“ทีม” คือสิ่งสำคัญที่ช่วยให้งานเดินหน้าและออกมามีคุณภาพ ซึ่ง “การมอบหมายงาน” ก็คือหัวใจสำคัญที่คนเป็นหัวหน้าต้องให้ความใส่ใจ บางคนยังคิดว่าการมอบหมายงานเป็นแค่เรื่องง่าย ที่สั่งให้ลูกทีมทำงานตามต้องการก็พอ โดยไม่มองรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ ให้รอบด้าน ทำให้หลายครั้งงานผิดพลาดและไม่มีประสิทธิภาพมากพอ กลายเป็นต้องมาเสียเวลาซ้ำซ้อนกันทั้งหัวหน้าและลูกน้อง วันนี้ JobThai จึงมี 8 ขั้นตอนที่หัวหน้าทุกคนควรรู้ เพื่อจะได้มอบหมายงานให้กับทีมได้ดียิ่งขึ้น

1. คิดและวางแผนการทำงานล่วงหน้า

คนเป็นหัวหน้าทีมควรทำงานบริหารจัดการเป็นหลัก เพื่อให้เห็นภาพรวมของงานทุกงานได้ครบถ้วน สิ่งสำคัญของขั้นตอนนี้คือการวางแผนว่าจะแบ่งงานให้กับลูกทีมแต่ละคนยังไง ด้วยการพิจารณาจากความสำคัญของแต่ละงานเป็นหลัก

2. เลือกคนให้เหมาะกับงาน

อย่าคิดง่าย ๆ แค่ว่าคนนี้มีเวลามากกว่าคนอื่นแล้วก็มอบหมายงานให้ทันที เพราะงานบางงาน สิ่งที่ต้องใช้มากกว่าเวลาก็คือทักษะ ความเชี่ยวชาญ และความเข้าใจในเนื้องานนั้น คนเป็นหัวหน้าต้องลองคิดว่าใครจะมีทักษะที่ตรงกับงานแต่ละงานบ้าง

3. บอกหน้าที่ให้ชัด

การมอบหมายงานแบบปากเปล่าสามารถก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย ทางที่ดีควรมอบหมายงานให้เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งวิธีที่นิยมกันมากที่สุดก็คืออีเมล และเวลาแจกจ่ายงานก็ควรแจ้งรายละเอียดให้ครบถ้วนว่าลูกทีมแต่ละคนต้องทำอะไรบ้างเพื่อป้องกันความสับสน

4. เล่าความสำคัญของงานให้เข้าใจ

แต่ละคนในทีมเป็นเหมือนฟันเฟืองที่เชื่อมโยงกัน ถ้าเราเล่าหรืออธิบายให้ลูกทีมเข้าใจได้ว่าหน้าที่ของพวกเขาสำคัญยังไง ทำไมเขาถึงเหมาะกับงานชิ้นนี้ ก็จะทำให้พวกเขาเข้าใจความสำคัญของงานที่ได้รับมากขึ้น และจะเป็นโอกาสให้ลูกทีมได้เสนอแนวคิดหรือไอเดียดี ๆ อีกด้วย

5. มีเดดไลน์ให้กับลูกทีม 

สิ่งที่ควรบอกตั้งแต่มอบหมายงานเลยก็คือเดดไลน์หรือวันกำหนดส่งงาน เพราะจะทำให้ลูกทีมของเราสามารถวางแผนจัดการตารางเวลาของตัวเองได้ และสิ่งสำคัญที่หัวหน้าทีมควรทำก็คืออธิบายให้ลูกทีมเห็นภาพรวมของทั้งหมดและผลกระทบที่จะเกิดขึ้น ถ้ามีใครส่งงานช้ากว่ากำหนด

6. สนับสนุนลูกทีมในการทำงานอย่างเต็มที่

อย่าลืมว่าทุกครั้งที่มอบหมายงานใหม่ให้ลูกทีม พวกเขาก็ต้องการสิ่งที่จำเป็นในการทำงานไม่ว่าจะเป็น อุปกรณ์ต่าง ๆ และงบประมาณ นอกจากนี้ยังรวมถึงสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกและอำนาจในการสั่งการที่จะช่วยให้งานราบรื่นมากขึ้นด้วย ถ้าลูกทีมของเราท้อแท้ หัวหน้าก็ต้องคอยกระตุ้นให้กลับมาสู้กับงานอีกครั้ง แต่อย่าไปรับงานกลับมาทำเองเด็ดขาดเพราะมันไม่สร้างผลดีกับทั้งตัวเราเอง และลูกทีมก็จะเสียกำลังใจไปด้วย

7. อัปเดตงานเป็นประจำ

ควรกำหนดให้มีประชุมสรุปงานสัปดาห์ละครั้ง เพื่อจะได้รู้ปัญหา ความคืบหน้าของงานอย่างใกล้ชิด และสื่อสารกันได้ชัดเจน แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าต้องรอให้ถึงเวลาประชุมเท่านั้น ถ้ามีปัญหาหรือต้องการพูดคุยอย่างเร่งด่วน หัวหน้าก็ต้องมีช่องทางให้พวกเขาได้เข้ามาปรึกษา โดยอาจจะผ่านทางโทรศัพท์มือถือ ซึ่งสามารติดต่อกันได้ง่าย แถมยังแชร์ไฟล์งาน ตารางงาน หรือข้อมูลต่าง ๆ ไปพร้อมกันได้อีกด้วย 

8. ไว้ใจทีม

ความไว้ใจเป็นหนึ่งปัจจัยที่สำคัญในการมอบหมายงาน ทั้งหัวหน้าและลูกทีมเองต้องไว้ใจซึ่งกันและกัน หมายความว่าหัวหน้าต้องเชื่อใจลูกทีมว่าเขาสามารถรับผิดชอบงานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จสมบูรณ์ได้ ในขณะที่ลูกทีมเองก็ต้องเชื่อใจในตัวหัวหน้าทีมว่าเขาจะช่วยซัพพอร์ตลูกทีมได้เป็นอย่างดี

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

ที่มา:

fastcompany.com

forbes.com