ปัจจุบันเรามักติดต่อสื่อสารกับเพื่อน คนในครอบครัว และทีมที่ทำงานด้วยกันผ่านการพิมพ์ข้อความในแอปพลิเคชันต่าง ๆ เป็นปกติอยู่แล้ว โดยภาษาและลักษณะการพิมพ์ของเราจะเปลี่ยนไปตามคู่สนทนาที่เรากำลังติดต่อสื่อสารอยู่ ซึ่งสำหรับการทำงาน การสื่อสารผ่านข้อความที่เราใช้กันเป็นหลักก็คงจะหนีไม่พ้นการส่งอีเมล ที่ทุกวันนี้นับเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในแทบจะทุกองค์กร อย่างไรก็ตามแม้ว่าหลายคนจะใช้มันอยู่เป็นประจำทุก ๆ วัน แต่ก็มีคนทำงานจำนวนไม่น้อยที่มักจะส่งอีเมลผิดพลาด

JobThai จึงมีข้อผิดพลาดที่คนทำงานหลายคนมักจะทำเวลาเขียนอีเมลพร้อมคำแนะนำ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ที่มาจากการเขียนอีเมลที่ผิดพลาด มาฝากคนทำงานทุกคนแล้ว 

1. พิมพ์ผิด

การพิมพ์คุยกับเพื่อนและพิมพ์ผิดบ้างบางตัวอักษรเราอาจสามารถทำได้ แต่หากพูดถึงเรื่องความเป็นมืออาชีพคงไม่มีใครอยากได้อีเมลที่อ่านไม่รู้เรื่อง เพราะการมีคำศัพท์ที่สะกดผิดหรือพิมพ์ตก ๆ หล่น ๆ นอกจากคนอ่านจะอ่านยากเพราะการพิมพ์ผิดแล้ว มันยังแสดงถึงความสะเพร่าของเราด้วย รวมถึงบางจุดที่พิมพ์ผิดก็อาจทำให้ความหมายของประโยคเปลี่ยนไปได้อย่าง “ขอบคุณครับ” กับ “ชอบคุณครับ” และเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า หรือลูกค้าของเรายังอาจตั้งคำถามว่าแค่เรื่องง่าย ๆ ในการพิมพ์ข้อความให้ถูกต้องยังทำไม่ได้ ตอนทำงานเราก็คงจะไม่ใส่ใจเช่นกัน

2. ระบุชื่อผู้รับไม่ถูกต้องหรือไม่ครบถ้วน

ก่อนที่จะคลิกไปที่ปุ่ม “Send” เราควรตรวจสอบชื่อของผู้รับอีเมลให้ถูกต้องทุกตัวอักษรทุกครั้งก่อนจะส่ง โดยต้องพิจารณาจากความเป็นทางการของรูปแบบข้อความที่จะส่ง จำนวนผู้รับข้อความ โดยเฉพาะการส่งอีเมลหาลูกค้า หรือคนนอกองค์กร เรายิ่งต้องระมัดระวังมากขึ้นเป็นสองเท่า เพราะถ้าเกิดข้อผิดพลาดขึ้นมาไม่ใช่แค่เราที่จะได้รับผลกระทบเพียงคนเดียว แต่องค์กรก็อาจถูกมองว่าไม่มีความเป็นมืออาชีพตามไปด้วย แม้จะเป็นการผิดพลาดเล็กน้อย ๆ แบบการสะกดชื่อผู้รับผิดในคำขึ้นต้นอีเมล หรือเรื่องใหญ่แบบการส่งอีเมลให้ไม่ครบตามจำนวนผู้รับ รวมถึงระบุคำนำหน้าสถานะ ยศ หรือตำแหน่งผิดก็เป็นสิ่งที่ไม่ควรเกิดขึ้นในการส่งอีเมลแบบมืออาชีพทั้งนั้น

3. พิมพ์เครื่องหมายหรือสัญลักษณ์มากเกินไป

เมื่อกาลเวลาเปลี่ยนไปจนมาถึงปัจจุบัน คนทำงานหลายคนมักจะใช้ Emoji Sticker หรือ Emoticon รูปแสดงสีหน้าต่าง ๆ ประกอบการพิมพ์ข้อความหาเพื่อนหรือครอบครัว เพื่อเพิ่มความมีชีวิตชีวาแทนที่จะเป็นตัวอักษรล้วน ๆ หรือเพื่อแทนความรู้สึกที่ตัวอักษรอย่างเดียวไม่สามารถบ่งบอกได้ แต่ถ้าพูดถึงเรื่องการทำงานผู้รับอาจมองว่าเราเป็นคนไม่เอาจริงเอาจังก็ได้ ซึ่งการใช้ภาษาเรียบง่ายแต่สื่อสารอย่างตรงประเด็นดูจะเป็นทางเลือกที่ดีและมีประสิทธิภาพกว่าในการเขียนอีเมลในที่ทำงาน
 

4. เน้นคำด้วยสีสันฉูดฉาดหรือตัวอักษรใหญ่พิเศษ

การเน้นคำที่เป็นใจความสำคัญนั้นไม่ใช่เรื่องผิด แต่อย่าเน้นจนมากเกินไป เช่น เน้นสีแทบทุกคำในข้อความ หรือมีตัวอักษรที่เล็กบ้าง ใหญ่บ้างเพื่อดึงดูดความสนใจคนอ่าน ซึ่งความจริงแล้วเราควรเน้นตัวอักษรหนาเพียงแค่ตรงส่วนหัวข้อ และเน้นสีเพียงคำที่สำคัญที่ต้องการให้ผู้อ่านดูคำนี้ให้ดี อาจใช้กับการเน้นย้ำเวลา เน้นย้ำการตอบกลับอีเมล หรือวันในการส่งงาน ลองนึกในมุมของคนอ่านดูว่าเขาจะต้องเจอกับข้อความที่ชวนปวดหัวแค่ไหนหากมีสีมากเกินไป ซึ่งตัวเลือกที่ง่ายและดีที่สุดก็คือการเขียนอีเมลด้วยตัวอักษรสีดำ และใช้ฟอนต์เดียวกันทั้งข้อความ เพื่อความสบายตาของผู้อ่าน

5. ตอบอีเมลด้วยการเผลอกดปุ่ม Reply All 

ก่อนจะตอบอีเมลทุกครั้งดูให้ดีว่าเรากำลังจะกดปุ่มไหน เพราะหากเราพลาด เผลอไปกดปุ่ม Reply All จากอีเมลที่คุยกันตัวต่อตัวก็จะถูกส่งไปให้กับคนอื่น ๆ ที่เป็นทั้งผู้รับและผู้ส่งอื่นทั้งหมด ซึ่งอาจทำให้เกิดความเข้าใจที่ผิดพลาดได้ ผู้รับคนอื่น ๆ อาจสงสัยว่าตนเองไม่เกี่ยวข้องกับงานนี้ ส่งมาทำไม หรือถ้าเรื่องที่คุยกันมีความสำคัญ หรือเป็นความลับ สิ่งเหล่านั้นก็จะถูกเปิดเผยให้ทุกคนรับรู้เช่นกัน

6. ส่งอีเมลเปล่าหรือลืมแนบไฟล์ตามที่ระบุ

การเผลอกดส่งอีเมลเปล่าแสดงให้เห็นว่าเราอาจกำลังใจลอยหรือไม่ตรวจสอบให้ละเอียดมากพอก่อนที่จะส่ง อาจมีสิ่งอื่นที่รบกวนจิตใจของคุณมากเกินไปหรือเปล่า ในขณะเดียวกันการลืมแนบไฟล์เอกสารทั้ง ๆ ที่เราบอกผู้รับอีเมลไปแล้วว่าจะแนบไฟล์มาให้ก็ดูแย่ไม่แพ้กัน แต่หากเผลอกดส่งไปแล้วก็ให้รีบแก้ปัญหาทันทีด้วยการส่งอีเมลฉบับใหม่ที่แก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้ว พร้อมกับเขียนคำขอโทษและบอกเหตุผลด้วยว่าทำไมคุณต้องส่งอีเมลมาอีกรอบในหัวข้อเดิม ตั้งแต่ช่วงต้นของข้อความในอีเมลใหม่นั้นเพื่อป้องกันการสับสนของผู้รับด้วย