เทคนิคง่าย ๆ ที่จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เทคนิคง่าย ๆ ที่จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น
28/05/19   |   4.5k   |  

การประชุมถือว่าเป็นช่วงเวลาที่ดีที่คนในองค์กรจะได้ช่วยกันระดมความคิด วางแผนกลยุทธ์ หรือออกผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ ร่วมกันเพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า แต่ปัญหาหลักอย่างหนึ่งที่องค์กรส่วนใหญ่จะเจอเหมือนกันก็คือ ประชุมเสร็จแล้วแต่จับต้นชนปลายไม่ถูก ในเวลาประชุมคุยเรื่องอื่นหรือไม่ก็ควบคุมเวลาไม่ได้ ทำให้เสียทรัพยากรที่มีค่าที่สุดคือเวลา ไปแบบไม่คุ้มค่าเท่าไหร่

 

JobThai เข้าใจปัญหาที่ทุกคนกำลังเจอ วันนี้จึงมีเทคนิคดี ๆ ที่จะเอามาฝากคนทำงานไม่ว่าจะอยู่ในระดับปฏิบัติการหรือผู้บริหาร เพื่อให้การประชุมครั้งหน้ามีประสิทธิภาพคุ้มค่ากับเวลาที่แลกไปมากขึ้น

 

 

  • การส่งนัดหมายการประชุม ควรระบุวาระการประชุมให้ชัดเจน และเชิญเฉพาะคนที่จำเป็นต้องเข้าร่วมการประชุมจริง ๆ เท่านั้น
  • สถานที่และเวลาในการประชุม ควรกำหนดให้เหมาะสมกับหัวข้อการประชุมในแต่ละครั้ง การใช้เวลาประชุมนานไม่ได้หมายความว่าจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพเสมอไป และที่สำคัญคือควบคุมเวลาประชุมให้เป็นไปตามกำหนดด้วย
  • เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้แสดงความคิดเห็นหรือซักถามข้อสงสัย และก่อนปิดการประชุมควรมีการสรุปสิ่งที่ได้พูดคุยกันไปอีกครั้งเพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนเข้าใจตรงกันจริง ๆ
     

 

บอกให้ชัดเจนตั้งแต่ก่อนประชุม

สิ่งสำคัญก่อนเริ่มการประชุมที่เราควรส่งให้ก็คือ รายละเอียดวาระ รวมถึงวัตถุประสงค์ของแต่ละหัวข้อที่จะพูดคุยกัน นอกจากนี้ วันที่ เวลา และสถานที่ประชุมก็ต้องใส่ให้ละเอียด และที่สำคัญคือถ้ามีใครที่จะต้องรับผิดชอบประเด็นไหนเป็นพิเศษก็ควรบอกเพื่อให้เตรียมตัวได้ทันก่อนการประชุม

 

เผื่อเวลาสำหรับเรื่องอื่นด้วย

นอกจากการประชุมจะเป็นวาระสำคัญแล้ว แต่การจัดการเวลาสำหรับเรื่องอื่นก็สำคัญไม่แพ้กัน ไม่ว่าจะเป็น การเดินไปถึงห้องประชุมก่อนเวลา เตรียมคอมพิวเตอร์ โปรเจคเตอร์ อินเทอร์เน็ต หรือไมโครโฟน

 

เลือกเชิญแค่คนที่จำเป็น

หลายคนเข้าใจว่าการชวนคนให้เข้าประชุมเยอะ ๆ ไว้ก่อนน่าจะเป็นเรื่องดี เพราะทุกคนจะได้รับรู้เท่ากัน แต่ที่จริงแล้วเราควรเชิญแค่คนที่จำเป็นเข้าร่วมประชุมเท่านั้น เพราะถ้าบางคนไม่ต้องรู้เรื่องที่เราคุยกันในที่ประชุมก็จะกลายเป็นว่าเขาเสียเวลาการทำงานไปเปล่า ๆ 

 

ให้ทุกคนร่วมเสนอไอเดีย

ในการประชุแต่ละครั้ง ทุกคนควรมีโอกาสพูดคุย แสดงความคิดเห็น และถามข้อสงสัย ไม่ควรให้ใครผูกขาดการพูดหรือเสนอความคิดเห็นอยู่แค่คนเดียว เพราะจะทำให้ทั้งทีมพลาดโอกาสได้ข้อมูลและไอเดียใหม่ ๆ ไปอย่างน่าเสียดาย

 

บรรยากาศก็เป็นส่วนสำคัญ

ถ้าเราเลือกประชุมแต่ในสถานที่เดิม ๆ ห้องประชุมเดิม ๆ ก็อาจจะไม่เหมาะกับบางหัวข้อที่อยากได้ความคิดแปลกใหม่ หรือการระดมสมองเพื่อออกแคมเปญใหม่ ถ้าเราลองเปลี่ยนห้องประชุมเพื่อเปลี่ยนบรรยากาศดูบ้าง คนที่เข้าร่วมประชุมก็จะรู้สึกถึงความเปลี่ยนแปลงมากเกินการใช้สถานที่เดิมซ้ำ ๆ 

 

ก่อนจบต้องสรุป

5 – 10 นาทีสุดท้ายก่อนจบการประชุมคือเวลาที่ดีในการสรุปวาระการประชุมต่าง ๆ ที่พูดคุยกันไป หรือไม่ก็ใช้ช่วงเวลานี้ในการจ่ายงานให้กับคนที่มีหน้าที่รับผิดชอบ ซึ่งต้องระบุให้ชัดเจนถึงรายละเอียดของงาน จำนวน และระยะเวลาที่ใช้

 

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

เพิ่มเพื่อน

 

ที่มา:

officevibe.com

livestories.com

destinyconnect.com

tags : career & tips, การทำงาน, คนทำงาน, เคล็ดลับการทำงาน, เคล็ดลับสำหรับคนทำงาน, การประชุม, งาน



ติดตามข่าวสารและเรื่องราวดีๆ ทาง Email

ขอบคุณสำหรับการติดตาม