6 ข้อผิดพลาดในการเขียน Email ที่ทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ

6 ข้อผิดพลาดในการเขียน Email ที่ทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ
08/06/17   |   14.7k   |  

“ตายแล้ว!”

นิภาอุทานออกมาด้วยความตกใจ เมื่อย้อนกลับไปดูอีเมลที่เพิ่งจะกดส่งไปเมื่อสักครู่แล้วพบว่า เธอแนบไฟล์ไปไม่ครบตามที่ระบุไว้ในเนื้อความของอีเมล ซึ่งทำให้เธอค่อนข้างรู้สึกแย่กับความผิดพลาดนี้ เพราะงานที่เธอตั้งใจจะส่งไปนั้น เป็นผลงานชิ้นแรกของเธอ หลังจากที่เพิ่งเริ่มงานในฐานะนักศึกษาจบใหม่

ทุกวันนี้การสื่อสารผ่านอีเมลนับเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในแทบจะทุกองค์กร ซึ่งแม้ว่าหลายคนจะใช้มันอยู่เป็นประจำทุก ๆ วัน แต่ก็มีคนทำงานจำนวนไม่น้อย ที่ต้องเจอกับปัญหาเพราะส่งอีเมลที่ไม่ถูกต้องเหมาะสมเหมือนกับนิภา ไม่ว่าจะเป็นการถูกตำหนิจากหัวหน้า หรือลูกค้ารู้สึกไม่ดีจนส่งผลเสียต่อบริษัท

วันนี้ JobThai จึงมีข้อผิดพลาดที่คนทำงานหลายคนมักจะทำเวลาเขียนอีเมล พร้อมกับคำแนะนำมาฝาก เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ที่มาจากการเขียนอีเมลที่ผิดพลาด

 

 

  • ระวังอย่าสะกดคำผิด เพราะอาจจะทำให้การสื่อสารผิดพลาดไปได้
  • ตรวจสอบชื่อผู้รับอีเมลให้ถูกต้อง ครบถ้วน โดยเฉพาะหากต้องติดต่อกับคนข้างนอกบริษัท เพราะอาจทำให้องค์กรถูกมองไม่ดีไปด้วย และอย่าเผลอตอบอีเมลด้วยการ Reply All โดยที่มีคนไม่เกี่ยวข้องอยู่ด้วย
  • หลีกเลี่ยงการใช้ Emoticon หรือเครื่องหมาย สัญลักษณ์ต่าง ๆ มากเกินไป รวมถึงเน้นสีตัวอักษร หรือใช้ขนาดตัวอักษรเล็กบ้าง ใหญ่บ้างจนเกินความจำเป็น คุณอาจมองว่ามันสร้างความน่าสนใจ แต่ในมุมของผู้รับ เขาอาจจะรู้สึกว่ามันน่ารำคาญ และอ่านยาก
  • ตรวจเช็กความเรียบร้อยให้ดีก่อนส่งอีเมล เช่น มีแนบไฟล์ตามที่ระบุไว้ในอีเมลหรือไม่
     

 

1. พิมพ์ผิด

คงไม่มีใครอยากได้ข้อความที่อ่านไม่รู้เรื่อง เพราะการมีคำศัพท์ที่สะกดผิดหรือพิมพ์ตก ๆ หล่น ๆ นอกจากคนอ่านจะอ่านยากเพราะการพิมพ์ผิดแล้ว มันยังแสดงถึงความสะเพร่าของคุณด้วย มิหนำซ้ำเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า หรือลูกค้าของคุณยังอาจตั้งคำถามว่าแค่เรื่องง่าย ๆ ในการพิมพ์ข้อความให้ถูกต้องยังทำไม่ได้ ตอนทำงานคุณก็คงจะไม่ใส่ใจเช่นกัน

 

2. ระบุชื่อผู้รับไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน

คุณควรตรวจสอบชื่อของผู้รับอีเมลให้ถูกต้องทุกครั้งก่อนที่จะส่ง โดยต้องพิจารณาจากความเป็นทางการของรูปแบบข้อความที่จะส่ง จำนวนผู้รับข้อความ โดยเฉพาะการส่งอีเมลหาลูกค้า หรือคนนอกองค์กรยิ่งจะต้องระมัดระวังมากขึ้นเป็นสองเท่า เพราะถ้าเกิดข้อผิดพลาดขึ้นมาไม่ใช่แค่คุณที่จะได้รับผลกระทบ องค์กรของคุณอาจถูกมองว่าไม่มีความเป็นมืออาชีพตามไปด้วย แม้จะเป็นการผิดพลาดเล็กน้อย ๆ แบบการสะกดชื่อผู้รับผิดในคำขึ้นต้นอีเมล หรือเรื่องใหญ่แบบการส่งอีเมลให้ไม่ครบตามจำนวนผู้รับ รวมถึงระบุคำนำหน้าสถานะ ยศ หรือตำแหน่งผิดก็เป็นสิ่งที่ไม่ควรเกิดขึ้นเช่นกัน

 

3. พิมพ์เครื่องหมายหรือสัญลักษณ์มากเกินไป

หลายคนมักจะพิมพ์เครื่องหมายตกใจเพื่อสร้างความน่าสนใจ หรือมีข้อความที่เต็มไปด้วยสัญลักษณ์หรือ Emoticon รูปยิ้ม น่ารัก ๆ เพื่อให้ดูเป็นกันเองในการสื่อสาร แต่เชื่อเถอะว่าแทนที่ผู้รับจะอ่านแล้วยิ้มตาม พวกเขาอาจรู้สึกรำคาญจากสัญลักษณ์ที่เกินความจำเป็น และยังอาจมองว่าคุณนั้นเป็นคนไม่เอาจริงเอาจังอีกด้วย การใช้ภาษาเรียบง่าย เป็นทางการ แต่สื่อสารอย่างตรงประเด็นดูจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่าในการเขียนอีเมลในที่ทำงาน

 

4. เน้นคำด้วยสีสันฉูดฉาดหรือตัวอักษรใหญ่พิเศษ

การเน้นคำที่เป็นใจความสำคัญนั้นไม่ใช่เรื่องผิด แต่อย่าเน้นจนมากเกินไป เช่น เน้นสีแทบทุกคำในข้อความ หรือมีตัวอักษรที่เล็กบ้าง ใหญ่บ้างเพื่อดึงดูดความสนใจคนอ่าน ลองนึกในมุมของคนอ่านดูว่าจะต้องเจอกับข้อความที่ชวนปวดหัวแค่ไหน ตัวเลือกที่ง่ายและดีที่สุดก็คือการเขียนอีเมลด้วยตัวอักษรสีดำ และใช้ฟ้อนต์เดียวกันทั้งข้อความ เพื่อความสบายตาของผู้อ่าน

 

5. ตอบอีเมลด้วยการเผลอกดปุ่ม Reply All 

ก่อนจะตอบอีเมลทุกครั้งดูให้ดีว่าคุณกำลังจะกดปุ่มไหน เพราะหากคุณพลาด เผลอไปกดปุ่ม Reply All จากอีเมลที่คุยกันตัวต่อตัว จะถูกส่งไปให้กับคนอื่น ๆ ที่เป็นทั้งผู้รับและผู้ส่งอื่นทั้งหมด ซึ่งอาจทำให้เกิดความเข้าใจที่ผิดพลาดได้ (ผู้รับอาจสงสัยว่าตนเองไม่เกี่ยวข้องกับงานนี้ ส่งมาทำไม) หรือถ้าเรื่องที่คุยกันมีความสำคัญ หรือเป็นความลับ สิ่งเหล่านั้นก็จะถูกเปิดเผยให้ทุกคนรับรู้เช่นกัน

 

6. ส่งอีเมลเปล่าหรือลืมแนบไฟล์ตามที่ระบุ

การเผลอกดส่งอีเมลเปล่าแสดงให้เห็นว่าคุณไม่ใส่ใจว่ากำลังทำอะไรอยู่ คุณต้องถามตัวเองแล้วว่ามีสิ่งอื่นที่รบกวนจิตใจของคุณมากเกินไปหรือเปล่า ในขณะเดียวกัน การลืมแนบไฟล์เอกสารทั้ง ๆ ที่คุณบอกผู้รับอีเมลไปแล้วว่าจะแนบไฟล์มาให้ก็ดูแย่ไม่แพ้กัน แต่ถ้าคุณเผลอกดส่งไปแล้วก็ให้รีบแก้ปัญหาทันทีด้วยการส่งอีเมลฉบับใหม่ที่แก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้ว พร้อมกับเขียนคำขอโทษและบอกเหตุผลด้วยว่าทำไมคุณต้องส่งอีเมลมาอีกรอบในหัวข้อ รวมไปถึงช่วงต้นของข้อความในอีเมลใหม่นั้นด้วย เพื่อป้องกันการสับสนของผู้รับ

 

 

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

เพิ่มเพื่อน

 

ที่มา:
businessknowhow.com
thegrindstone.com

tags : งาน, วิธีทำงาน, จดหมายธุรกิจ, อาชีพ, เคล็ดลับการทำงาน, career & tips, คนทำงาน, เคล็ดลับสำหรับคนทำงาน, เทคนิคสำหรับคนทำงาน, เคล็ดลับความสำเร็จ, เคล็ดลับสู่ความสำเร็จ, แนวคิดในการทำงาน



ติดตามข่าวสารและเรื่องราวดีๆ ทาง Email

ขอบคุณสำหรับการติดตาม