ปัญหาที่พบในการทำงานบ่อย ๆ คือ การประชุมที่ทุกคนเหมือนเข้าใจตรงกัน แต่หลังออกจากห้องประชุมมานั้น กลับเข้าใจกันคนละเรื่อง บางคนรับปากจะทำ แต่อยู่ดี ๆ มาบอกไม่รู้เรื่อง หรือวันนั้นไม่ได้ตกลงกันอย่างนี้ จนเราต้องเสียเวลามาประชุมใหม่อีกครั้ง ดังนั้นถ้าไม่อยากเสียเวลาประชุมไปอย่างไร้ค่า ทุกครั้งที่มีการประชุมเราควรต้องจดบันทึกเรื่องสำคัญและสรุปของแต่ละหัวข้อ สิ่งที่ต้องไปดำเนินการต่อ รวมถึงผู้รับผิดชอบในแต่ละหน้าที่ แล้วส่งให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ซึ่งการจดบันทึกนี้เรียกว่า รายงานการประชุม หรือ Meeting Minutes

ในเมื่อคุยกันก็รู้เรื่อง จะจดรายงานการประชุมทำไม?

• ทำให้เราไม่พลาดทุกบทสรุปของแต่ละหัวข้อ รวมถึงมติที่เกิดขึ้นในที่ประชุมด้วย

• ทำให้เราได้ทราบถึงหน้าที่และความรับผิดชอบที่แต่ละคนต้องนำไปปฏิบัติ

• ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

• เป็นเหมือนหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อป้องกันการเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

• คนที่ไม่สะดวกเข้าร่วมประชุมก็สามารถเข้ามาอ่านและทำความเข้าใจในภายหลังได้ด้วย

การจดรายงานการประชุมต้องสร้างแบบฟอร์มเอกสาร โดยหัวข้อจะประกอบไปด้วย

• วัน เวลา และสถานที่ในการประชุม

• วัตถุประสงค์ในการประชุม

• ผู้เข้าร่วมประชุม และผู้ไม่สามารถเข้าร่วมประชุม

• หัวข้อการพูดคุย แนวคิดสำคัญที่เกิดขึ้น ข้อสรุป แนวทางปฏิบัติ และ ผู้รับผิดชอบเพื่อไปดำเนินการต่อ

6 เคล็ดลับของคนที่มีหน้าที่จดบันทึกรายงานการประชุม

1. ต้องไม่มีบทบาทสำคัญในการประชุม เพราะเราไม่สามารถทำสองอย่างพร้อมกันได้อย่างสมบูรณ์แบบ

2. ทำความเข้าใจเบื้องต้นเกี่ยวกับเนื้อหาที่จะมีการประชุมกัน อย่าเข้าห้องประชุมไปแบบไม่รู้เรื่องอะไรเลย เพราะอาจจะไม่เข้าใจสิ่งที่เขาพูดกัน ซึ่งจะส่งผลต่อการจดบันทึกอย่างแน่นอน

3. ถ้าไม่ถนัดจดให้พิมพ์ และถ้าที่ประชุมอนุญาต ก็ควรบันทึกเสียงไว้ด้วยเพื่อกันพลาด

4. ไม่จำเป็นต้องยึดถือแบบฟอร์มที่คนส่วนใหญ่ใช้กัน สำคัญคือต้องเหมาะกับองค์กรเรา ซึ่งการทำแบบฟอร์มของการจดบันทึกรายงานการประชุมมักจะต้องอ้างอิงหัวข้อสำคัญมาจาก Agenda ที่เป็นเหมือนแผนและทิศทางการประชุม

5. สอบถามได้ถ้าจำเป็น เช่น ถ้ามีการเปลี่ยนหัวข้อการประชุมโดยที่ยังไม่ได้ข้อสรุปตามที่ต้องการก็สามารถถามได้ เช่น ข้อสรุปคืออะไร หรือ ต้องเก็บไว้เป็นวาระการประชุมครั้งถัดไป

6. จดเฉพาะเรื่องสำคัญเท่านั้น เช่น มติการตัดสินใจ คนรับผิดชอบ และแนวคิดหลักที่เกิดขึ้นจากการประชุม

JobThai Official Group Public group · 170,000 members Join Group

ที่มา :

effectivemeeting.com
lessmeeting.com