การให้ Feedback งานอย่างสร้างสรรค์และสม่ำเสมอเป็นหัวใจสำคัญของการพัฒนาคนและขับเคลื่อนทีมไปสู่ความสำเร็จ การสื่อสารที่ชัดเจนและความเข้าใจอันดีระหว่างเพื่อนร่วมงานจะนำไปสู่บรรยากาศการทำงานที่ดีขึ้น แล้วจะทำอย่างไรให้การให้ฟีดแบ็ก เป็นเรื่องที่สร้างสรรค์และเกิดประโยชน์สูงสุด บทความนี้ JobThai มีเคล็ดลับดี ๆ มาฝาก เพื่อให้ทุกคนสามารถนำไปปรับใช้และเห็นผลลัพธ์เชิงบวกในการทำงานร่วมกัน

กระบวนการ Feedback งาน คืออะไร สำคัญอย่างไร

กระบวนการ Feedback งาน คือ การให้ข้อมูลหรือข้อเสนอแนะเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงาน พฤติกรรม หรือทักษะ เพื่อช่วยให้ผู้รับได้เห็นภาพสะท้อนของตนเองและนำไปปรับปรุงพัฒนาให้ดียิ่งขึ้น การให้ Feedback ที่มีคุณภาพจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในองค์กร เพราะไม่เพียงแต่จะช่วยให้คนในทีมเติบโตตามศักยภาพ แต่ยังส่งเสริมการทำงานเป็นทีมให้แข็งแกร่ง ลดความขัดแย้ง สร้างความเข้าใจอันดี และนำพาทั้งทีมและองค์กรไปสู่เป้าหมายและ KPI ที่ตั้งไว้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการละเลยการ Feedback อาจทำให้ปัญหาเล็กน้อยกลายเป็นเรื่องใหญ่ และพลาดโอกาสในการพัฒนาที่สำคัญไปได้

10 เทคนิคการให้ Feedback งาน ที่มีประสิทธิภาพ มีอะไรบ้าง

การให้ Feedback ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป แต่ก็ไม่ใช่เรื่องยากเกินกว่าจะเรียนรู้ เทคนิคที่เหมาะสมจะช่วยให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่น ทำให้ผู้รับ Feedback เปิดใจฟัง และนำไปสู่การพัฒนาที่แท้จริง ลองมาดู 10 เทคนิคที่จะช่วยให้การ Feedback งานกับเพื่อนร่วมงานมีประสิทธิภาพและสร้างสรรค์มากยิ่งขึ้นกัน

1. สร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลาย

ก่อนเริ่มให้ Feedback ควรเลือกสถานที่และเวลาที่เหมาะสม โดยควรจะต้องเป็นสถานที่ที่มีความส่วนตัว ไม่มีเสียงรบกวน เพื่อให้ทั้งผู้ให้และผู้รับ Feedback รู้สึกสบายใจว่าการพูดคุยครั้งนี้จะไม่มีอะไรรั่วไหลออกไปให้ใครได้ยิน นอกจากนี้การสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองและน่าไว้วางใจจะช่วยให้ผู้รับเปิดใจรับฟังมากขึ้น อาจเริ่มต้นด้วยการพูดคุยเรื่องทั่วไปเล็กน้อยเพื่อลดความตึงเครียด ช่วยให้เขาไม่เกร็งหรือกังวล และทำให้การสื่อสารเป็นไปอย่างราบรื่นและผู้รับรู้สึกปลอดภัยที่จะรับฟังข้อมูลและแชร์ความคิดของตัวเอง ถึงแม้ว่าเรื่องที่พูดอาจเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องปรับปรุงก็ตาม การเริ่มต้นในบรรยากาศที่ดีจะส่งผลให้การ Feedback ครั้งนั้นเกิดประโยชน์สูงสุดกับทุกฝ่าย

2. กำหนดประเด็นที่จะพูดให้ชัดเจน

ก่อนการพูดคุย ควรเตรียมตัวและกำหนดประเด็นหลักที่ต้องการจะสื่อสารให้ชัดเจน การมีข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงพร้อมตัวอย่างที่เล่าแล้วเห็นภาพจะช่วยให้ผู้รับเข้าใจได้ง่ายว่าพฤติกรรมหรือผลงานส่วนไหนที่ทำได้ดี หรือส่วนไหนที่ควรปรับปรุง นอกจากนี้การเตรียมตัวล่วงหน้ายังช่วยให้ผู้ให้ Feedback สามารถเรียบเรียงคำพูดและลำดับเนื้อหาได้อย่างเหมาะสม ทำให้การสนทนามีทิศทาง ไม่วกวน ฟังแล้วไม่งง และกระชับ การระบุประเด็นที่ชัดเจนจะช่วยให้การ Feedback งาน ตรงจุดและนำไปสู่การแก้ไขหรือพัฒนาที่ตรงประเด็น

3. เริ่มด้วย Positive Feedback เพื่อเสริมกำลังใจ

การเริ่มต้นด้วยคำชมหรือการยอมรับในสิ่งที่ผู้รับทำได้ดี (Positive Feedback) จะช่วยสร้างบรรยากาศเชิงบวกและทำให้ผู้รับ Feedback รู้สึกมีกำลังใจและเปิดรับฟังมากขึ้น การกล่าวถึงจุดแข็งหรือความสำเร็จเล็ก ๆ น้อย ๆ ก่อนที่จะพูดถึงส่วนที่ต้องปรับปรุง เป็นการแสดงให้เห็นว่าเรามองเห็นคุณค่าและความพยายามของเขา ไม่ได้จ้องจับผิดเพียงอย่างเดียว เทคนิคนี้ช่วยลดกำแพงทางความรู้สึก ทำให้ผู้รับไม่รู้สึกว่ากำลังถูกเรียกมาตำหนิอย่างเดียว แต่เป็นการสนทนาเพื่อการพัฒนาอย่างแท้จริง Positive Feedback จึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการเริ่มต้นการสนทนา

4. ค่อย ๆ แนะนำ ไม่ระบายทุกเรื่องพร้อมกัน

ถ้ามีหลายประเด็นที่อยากพูด Feedback อย่างน้อยเราควรเน้นไปที่เรื่องที่สำคัญที่สุด 1 - 2 เรื่องต่อครั้ง เพราะการพยายามพูดทุกเรื่องในคราวเดียวอาจทำให้ผู้รับรู้สึกท่วมท้น สับสน และไม่สามารถจดจำหรือนำไปปรับปรุงได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราจึงควรให้เวลากับแต่ละประเด็น เพื่อให้ผู้รับได้ทำความเข้าใจและซึมซับข้อมูลอย่างเต็มที่ การทยอยให้ Feedback จะช่วยให้ผู้รับสามารถโฟกัสกับการพัฒนาทีละขั้นตอน ซึ่งมักจะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ดีขึ้นและยั่งยืนกว่าการรับข้อมูลจำนวนมากในครั้งเดียว

5. เน้น Feedback ที่ผลลัพธ์หรือพฤติกรรมของการทำงานด้วยความเข้าใจ ไม่ตัดสินตัวบุคคล

สิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการให้ Feedback คือการโฟกัสไปที่พฤติกรรมการทำงานหรือผลลัพธ์ของงานที่เราสังเกตได้ มากกว่าการวิพากษ์วิจารณ์หรือตัดสินคุณค่าความเป็นตัวตนของบุคคลนั้น ๆ เราจึงควรใช้คำพูดที่อธิบายถึงการกระทำของเขาและผลกระทบที่เกิดขึ้น เช่น แทนที่จะพูดวิจารณ์แค่ว่า "เธอเป็นคนไม่มีความรับผิดชอบเลย" ก็ลองอธิบายให้ชัดเจนขึ้นว่า "การที่เธอส่งงานชิ้นนั้นเลท พองานมาถึงมือของเราหรือคนถัดไปที่ต้องรับผิดชอบงาน งานก็จะเร่งกว่าเดิม ทีมก็ต้องปรับแผนการทำงานเพื่อให้ทันกำหนดส่งนะ" ซึ่งการแยกแยะระหว่างพฤติกรรมกับตัวบุคคลจะช่วยให้ผู้รับ Feedback รู้สึกว่าได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์เพื่อการปรับปรุง มากกว่าการถูกโจมตีส่วนตัว ทำให้เปิดใจรับฟังและพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลง โดยผู้ให้ Feedback จะต้องพูดด้วยความใจเย็นและปราศจากมุมมองที่เป็นอคติ

6. ชี้แนะอย่างมีแนวทาง ไม่ทิ้งให้คิดเอง

นอกจากการชี้ให้เห็นถึงจุดที่ควรปรับปรุงแล้ว การให้ Feedback ที่ดีควรมีการเสนอแนะแนวทางหรือวิธีการแก้ไขที่เป็นรูปธรรม ยกตัวอย่างให้เห็นภาพ หรืออาจเป็นการตั้งคำถามปลายเปิดเพื่อกระตุ้นให้ผู้รับได้คิดหาทางออกด้วยตนเอง การให้คำแนะนำที่ชัดเจนจะช่วยให้ผู้รับเห็นภาพว่าเขาควรจะเริ่มต้นพัฒนาตนเองยังไง ไม่รู้สึกเคว้งคว้างหรือท้อแท้ การเป็นผู้ชี้แนะที่ดีเปรียบเสมือนการมอบเครื่องมือและแผนที่ให้เพื่อนร่วมงานสามารถเดินทางไปสู่เป้าหมายการพัฒนาได้สำเร็จ

7. สื่อสารอย่างตรงไปตรงมาและให้เกียรติ

การสื่อสารที่ชัดเจน ตรงประเด็น และจริงใจเป็นสิ่งสำคัญในการให้ Feedback ควรหลีกเลี่ยงการใช้คำพูดที่คลุมเครือ ตีความได้หลายแง่มุมจนทำให้ผู้ฟังไม่มั่นใจว่าตกลงแล้วเขาต้องปรับปรุงอะไรกันแน่ หรือการพูดอ้อมค้อมจนเกินไปจนผู้รับไม่เข้าใจสาระสำคัญ อย่างไรก็ตามความตรงไปตรงมาต้องควบคู่ไปกับการให้เกียรติคนทำงานเสมอ เราควรใช้คำพูดที่สุภาพ รักษาน้ำใจ และแสดงความปรารถนาดีอย่างแท้จริง เพื่อให้ผู้รับรู้สึกว่าเราต้องการช่วยเหลือและสนับสนุนเขาให้เติบโต การสื่อสารด้วยความเคารพจะทำให้ Feedback งานนั้นสร้างสรรค์และมีประสิทธิภาพ

8. รับฟังความคิดเห็นจากผู้รับ Feedback

การให้ Feedback ไม่ควรเป็นการสื่อสารทางเดียว เราควรเปิดโอกาสให้ผู้รับ Feedback ได้แสดงความคิดเห็น ชี้แจง หรือซักถามในประเด็นที่ยังไม่เข้าใจ ซึ่งการที่เรารับฟังอย่างเปิดใจจะช่วยให้เราเข้าใจมุมมองของผู้รับมากขึ้น และไม่แน่ว่าการฟังในมุมของเขา อาจทำให้เราเจอข้อมูลบางอย่างที่เป็นประโยชน์ต่อการแก้ไขปัญหาร่วมกัน การสื่อสารสองทางยังแสดงถึงความเคารพและให้เกียรติอีกฝ่าย ทำให้เขารู้สึกว่าความคิดเห็นของตนเองมีค่า และรู้สึกว่าตัวเองมีส่วนร่วมในกระบวนการพัฒนา ซึ่งจะนำไปสู่การยอมรับและนำ Feedback ไปปฏิบัติอย่างเต็มใจมากขึ้น

9. ส่งเสริมให้เกิดความเชื่อมั่น ไม่กดดัน

เป้าหมายหลักของการให้ Feedback คือการช่วยให้เพื่อนร่วมงานพัฒนาและเติบโต ดังนั้น น้ำเสียงและท่าทีของผู้ให้ Feedback จึงควรแสดงออกถึงความเชื่อมั่นในศักยภาพในตัวเขา หลีกเลี่ยงการสร้างความรู้สึกกดดัน ตำหนิ หรือทำให้ผู้รับรู้สึกเหมือนถูกด้อยค่า เราควรเน้นไปที่การสร้างแรงจูงใจเชิงบวกและให้กำลังใจว่าพวกเขาสามารถปรับปรุงและทำได้ดีขึ้น การใช้เทคนิคการโน้มน้าวใจที่เหมาะสมจะช่วยให้ผู้รับเห็นคุณค่าของข้อเสนอแนะและเกิดแรงบันดาลใจในการพัฒนา การสร้างบรรยากาศที่สนับสนุนและเชื่อมั่นจะช่วยให้ผู้รับมีทัศนคติที่ดีต่อการ Feedback งาน และมองว่าเป็นโอกาสในการพัฒนาตนเอง มากกว่าเป็นเรื่องที่น่ากลัว

10. ติดตามผลและขอบคุณเพื่อกระตุ้นการพัฒนา

หลังจากให้ Feedback ไปแล้ว ควรมีการติดตามความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ และเมื่อเห็นการเปลี่ยนแปลงหรือความพยายามในการปรับปรุง แม้จะเป็นเรื่องเล็กน้อย ก็ควรกล่าวชื่นชมหรือขอบคุณ เพราะการแสดงความใส่ใจและยอมรับในความพยายามจะช่วยเสริมสร้างกำลังใจและกระตุ้นให้ผู้รับมุ่งมั่นพัฒนาตนเองต่อไป การติดตามผลยังช่วยให้มั่นใจได้ว่า Feedback ที่ให้ไปนั้นถูกนำไปปรับใช้อย่างถูกต้องตรงจุดมากน้อยแค่ไหน นอกจากนี้การแสดงความขอบคุณยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในทีม และทำให้วัฒนธรรมการให้ Positive Feedback แข็งแกร่งขึ้นอีกด้วย

ตัวอย่าง Positive Feedback ที่ใช้ได้จริง

การให้ Positive Feedback ที่มีประสิทธิภาพควรเจาะจงและเชื่อมโยงกับพฤติกรรมหรือผลงานที่ต้องการชื่นชม เช่น แทนที่จะพูดว่า "ทำงานดีมากเลย" ลองเปลี่ยนเป็น "เขียนสรุปประชุมดีมากเลย อ่านแล้วเคลียร์ แบบนี้วางแผนต่อง่ายขึ้นเยอะ" หรือ "เก่งมากเลยที่แก้ปัญหาเฉพาะหน้าตอนที่คุยกับลูกค้าเมื่อวานได้ รับมือได้ดีมากจริง ๆ" การให้ Positive Feedback แบบนี้จะทำให้ผู้รับทราบว่าการกระทำใดของตนที่ได้รับการยอมรับและควรทำต่อไป

สรุป

การให้ Feedback เพื่อนร่วมงานอย่างมีประสิทธิภาพและสร้างสรรค์ โดยเฉพาะการใช้ Positive Feedback อย่างถูกจังหวะ เป็นทักษะสำคัญที่ช่วยยกระดับการทำงานเป็นทีม ส่งเสริมการพัฒนาของแต่ละบุคคล และสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง การนำเคล็ดลับทั้ง 10 ข้อไปปรับใช้ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลายเวลาที่ Feedback การกำหนดประเด็นที่ชัดเจน การเน้นที่พฤติกรรม การชี้แนะแนวทาง และการรับฟังอย่างเปิดใจ จะช่วยให้กระบวนการ Feedback เป็นไปอย่างราบรื่นและเกิดประโยชน์สูงสุด นำไปสู่ทีมที่มีประสิทธิภาพและความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงานร่วมกัน

ที่มา:

bizcube-chula.com

sanook.com

blog.skooldio.com