ทำงานให้มีประสิทธิภาพด้วยวิธี 1-3-5

ทำงานให้มีประสิทธิภาพด้วยวิธี 1-3-5
28/12/21   |   13.2k   |  

 

  • การจัดการงานแบบ 1-3-5 คือ การแบ่งงานออกเป็น 3 ก้อน ได้แก่ งานใหญ่ 1 ชิ้น งานขนาดกลาง 3 ชิ้น และงานเล็ก ๆ น้อย ๆ 5 ชิ้น ซึ่งอาจปรับได้ตามความเหมาะสม ตามลักษณะงานของแต่ละคน

  • ในหนึ่งวันเราจะมีความตื่นตัวกับงานอยู่ที่ประมาณ 6 ชั่วโมง ดังนั้นลองจัดสรรเวลาตามสไตล์ตัวเองดูว่าจากงานทั้งหมด 9 ชิ้นนี้ เราควรแบ่งเวลาให้ส่วนไหนมากน้อยเท่าไหร่

  • ไม่จำเป็นต้องวางแผนให้ละเอียดยิบเพราะมันจะเป็นการกินเวลาการทำงาน แต่ควรเป็นคนที่มีความยืดหยุ่น พร้อมปรับเปลี่ยนแผนได้ทันทีถ้ามีการโยกย้ายวันกำหนดส่งงาน

  • การทำงานวิธีนี้เป็นการฝึกให้เราวางแผนภาพรวมของงานทั้งสัปดาห์ และลำดับความสำคัญของงาน ว่าควรจะหยิบงานไหนขึ้นมาทำก่อน

  • วิธีทำงานแบบ 1-3-5 นอกจากจะช่วยให้เราไม่ต้องทำงานมากเกินไปในหนึ่งวันแล้ว ยังทำให้รับมือกับความเปลี่ยนแปลง และพลิกแพลงตามสถานการณ์ได้ทันทีอีกด้วย

 

 

 

JobThai Mobile Application หางานง่าย ได้งานที่ใช่ โหลดเลย!

iOS

Android

Huawei AppGallery

 

ขึ้นชื่อว่าการทำงาน ในแต่ละวันของคนทำงานนั้นอาจต้องรับผิดชอบงานหลายชิ้น จนบางครั้งเมื่อเราไม่จัดการเวลาทำงานแต่ละชิ้นให้ดีก็อาจทำให้ใช้เวลามากจนเกินเวลา Working Hours ไป ซึ่งแต่ละคนก็มีวิธีการจัดการกับงานแต่ละงานที่แตกต่างกัน บางคนเลือกทำงานสำคัญในเวลาเช้าของวันเพราะเป็นเวลาที่สมองสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด หรือคนทำงานที่ไม่มีเวลาเข้าออกงานตายตัวก็เลือกทำงานตอนกลางคืนที่เสียงรบกวนต่าง ๆ หายไปและมีสมาธิ

 

ซึ่งวันนี้ JobThai ก็อยากมาแนะนำวิธีการทำงานอีกแบบหนึ่ง นั่นก็คือการทำงานแบบ 1-3-5 แล้วมันคืออะไรเราไปหาคำตอบกัน

 

Empathy Skill จะเป็นอย่างไรเมื่อเอาความใส่ใจมาใช้ในการทำงาน

 

แนวคิดหลัก

การจัดการงานด้วยวิธี 1-3-5 เป็นการจัดการงานในแต่ละวันโดยแบ่งงานออกเป็น 3 ก้อนใหญ่ ซึ่งนั่นก็คือ

  • งานใหญ่ 1 ชิ้น

  • งานขนาดกลาง 3 ชิ้น

  • งานเล็ก ๆ น้อย ๆ อีก 5 ชิ้น

ทำให้ในวันทำงานวันหนึ่ง เราสามารถทำงานให้เสร็จได้มากถึง 9 ชิ้นต่อวัน ซึ่งเป็นค่าเฉลี่ยที่แนวคิดนี้เชื่อว่าคนคนหนึ่งจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพใน 1 วัน

 

ปรับเปลี่ยนจำนวนงานและขนาดงานได้ตามสถานการณ์

วิธี 1-3-5 เป็นกรอบแนวคิดกว้าง ๆ เท่านั้น เพราะบางวันเราก็อาจไม่ได้มีงานให้ทำมากถึง 9 ชิ้น ซึ่งเราสามารถปรับแต่งได้ตามลักษณะงานหรือความเหมาะสม อย่างวันไหนตรงกับวันที่เราต้องเข้าประชุม หรือมีธุระที่เราจะไม่ได้อยู่กับโต๊ะทำงาน เราก็สามารถปรับลดจำนวนงานในแต่ละวันได้ หรือในกรณีที่ตำแหน่งงานของเรามีโอกาสที่จะมีงานแทรก งานซ้อน งานด่วนบ่อย ๆ ก็สามารถเผื่อที่ว่างจากงานขนาดกลาง 1 งาน และงานเล็ก อีก 2 งาน มาแทนได้

 

นอกจากนี้เรายังสามารถปรับแต่งขนาดของงานได้ง่าย ๆ อีกด้วย ยกตัวอย่างเช่น ถ้าในวันนั้นมีงานที่ต้องทำแค่ชิ้นเดียว แต่เป็นชิ้นที่ใหญ่มาก ๆ เราก็สามารถแบ่งย่อยมันออกเป็นส่วน ๆ ได้ หรือถ้าเราวันไหนเรานับ ๆ ดูแล้วปรากฏว่ามีงานอยู่ในมือเกิน 9 ชิ้น ก็ลองดูว่าเราจะสามารถหยิบเอางานยิบย่อยหลาย ๆ ชิ้นมามัดรวมกันเป็นก้อนขนาดกลาง หรือก้อนใหญ่ก้อนเดียวไปเลยได้ไหม

เคล็ดลับ 6 ชั่วโมงความ Productive

ในวันทำงานปกติที่มีเวลา Working Hours 8 ชั่วโมงต่อวัน คนเราอาจจะมีความ Productive และความตื่นตัวสำหรับการทำงานฉลี่ยอยู่ที่ประมาณ 6 ชั่วโมง เพราะฉะนั้นคำถามคือเราจะบริหารงานกับเวลายังไงได้บ้างถ้าต้องการเคลียร์งานทั้ง 9 ชิ้นให้เสร็จภายในช่วงประมาณ 6 ชั่วโมงนี้ เราสามารถใช้วิธีแบ่งเวลาให้กับงานใหญ่ 2 ชั่วโมง งานขนาดกลาง 2 ชั่วโมง และงานยิบย่อยอีก 2 ชั่วโมง หรือจะปรับเวลาตามสไตล์และความรวดเร็วในการทำงานของตัวเองก็ได้

 

สิ่งสำคัญคือเราต้องดูว่าถ้างานชิ้นไหนสำคัญที่สุดและเร่งด่วนที่สุดก็ควรจะจัดการเคลียร์ในส่วนนั้นให้เสร็จก่อน แต่ถ้าเราดูแล้วเห็นว่างานทั้ง 9 ชิ้นนี้ไม่มีอันไหนเร่งรีบเป็นพิเศษ เราก็สามารถเลือกทำงานชิ้นไหนก่อนหรือหลังก็ได้ตามความถนัด บางคนอาจจะเริ่มจากการทำงานก้อนยิบย่อยก่อนในตอนเช้าเพื่อเป็นการอุ่นเครื่องให้ตัวเองพร้อมสำหรับการทำงานชิ้นที่ใหญ่ขึ้นต่อไปในช่วงบ่ายและเย็น

 

5 วิธีจัดการเวลาทำงานให้มีประสิทธิภาพ

 

วางแผนแต่พอดี มากไปจะกลายเป็นเสียเวลา

สำหรับมือใหม่หัดใช้วิธี 1-3-5 จำเป็นต้องรู้อย่างนึงว่าเราไม่จำเป็นต้องวางแผนทุกอย่างเอาไว้ซะละเอียดยิบจนมันออกมาเพอร์เฟกต์เกินไป จากเดิมที่มันเคยเป็นเครื่องมือที่เข้ามาช่วยบริหารงานกับเวลาให้เรา มันอาจจะเป็นกลายมาเป็นตัวการที่ทำให้เราเสียเวลาแทน เพราะว่างานหลาย ๆ ชิ้นมีโอกาสที่จะถูกโยกย้ายวันหรือเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาได้เสมอ เราเองก็ต้องเรียนรู้ที่จะเป็นคนทำงานที่มีความยืดหยุ่นด้วย

 

ไม่ใช่การหยอดหลุม แต่คือการฝึกมองภาพรวม

คนทำงานหลายคนอาจคิดว่า “งานแค่ 9 ชิ้นเอง ในวันนึงเราทำมากกว่านั้นเยอะ” ในขณะที่บางคนอาจคิดว่า “งานตั้ง 9 ชิ้น ยังไงเราก็ทำได้ไม่ครบหรอก” เพราะแต่ละตำแหน่งก็มีหน้าที่และชิ้นงานที่รับผิดชอบไม่เหมือนกัน ซึ่งที่จริงแล้วประเด็นสำคัญของการนำวิธีนี้ไปปรับใช้ไม่ใช่แค่นำเอางานมาหยอดหลุมใส่ช่อง ใหญ่-กลาง-เล็ก แล้วทำให้เสร็จ ๆ ไปเท่านั้น แต่การทำงานแบบ 1-3-5 ยังเป็นการจัดลำดับความสำคัญและการเลือกงานที่จะต้องทำในแต่ละวันออกมา ซึ่งยังเป็นการฝึกมองภาพรวมของงานในอาทิตย์นั้น ๆ ให้ออกอีกด้วยงานไหนที่เป็นงานสำคัญเป็นงานที่เราต้องรับผิดชอบตามหน้าที่ เราจะบริหารเวลาได้อย่างไร หรืองานไหนที่จะช่วยตอบสนองเป้าหมายระยะยาวของเราให้สำเร็จได้ ซึ่งตรงนี้นี่แหละที่จะเป็นบันไดอีกขั้นที่จะพาเราไปสู่ความสำเร็จ

 

หากเรามีภาพในหัวที่ชัดเจนว่าตอนนี้เราต้องรับผิดชอบอะไรและในอนาคตงานไหนที่สำคัญก่อนหลัง หรือมีระยะเวลาที่กระชั้นชิดกว่า เราจะรู้ว่าควรเลือกงานไหนมาทำก่อนหรือหลัง นอกจากจะทำให้เราไม่ต้องทำงานหนักเกินไปในแต่ละวันแล้ว เราก็ยังสามารถปรับลำดับความสำคัญของงาน รับมือกับความเปลี่ยนแปลง และพลิกแพลงตามสถานการณ์ได้ทันทีอีกด้วย

ติดตาม Career Talk Podcast ได้ที่

Spotify

Soundcloud

Apple Podcasts

Google Podcasts

Anchor

 

 
JobThai Official Group
Public group · 350,000 members
Join Group
 

 

บทความเดิมได้ถูกเผยแพร่ในวันที่ 9 กุมภาพันธ์ 2016 และได้รับการอัปเดตโดยทีมงาน JobThai

 

ที่มา:

desktime.com

tags : การทำงาน, การบริหาร, เทคนิคการทำงาน, งาน, career & tips, คนทำงาน, เคล็ดลับสำหรับคนทำงาน, เทคนิคสำหรับคนทำงาน, เคล็ดลับความสำเร็จ, เคล็ดลับสู่ความสำเร็จ, ทำงานให้มีความสุข, แนวคิดในการทำงาน



ติดตามข่าวสารและเรื่องราวดีๆ ทาง Email

ขอบคุณสำหรับการติดตาม