การประชุมองค์กรนั้นเป็นอีกหนึ่งกิจกรรมที่ช่วยกระตุ้นให้เกิด Employee Engagement หรือการมีส่วนร่วมของพนักงาน เพราะการประชุมองค์กรเปรียบเสมือนพื้นที่ให้ทุกคนในองค์กรได้มารวมตัวกันเพื่ออัปเดตภาพรวมของบริษัท พูดคุย สอบถาม และเสนอแนะข้อคิดเห็นในประเด็นต่าง ๆ ดังนั้นการจัดประชุมองค์กรจึงช่วยเชื่อมต่อพนักงานแต่ละแผนกเข้าไว้ด้วยกัน รวมถึงช่วยลดระยะห่างระหว่างพนักงานและกลุ่มผู้บริหารองค์กร เปิดโอกาสให้ทั้งสองฝ่ายได้ทำความรู้จักกันมากขึ้น
แต่เมื่อขึ้นชื่อว่า ‘การประชุม’ หลายคนมักส่ายหัวและมองว่าเป็นกิจกรรมน่าเบื่อ ยิ่งเป็นการประชุมองค์กรที่ทุกคนในบริษัทต้องเข้าร่วมด้วยแล้ว พนักงานอาจยิ่งรู้สึกว่าหัวข้อต่าง ๆ ในการประชุมอาจไม่ได้เกี่ยวข้องกับงานของตัวเองมากนัก เป็นเพียงเรื่องทั่วไปที่สามารถอัปเดตในช่องทางสื่อสารออนไลน์ก็ได้และไม่มีความจำเป็นที่จะต้องเข้าร่วม แต่ใช่ว่าการประชุมองค์กรจะต้องน่าเบื่อเสมอไป เพราะเราสามารถออกแบบการประชุมองค์กรให้มีประสิทธิภาพ ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมและรู้สึกสนุกไปด้วยกันได้ วันนี้ JobThai มีเคล็ดลับการจัดประชุมองค์กรมาฝาก
-
เมื่อต้องการอัปเดตข่าวสาร เช่น การดำเนินงานในแต่ละแผนกเป็นยังไง Performance ดีไหม มีปัญหาหรือความคืบหน้าอะไรพิเศษไหม
-
เมื่อมีประกาศสำคัญที่ต้องการแจ้งให้พนักงานทราบ เช่น บริษัทมีกฎใหม่ หรือบริษัทมีมาตรการป้องกันโรคระบาดที่ต้องการขอความร่วมมือจากพนักงาน
-
เมื่อองค์กรมีการเปลี่ยนแปลง เช่น การปรับเปลี่ยนโครงสร้างของบริษัท การเปลี่ยนผู้บริหาร หรือการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็นแบบ Hybrid
-
เมื่อมีข่าวดีเกี่ยวกับองค์กร เช่น ผลประกอบการขององค์กรสูงกว่าที่ตั้งเป้าไว้ ดังนั้นจะมีการแจกโบนัสให้กับพนักงาน
-
เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น เช่น มีการขยายสาขาเพิ่มในต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ มีการจับมือร่วมงานเป็น Partner กับองค์กรอื่น
-
เมื่อต้องการปรึกษาหารือกันกับทุกคนในองค์กรในประเด็นต่าง ๆ เช่น องค์กรมีแผนจะปรับเปลี่ยนวิธีการประเมินพนักงาน จึงอยากทราบความคิดเห็นของทุกคนในองค์กรเพื่อนำไปวางแผนต่อ
การประชุมองค์กรนั้นไม่ได้มีกำหนดระยะเวลาการจัดที่ตายตัว บางองค์กรอาจจัดปีละ 1-2 ครั้ง บางองค์กรอาจจัดไตรมาสละ 1 ครั้งหรือถี่กว่านั้น ขึ้นอยู่กับแนวทางและวัตถุประสงค์ของแต่ละองค์กรว่าต้องการจัดเพื่ออะไร ขนาดขององค์กรใหญ่แค่ไหน และมี Agenda หรือวาระในการประชุมเป็นยังไง
สำหรับองค์กรขนาดเล็กที่มีพนักงานจำนวนไม่มากและอยากให้มีการอัปเดตข่าวสารและPerformance ในการทำงานของแต่ละแผนกเป็นประจำ เพื่อทุกคนจะได้เห็นภาพรวมของบริษัทและได้กระชับความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานไปในตัว ความถี่ในการจัดประชุมก็อาจมากหน่อยได้ ไม่เป็นปัญหา เพราะเมื่อจำนวนคนน้อยก็สามารถจัดการประชุมได้ง่ายและยืดหยุ่นขึ้น ออกแบบและกำหนดเวลาของ Session ต่าง ๆ ได้อย่างอิสระมากขึ้น
แต่สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก การจัดประชุมองค์กรบ่อยครั้งอาจทำได้ไม่ง่ายนัก เพราะเมื่อจำนวนคนเพิ่มขึ้น การนัดหมายทุกคนในองค์กรก็ทำได้ยากขึ้น ต้องเตรียมการเยอะขึ้น ทั้งสถานที่ อุปกรณ์ และแผนการดำเนิน Session ต่าง ๆ นอกจากนี้ยังมีเรื่องของระยะเวลาของการประชุมด้วย เพราะยิ่งมีคนเยอะ มีหลาย Agenda การประชุมก็ยิ่งใช้เวลานานขึ้นด้วย เมื่อการจัดประชุมใช้เวลามากและต้องเตรียมการหลายอย่าง องค์กรจึงอาจลดความถี่ในการจัดประชุมองค์กรลงเพื่อไม่ให้รบกวนเวลาและเพิ่มภาระให้กับพนักงานมากเกินไปนั่นเอง
ดังนั้นก่อนกำหนดเรื่องความถี่ในการจัดประชุมองค์กร HR ต้องพิจารณาก่อนว่าวัตถุประสงค์ในการจัดประชุมคืออะไร จำนวนคนในองค์กรมีมากน้อยแค่ไหน Agenda ในการประชุมมีอะไรบ้าง และแต่ละ Session ใช้เวลาประมาณเท่าไหร่ เมื่อเรามีคำตอบสำหรับคำถามพวกนี้ก็จะช่วยให้เราวางแผนการจัดประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รู้ว่าควรจัดการประชุมบ่อยแค่ไหนถึงจะตอบโจทย์องค์กร
-
แนะนำบุคลากรที่มีความสำคัญต่อองค์กรให้พนักงานรู้จัก เช่นในกรณีที่บริษัทมีผู้บริหารหรือทีมบริหารใหม่เข้ามา อาจมี Session ให้แนะนำตัวและกล่าวทักทายพนักงานในองค์กรเล็กน้อย
-
อัปเดตข่าวสารและภาพรวมของบริษัท เช่น ภาพรวมผลประกอบการของบริษัทในช่วงที่ผ่านมา แผนการขยายองค์กร จะมีการเปิดแผนกใหม่และรับสมัครพนักงานเพิ่ม ฯลฯ
-
แจ้งความสำเร็จขององค์กรในช่วงที่ผ่านมา เช่น ผลิตภัณฑ์ที่เพิ่งเปิดตัวไปมีกระแสตอบรับดีมาก
-
แจ้ง Mission หรือเป้าหมายที่องค์กรต้องการทำให้สำเร็จ เช่น เป้าหมายประจำปีของบริษัทที่อยากจะเพิ่มจำนวนลูกค้า เพิ่มยอดขาย หรือเพิ่มยอด Engagement ในช่องทางสื่อสารต่าง ๆ
-
แจ้งข่าวสำคัญที่มีผลต่อพนักงาน เช่น การย้ายออฟฟิศ การปรับสวัสดิการของบริษัท ฯลฯ
-
อัปเดต Performance ของแต่ละแผนก ว่าแผนกไหนกำลังทำอะไรหรือพัฒนาผลิตภัณฑ์อะไรอยู่ ในช่วงที่ผ่านมามีปัญหาอะไรไหม และมีแผนการทำงานในอนาคตยังไง
ประเด็นในการประชุมควรเป็นหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับทุกคนในองค์กร หรือทุกคนสามารถมีส่วนร่วมด้วยได้ หากเป็นการอัปเดตการทำงานของแต่ละแผนก ก็อาจเริ่มจากการเล่าภาพรวมและ Background ให้กับพนักงานที่อยู่ต่างแผนกก่อน เพื่อที่คนอื่น ๆ จะได้เข้าใจว่าผู้พูดกำลังพูดถึงอะไรอยู่ รับรู้ที่มาที่ไป สามารถออกความคิดเห็นได้ และไม่หลุดโฟกัสในการประชุม
การจัดประชุมองค์กรมีส่วนสำคัญในการสร้าง Employee Engagement ที่นำไปสู่ความรู้สึกผูกพันกับองค์กรของพนักงาน นอกจากนี้ยังช่วยส่งเสริมการสร้างวัฒนธรรมองค์กรอีกด้วย ดังนั้น HR จึงไม่ควรมองข้ามกิจกรรมนี้และออกแบบพัฒนาการประชุมองค์กรให้ดีและมีประสิทธิภาพ สร้างความประทับใจให้กับพนักงานทุกคนในองค์กร
JobThai Official Group เพื่อการหางาน หาคน และแลกเปลี่ยนประสบการณ์ในการทำงาน
ที่มา:
blog.slido.com, sprigghr.com, livestorm.co, uk.indeed.com, indeed.com, fellow.app, polly.ai, riverside.fm, polly.ai