ทุกวันนี้มีบริษัทไหนไม่ใช้อีเมลในการทำงานบ้าง? 

เชื่อสิว่าไม่มี อีเมลยังคงครองแชมป์ตำแหน่งช่องทางการติดต่อที่สำคัญเป็นอันดันต้น ๆ เพราะเป็นช่องทางที่สะดวก สามารถส่งข้อความถึงกัน พร้อมกับแนบไฟล์ต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วเพียงไม่กี่วินาที แม้ผู้ส่งอีเมลและผู้รับจะอยู่ห่างกันคนละซีกโลกก็ตาม นอกจากนั้นยังเป็นการสื่อสารที่เหมาะสมกับแทบทุกสถานการณ์ ไม่ว่าเรื่องนั้นจะมีความเป็นทางการหรือไม่ทางการ ซึ่งถ้าคุณอยู่ในบริษัทที่มีหัวหน้าเป็นชาวต่างชาติ หรือทำงานในบริษัทที่มักจะต้องดีลงานระหว่างประเทศและคุยกับชาวต่างชาติอยู่บ่อยครั้ง การเขียนอีเมลภาษาอังกฤษให้ออกมาดีนั้นมีผลต่อความน่าเชื่อถือในตัวคุณมาก ๆ 

JobThai จะพามาดูการเขียนอีเมลภาษาอังกฤษแบบพื้นฐาน ในสถานการณ์ต่าง ๆ ให้คุณเอาไปประยุกต์ใช้ ซึ่งจะช่วยคุณได้ไม่น้อยเมื่อต้องใช้อีเมลภาษาอังกฤษในการสื่อสาร  

Tips การเขียนอีเมลธุรกิจภาษาอังกฤษที่คนทำงานต้องรู้

กุญแจสำคัญของการเขียนอีเมลธุรกิจ หรืออีเมลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องงาน ไม่ใช่การใช้สำนวนหรือภาษาที่ซับซ้อน แต่เป็นการเขียนออกมาให้ชัดเจนไม่กำกวม และทำให้ผู้อ่านเข้าใจสิ่งที่ต้องการจะสื่อ

ยกตัวอย่างสถานการณ์ว่ามีพนักงานชื่อ Anna ต้องการติดต่อลูกค้าชื่อ Mr.Lime ผ่านอีเมล เพื่อยืนยันว่าทางบริษัทของเธอสามารถหากล่องบรรจุภัณฑ์แบบหรูหราดูดีสำหรับสินค้า Imperial Lemon ได้ตามที่ Mr.Lime ขอ และอยากให้ Mr. Lime คอนเฟิร์มจำนวนสินค้าว่าต้องการทั้งสิ้น 300 ชิ้นใช่หรือไม่

ตัวอย่าง

To: “Lime” lime@lime.com

CC: All Staff

From: “Anna”

Subject: Boxes OK.

Pls c-d-u cfirm want 300 ta.

ข้างบนเป็นตัวอย่างอีเมลที่ Anna เขียน นอกจากไม่เหมาะสม และไม่มีรายละเอียดที่ชัดเจนแล้ว เธอยังส่งสำเนาอีเมลไปยัง All Staff ให้พนักงานทุกคนได้เห็นอีกด้วย ขืนส่งแบบนี้ออกไปจริง ๆ หัวหน้าอาจจะเรียกพบเลยก็ได้ อย่างที่บอกว่าสิ่งสำคัญคือความชัดเจน เราจะลองมาแก้อีเมลให้เธอซะใหม่ โดยใช้ Tips การเขียนอีเมลธุรกิจทั้ง 4 ข้อที่จะช่วยปรับให้อีเมลดูเหมาะสมมากยิ่งขึ้น 

ตัวอย่าง

Dear Mr. Lime,

I hope you are well.

I am writing regarding your request for luxury boxes for the

Imperial Lemon delivery.

We will indeed be able to supply them.

Please, could you confirm that you want 300.

Best wishes,

Anna

1. กล่าวทักทายสักนิด

ไม่ว่าจะเป็นในชีวิตจริงหรือในอีเมล ก่อนเริ่มคุยงานควรกล่าวทักทายเป็นมารยาทสักหน่อย สำหรับการเขียนอีเมลคุณสามารถกล่าวทักทายผู้รับได้ตั้งแต่ประโยคแรก เหมือนในตัวอย่างด้านบน “Dear Mr. Lime, I hope you are well.” ที่แปลว่า “ถึง Mr. Lime หวังว่าคุณจะสบายดี” เป็นการถามถึงสารทุกข์สุขดิบเล็กน้อยก่อนพูดถึงประเด็นงาน 

2. เกริ่นว่าอีเมลนี้เป็นเรื่องของงานไหน 

ผู้รับอีเมลอาจมีงานอยู่ในมือจำนวนมาก การเกริ่นว่าอีเมลนี้เป็นเรื่องของงานไหน หรือโปรเจกต์อะไรคร่าว ๆ ก่อนเข้าสู่ประเด็นจึงเป็นอะไรที่สำคัญมาก เพราะจะช่วยย้ำเตือนให้เจ้าตัวจำหัวข้อนี้ได้ คุณสามารถใช้ประโยคว่า “I am writing regarding...” จากนั้นก็ตามด้วยคำอธิบาย เพื่อเป็นการบอกว่าอีเมลที่เขียนมานี้เกี่ยวกับงานไหนหรือประเด็นอะไรที่เคยคุยกันมาก่อน 

3. บอกวัตถุประสงค์ของอีเมลฉบับนี้ 

ส่วนนี้เรียกได้ว่าเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของอีเมลทุก ๆ ฉบับก็ว่าได้ คุณต้องระบุให้ชัดเจนว่าคุณส่งอีเมลฉบับนี้มาเพื่ออะไร เช่น การขอความอนุเคราะห์ การเชิญไปร่วมงาน หรือการขอคอนเฟิร์มอย่างในตัวอย่างที่เขียนว่า “Please, could you confirm that you want 300.” แปลว่า “รบกวนคอนเฟิร์มว่าคุณต้องการทั้งหมด 300 ชิ้น” 

4. คำลงท้ายก็สำคัญ อย่าจบห้วน 

ในส่วนท้ายของอีเมลอย่าลืมเติมคำลงท้ายที่เหมาะสมด้วย ซึ่งสามารถใช้คำได้หลากหลาย เช่น Yours sincerely หรือ Best wishes และในบรรทัดสุดท้ายก็ลงชื่อคุณเอาไว้ จะแนบตำแหน่งงาน ชื่อบริษัทที่ทำงาน และเบอร์โทรติดต่อกลับของคุณเอาไว้เผื่อติดต่อในกรณีเร่งด่วนก็ได้

เขียนอีเมลภาษาอังกฤษหาหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานไม่ยากอย่างที่คิด

หากคุณมีเรื่องที่ต้องคุยกับหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานชาวต่างชาติผ่านทางอีเมล คุณอาจจะไม่จำเป็นต้องใช้ระดับภาษาที่เป็นทางการหรือสุภาพมากจนเกินไป เหมือนเวลาส่งอีเมลหาลูกค้าเพราะถือว่าเป็นการส่งอีเมลภายในบริษัท ยิ่งถ้าคุณรู้จักกันเป็นการส่วนตัวการใช้ภาษาทางการระหว่างกันอาจทำให้ทั้งสองฝ่ายรู้สึกเกร็ง ดังนั้นคุณสามารถเปลี่ยนมาใช้ภาษากึ่งทางการได้  

ตัวอย่าง

To: leona.williams@aaa.com 

Subject: [Not Urgent] Information about current consumer trends 
 

Hi Leona, 
 

Please see attached the latest information I have found on current consumer trends - this would be really useful for the team to analyse in more detail. I have summarised some of the key points in the document attached. 

Please let me know what you think. 

Luce 

จากอีเมลตัวอย่าง นอกจากระดับภาษาในอีเมลจะไม่ทางการจนเกินไปแล้ว ยังมีการใช้คำหรือประโยคที่มักพบอยู่บ่อย ๆ ในอีเมลธุรกิจ ซึ่งคุณสามารถเอาไปใช้ได้จริง ดังนี้ 

1. หัวข้ออีเมล

การระบุหัวข้ออีเมลไม่ใช่สิ่งที่ยากจนเกินไปเพียงแค่ต้องเขียนให้ตรงประเด็น กระชับ และเข้าใจทันทีว่าเนื้อหาข้างในอีเมลพูดถึงเรื่องอะไร จากตัวอย่างด้านบน Luce ต้องการแชร์ข้อมูลเกี่ยวกับเทรนด์ของผู้บริโภคที่อัปเดตล่าสุดให้หัวหน้าของเธอดู เธอจึงเขียนว่า Information about current consumer trends 

แต่นอกจากบอกประเด็นที่พูดถึงในอีเมลแล้ว เราจะเห็นคำว่า [Not Urgent] นำหน้าชื่อหัวข้ออีเมลด้วย ซึ่งใส่เพื่อเป็นการบอกว่าอีเมลฉบับนี้ไม่ใช่อีเมลที่เร่งด่วน โดยคำที่ใส่เพื่อบอกความเร่งด่วน หรือบอกให้ผู้รับรู้ว่าเป็นอีเมลที่ต้องตอบกลับหรือไม่ มีอยู่ 7 รูปแบบหลัก ๆ ที่สามารถเลือกใช้ได้ในสถานการณ์ต่าง ๆ 

• Action Item / Action Required - แจ้งว่าในอีเมลต้องการให้ผู้รับ Take Action หรือตัดสินใจอะไรบางอย่างจากเนื้อความในอีเมล เช่น [Action Required] Updates to the proposal

• Time Sensitive - แจ้งว่าเนื้อหานี้มีข้อจำกัดทางด้านเวลา เช่น [Time Sensitive] Last chance to RSVP for Tuesday’s Lunch & Learn

• Urgent - แจ้งว่าเป็นอีเมลด่วนที่ต้องได้รับการตอบกลับในทันที เช่น [Urgent] Final approval needed by 3 p.m.

• Not Urgent - แจ้งว่าอีเมลนี้ไม่ใช่อีเมลด่วน ช่วยให้ผู้รับสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้ เช่น [Not Urgent] Interesting new software to consider

• Please reply by (date) - แจ้งว่าผู้รับต้องตอบกลับภายในวันที่เท่าไหร่ เช่น [Please reply by June 30] Quarterly feedback survey

• EOM - คำนี้ย่อมาจาก “End of Message” ใช้ในกรณีที่เนื้อความทั้งหมดที่ต้องการจะบอก อยู่ในหัวข้ออีเมลทั้งหมด ไม่มีเนื้อหาข้างในอีเมลเพิ่มเติมแล้ว เช่น [EOM] Friday meeting rescheduled for 11 a.m.

• FYI - คำนี้ย่อมาจาก “For Your Information” ใช้สำหรับการแจ้งข้อมูลที่คุณคิดว่าผู้รับน่าจะอยากทราบหรืออยากติดตามอ่านโดยไม่จำเป็นต้องตอบกลับ คุณจะใช้ตัวย่อ NNTR ที่ย่อมาจาก “No Need to Reply” หรือ NRN ที่ย่อมาจาก “No Response Necessary” ก็ได้เช่นกัน ยกตัวอย่างเช่น [NNTR] Suggestions for new website design

สำหรับตัวย่ออย่าง FYI คุณอาจมองว่าย่อคำแบบนี้ก็สั้นดี ประหยัดเวลาพิมพ์ แต่เวลาใช้จริงไม่แนะนำให้เขียนตัวย่อ FYI ลอย ๆ แล้วไม่มีชื่อหัวข้อต่อท้าย เมื่อใช้คำย่อ FYI ให้ระบุตามหลังคำย่อทุกครั้งว่าอีเมลนี้มีเนื้อความเกี่ยวกับอะไร เช่น [FYI] Yummy snacks in the kitchen เพื่อให้ผู้รับรู้ในทันที และไม่ทำให้ผู้รับรู้สึกว่าน้ำเสียงออกมาห้วนจนเกินไปด้วย รวมทั้งให้ระวังเวลาจะใช้ เพราะอาจไม่เหมาะกับทุกบริษัท ต้องดูบริบทและวัฒนธรรมขององค์กรด้วย

2. บอกเรื่องไฟล์ที่แนบมากับอีเมล

เมื่อคุณแนบไฟล์ต่าง ๆ ไปพร้อมกับอีเมล คุณสามารถใช้ประโยคว่า “Please see attached...” ตามด้วยชื่อไฟล์ที่แนบมา เพื่อให้อีกฝ่ายไม่ลืมที่จะเช็กดูไฟล์ที่เราได้ส่งมาพร้อมกับอีเมลนี้ นอกจากนั้นก็ยังสามารถใช้ประโยคอื่นได้อีก เช่น “You will find …(ชื่อไฟล์ที่แนบมากับอีเมล)...in the attached document.”

3. ขอความเห็น

นอกจากการแชร์ข้อมูลแล้ว ถ้าอยากได้ความคิดเห็นจากผู้รับอีเมลว่าเขาคิดยังไงกับเนื้อหาหรือสิ่งที่แนบส่งไปกับอีเมล คุณสามารถขอความเห็นได้อย่างสุภาพด้วยประโยค “Please let me know what you think.”, “Please let me know your thoughts.” หรือ “Please share your opinions.” ก็ได้

ลางานผ่านอีเมล รวดเร็ว ตรวจสอบได้

ถ้าวันไหนคุณตื่นมาแล้วพบว่าตัวเองไข้ขึ้นสูงปรี๊ดจนทำให้คุณต้องลางานในวันนั้น หรือมีแผนที่จะต้องลางานเพื่อไปทำธุระ การรีบแจ้งลาให้เร็วที่สุดเป็นเรื่องที่ควรทำ ซึ่งแต่ละบริษัทก็จะมีวิธีการแจ้งลาที่แตกต่างกัน เช่น โทรศัพท์ ส่งข้อความ ลาผ่านโปรแกรมที่บริษัทใช้ และลาโดยการส่งอีเมล หรือบางครั้งก็อาจจะต้องโทรศัพท์ไปลางานแล้วส่งอีเมลตามไปอีกทีก็ได้ ซึ่งการแจ้งลางานผ่านอีเมลกับหัวหน้าหรือคนที่เกี่ยวข้องจะทำให้คุณมีหลักฐานการลาที่เป็นลายลักษณ์อักษร สามารถตรวจสอบได้ในภายหลัง โดยมี 5 สิ่งที่คุณจำเป็นต้องเขียนลงในอีเมลลางานทุกครั้ง ดังนี้ 

ตัวอย่าง

To: josh@mmm.mm 

Subject: Absence 

Dear Josh, 

I’m emailing to let you know that I will not be coming into work today, 14th September 2021, as I’ve come down with the flu. I'll be available to answer emails if you need urgent help, but Kate will be covering for me to ensure all deadlines are met. 

Thank you for understanding. 

Parker Floy 
 

1. หัวข้ออีเมลที่ชัดเจน

หลายคนรู้สึกว่าการเขียนอีเมลลางานนั้นเป็นเรื่องใหญ่และอยากระบุทุกอย่างให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่คุณยังไม่จำเป็นต้องระบุทุกเรื่องลงในหัวข้ออีเมลจนชื่อหัวข้อยาวเป็นหางว่าวก็ได้ คุณสามารถใส่หัวข้อว่า “Absence” ได้เลย เพราะคำนี้เป็นคำนามหมายความถึงการลางานอยู่แล้ว ส่วนเหตุผลของการลางาน คุณค่อยเก็บไว้ระบุเพิ่มเติมในเนื้อหาอีเมล

2. บอกสาเหตุที่ไม่ได้ไปทำงาน พร้อมวันที่ต้องการลา

คุณสามารถเริ่มเกริ่นได้ด้วยประโยคดังตัวอย่างว่า “I’m emailing to let you know that I will not be coming into work today, as I have...” เพื่อแจ้งหัวหน้าว่าเราส่งอีเมลลาหยุดด้วยสาเหตุอะไร โดยประโยคแบบนี้ถือว่าเป็นประโยคสุภาพและสามารถใช้ได้ทั่วไป หรือถ้าเขียนให้มีความเป็นกันเองมากขึ้นก็อาจใช้เป็นประโยคว่า “I’m emailing to inform you that I can’t make it to work today.” ได้เช่นกัน

จากตัวอย่างด้านบนมีระบุวันที่ลาหยุดเป็นวันที่ 14th September 2021 ซึ่งจะทำให้จดหมายลาหยุดมีความชัดเจนมากยิ่งขึ้น ในกรณีที่ลามากกว่า 1 วัน เช่น ถ้าคุณไปหาหมอแล้วหมอแนะนำให้คุณพักผ่อนอยู่บ้าน 3 วัน คุณสามารถระบุได้ว่า “The doctor prescribed 3 days off from work as I need to rest” และเติมประโยคต่อท้ายท้ายว่า “I will be back to work on...(วันที่จะกลับไปทำงาน)...” เพื่อให้หัวหน้ามองภาพรวมของทีมได้ว่าควรจัดการงานในส่วนของคุณอย่างไรในช่วงที่คุณไม่อยู่ออฟฟิศ

3. ถ้ามีเรื่องด่วนให้ติดต่อผ่านช่องทางใด

อย่าลืมประเมินตัวเองว่าในวันที่ลาคุณยังสะดวกติดต่องานกับที่ออฟฟิศหรือไม่ เพราะงานบางชิ้นอาจต้องการการตัดสินใจจากคุณเท่านั้น ถ้าคุณยังสะดวกตอบอีเมล คุณสามารถใช้ประโยคว่า “I'll be available to answer emails if you need urgent help.” หรือถ้าคุณสะดวกรับโทรศัพท์ก็ใช้ประโยค “I’ll be able to answer phone calls..." แต่ถ้าหากคุณไม่มั่นใจและไม่อยากจะรับปากว่าสะดวกตอบอีเมลหรือรับโทรศัพท์ อาจใช้ประโยคกลาง ๆ ว่า “I’ll do my best to answer urgent emails.” เพื่อบอกว่าคุณจะพยายามช่วยทำงานให้มากเท่าที่จะทำได้แทน

4. ใครรับผิดชอบงานแทนเรา

ถึงตัวคุณจะลาหยุดแต่งานยังคงต้องเดินต่อเพื่อให้เสร็จตามกำหนดส่ง คุณอาจต้องฝากงานไว้กับเพื่อนร่วมงานสักคน เพราะฉะนั้นอย่าลืมบอกหัวหน้าด้วยว่าคุณฝากงานไว้กับใคร ในตัวอย่างประโยคที่ใช้คือ “Kate will be covering for me to ensure all deadlines are met.” หมายความว่า “เคตจะรับผิดชอบงานแทนฉันในวันนี้ เพื่อให้งานทุกชิ้นเสร็จทันเดดไลน์” การบอกไปในอีเมลแบบนี้ จะทำให้หัวหน้ารู้ว่าถ้าเขาต้องการติดตามความคืบหน้าของงานก็สามารถถามจากเคตได้เลย คุณเองก็สามารถพักผ่อนหรือทำธุระได้อย่างหมดห่วง

5. ข้อความลงท้ายอีเมล

มาถึงส่วนสุดท้าย ในอีเมลลางานคุณไม่จำเป็นต้องลงท้ายด้วย Yours sincerely หรือ Best wishes เหมือนอีเมลเรื่องงานทั่วไป แต่อาจจะใช้ประโยคว่า “Thank you for understanding.” เพื่อบอกว่าขอบคุณที่เข้าใจ เพราะคุณไม่สามารถประเมินอาการเจ็บป่วย หรือความเร่งด่วนจากธุระที่มีได้ รวมทั้งไม่รู้ว่าในขณะที่คุณลานั้นจะมีงานอะไรเข้ามาและต้องให้คนอื่นเข้ามาช่วยดูแลงานแทนยังไงบ้าง ก็ได้แต่หวังว่าหัวหน้าจะเข้าใจ

หลักการเขียนอีเมลเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณเป็นคนทำงานที่มีความเป็น Professional มากขึ้น แต่อย่าลืมว่าหัวใจของการใช้อีเมลจริง ๆ ก็คือ “การสื่อสาร” เพราะฉะนั้นอย่าลืมเช็กความชัดเจนของเนื้อหาและความถูกต้องของภาษาทุกครั้งก่อนส่งอีเมล

ที่มา:

JADOH Learning

cbsnews.com

asianefficiency.com

blog.sanebox.com

business.tutsplus.com