เวลาที่เราทำงานในโปรเจกต์บางอย่างไปนาน ๆ เราต้องไม่ลืมที่จะถอยออกมาดูภาพกว้างว่าโปรเจกต์ในความดูแลของเรายังเดินไปตามที่ตั้งใจเอาไว้ในตอนแรกรึเปล่า เพราะไม่แน่ว่ามันอาจจะเดินออกนอกลู่นอกทางไปแล้วโดยที่เราไม่รู้ตัว เป็นการลงมือลงแรงอย่างหนักที่ไม่ได้ตอบโจทย์วัตถุประสงค์ที่คุยเอาไว้ตั้งแต่แรกด้วยซ้ำ แล้วเราจะสามารถดึงโปรเจกต์ที่ต้องการกลับมาได้ยังไง JobThai มีคำตอบมาฝาก

หาสาเหตุที่ทำให้โปรเจกต์นี้ตกราง

ถ้าโปรเจกต์นี้เป็นเสมือนกับรถไฟ เราก็ต้องลองมองกลับไปที่จุดเริ่มต้นและทำความเข้าใจดูว่าสิ่งที่กำลังทำอยู่มันยังพาเราไปยังที่หมายที่ตั้งใจไว้รึเปล่า เปรียบเทียบดูว่าเราใช้กำลังคนและเวลาลงไปกับงานอย่างเหมาะสมแล้วรึยัง ถ้าลองมาคิดดูแล้วเห็นว่าสิ่งที่ทำอยู่ไม่ได้พาไปสู่สิ่งที่ตั้งใจ หรือระหว่างที่ทำงานมีปัญหาเกิดขึ้นมากมาย เราก็ต้องมาขุดค้นหาสาเหตุกันดูว่าอะไรที่ทำให้รถไฟขบวนนี้ตกรางได้ เช่น คนต้นคิดโปรเจกต์อาจไม่ได้มีส่วนร่วมกับงานแล้ว การสื่อสารภายในทีมอาจยังไม่ดีพอ หรือการที่มีคนนู้นคนนี้เสนอสิ่งต่าง ๆ มามากเกินไปจนทำให้แนวทางเริ่มผิดเพี้ยนไปจากเดิม

ยกตัวอย่างให้เห็นภาพว่ามีบริษัทนึงกำลังจะจัดอีเวนต์สัมมนาให้ความรู้ผ่านทางออนไลน์ที่จะเปิดให้คนจากข้างนอกได้เข้ามาฟัง โดยงานนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ความรู้ในด้านที่องค์กรของเราเชี่ยวชาญเป็นหลักและสร้างการรับรู้ถึงวัฒนธรรมขององค์กร แต่พอกลับมาตั้งใจวิเคราะห์ดูแล้วก็เห็นว่าโปรเจกต์นี้กำลังหนักไปทางการโฆษณาขายสินค้าของบริษัทมากกว่า ก็แสดงว่าสิ่งที่กำลังทำอยู่อาจจะไม่ทำให้เราได้ผลงานในแบบที่ตั้งใจไว้

พูดคุยกับหัวหน้า Stakeholders หรือ ผู้บริหาร

เมื่อเราเจอต้นเหตุที่ทำให้โปรเจกต์เริ่มออกนอกลู่นอกทางแล้วก็ได้เวลาปรับทิศทางการทำงานใหม่โดยต้องนำเรื่องไปพูดคุยกับหัวหน้า ผู้ที่เป็น Stakeholders (ผู้ถือผลประโยชน์ร่วม) ของงานนั้น ๆ หรือคุยกับผู้บริหารขององค์กรซะก่อน ขึ้นอยู่กับแต่ละโปรเจกต์ เช่น ถ้าเป็นโปรเจกต์ไม่ใหญ่มาก คนรับผิดชอบคือพนักงานระดับปฏิบัติการ ก็อาจจะแค่คุยกับหัวหน้า แต่ถ้าเป็นโปรเจกต์ขนาดใหญ่ที่เกี่ยวข้องกับภาพลักษณ์องค์กร คนรับเป็นชอบเป็นระดับผู้จัดการ เรื่องก็อาจจะต้องไปถึงผู้บริหาร โดยจะต้องชี้ให้เขาเห็นปัญหาและหาข้อสรุปว่ายังต้องการให้โปรเจกต์นี้เดินต่อไหม และเดินต่อไปอย่างไร โดยเราสามารถขอความคิดเห็นเกี่ยวกับทิศทางใหม่ของโปรเจกต์ หรือไอเดียใหม่ ๆ เพิ่มเติมได้

ปรับแผนงานใหม่

ในขั้นตอนการปรับแผนงาน เมื่อเราเอาแผนงานมากางดูแล้วให้หาว่าตอนนี้มีอะไรที่ทำอยู่แล้วตรงกับที่ตั้งใจไว้ตั้งแต่แรกไหม ถ้ายังพอมีอยู่ก็ทำส่วนนั้นต่อไป แต่ถ้าสิ่งที่ทำไม่ได้นำไปสู่เป้าหมายก็ต้องปรับเปลี่ยนแผนใหม่ โดยแผนงานใหม่จะต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของโปรเจกต์เสมอ คิดหาวิธีอุดรอยรั่วโดยเรียนรู้จากความผิดพลาดครั้งก่อน เช่น การเสนอคนใหม่ ๆ ที่เหมาะสมกับงานให้เข้ามาช่วยในโปรเจกต์

จากตัวอย่างเดิม เราสามารถปรับทิศทางของโปรเจกต์อีเวนต์ออนไลน์ใหม่ไปโฟกัสที่เนื้อหาและรูปแบบการนำเสนอมากขึ้น เตรียมเพิ่มจำนวนคนทำงานที่จะช่วยรับผิดชอบส่วนที่เพิ่มขึ้นมา แล้วลดพาร์ทการขายสินค้าให้เป็นเพียงการพูดถึงเป็นช่วง ๆ เท่านั้น  

คุยกับทีมเพื่อทำความเข้าใจงานกันใหม่

เมื่อแผนงานใหม่ลงตัวแล้ว ขั้นต่อไปคือการอธิบายความเปลี่ยนแปลงให้กับทีมงาน ในฐานะที่เราเป็นผู้รับผิดชอบในโปรเจกต์นี้ เราควรเล่าตั้งแต่สาเหตุของการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้คนในทีมเข้าใจตามเราไปด้วย เพราะถ้าอยู่ดี ๆ เราเปลี่ยนแผนโดยไม่ได้บอกอะไรมาก พวกเขาอาจตั้งตัวไม่ทันหรือรู้สึกต่อต้านได้ หลังจากนั้นก็เล่าถึงสิ่งที่ต้องทำ สิ่งที่ไม่ต้องทำอีกต่อไป แจกแจงหน้าที่ใหม่ และถ้ามีสมาชิกใหม่เข้ามาในทีมก็แนะนำเพื่อนคนใหม่ให้ทุกคนรู้จักด้วย พอคนในทีมเริ่มเข้าใจแผนงานใหม่แล้วก็เริ่มพูดคุยในส่วนของการเตรียมงานใหม่ให้ตรงกับวัตถุประสงค์มากกว่าเดิม

คราวนี้กลับมาดูที่ตัวอย่างการจัดงานอีเวนต์ออนไลน์กัน หลังจากได้คุยกับหัวหน้าหรือผู้บริหารจนสรุปทิศทางที่ควรเป็น และได้แผนงานที่ชัดเจนแล้ว เราก็เริ่มเล่าแผนงานใหม่ให้ลูกทีมฟังเพื่อช่วยกันเติมดีเทล และนัดพูดคุยกับคนที่ดูแลเรื่องสินค้าที่จะขายด้วยว่าเราจำเป็นต้องลดทอนเนื้อหาส่วนของเขาลงไป เพื่อให้ตรงกับวัตถุประสงค์มากขึ้น

ลงมือทำและติดตามการทำงานอย่างสม่ำเสมอ

ถึงเวลาเริ่มต้นใหม่ (อีกครั้ง) ตามแผนที่วางเอาไว้ โดยผู้รับผิดชอบโปรเจกต์จำเป็นต้องติดตามผลการทำงานอย่างต่อเนื่องแบบรายสัปดาห์และรายเดือน พยายามดีลกับปัญหาที่เจอในทันที อย่าปล่อยให้มันคาราคาซัง จนนำไปสู่การตกรางอีกครั้ง และอย่าลืมเอาผลการทำงานไปอัปเดตกับหัวหน้า Stakeholders หรือผู้บริหาร อย่างสม่ำเสมอ

การที่งานเดินออกนอกลู่นอกทางบ้างไม่ใช่เรื่องแปลกอะไร แต่สิ่งสำคัญคือเราจะสามารถมองทิศทางของงานตัวเองได้รึเปล่า และถ้ารู้ตัวแล้วว่ามาผิดทาง เราจะต้องใช้ไหวพริบและทักษะต่าง ๆ พลิกให้งานนั้น ๆ กลับมาเป็นอย่างที่ตั้งใจไว้ให้ได้

​

JobThai Official Group Public group · 350,000 members Join Group

บทความเดิมได้ถูกเผยแพร่ในวันที่ 9 มีนาคม 2022 และได้รับการอัปเดตโดยทีมงาน JobThai

ที่มา:

due.com

engineeringmanagementinstitute.org