การประชุมทางไกล กลายมาเป็นอีกส่วนหนึ่งในชีวิตการทำงานของคนทำงานหลายคนในปัจจุบัน เมื่อต้องหันมา Work from Home ซึ่งหลายคนก็ชื่นชอบเพราะไม่ต้องออกไปข้างนอกและทำให้ลดความเสี่ยงในการติดไวรัส COVID-19 แต่ในขณะเดียวกันหลายคนก็ยังต้องการการประชุมต่อหน้าอยู่เพราะคิดว่าตนเองจะมีสมาธิและมีประสิทธิภาพมากกว่า

JobThai จึงรวบรวมเทคนิคดี ๆ ที่จะช่วยให้การประชุมทางไกลเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น มาให้ลองศึกษากัน

ส่งอีเมลแจ้งล่วงหน้าให้เห็นภาพรวมของการประชุม

การเตรียมตัวเป็นสิ่งสำคัญที่ควรทำก่อนประชุม แม้เราจะเป็นตัวหลักของการประชุมหรือไม่ก็ตาม แต่หากเราเป็นตัวหลักของการประชุมครั้งนี้ ก่อนที่จะประชุมเราควรส่ง Agenda การประชุมไปล่วงหน้าก่อนทางอีเมล ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้อีกฝ่ายมีการเตรียมตัว โดยที่ใน Agenda ควรจะต้องระบุถึงวัตถุประสงค์ในการประชุม วาระการประชุม สมาชิกที่เข้าร่วม และเอกสารอะไรบ้างที่จะต้องใช้ในการประชุม ซึ่งหลาย ๆ แอปพลิเคชันอย่าง Microsoft Teams, Zoom หรือ Google Meet ก็มีช่องรายละเอียดต่าง ๆ ให้เราสามารถเลือกกรอกได้อย่างครบถ้วน

เมื่อคนพร้อมแล้วอุปกรณ์การทำงานต้องพร้อมด้วย

เริ่มจากเช็กอุปกรณ์ที่เราจะใช้ในการประชุม หากใช้โทรศัพท์มือถือหรือโน้ตบุ๊กก็ควรต้องตรวจสอบแบตเตอรี่ให้ดีว่ามีพอสำหรับการประชุมหรือเปล่า เพราะหากเกิดแบตหมดระหว่างการประชุมก็อาจทำให้การประชุมต้องสะดุดและเสร็จล่าช้ากว่ากำหนด ซึ่งอุปกรณ์นี้ยังรวมถึงสมุดโน้ต หรือเอกสารที่ใช้ประกอบการประชุมด้วย เพราะคงไม่ดีถ้าจะใช้อะไรก็ต้องขอตัวไปหาอยู่ตลอดเวลา ซึ่งส่งผลให้เสียเวลาและเราจะดูไม่เป็นมืออาชีพ

นอกจากนี้อย่าลืมเช็กสัญญาณอินเทอร์เน็ตที่เราใช้ เพราะบางครั้งหากสัญญาณอินเทอร์เน็ตบ้านไม่ดีหรือไม่เสถียรเท่าที่ควร ก็อาจทำให้เราพลาดเนื้อหาสำคัญในการประชุมไป ซึ่งหากอินเทอร์เน็ตบ้านไม่ดีเราอาจต้องรีเซ็ต Router หรือเปลี่ยนไปใช้อินเทอร์เน็ตมือถือ ก็อาจเป็นวิธีแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่ควรทำ

ทักทายพร้อมอธิบายภาพรวม

ในฐานะผู้นำการประชุม หลังจากที่ทักทายฝ่ายตรงข้ามแล้ว หากการประชุมนี้เป็นการประชุมข้ามบริษัทหรือเป็นการติดต่อคนภายนอกองค์กร ก่อนที่จะเริ่มเราควรแนะนำตัวฝั่งเราและพูดอธิบาย Agenda ให้ทุกคนทราบถึงวาระการประชุมนี้อีกครั้ง รวมถึงใช้เวลานี้ในการกำหนดกฎเกณฑ์ต่าง ๆ เช่น เวลาที่ใช้ในการประชุม หรือใช้เวลานี้ในการพูดคุยเรื่องทั่วไปเพื่อสร้างบรรยากาศให้ผ่อนคลายก่อนเริ่มประชุมก็เป็นสิ่งที่เราควรทำในฐานะตัวแทนการประชุม

พูดให้ชัดเจนและเลี่ยงการพูดรวบคำ

แม้ปัจจุบันเราสามารถติดต่อสื่อสารกันโดยเห็นสีหน้าและท่าทางของแต่ละฝ่ายได้แล้ว แต่เสียงที่เบาเกินไปหรือเสียงที่ขาดหายไปบางส่วนก็อาจส่งผลให้เกิดปัญหาในการประชุมได้ เพราะฉะนั้นพยายามพูดให้ช้าลง เน้นคำให้ชัด และทุกครั้งที่พูดเสร็จโดยเฉพาะเรื่องที่ค่อนข้างซับซ้อนอาจจะปิดท้ายประโยคด้วยว่า “มีตรงไหนไม่เข้าใจบ้างไหม” เพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกัน ก่อนที่จะไปต่อในเรื่องถัดไป

บรรยากาศรอบด้านอาจรบกวนการประชุมได้

มีเสียงรบกวนมากมายที่จะทำให้เราไม่มีสมาธิเท่าที่ควรและจะไปรบกวนฝั่งตรงข้ามด้วยเช่นกัน ซึ่งบอกได้เลยว่าเป็นอุปสรรคในการคุยแน่ ๆ แต่ถ้าไม่สามารถหาที่เงียบสงบได้ก็ควรจะอธิบายให้ฝั่งตรงข้ามทราบก่อน และเวลาที่เรายังไม่ได้พูดให้กดปิดไมค์ตัวเองทุกครั้ง อย่าลืมว่าการประชุมออนไลน์หรือทางโทรศัพท์อาจมีผู้เข้าร่วมจากหลายที่ เพราะฉะนั้นต้องระวังอย่าปล่อยให้เสียงทางฝั่งของเราเองรบกวนการสนทนาของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น

และบางครั้งหากเราประชุมอยู่หน้าจอตัวเอง ก็ควรระมัดระวังเสียงคลิกเมาส์หรือกดคีย์บอร์ด รวมทั้งเสียงเคาะโต๊ะหรือหาวเสียงดัง แม้สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นพฤติกรรมที่เราอาจเผลอทำเป็นประจำโดยไม่รู้ตัว เพราะคงไม่ใช่เรื่องดีถ้าไปรบกวนผู้อื่นที่กำลังเข้าร่วมประชุมอยู่ หากต้องการพิมพ์อะไรหรือกดคลิกเมาส์ตรงไหน ก็เช็กให้ดีก่อนว่าไมค์ของเรากำลังปิดอยู่

สรุปส่งท้ายเพื่อความมั่นใจว่าเข้าใจตรงกันทุกฝ่าย

ถ้าไม่อยากเสียเวลาการประชุมไปอย่างไร้ค่า ก่อนที่จะวางสายกันไปเพื่อให้ทีมเข้าใจตรงกัน เห็นเป้าหมายเดียวกัน และไม่พลาดสิ่งที่ต้องทำ ให้สรุปทุกประเด็นสำคัญที่เกิดขึ้นในที่ประชุมว่าทุกฝ่ายเข้าใจตรงกันไหม และหลังจากที่ประชุมเสร็จอย่าลืมส่งอีเมลรายงานการประชุมตามหลังไปทุกครั้งเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย เพราะเราหรือทีมอาจเป็นฝ่ายเข้าใจผิด วิธีนี้ก็จะทำให้ทุก ๆ คนได้ทบทวนข้อสรุปกันอีกครั้ง

ปัจจุบันองค์กรหลายแห่งก็เริ่มทยอยให้หนักงานปรับการทำงานเป็น Work from Home หรือ Work from Anywhere กันแล้ว ซึ่งส่งผลให้เราต้องประชุมทางไกลหรือ Video Conference กันมากขึ้น นอกจากการประชุมที่เราต้องปรับตัว การทำงานที่ไม่ต้องอยู่ออฟฟิศก็เป็น New Normal ที่คนทำงานหลายคนต้องทำกัน เราเลยต้องเรียนรู้ที่จะปรับตัวให้ทันกับการทำงานในยุคดิจิทัล และใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ให้เกิดประโยชน์ที่สุด

JobThai Official Group Public group · 200,000 members Join Group