การประชุมเป็นเรื่องที่จำเป็นในการทำงาน ในขณะเดียวกันเรื่องจำเป็นนี้ก็ต้องแลกมาด้วยเวลาทำงานที่ต้องเสียไป หากได้ข้อสรุปหรือผลลัพธ์ที่ดี เวลาทำงานที่แต่ละคนแบ่งให้กับการประชุมก็จะคุ้มค่าอย่างมาก แต่หากการประชุมจบลงโดยที่ไม่มีอะไรเกิดขึ้น ผลลัพธ์เหมือนเดิม ออกมาจากห้องประชุมก็งง ๆ ทิ้งเรื่องราวให้มันผ่านพ้นไปในห้องสี่เหลี่ยมนั้น ก็คงจะเป็นการเสียเวลาไปเปล่า ๆ 

ถ้าการประชุมครั้งต่อไปก็จบลงด้วยผลลัพธ์อย่างนี้อีกก็คงต้องเสียเวลา เสียพลังงานสมอง และเสียทรัพยากรองค์กรไปแบบวนลูป ซึ่งจริง ๆ แล้วปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ไม่ยาก และ JobThai เลยรวบรวมสิ่งที่ต้องทำในการประชุม ถ้าไม่อยากเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์มาแนะนำ

ทำความเข้าใจเนื้อหาการประชุมก่อนเข้าประชุม

ลองใช้เวลาสั้น ๆ ก่อนเข้าประชุมในการทำความเข้าใจว่าเนื้อหาของการประชุมนี้คืออะไร ทำไมถึงต้องเกิดการประชุมนี้ขึ้นมาโดยเราสามารถแยกหัวข้อต่าง ๆ ได้ดังนี้

• จุดประสงค์ของการประชุมคืออะไร
  อัปเดตงาน, เกิดปัญหาที่ต้องแก้ไข, ต้องการความคิดเห็น หรือเป็นการประชาสัมพันธ์ที่ทุกฝ่ายต้องทราบ
• เนื้อหาในการประชุม
  อัปเดตงานที่ต้องทำประจำสัปดาห์ให้ทีมทราบว่าแต่ละคนติดขัดตรงไหนหรือไม่เพราะอะไร, อัปเดตแผนงานในอนาคต หรือหาวิธีแก้ปัญหาที่กำลังเกิดขึ้น เมื่อรู้จุดประสงค์ก็จะรู้ว่าจุดที่เราต้องโฟกัสในการประชุมนี้คืออะไร
• ผลลัพธ์ที่ต้องการ
  หัวข้อนี้ต้องชัดเจนอย่างมาก เพื่อการประชุมจะได้ไม่ประชุมนานเกินไปจนหลงทางหรือลงประเด็น ผลลัพธ์อาจจะเป็นการได้ไอเดียในการแก้ไขปัญหา หรือเพื่อมอบหมายงานใหม่ ๆ ที่แต่ละคนต้องรับผิดชอบ 

หากกลัวว่าจะจำไม่หมด จดไว้ก็ไม่เสียหาย

ไม่ต้องแก้ตัวว่ากลัวโลกร้อน เพราะวิธีการบันทึกสิ่งต่าง ๆ สามารถทำได้หลายวิธีกว่าแต่ก่อนมากอย่างการใช้แท็บเล็ตในการจด โทรศัพท์ก็สามารถจดได้หากใครถนัด เมื่อประชุมเสร็จเราอาจจะนำสิ่งที่เราจดไว้มาทบทวนอีกครั้ง หรือส่งต่อให้ทีมได้อีกด้วย

สรุปใจความสำคัญรวมถึงทีมที่ต้องร่วมโปรเจกต์

ก่อนที่จะเดินออกจากห้องประชุมไป เพื่อให้ทีมเข้าใจตรงกัน เห็นเป้าหมายเดียวกัน และไม่พลาดสิ่งที่ต้องทำเลยต้องเกิดการสรุปใจความสำคัญขึ้น อย่าลืมทบทวนอีกครั้งว่าเกิดอะไรขึ้นในการประชุมครั้งนี้บ้าง การตัดสินใจ แนวทางการแก้ไขปัญหา หรือสิ่งที่ต้องไปหาข้อสรุปเพิ่มเติม เพราะเราอาจจะเข้าใจผิด หรือทีมอาจเป็นฝ่ายเข้าใจผิด วิธีนี้ก็จะทำให้ทุก ๆ คนได้ทบทวนข้อสรุปกันอีกครั้ง

อย่าลืมกำหนดเวลาส่งและคอยอัปเดตอยู่เสมอ

เราควรหาความเป็นไปได้ในงานนี้ว่าสามารถทำเสร็จได้เมื่อไหร่ ความเป็นไปได้มากน้อยแค่ไหน และอย่าลืมว่าอาจจะมีปัญหาตามมาและอาจกินเวลาไปอีกพอสมควร ซึ่งถ้าคิดว่ามีรายละเอียดเยอะก็อาจจะต้องพูดคุยส่วนตัวภายหลัง หรืออัปเดตกับหัวหน้าอีกครั้งในการประชุมครั้งถัดไป

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่