หลายองค์กรในปัจจุบันได้หันมาใช้ระบบการทำงานแบบ Hybrid Working ที่ผสมผสานระหว่างการทำงานที่ออฟฟิศและการทำงานนอกสถานที่ หรือการทำงานทางไกลกันมากขึ้น ทั้งนี้ การทำงานรูปแบบ Hybrid ได้เข้ามาปรับเปลี่ยนค่านิยมและพฤติกรรมการทำงาน ตลอดจนทำให้คนทำงานรู้จักวัฒนธรรมการทำงานที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้นกว่าในอดีต อย่างไรก็ตามการทำงานที่ไหนก็ได้ และเลือกเวลางานได้ตามใจต้องการแม้เป็นเรื่องที่ดีในมุมของพนักงาน แต่ทว่าในมุมของคนเป็นหัวหน้างานการบริหารงานแบบ Hybrid อาจมีความท้าทายที่ซ่อนอยู่ หากไม่ดูแลให้ดีอาจกลายเป็นปัญหาชวนปวดหัวตามมาได้เหมือนกัน    

วันนี้ JobThai  เลยขอนำเสนอ 4 สิ่งที่หัวหน้าควรใส่ใจเพื่อให้การบริหารการทำงานแบบ Hybrid Working เป็นไปอย่างราบรื่น

เข้าใจธรรมชาติการทำงานของสมาชิกในทีม 

ในสถานการณ์การทำงานปกติที่ทุกคนต่างต้องมาทำงานที่ออฟฟิศและมีโอกาสพบปะกันแบบตัวต่อตัวคงไม่ใช่เรื่องยากเกินกำลังสำหรับหัวหน้าที่จะเรียนรู้และสังเกตพฤติกรรมของสมาชิกในทีมแต่ละคน แต่การต้องทำงานภายใต้รูปแบบ Hybrid อาจทำให้หัวหน้าทีมต้องใช้ความพยายามมากขึ้น เช่น เวลาประชุมออนไลน์ หัวหน้าต้องใส่ใจทั้งสาระของการประชุม และก็ต้องดูปฏิกิริยาของลูกทีมของตัวเองไปด้วย เพื่อทำความเข้าใจธรรมชาติการทำงานของสมาชิกในทีมรายบุคคลอย่างลึกซึ้ง เมื่อหัวหน้ารู้จักลูกน้องตัวเองเป็นอย่างดีแล้วก็ย่อมจะเข้าใจสไตล์การทำงานของคนในทีม และหาวิธีสนับสนุนให้แต่ละคนได้ทำงานในรูปแบบที่ตัวเองถนัดมากที่สุด เช่น พนักงานบางคนอาจเคยชินกับการทำงานในออฟฟิศ ได้รับพลังจากการพบปะและทำงานในบรรยากาศที่ได้เจอคนจริงถึงจะทำงานได้ดี ในขณะเดียวกันพนักงานบางคนอาจมี Performance ดีไม่แพ้กันแม้เลือกทำงานเงียบ ๆ คนเดียวอยู่ที่บ้าน ขึ้นอยู่กับว่าหัวหน้าอย่างเราจะเลือกมอบหมายงานอะไรให้กับสมาชิกคนไหนเพื่อให้เกิดประโยชน์กับทีมมากที่สุด   

รับฟังความต้องการของคนในทีมและช่วยเหลืออย่างเต็มที่

ไม่แปลกเลยที่คนทำงานจะชอบการทำงานแบบ Hybrid เพราะหัวใจสำคัญของการทำงานแบบนี้คือความยืดหยุ่น ไม่ว่าจะเป็นการเข้า-ออกงานได้ตามต้องการ ไม่ต้องเข้างานเวลาเดียวกันเป๊ะ ๆ หรือการทำงานแบบ Work from Anywhere ที่เปิดโอกาสให้พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้าน หรือจะเปลี่ยนบรรยากาศไปทำงานตามร้านกาแฟและต่างจังหวัด ทางเลือกเหล่านี้ทำให้คนทำงานค้นพบว่าพวกเขาสามารถจัดการเวลาของตัวเองได้และมี Work-life Balance มากขึ้น นอกจากความต้องการในการทำงานอย่างยืดหยุ่นและได้ทำงานตามที่ตัวเองถนัดแล้ว หัวหน้าอย่างเราควรสำรวจความคิดเห็นต่อการทำงานแบบ Hybrid ว่ามีคนในทีมส่วนใหญ่คิดเห็นอย่างไร คนในทีมสะดวกเข้างานเวลาไหน ถ้าเลือกได้โดยอิสระ หรืออยากเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศสัปดาห์ละกี่วัน เป็นต้น

อย่าลืมถามถึงอุปสรรคที่ทำให้การทำงานแบบ Hybrid ไม่ราบรื่น รวมถึงความต้องการพิเศษเฉพาะบุคคล ว่าพวกเขาขาดเหลือสิ่งไหน มีปัญหาอะไรให้หัวหน้าอย่างเราช่วยหรือเปล่า ตั้งแต่เรื่องที่เกี่ยวข้องกับการทำงานโดยตรงอย่างอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการทำงานออนไลน์ ซอฟต์แวร์ หรือเครื่องมือต่าง ๆ ไปจนถึงปัญหาความเครียดที่เกิดจากการทำงาน บางคนอาจมีภาระต้องดูแลลูกเล็ก ผู้สูงอายุในบ้าน หรือ อาจกำลังย้ายบ้านใหม่ไปอยู่ในพื้นที่ที่ไกลออฟฟิศกว่าเดิม เมื่อมีข้อมูลฟีดแบ็กทั้งหมดแล้ว เราก็จะสามารถตัดสินใจได้ว่าจะบริหารจัดการหรือออกแบบการทำงานแบบ Hybrid ให้ดีกว่าเดิมได้อย่างไรบ้าง

อย่าจู้จี้จนลูกน้องรู้สึกอึดอัด แต่ก็อย่าปล่อยปะละเลยจนพวกเขานึกว่าตัวเองถูกลืม

การสื่อสารกันในทีมก็เป็นอีกหนึ่งประเด็นสำคัญที่หัวหน้าต้องใส่ใจเป็นพิเศษ เราในฐานะหัวหน้าทีมจะได้เห็นทั้งการทำงานของคนที่เข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ และเราก็ต้องสื่อสารกับทุกคนในทีมผ่านระบบออนไลน์ ซึ่งความท้าทายก็คือการหาความถี่ของการพูดคุยกับลูกทีมให้เหมาะสม ทำอย่างไรให้พวกเขาไม่รู้สึกว่าถูกละเลย หรือรู้สึกด้อยกว่าคนอื่น ๆ ในทีม ในขณะเดียวกันก็อย่าจับตามองพวกเขามากเกินไปจนทำให้เกิดอาการเกร็ง ไม่กล้าคิด ไม่กล้าเสนอความคิดเห็น และเข้าใจว่าเราจ้องจับผิดซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการทำงานได้ เพราะฉะนั้น คนเป็นหัวหน้าต้องรู้จักเว้นระยะห่างให้พอดี ๆ หมั่นสอบถามสารทุกข์สุกดิบเป็นครั้งคราว ด้วยวิธีการที่เป็นกันเองเพื่อสร้างบรรยากาศในการทำงานที่ดี ถ้าสมาชิกในทีมทำผิดพลาดก็ควรจะเรียกคุยเป็นการส่วนตัว ไม่ควรทำให้อับอายต่อหน้าเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ แต่ถ้าพวกเขาทำผลงานได้ดี ก็อย่าลืมที่จะชมเชยต่อหน้าทุกคนในทีม เพียงเท่านี้สมาชิกในทีมไม่ว่าจะทีมเข้าออฟฟิศ หรือทีมทำงานจากบ้านก็จะมีขวัญและกำลังใจ ตั้งหน้าตั้งตาทำงานได้โดยไม่ต้องห่วงหน้าพะวงหลัง  

ปฏิบัติกับสมาชิกทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน

การทำงานแบบ Hybrid อาจทำให้เกิดความแตกต่างในการทำงานได้ในบางกรณี เช่น งานบางตำแหน่ง อาจจะต้องเข้าออฟฟิศหรือออกไปทำกิจกรรมหรือติดต่อลูกค้าเยอะกว่าเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ ในทีม ในขณะที่บางตำแหน่งนั้นสามารถทำงานผ่านระบบออนไลน์ได้ตลอดเวลา ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม จะเป็นทีมเข้าออฟฟิศบ่อย หรือทีมที่ชอบทำงานอยู่บ้าน ก็ควรจะได้รับการดูแลจากหัวหน้าอย่างเสมอภาคกัน หน้าที่ของเราคือการจัดสรรเวลาและกระจายงานให้ทุกคนได้ทำงานกันอย่างลงตัวมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เช่น ถ้าวันไหนมีประชุมสำคัญที่ทุกคนในแผนกต้องเข้าร่วมที่ออฟฟิศโดยจะขาดคนใดคนหนึ่งไปไม่ได้ เราก็ต้องเช็กให้แน่ใจว่าในวันนั้นทุกคนในทีมเข้าใจตรงกันว่าต้องมาในช่วงเวลาเดียวกัน  ระวังอย่าให้เกิดความได้เปรียบหรือเสียเปรียบกันในที่ทำงาน หรือ ในกรณีที่ความขัดแย้งได้เกิดขึ้นแล้ว คนเป็นหัวหน้าก็ต้องให้ความยุติธรรมต่อทุกฝ่าย หาวิธีไกล่เกลี่ยที่เหมาะสม และหาวิธีประนีประนอมให้ทุกคนกลับมาทำงานร่วมกันได้อีกครั้ง อย่าปล่อยให้เกิดปัญหาเรื้อรัง หรือทำให้สมาชิกทีมบางคนมองว่าหัวหน้าอย่างเราเลือกปฏิบัติ จนเกิดรอยร้าวในความสัมพันธ์ของคนในทีมและส่งผลกระทบอย่างร้ายแรงต่อการทำงานโดยรวมของทีมในอนาคต

แม้หัวใจสำคัญของการทำงานแบบ Hybrid Working จะเป็นโอกาสสำคัญให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างยืดหยุ่นและมีอิสระมากที่สุด แต่ก็ต้องไม่ลืมว่าในมุมของการบริหารคนนั้น หัวหน้าก็ต้องปฏิบัติกับพนักงานทุกคนอย่างเท่าเทียม ไม่ว่าพวกเขาเหล่านั้นจะชอบมาพบปะเพื่อนร่วมงานที่ออฟฟิศ หรือ ชอบทำงานเงียบ ๆ อยู่บ้านมากกว่า นอกจากนี้การหาจุดที่สมดุลระหว่างความต้องการของพนักงานและผลประโยชน์ขององค์กรก็เป็นสิ่งที่คนเป็นหัวหน้าพึงระลึกไว้ในใจเสมอ ถ้าทำได้พนักงานก็จะมีความสุขในทุกวันของการทำงานและพร้อมที่จะเติบโตไปพร้อมกับองค์กร

ที่มา:

beacon.com, cmswire.com, envoy.com, fastcompany.com, forbes.com, linkedin.com, hbr.org, qz.com, reworked.co, shrm.org