลือก Mentor ซึ่งก็คือคนทำงานระดับหัวหน้างาน ผู้บริหาร หรือคนทำงานที่มีความเชี่ยวชาญในงานที่ตัวเองทำและมอบหมายให้พวกเขาเป็นที่ปรึกษาให้กับพนักงานใหม่หรือที่เพิ่งได้เลื่อนตำแหน่งนั่นเอง ซึ่งโดยทั่วไปนอกจาก Mentor จะต้องทำงานเก่งแล้วยังจะต้องสอนคนอื่นได้เป็นอย่างดี สามารถให้คำแนะนำในเรื่องต่าง ๆ ทั้งเรื่องเคล็ดลับ วิธีการทำงาน การวางตัวในที่ทำงาน หรือการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าได้ด้วย เพราะสุดท้ายแล้วองค์กรก็อยากให้พนักงานได้รับการถ่ายทอดความรู้จากคนในองค์กรและเติบโตในการทำงานจนสามารถสืบทอดตำแหน่งในระดับหัวหน้าและขับเคลื่อนองค์กรต่อไปในอนาคต
ในขณะที่โลกการทำงานเปลี่ยนแปลงไป การทำงานทางไกลและการทำงานแบบ Hybrid ถูกพิสูจน์แล้วว่าได้ผลดีไม่ต่างจากการทำงานที่ออฟฟิศ แถมยังทำให้การทำงานเกิดความยืดหยุ่นมากขึ้น หลาย ๆ บริษัทเลยปรับเปลี่ยนกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการทำงานมาในรูปแบบออนไลน์แทบทั้งหมด ซึ่งการสอนงานก็อาจเป็นหนึ่งในนั้น จากที่สามารถหาเวลาว่าง จองห้องประชุม นัดคุยแบบเจอหน้าในออฟฟิศได้เลย ก็อาจต้องอาศัยการปรับตัว ตลอดจนคำนึงถึงสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ภายใต้วัฒนธรรมการทำงานรูปแบบใหม่นี้
เมื่อเรารู้ตัวว่าจะต้องสอนงานพนักงาน สิ่งหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้การเตรียมการเนื้อหาการสอนก็คือ การพูดคุยกับฝ่ายกลยุทธ์การพัฒนาบุคลากรของบริษัท ถึงวัตถุประสงค์ที่พวกเขาคาดหวังต่อการสอนงานของเรา ตั้งแต่ตัวชี้วัด เกณฑ์การประเมินต่าง ๆ ว่าอยากให้มีความชัดเจน เป็นรูปธรรมมากขนาดไหน รวมไปถึงทิศทางและรูปแบบที่เหมาะสมกับการทำงานของแผนก และวัฒนธรรมโดยรวมของบริษัทของเรา เช่น บางกิจกรรมสามารถสอนแบบออนไลน์ได้ 100% บางกิจกรรมควรจะจัด Workshop ให้คนเรียนได้พบปะกันบ้าง ซึ่งต้องดูตามความเหมาะสมทั้งตารางงานของเราเอง เวลาว่างของพนักงาน และเงื่อนไขการทำงานขององค์กรเราว่าจัดตารางการเข้างานยืดหยุ่นมากน้อยขนาดไหน
ไม่ว่าจะเป็น Mentor หน้าใหม่ หรือเก๋าประสบการณ์ ก็จำเป็นต้องเตรียมตัว การสอนงานนั้นสามารถทำได้หลากหลายรูปแบบ ได้แก่ การสอนแบบตัวต่อตัว (1-on-1 Mentorship) การสอนงานแบบนี้มักจะเป็นการจับคู่ระหว่างหัวหน้างานกับพนักงานใหม่ที่ต้องได้รับการอธิบายขั้นตอนการทำงานแบบละเอียดยิบ เพราะคนเรียนอาจจะไม่เคยทำงานนั้นมาก่อนเลย ต่อมาคือแบบเพื่อนสอนเพื่อน (Peer Mentorship) ก็คือการที่พนักงานที่สอนงานและเรียนรู้งานนั้นอยู่ในตำแหน่งระดับเดียวกัน พบได้บ่อยในกรณีที่แผนกอาจจะมี Project ใหม่ หรือ เครื่องมือใหม่ที่ต้องเรียนรู้ และเพื่อนร่วมงานคนไหนที่มีความชำนาญก็จะได้รับหน้าที่สอนคนในแผนกหรือทั้งบริษัท
สุดท้ายคือการสอนงานแบบกลุ่ม (Mentoring Circles/ Group Mentoring) การสอนงานรูปแบบนี้จะเน้นที่จำนวนของผู้เรียน ยิ่งกลุ่มใหญ่และมีความหลากหลายสาขาความถนัดหรือทักษะ ก็จะเกิดการแบ่งปันและเกิดการเรียนรู้ได้มากขึ้นเท่านั้น เมื่อเรารู้แล้วว่าต้องสอนพนักงานกี่คน สอนแบบเดี่ยวหรือกลุ่ม เราก็จะเตรียมตัวได้ถูกว่าจะใช้วิธีการสอนไปในทิศทางไหน ทุกคนต้องมีส่วนร่วมมากน้อยอย่างไร เพื่อให้พนักงานได้รับประสบการณ์การเรียนรู้ที่ดีที่สุด
การสอนงานให้คนในทีมแบบออนไลน์นั้นทำให้เราไม่ต้องกังวลเรื่องสถานที่ ขอเพียงแค่นัดเวลาของคนที่จะสอนงานให้ตรงกันก็พอ เมื่อเรารู้ว่าต้องจัดตารางสอนงานบ่อยขนาดไหน ต้องนัดกันกี่ครั้งภายในแต่ละสัปดาห์ เช่นเดียวกับการประชุมรูปแบบอื่น ๆ อย่างน้อยเราก็ควรวางหัวข้อของการสอนงานในแต่ละครั้ง รูปแบบการสอน ไม่ว่าจะเป็นการ Video Call หรือ Voice Call แชร์ไฟล์ หรืออีเมล อย่างไรก็ตาม หากมีการเปลี่ยนแปลงจนทำให้ไม่สามารถสอนได้ตามที่วางแผนไว้ ก็อาจจะดูความเหมาะสม ปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ ยืดหยุ่นได้ ให้สมกับเป็นการทำงานแบบออนไลน์ที่ไม่ต้องยึดติดกับกฎเกณฑ์แบบนั่งเรียนกันในห้องประชุมหรืออบรมกันในออฟฟิศ แต่อย่าลืมลงตารางนัดการเรียนการสอนงาน ไว้ให้ทุกคนเห็นเด่นชัดในปฏิทินการทำงานของบริษัท เพื่อป้องกันตารางทับซ้อนกับตารางงานอื่น ๆ ของพนักงานด้วย
จริงอยู่ว่าการทำงานนั้นไม่มีกฎตายตัว และแต่ละคนก็มีสไตล์การทำงานและเทคนิคการเรียนรู้งานที่แตกต่างกัน แต่ให้เรามองในมุมของน้องใหม่ที่ไม่เคยจับงานนี้มาก่อน แม้จะทำการบ้านมาดีแค่ไหน แต่ชั่วโมงบินในตำแหน่งงานใหม่นี้ก็ยังน้อยอยู่ พวกเขาอาจต้องใช้เวลาในการปรับตัวสักระยะ ให้ Mentor อย่างเรานึกถึงวันแรก ๆ ที่เราเข้าทำงาน หรือ ช่วงแรกที่เราทำงานใหม่ ว่าเรามีวิธีการปรับตัวให้เข้ากับบทบาทหน้าที่ใหม่อย่างไร ถ้าเราเคยจดโน้ตเอาไว้ หรือมีแหล่งเรียนรู้ออนไลน์ ก็แชร์ให้พนักงานได้เลย พนักงานใหม่ที่เรียนรู้งานกับเราก็จะรู้สึกว่าเราเป็นผู้ใหญ่ใจดี ไม่หวงความรู้ และพร้อมที่จะผลักดันพวกเขาให้ทำงานได้ดียิ่งขึ้น
ถ้าเราเป็นคนทำงานระดับหัวหน้างาน เราก็น่าจะประเมินได้ว่ามีพนักงานคนไหนในทีมที่ฉายแววว่าจะเป็นคนสอนงานที่ดีได้ แล้วลองจับคู่พนักงานที่มีความสนใจอยากจะช่วยติว ช่วยสอนพนักงานใหม่อีกแรง นอกจากพนักงานใหม่ที่เราต้องสอนจะได้เรียนรู้งานจากคนที่มีประสบการณ์จริงแล้ว ลูกทีมที่เป็นคนช่วยสอนของเราอาจจะได้ทบทวนความรู้ เกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นซึ่งกันและกัน และที่สำคัญพนักงานใหม่อาจจะไม่เกร็งกับการเรียนงานกับหัวหน้าอย่างเรา และทำให้ความสัมพันธ์ในทีมเกิดขึ้นได้เร็วกว่าเดิมด้วย เช่น พนักงานบางคนอาจจะไม่เข้าใจบางประเด็นของการทำงาน และอาจจะไม่กล้ามาถามหัวหน้าโดยตรง พวกเขาก็จะอาจจะกล้าทักแชตเพื่อนร่วมงานหรือรุ่นพี่ที่ช่วยสอนงานคนนั้น เพื่อปรึกษาได้เหมือนกัน ไม่ต้องรอถึงการปรึกษางานครั้งต่อไปแบบเป็นทางการ
การเรียนออนไลน์อาจเป็นเรื่องที่ไม่น่าตื่นตาตื่นใจสำหรับพนักงานบางคนที่ชอบการทำงานแบบพบปะเจอหน้าผู้คน Mentor อย่างเราจึงมีหน้าที่ต้องสร้างประสบการณ์การสอนงานที่ไม่น่าเบื่อ ไม่ว่าจะเป็นการเล่นเกมละลายพฤติกรรม สร้างความสัมพันธ์ที่ดีและทำให้การเรียนรู้งานนั้นมีความเป็นกันเองมากขึ้น ก็จะช่วยผ่อนคลายความกดดันของพนักงานใหม่ได้เป็นอย่างดี หรือ หากเราวางแผนไว้ว่าสอนงานพนักงานหลาย ๆ คน ก็ลองหาแพลตฟอร์มออนไลน์ ที่ทำให้ทุกคนสามารถแชร์ไอเดียแบบ Real Time ได้พร้อม ๆ กัน นอกจากนี้ก็ลองดูเครื่องมือออนไลน์ ที่เราสามารถสร้างคำถามก่อนเรียนและหลังเรียน หรือเสริมสื่ออื่น ๆ เช่น Podcast หรือ คลิปวิดีโอที่น่าสนใจตรงกับสิ่งที่เราอยากสอน วิธีนี้ก็น่าจูงใจกว่าการฟังการสอนแบบเปิดสไลด์เพียงอย่างเดียว
ในฐานะคนทำงานระดับหัวหน้าและคนที่จะต้องสอนงาน นอกจากเรื่องเนื้อหาที่เกี่ยวกับตำแหน่งงานโดยตรงแล้ว เรายังต้องทำการบ้านเกี่ยวกับพนักงานที่เราจะต้องสอนงานด้วย ตั้งแต่เรื่องพื้นฐานอย่างทักษะความสามารถที่พวกเขามี สอบถามเป้าหมายที่พวกเขาอยากไปให้ถึง รวมถึงสถานการณ์เกี่ยวกับการทำงานที่พวกเขาต้องเผชิญในแต่ละวัน เช่น บางคนต้องทำงานล่วงเวลาติดต่อกันหลายชั่วโมงเพราะมีงานด่วนในช่วงนี้ บางคนต้องออกไปทำงานนอกสถานที่ ไปพบลูกค้า หรือ มีภาระบางอย่างที่ทำให้เกิดความกดดันในการรับหน้าที่ใหม่
ยิ่งการทำงานแบบออนไลน์ยืดหยุ่นมากเท่าไร เราก็ยิ่งต้องใส่ใจเรื่องการบริหารจัดการเวลาของคนที่เราจะสอนเขามากขึ้นเท่านั้น อย่ามองตัวเองว่ามีหน้าที่แค่สอนงานให้ได้ตามที่เราวางแผนไว้อย่างเดียว แต่ต้องคิดถึงใจเขาใจเรา อย่าให้การสอนงานออนไลน์กลายเป็นการอบรมสุดน่าเบื่อเพียงเพราะเราไม่ได้ใส่ใจเพียงพอและดึงดันที่จะสอนงานในวันที่พนักงานเจอตารางานแน่นเอี้ยดและจ้องจอคอมจนเหนื่อยล้ามาทั้งวันแล้ว
ถ้าหากเราได้รับเลือกให้เป็น Mentor ก็ภูมิใจได้เลยว่า องค์กรเห็นว่าเราเป็นคนที่มีความชำนาญในงานที่ทำ และมีความพร้อมที่จะถ่ายทอดประสบการณ์ที่เป็นประโยชน์ต่อพนักงานรุ่นใหม่ ๆ ที่จะเข้ามาขับเคลื่อนองค์กร และการสอนงานแบบออนไลน์ก็ยิ่งเปิดโอกาสให้เราได้ทดลองสอนงานได้หลายรูปแบบมากขึ้น เพียงนำเคล็ดลับที่ JobThai แบ่งปันให้ในวันนี้ไปใช้ คุณก็จะกลายเป็นที่ปรึกษาเรื่องงานที่ใคร ๆ ก็อยากมาขอคำแนะนำด้วย
JobThai Official Group เพื่อการหางาน หาคน และแลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการทำงาน
ที่มา:
chronus.com, hbr.org, teakfellowship.org, seedlingmentors.org, theatlantic.com, timelyapp.com, togetherplatform.com, wearementorme.org
