ขึ้นชื่อว่าการทำงาน ในแต่ละวันของคนทำงานนั้นอาจต้องรับผิดชอบงานหลายชิ้น จนบางครั้งเมื่อเราไม่จัดการเวลาทำงานแต่ละชิ้นให้ดีก็อาจทำให้ใช้เวลามากจนเกินเวลา Working Hours ไป ซึ่งแต่ละคนก็มีวิธีการจัดการกับงานแต่ละงานที่แตกต่างกัน บางคนเลือกทำงานสำคัญในเวลาเช้าของวันเพราะเป็นเวลาที่สมองสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด หรือคนทำงานที่ไม่มีเวลาเข้าออกงานตายตัวก็เลือกทำงานตอนกลางคืนที่เสียงรบกวนต่าง ๆ หายไปและมีสมาธิ

ซึ่งวันนี้ JobThai ก็อยากมาแนะนำวิธีการทำงานอีกแบบหนึ่ง นั่นก็คือการทำงานแบบ 1-3-5 แล้วมันคืออะไรเราไปหาคำตอบกัน

แนวคิดหลัก

การจัดการงานด้วยวิธี 1-3-5 เป็นการจัดการงานในแต่ละวันโดยแบ่งงานออกเป็น 3 ก้อนใหญ่ ซึ่งนั่นก็คือ

• งานใหญ่ 1 ชิ้น

• งานขนาดกลาง 3 ชิ้น

• งานเล็ก ๆ น้อย ๆ อีก 5 ชิ้น

ทำให้ในวันทำงานวันหนึ่ง เราสามารถทำงานให้เสร็จได้มากถึง 9 ชิ้นต่อวัน ซึ่งเป็นค่าเฉลี่ยที่แนวคิดนี้เชื่อว่าคนคนหนึ่งจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพใน 1 วัน

ปรับเปลี่ยนจำนวนงานและขนาดงานได้ตามสถานการณ์

วิธี 1-3-5 เป็นกรอบแนวคิดกว้าง ๆ เท่านั้น เพราะบางวันเราก็อาจไม่ได้มีงานให้ทำมากถึง 9 ชิ้น ซึ่งเราสามารถปรับแต่งได้ตามลักษณะงานหรือความเหมาะสม อย่างวันไหนตรงกับวันที่เราต้องเข้าประชุม หรือมีธุระที่เราจะไม่ได้อยู่กับโต๊ะทำงาน เราก็สามารถปรับลดจำนวนงานในแต่ละวันได้ หรือในกรณีที่ตำแหน่งงานของเรามีโอกาสที่จะมีงานแทรก งานซ้อน งานด่วนบ่อย ๆ ก็สามารถเผื่อที่ว่างจากงานขนาดกลาง 1 งาน และงานเล็ก อีก 2 งาน มาแทนได้

นอกจากนี้เรายังสามารถปรับแต่งขนาดของงานได้ง่าย ๆ อีกด้วย ยกตัวอย่างเช่น ถ้าในวันนั้นมีงานที่ต้องทำแค่ชิ้นเดียว แต่เป็นชิ้นที่ใหญ่มาก ๆ เราก็สามารถแบ่งย่อยมันออกเป็นส่วน ๆ ได้ หรือถ้าเราวันไหนเรานับ ๆ ดูแล้วปรากฏว่ามีงานอยู่ในมือเกิน 9 ชิ้น ก็ลองดูว่าเราจะสามารถหยิบเอางานยิบย่อยหลาย ๆ ชิ้นมามัดรวมกันเป็นก้อนขนาดกลาง หรือก้อนใหญ่ก้อนเดียวไปเลยได้ไหม

เคล็ดลับ 6 ชั่วโมงความ Productive

ในวันทำงานปกติที่มีเวลา Working Hours 8 ชั่วโมงต่อวัน คนเราอาจจะมีความ Productive และความตื่นตัวสำหรับการทำงานฉลี่ยอยู่ที่ประมาณ 6 ชั่วโมง เพราะฉะนั้นคำถามคือเราจะบริหารงานกับเวลายังไงได้บ้างถ้าต้องการเคลียร์งานทั้ง 9 ชิ้นให้เสร็จภายในช่วงประมาณ 6 ชั่วโมงนี้ เราสามารถใช้วิธีแบ่งเวลาให้กับงานใหญ่ 2 ชั่วโมง งานขนาดกลาง 2 ชั่วโมง และงานยิบย่อยอีก 2 ชั่วโมง หรือจะปรับเวลาตามสไตล์และความรวดเร็วในการทำงานของตัวเองก็ได้

สิ่งสำคัญคือเราต้องดูว่าถ้างานชิ้นไหนสำคัญที่สุดและเร่งด่วนที่สุดก็ควรจะจัดการเคลียร์ในส่วนนั้นให้เสร็จก่อน แต่ถ้าเราดูแล้วเห็นว่างานทั้ง 9 ชิ้นนี้ไม่มีอันไหนเร่งรีบเป็นพิเศษ เราก็สามารถเลือกทำงานชิ้นไหนก่อนหรือหลังก็ได้ตามความถนัด บางคนอาจจะเริ่มจากการทำงานก้อนยิบย่อยก่อนในตอนเช้าเพื่อเป็นการอุ่นเครื่องให้ตัวเองพร้อมสำหรับการทำงานชิ้นที่ใหญ่ขึ้นต่อไปในช่วงบ่ายและเย็น

วางแผนแต่พอดี มากไปจะกลายเป็นเสียเวลา

สำหรับมือใหม่หัดใช้วิธี 1-3-5 จำเป็นต้องรู้อย่างนึงว่าเราไม่จำเป็นต้องวางแผนทุกอย่างเอาไว้ซะละเอียดยิบจนมันออกมาเพอร์เฟกต์เกินไป จากเดิมที่มันเคยเป็นเครื่องมือที่เข้ามาช่วยบริหารงานกับเวลาให้เรา มันอาจจะเป็นกลายมาเป็นตัวการที่ทำให้เราเสียเวลาแทน เพราะว่างานหลาย ๆ ชิ้นมีโอกาสที่จะถูกโยกย้ายวันหรือเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาได้เสมอ เราเองก็ต้องเรียนรู้ที่จะเป็นคนทำงานที่มีความยืดหยุ่นด้วย

ไม่ใช่การหยอดหลุม แต่คือการฝึกมองภาพรวม

คนทำงานหลายคนอาจคิดว่า “งานแค่ 9 ชิ้นเอง ในวันนึงเราทำมากกว่านั้นเยอะ” ในขณะที่บางคนอาจคิดว่า “งานตั้ง 9 ชิ้น ยังไงเราก็ทำได้ไม่ครบหรอก” เพราะแต่ละตำแหน่งก็มีหน้าที่และชิ้นงานที่รับผิดชอบไม่เหมือนกัน ซึ่งที่จริงแล้วประเด็นสำคัญของการนำวิธีนี้ไปปรับใช้ไม่ใช่แค่นำเอางานมาหยอดหลุมใส่ช่อง ใหญ่-กลาง-เล็ก แล้วทำให้เสร็จ ๆ ไปเท่านั้น แต่การทำงานแบบ 1-3-5 ยังเป็นการจัดลำดับความสำคัญและการเลือกงานที่จะต้องทำในแต่ละวันออกมา ซึ่งยังเป็นการฝึกมองภาพรวมของงานในอาทิตย์นั้น ๆ ให้ออกอีกด้วยงานไหนที่เป็นงานสำคัญเป็นงานที่เราต้องรับผิดชอบตามหน้าที่ เราจะบริหารเวลาได้อย่างไร หรืองานไหนที่จะช่วยตอบสนองเป้าหมายระยะยาวของเราให้สำเร็จได้ ซึ่งตรงนี้นี่แหละที่จะเป็นบันไดอีกขั้นที่จะพาเราไปสู่ความสำเร็จ

หากเรามีภาพในหัวที่ชัดเจนว่าตอนนี้เราต้องรับผิดชอบอะไรและในอนาคตงานไหนที่สำคัญก่อนหลัง หรือมีระยะเวลาที่กระชั้นชิดกว่า เราจะรู้ว่าควรเลือกงานไหนมาทำก่อนหรือหลัง นอกจากจะทำให้เราไม่ต้องทำงานหนักเกินไปในแต่ละวันแล้ว เราก็ยังสามารถปรับลำดับความสำคัญของงาน รับมือกับความเปลี่ยนแปลง และพลิกแพลงตามสถานการณ์ได้ทันทีอีกด้วย

JobThai Official Group Public group · 350,000 members Join Group

บทความเดิมได้ถูกเผยแพร่ในวันที่ 9 กุมภาพันธ์ 2016 และได้รับการอัปเดตโดยทีมงาน JobThai

ที่มา:

desktime.com