ในแต่ละวันของการทำงาน ล้วนมีงานต่าง ๆ ให้เรารับผิดชอบมากมาย ไม่ว่าจะเป็นงานเล็ก ๆ ที่ทำไม่กี่นาทีก็เสร็จ หรือโปรเจกต์ใหญ่ที่ต้องใช้เวลาทำทั้งสัปดาห์หรือเป็นเดือน ซึ่งในฐานะหัวหน้างานมือใหม่ การที่จะถามทีมทุกวันว่างานถึงไหนบ้างแล้ว ก็คงเป็นการกระทำที่ดูกดดันลูกทีมเกินไป ซึ่งในปัจจุบันก็มีเครื่องมือที่จะมาช่วยเราในเรื่องการจัดการงานหรือ Project Management Tools อยู่ หากองค์กรหรือหัวหน้าคนไหนกำลังมองหาเครื่องมือที่จะมาช่วยจัดการงานที่มากมาย JobThai ก็รวบรวม Tools ที่น่าสนใจมาไว้ในบทความนี้แล้ว

จดบันทึกงานในแต่ละวันและวัดผลด้วย Todoist

Todoist ซอฟต์แวร์ที่จะมาช่วยจัดระเบียบและจดบันทึกงานที่มากมายในแต่ละวันของเราได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจุดเด่นของ Todoist คือระบบการวัดผลที่เรียกว่า “Karma” ที่จะทำให้เจ้าของโปรเจกต์หรือผู้รับผิดชอบ Task ได้รับคะแนนเมื่อทำงานสำเร็จลุล่วง ถือเป็นอีกหนึ่งระบบที่ทำให้หัวหน้าอย่างเราสามารถวัดผลลูกทีมได้อย่างชัดเจน นอกจากนี้ Todoist ยังสามารถบันทึก Offline ในกรณีที่ไม่ได้เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ลิงก์ข้อมูลกับ Google Calendar แบบ Real Time และแชร์รายการต่าง ๆ ไปหาเพื่อนหรือทีมงานหากต้องทำงานร่วมกับคนอื่นในทีมได้อีกด้วย

ฟีเจอร์ที่น่าสนใจ

• ตั้งเวลาแจ้งเตือนได้ หากงานนั้นมีกำหนดเวลาที่ต้องทำ

• สร้างหมวดหมู่ในแต่ละโปรเจกต์ ทำให้ใช้งานได้ง่ายและเป็นระเบียบขึ้น

• สามารถแสดงงานเป็นรายการงานทั้งหมด แบ่งตามวัน หรือตามโปรเจกต์ก็ได้

• ตั้งค่าการสร้างรายการอัตโนมัติได้ ว่าต้องการสร้างรายการนี้ซ้ำทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน

• ใช้งานและซิงก์ได้กับทุกอุปกรณ์ รวมทั้ง Smart Watch

*บางฟีเจอร์ของ Platform ขึ้นอยู่กับประเภทแพลนที่ Subscription

ราคา 

Todoist ใช้ระบบ Subscription ซึ่งมีอยู่ทั้งหมด 3 แพลน

• Starters - ฟรี 

• Pro - 4 USD ต่อเดือน

• Business - 6 USD ต่อคน/เดือน

Monday.com โปรแกรมที่นำระบบ Automation เข้ามาช่วยบริหารงาน

Monday หรือ Monday.com อีกหนึ่ง Project Management Tools ที่น่าสนใจ เนื่องจากมีฟีเจอร์ที่ทำได้มากกว่าการบริหารโปรเจกต์ อย่างเช่น HR Management, Remote Work Management หรือ Marketing Management ซึ่งอีกหนึ่งจุดที่น่าสนใจคือการใช้ Automations หรือระบบอัตโนมัติที่จะช่วยเลื่อน Status งานชิ้นต่อไปว่าเริ่มทำได้ ทันทีที่คุณทำงานก่อนหน้าเสร็จสิ้น ทำให้ไม่ต้องคอยเสียเวลาในการเลื่อน Card หรือ Task อีกต่อไป  

ฟีเจอร์ที่น่าสนใจ

• หน้าสรุป 1 สัปดาห์ ว่ามีงานอะไรบ้างที่ทำแล้ว ยังไม่ได้ทำ หรืองานค้างจากอาทิตย์ก่อน

• ใช้งานแบบ Chart View เพื่อดู Status งานภาพรวมว่ากำลังทำอยู่หรือเสร็จไปแล้วกี่เปอร์เซ็นต์

• Export ข้อมูลออกมาเป็นรายงานได้อย่างรวดเร็ว

• ตรวจสอบเวลาการทำงานของคนในทีมได้ ว่าโปรเจกต์นี้ใช้เวลาเท่าไหร่

• เลือกได้ว่าต้องการฟีเจอร์อะไรบ้างบน Column เช่น Priority, Timeline หรือ Progress

*บางฟีเจอร์ของ Platform ขึ้นอยู่กับประเภทแพลนที่ Subscription

ราคา

Monday.com ใช้ระบบ Subscription ซึ่งมีอยู่ทั้งหมด 5 แพลน

• Individual - ฟรี

• Basic - 8 USD ต่อคน/เดือน

• Standard - 10 USD ต่อคน/เดือน

• Pro - 16 USD ต่อคน/เดือน

• Enterprise - ติดต่อ Monday.com โดยตรง

*Note: ราคาของ Monday.com จะเป็นราคาต่อหนึ่ง Seat หรือคน โดยเริ่มต้นที่ 3 คนขึ้นไป ซึ่งหมายความว่าหากเราสมัครสมาชิกรูปแบบ Standard เราต้องจ่ายรายเดือนที่ 30 USD ต่อเดือน

Asana ซอฟต์แวร์จากผู้ร่วมก่อตั้ง Facebook

“Asana” Project Management Software ที่ดังที่สุดตัวหนึ่งของโลก ก่อตั้งโดย Dustin Moskovitz อดีตผู้ร่วมก่อตั้ง Facebook และ Justin Rosenstein อดีตวิศวกรที่เคยทำงานให้กับ Facebook และ Google ซึ่งข้อดีหลัก ๆ ของ Asana คือการที่เราสามารถเริ่มต้นใช้งานฟรีได้ถึง 15 Users ทำให้องค์กรขนาดเล็กหรือคนที่ไม่เคยใช้ Project Management Tools มาก่อน ก็สามารถเริ่มต้นเรียนรู้และใช้งานเบื้องต้นได้ 

ฟีเจอร์ที่น่าสนใจ

• สามารถเรียกดู Task ได้ทั้งแบบ Board, Calendar, Listview และแบบ Timeline

• สามารถสื่อสารแต่ละโปรเจกต์กับทีม ภายในโปรแกรมได้เลย 

• สร้าง Subtask ภายใต้ Task เพื่อกระจายหน้าที่และมอบหมายงานไปเป็นรายบุคคล 

• รวมทุกโปรเจกต์เข้ามาไว้ที่เดียว ช่วยให้โฟกัสเฉพาะงานของตัวเองได้

*บางฟีเจอร์ของ Platform ขึ้นอยู่กับประเภทแพลนที่ Subscription

ราคา

Asana ใช้ระบบ Subscription ซึ่งมีอยู่ทั้งหมด 4 แพลน

• Basic - ฟรี

• Premium - 10.99 USD ต่อคน/เดือน

• Business - 24.99 USD ต่อคน/เดือน

• Enterprise – ติดต่อ Asana โดยตรง

จัดการงานสไตล์ Kanban (คัมบัง) ด้วย Trello

Trello ซอฟต์แวร์ที่เปิดตัวมาตั้งแต่ปี 2011 และมียอดผู้ใช้งานเพิ่มสูงขึ้นเรื่อย ๆ ตั้งแต่รายบุคคลจนไปถึงองค์กรใหญ่ ๆ ซึ่งแนวคิดการจัดการงานแบบ Kanban (คัมบัง) คือระบบที่ถูกคิดค้นมาโดยวิศวกรในบริษัทโตโยต้าซึ่งมีมาอย่างยาวนาน แต่ Trello เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำให้แนวคิดนี้ก้าวขึ้นมาอยู่บนโลก Digital และโด่งดังไปทั่วโลก ซึ่งข้อดีของ Trello คือการวางตัวเป็นเครื่องมือที่เน้นความเรียบง่ายในการจัดการงาน ที่ยังคงความสามารถในด้าน Project Management และการทำงานร่วมกันอย่างลงตัว

ฟีเจอร์ที่น่าสนใจ

• ใส่รายละเอียดและปรับแต่งแต่ละ Task ได้ทั้ง Checklist, Label หรือ Multiple Assignees

• Trello สามารถเชื่อมต่อโปรแกรมอื่น ๆ ได้มากมายมากกว่า 600 โปรแกรม

• สร้างการทำงานแบบอัตโนมัติได้อย่างง่ายดายภายในไม่กี่คลิก

• ดึงงานเร่งด่วนขึ้นมาแสดงด้านบนของบอร์ด โดยเลือก Trigger เป็น ป้ายกำกับว่าเร่งด่วน

*บางฟีเจอร์ของ Platform ขึ้นอยู่กับประเภทแพลนที่ Subscription

ราคา

Trello ใช้ระบบ Subscription ซึ่งมีอยู่ทั้งหมด 4 แพลน

• Free - ฟรี

• Standard - 5 USD ต่อคน/เดือน

• Premium - 10 USD ต่อคน/เดือน

• Enterprise – 17.50 USD ต่อคน/เดือน

Notion ซอฟต์แวร์น้องใหม่ที่ปรับแต่ง Template ได้หลากหลาย

Notion ซอฟต์แวร์น้องใหม่ที่เพิ่งเปิดตัวในปี 2019 และได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นอย่างมากในช่วงเวลาที่คนทำงานหลายคนต้องทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) ซึ่ง Notion นอกจากจะสามารถจดบันทึกโน้ตต่าง ๆ ในแต่ละวันที่คนทำงานต้องบันทึกไว้กันลืม ก็ยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์นี้เพื่อจัดการ Task, การใช้ตารางแบบ Spreadsheet, ปฏิทิน หรือการลิงก์ข้ามโน้ต ทำให้ Notion เป็นซอฟต์แวร์ที่ค่อนข้าง Flexible และใช้งานได้หลากหลาย จนองค์กรต่าง ๆ เลือกนำไปใช้เป็นโปรแกรมจัดการงานภายในทีม

ฟีเจอร์ที่น่าสนใจ

• มี Template ให้เลือกใช้งานมาก ทั้งเขียน Blog, To-Do List หรือสร้างฐานข้อมูล (Light CRM Database)

• สามารถสร้าง Knowledge Base ส่วนตัวหรือแชร์กับทีมได้

• จัดรูปแบบมุมมองได้หลากหลายทั้ง Kanban Board, List, Table หรือรูปแบบอื่น ๆ

• ปรับแต่ง Template ที่เหมาะกับการใช้งานและคนในทีม

*บางฟีเจอร์ของ Platform ขึ้นอยู่กับประเภทแพลนที่ Subscription

ราคา

Notion ใช้ระบบ Subscription ซึ่งมีอยู่ทั้งหมด 4 แพลน

• Personal - ฟรี

• Personal Pro - 4 USD ต่อคน/เดือน

• Team - 8 USD ต่อคน/เดือน

• Enterprise – ติดต่อ Notion โดยตรง

บทความเดิมได้ถูกเผยแพร่ในวันที่ 6 ตุลาคม 2022 และได้รับการอัปเดตโดยทีมงาน JobThai

Source:
victorytale.com
sitthinunt.com
thegrowthmaster.com