Meeting Minutes จำเป็นไหม มีไปเพื่ออะไร

Meeting Minutes จำเป็นไหม มีไปเพื่ออะไร
11/06/21   |   48.8k   |  

 

  • Meeting Minutes มีชื่อภาษาไทยว่า รายงานการประชุม ซึ่งจะระบุถึงรายละเอียดทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในที่ประชุมโดยหัวใจสำคัญจะประกอบไปด้วย ข้อมูลหรือแนวคิดสำคัญที่เกิดขึ้น บทสรุปที่มีการตัดสินใจร่วมกัน หน้าที่รับผิดชอบหลังประชุมเสร็จ
  • ข้อดีของการทำ Meeting Minutes คือทุกคนจะไม่พลาดบทสรุปที่เกิดขึ้น หน้าที่รับผิดชอบของแต่ละคน และคนที่ไม่สะดวกเข้าประชุมก็สามารถทำความเข้าใจภายหลังได้ อีกทั้งยังเป็นหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรด้วย
  • คนจดบันทึกรายงานการประชุม ไม่ควรเป็นคนที่มีบทบาทหลักในประเด็นที่มีการประชุมกันเพราะอาจทำให้ประเด็นสำคัญตกหล่นได้ และในกรณีที่ประเด็นสำคัญถูกข้ามไปทั้งที่ยังไม่มีข้อสรุป คนจดบันทึกควรจะต้องสอบถามเพื่อให้ได้ข้อสรุปก่อนออกจากห้องประชุม

 

 

JobThai Mobile Application สมัครงานง่าย ได้งานเร็ว

iOS

Android

Huawei AppGallery

 

ปัญหาที่พบในการทำงานบ่อย ๆ คือ การประชุมที่ทุกคนเหมือนเข้าใจตรงกัน แต่หลังออกจากห้องประชุมมานั้น กลับเข้าใจกันคนละเรื่อง บางคนรับปากจะทำ แต่อยู่ดี ๆ มาบอกไม่รู้เรื่อง หรือวันนั้นไม่ได้ตกลงกันอย่างนี้ จนเราต้องเสียเวลามาประชุมใหม่อีกครั้ง ดังนั้นถ้าไม่อยากเสียเวลาประชุมไปอย่างไร้ค่า ทุกครั้งที่มีการประชุมเราควรต้องจดบันทึกเรื่องสำคัญและสรุปของแต่ละหัวข้อ สิ่งที่ต้องไปดำเนินการต่อ รวมถึงผู้รับผิดชอบในแต่ละหน้าที่ แล้วส่งให้กับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน ซึ่งการจดบันทึกนี้เรียกว่า รายงานการประชุม หรือ Meeting Minutes

 

กำหนดเวลาห้ามประชุมและนั่งสมาธิไม่กี่นาที เคล็ดลับดี ๆ ที่ช่วยให้ทำงานได้ดีขึ้น

 

ในเมื่อคุยกันก็รู้เรื่อง จะจดรายงานการประชุมทำไม?

  • ทำให้เราไม่พลาดทุกบทสรุปของแต่ละหัวข้อ รวมถึงมติที่เกิดขึ้นในที่ประชุมด้วย

  • ทำให้เราได้ทราบถึงหน้าที่และความรับผิดชอบที่แต่ละคนต้องนำไปปฏิบัติ

  • ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน

  • เป็นเหมือนหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อป้องกันการเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

  • คนที่ไม่สะดวกเข้าร่วมประชุมก็สามารถเข้ามาอ่านและทำความเข้าใจในภายหลังได้ด้วย

 

การจดรายงานการประชุมต้องสร้างแบบฟอร์มเอกสาร โดยหัวข้อจะประกอบไปด้วย

  • วัน เวลา และสถานที่ในการประชุม

  • วัตถุประสงค์ในการประชุม

  • ผู้เข้าร่วมประชุม และผู้ไม่สามารถเข้าร่วมประชุม

  • หัวข้อการพูดคุย แนวคิดสำคัญที่เกิดขึ้น ข้อสรุป แนวทางปฏิบัติ และ ผู้รับผิดชอบเพื่อไปดำเนินการต่อ

 

Agenda สิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้ในการประชุม

 

6 เคล็ดลับของคนที่มีหน้าที่จดบันทึกรายงานการประชุม

 

  1. ต้องไม่มีบทบาทสำคัญในการประชุม เพราะเราไม่สามารถทำสองอย่างพร้อมกันได้อย่างสมบูรณ์แบบ

  2. ทำความเข้าใจเบื้องต้นเกี่ยวกับเนื้อหาที่จะมีการประชุมกัน อย่าเข้าห้องประชุมไปแบบไม่รู้เรื่องอะไรเลย เพราะอาจจะไม่เข้าใจสิ่งที่เขาพูดกัน ซึ่งจะส่งผลต่อการจดบันทึกอย่างแน่นอน

  3. ถ้าไม่ถนัดจดให้พิมพ์ และถ้าที่ประชุมอนุญาต ก็ควรบันทึกเสียงไว้ด้วยเพื่อกันพลาด

  4. ไม่จำเป็นต้องยึดถือแบบฟอร์มที่คนส่วนใหญ่ใช้กัน สำคัญคือต้องเหมาะกับองค์กรเรา ซึ่งการทำแบบฟอร์มของการจดบันทึกรายงานการประชุมมักจะต้องอ้างอิงหัวข้อสำคัญมาจาก Agenda ที่เป็นเหมือนแผนและทิศทางการประชุม

  5. สอบถามได้ถ้าจำเป็น เช่น ถ้ามีการเปลี่ยนหัวข้อการประชุมโดยที่ยังไม่ได้ข้อสรุปตามที่ต้องการก็สามารถถามได้ เช่น ข้อสรุปคืออะไร หรือ ต้องเก็บไว้เป็นวาระการประชุมครั้งถัดไป

  6. จดเฉพาะเรื่องสำคัญเท่านั้น เช่น มติการตัดสินใจ คนรับผิดชอบ และแนวคิดหลักที่เกิดขึ้นจากการประชุม

 

ฝากประวัติเพื่อหางานที่ใช่ได้ ที่นี่

 

 
JobThai Official Group
Public group · 170,000 members
Join Group
 

 

ที่มา :

effectivemeeting.com
lessmeeting.com

tags : career & tips, การประชุม, meeting minutes, รายงานการประชุม, เคล็ดลับการทำงาน, เทคนิคสำหรับคนทำงาน



ติดตามข่าวสารและเรื่องราวดีๆ ทาง Email

ขอบคุณสำหรับการติดตาม