เดี๋ยวนี้ใคร ๆ ก็อยากให้แต่ละวันในชีวิตเป็นวันที่เราใช้เวลาอย่างเต็มที่และมีประสิทธิภาพเพื่อให้ได้ผลงานหรือได้ทำกิจกรรมที่สำคัญจนเป็นที่น่าพอใจ หรือที่เรียกง่าย ๆ ว่าเป็น “Productive Day” โดยเฉพาะในวันทำงาน ซึ่งเราจะเห็นว่ามีคนเยอะแยะมากที่แชร์เคล็ดลับเพิ่มความ Productive ในการทำงาน แต่ก็ไม่ใช่ว่าทุกเคล็ดลับจะใช้ได้ผลกับทุกคนเสมอไป เพราะคนทำงานแต่ละคนก็มีความแตกต่างกันทั้งรูปแบบการทำงานและข้อจำกัดต่าง ๆ ซึ่งเคล็ดลับหลายข้อที่เราเห็นจากในอินเทอร์เน็ตอาจได้ผลดีกับคนทำงานบางกลุ่ม แต่พอเราลองเอามาทำตามบ้างปรากฏว่ามันไม่เวิร์กเอาซะเลย

เพราะฉะนั้นวันนี้ JobThai จะมาแชร์ให้เพื่อน ๆ ได้เห็นว่าเคล็ดลับสร้างความ Productive แบบไหนบ้างที่อาจไม่ได้ตอบโจทย์คนทำงานทุกคน

ตื่นให้เช้า เตรียมตัวให้เป๊ะเว่อร์ก่อนเริ่มงาน

ถ้าเราทำงานในแบบที่สามารถจัดสรรเวลาเองได้ การฝืนตัวเองให้ตื่นแต่เช้ามานั่งทำงานอาจไม่ใช่ไอเดียที่ดีก็ได้ เพราะจริง ๆ แล้วการตื่นมาทำงานตอนเช้านั้นเหมาะกับคนที่มีนิสัยตื่นเช้าอยู่แล้วมากกว่า ถ้าเราเป็นคนที่หัวเริ่มแล่นในช่วงสาย เราอาจเริ่มงานในเวลานั้น ๆ ก็ได้ หรือถ้าเราต้องทำงานในออฟฟิศที่เข้างานเช้ามาก เราก็สามารถเริ่มเคลียร์งานยิบย่อยหรืองานเบา ๆ ไปก่อนเพื่อเตรียมสมองให้พร้อมทำงานที่สำคัญในช่วงเวลาที่เหมาะสมกับเรา แถมยังไม่เป็นการเสียเวลาไปเปล่า ๆ เพราะงานก็ยังคงเดินต่อไปอยู่

บางคนใช้ช่วงแรกของวันประมาณ 5-10 นาที เพื่อเขียนเป้าหมายของวันนี้ว่าฉันจะทำอะไรบ้าง ซึ่งมันก็ช่วยให้เราพอเห็นภาพสิ่งที่อยู่ในมือและควรต้องทำให้เสร็จ เราสามารถใช้หลักการทำงานแบบ 1-3-5 ที่ให้เราจัดกลุ่มงานเป็นก้อน ๆ ซึ่งช่วยให้เราเคลียร์งานให้เสร็จไปได้ถึงวันละ 9 อย่าง และบริหารตารางงานในแต่ละวันอย่างยืดหยุ่น ไม่ต้องวางแผนให้ลึกละเอียดมากจนเป็นการเสียเวลา

ทำงานชิ้นที่หินที่สุดก่อน ชิ้นหลัง ๆ จะได้สบาย

เราสามารถจัดแยกประเภทของงานแต่ละชิ้นออกมาได้เป็น 3 ประเภท (งานใหญ่ / งานขนาดกลาง / งานยิบย่อย) ซึ่งคนทำงานบางคนที่มีพลังล้นเหลืออาจเริ่มต้นเช้าวันใหม่ด้วยการลุยงานชิ้นใหญ่หรืองานหนักให้หมดไปก่อน แล้วพอเข้าช่วงบ่าย ๆ เย็น ๆ ที่เริ่มล้าก็ค่อยเปลี่ยนมาทำงานงานขนาดกลางและงานยิบย่อย ซึ่งการเลือกทำงานชิ้นที่ยากที่สุดหรือใหญ่ที่สุดก่อนแบบนี้ไม่ได้เหมาะกับทุกคนเสมอไป เราต้องทำใจไว้ว่ามันอาจจะดูดพลังจนทำให้ความ Productive ในตัวลดลงไป และพอเข้าช่วงบ่ายจริง ๆ เราก็อาจจะทำงานช้าลงไปด้วยก็ได้

ก่อนที่จะเลือกว่าเราควรทำงานชิ้นไหนก่อนหรือหลัง เราจะต้องดูเสมอว่างานชิ้นไหนสำคัญที่สุด งานชิ้นไหนเร่งด่วนที่สุด เพราะฉะนั้นเราควรจัดลำดับความสำคัญของงานให้ดีก่อน โดยจะใช้วิธีคลาสสิคอย่างตาราง Eisenhower Box มาช่วยเรียงลำดับความสำคัญของงานก็ได้

Multitasking ทำหลายอย่างพร้อมกัน งานเสร็จไวขึ้น

มีใครชอบทำงานเหมือนแยกร่างไหม? เดี๋ยวก็แว้บไปส่งอีเมลให้ลูกค้า เดี๋ยวก็แว้บไปนั่งทำเอกสาร จริง ๆ แล้วการทำงานแบบ Multitasking หรือการทำหลาย ๆ อย่างในเวลาเดียวกันเพื่อให้งานทุกชิ้นเสร็จพร้อมกันทีเดียว ก็เป็นอีกหนึ่งอย่างที่ไม่ได้เหมาะกับทุกคน เพราะมีแค่คนที่ได้ฝึกฝนและปรับสมองให้รองรับกับการทำงานรูปแบบนี้โดยเฉพาะเท่านั้นที่จะสามารถทำมันออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถ้าเราไม่ได้มีพื้นฐานตรงนี้ แล้วเลือกทำงานด้วยวิธี Multitasking ผลที่ตามมาก็คือมันจะทำให้สมองของเราอ่อนล้า อีกทั้งยังอาจทำให้เราทำงานได้ช้าลง เสียสมาธิ และหลงลืมรายละเอียดงานบางอย่างไป

เหนื่อยงานยิ่งต้องฝืน ขยายขีดจำกัดตัวเอง?

ทำงานมาหลายชั่วโมงจนเริ่มรู้สึกเหนื่อยแต่พอหันไปดูเพื่อนร่วมทีมก็ยังเห็นว่าแต่ละคนยังคงก้มหน้าก้มตาทำงานกันไหวอยู่ ก็เกิดความสงสัยว่า “หรือว่าตัวฉันไม่แกร่งมากพอ” บางคนจึงตัดสินใจที่จะฝืนทำงานเพราะคิดว่าอยากจะขยายขีดจำกัดของตัวเอง อันที่จริงแล้วคนทำงานแต่ละคนมีลิมิตในการทำงานที่ไม่เท่ากัน การที่เราฝืนทำต่อไปทั้งที่ไม่ไหวจะส่งผลให้สมองเหนื่อยล้าและเริ่มปะติดปะต่อรายละเอียดต่าง ๆ ในเนื้องานได้ยากขึ้น เพราะฉะนั้นถ้าทำงานไปสักพักแล้วเริ่มมึน ๆ หัวและเหนื่อยล้าก็แค่ลุกจากโต๊ะไปพักเบรกสักแป๊บนึงให้พอสดชื่นขึ้นแล้วค่อยกลับเข้าไปทำงานต่อ งานที่ได้ก็จะมีประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น

ใช้แอปฯ เสริมความ Productive

หลาย ๆ คนชอบการใช้ชีวิตที่มีแบบแผนว่าเราควรทำอะไรในเวลาไหนบ้างจึงเริ่มดาวน์โหลดแอปฯ สร้างเสริมความ Productive ที่มาพร้อมกับเสียงแจ้งเตือนว่าถึงเวลาต้องทำงานอื่น ๆ แล้ว แต่ยังไงก็ตามแอปฯเหล่านี้ไม่เหมาะกับคนที่เสียสมาธิง่าย ๆ เมื่อมีสิ่งรบกวนเข้ามา โดยผลการศึกษาจากนักวิจัยในมหาวิทยาลัย Florida State University พบว่าถึงแม้เราจะไม่หันไปมองโทรศัพท์เวลาที่มีเสียงแจ้งเตือนดังขึ้น แต่จิตใจของเราก็ถูกเสียงแจ้งเตือนดึงสมาธิไปแล้วเรียบร้อย ยิ่งถ้าเรากำลังใช้สมาธิกับงานสำคัญอยู่ เสียงแจ้งเตือนจากแอปฯเหล่านี้อาจทำให้ความตื่นตัวและความต่อเนื่องในการทำงานหายไป สำหรับบางคนแค่การบันทึกไว้ว่าในแต่ละวันมีงานอะไรที่เราต้องทำบ้าง โดยปิดการแจ้งเตือน ให้เหลือแค่เสียงจากแอปฯ ข้อความติดต่องานและเสียงโทรเข้าก็อาจจะเป็นวิธีที่เหมาะสมกว่า

วางแพลนล่วงหน้าแซงเพื่อนร่วมงานตั้งแต่วันอาทิตย์ไปเลย

คนทำงานบางคนมีการเตรียมความพร้อมรับสัปดาห์ใหม่ด้วยการวางแพลนสิ่งที่ต้องทำและนั่งเช็กอีเมลตั้งแต่ในช่วงบ่ายวันอาทิตย์ เพื่อที่จะได้ทำงานอย่างเต็มที่ตั้งแต่ในเช้าวันจันทร์ ถึงแม้ว่ามันจะช่วยให้ประหยัดเวลาก็จริง แต่บางครั้งการเช็กดูงานตั้งแต่วันอาทิตย์ก็เป็นเหมือนการเตือนให้เรานึกถึงงานที่กำลังจะมาถึงทั้งที่เรายังอยู่ในช่วงเวลาของวันพักผ่อน ซึ่งเป็นผลที่ไม่ดีนักกับ Work-Life Balance ของเราเอง เพราะฉะนั้นถ้าเรามั่นใจว่าในเช้าวันจันทร์เราไม่ได้มีนัดประชุมหรืองานอะไรที่ต้องรีบเคลียร์มากมาย เราจะไปเริ่มวางแพลนประจำวันและเช็กอีเมลในตอนเช้าวันจันทร์ก็ยังทัน หรือเราจะแบ่งการเตรียมตัวบางส่วนไปไว้ในช่วง 15 นาทีสุดท้ายของการทำงานวันศุกร์ก็ได้ พอมาถึงวันจันทร์งานจะได้เดินไปได้ไวยิ่งขึ้น

การที่เราอยากเป็นคนทำงานที่มีความ Productive เป็นเรื่องที่ดี แต่ถึงยังไงก็ต้องมาลองดูว่าเคล็ดลับแบบไหนที่เหมาะกับสไตล์การทำงานของเราบ้าง ถ้ายังไม่ชัวร์ก็ลองทำตามวิธีเหล่านั้นไปสักพักก็ได้ แล้วพอถึงจุดนึงเราจะรู้เองว่าวิธีนั้น  ๆ มันเหมาะกับเรามากน้อยแค่ไหน

ที่มา:

atlassian.com

inc.com