คนทำงานหลายคนอาจรู้สึกเหนื่อยหน่ายใจเมื่อได้ยินเสียงแจ้งเตือนดังมาจากแอปพลิเคชัน LINE ถึงแม้ข้อความนั้นจะไม่ได้มาจากคนภายในบริษัท แต่ก็อดระแวงไปก่อนไม่ได้ว่าต้องเป็นเรื่องงานแน่ ๆ นอกจากการใช้ LINE เป็นเครื่องมือสื่อสารภายในองค์กรจะส่งผลให้พนักงานบางกลุ่มรู้สึกไม่สบายใจที่งานเข้ามาปะปนกับชีวิตส่วนตัวแล้ว ยังมีปัญหาอื่น ๆ ที่อาจส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานอีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นไฟล์งานที่ส่งผ่าน LINE หมดอายุ ข้อความที่ส่งผ่านแชตไม่ได้ถูกบันทึกเก็บไว้อัตโนมัติ ทำให้เวลาเปลี่ยนเครื่องมือสื่อสาร ข้อความที่เคยคุยไว้จะหายไปทั้งหมดหากไม่ได้สำรองข้อมูลไว้ สื่อสารกันได้ไม่เต็มที่เพราะฟีเจอร์รองรับไม่เพียงพอ ฯลฯ

ดังนั้น JobThai จึงขอแนะนำ 6 โปรแกรมและแอปพลิเคชันสำหรับติดต่อสื่อสารภายในองค์กร เพื่อเป็นทางเลือกสำหรับบริษัทที่กำลังมองหาช่องทางการพูดคุยใหม่อยู่

Workplace

Workplace เป็นโปรแกรมที่มีจุดประสงค์เพื่อการติดต่อสื่อสารภายในองค์กรโดยเฉพาะ พัฒนาขึ้นโดย Meta หรือบริษัทผู้พัฒนาโซเชียลมีเดียที่นิยมใช้กันทั่วโลกอย่าง Facebook ด้วยเหตุนี้ UI และฟีเจอร์ต่าง ๆ ของ Workplace จึงคล้ายคลึงกับ Facebook จนอาจเรียกได้ว่าเป็น Facebook ที่ใช้สำหรับการทำงานเลยก็ว่าได้ และเพราะหน้าตาที่คุ้นเคยนี้เอง ผู้ใช้หน้าใหม่จึงไม่จำเป็นต้องเรียนรู้วิธีการใช้งานของโปรแกรมมากนัก เคยใช้ Facebook ยังไง ก็สามารถใช้ Workplace ตามนั้นได้เลย และถึงแม้ Workplace กับ Facebook จะมีผู้พัฒนาเป็น Meta เหมือนกัน แต่ซอฟต์แวร์ทั้งสองตัวนี้ไม่ได้เกี่ยวข้องกันแต่อย่างใด บัญชีที่ใช้งานเป็นคนละบัญชีและไม่ได้เชื่อมต่อกัน ดังนั้นจึงสบายใจได้ว่าเพื่อนร่วมงานจะไม่รู้บัญชี Facebook ส่วนตัวของเราแน่นอน

โปรแกรม Workplace นั้นแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก ๆ นั่นคือส่วนของหน้าฟีดและฟีเจอร์แชต หน้าฟีดนั้นจะเป็นพื้นที่ที่แสดงโพสต์ต่าง ๆ จากคนในองค์กร หากเราต้องการติดตามชีวิตของเพื่อนร่วมงานคนไหนก็สามารถกด Follow คนคนนั้นได้ นอกจากนี้ยังสามารถสร้างกรุ๊ปต่าง ๆ เพื่อรวมตัวกันเป็นคอมมูนิตี้เฉพาะในบริษัทได้อีกด้วย เช่น กลุ่มขายของภายในออฟฟิศ กลุ่มพูดคุยเรื่องสัพเพเหระ ฯลฯ ส่วนฟีเจอร์แชตนั้นจะแยกตัวออกมาเป็น Workplace Chat เช่นเดียวกับที่แอปพลิเคชัน Messenger แยกตัวออกมาจาก Facebook โดยเราสามารถส่งข้อความแชตหาคนอื่นได้ทั้งแบบเดี่ยวและกลุ่ม จะตั้งกรุ๊ปไว้คุยงานแยกสำหรับแต่ละทีมก็ทำได้

• สามารถใช้งานได้ทางเว็บไซต์, Android, iOS, Windows, Mac

Slack

Slack เป็นโปรแกรมที่เหมาะสำหรับองค์กรที่เน้นการแชตเพื่อสื่อสารเป็นหลัก เพราะมีฟีเจอร์ Thread อันเป็นจุดขายของโปรแกรมที่ช่วยจัดข้อความในห้องแชตให้เป็นระเบียบ โดยใน 1 ข้อความนั้น ผู้ใช้งานสามารถเข้าไปคอมเมนต์ตอบหรือพูดคุยแตกประเด็นในข้อความนั้นได้เลย ซึ่งข้อความย่อยที่อยู่ใน Tread เหล่านั้นจะแสดงให้เห็นเป็นหน้าต่างแยกออกมาอีกหนึ่งหน้า ทำให้ไม่กินพื้นที่ของห้องแชต ช่วยให้จบประเด็นใดประเด็นหนึ่งได้ใน 1 ช่องข้อความ และเมื่อต้องการย้อนกลับไปอ่านประเด็นเก่า ๆ ก็สามารถหาได้ง่าย ไม่ต้องย้อนแชตนาน

นอกจากนี้ Slack ยังมีฟีเจอร์ตั้งเวลาเปิด-ปิดแจ้งเตือนข้อความได้ รวมถึงตั้งเวลาส่งข้อความได้ด้วย นับว่ารู้ใจและตอบโจทย์คนทำงานสุด ๆ เพราะคนทำงานบางคนก็ชอบปิ๊งไอเดียงานตอนดึก ๆ แต่จะส่งข้อความเข้ากรุ๊ปไปก็เกรงใจคนอื่น ๆ ที่กำลังพักผ่อน แต่พอมีฟีเจอร์ Schedule ข้อความนี้ก็สามารถพิมพ์ทิ้งไว้กันลืมแล้วตั้งเวลาให้ข้อความถูกส่งออกไปตอนเช้าแทนได้ หรือคนที่ไม่ชอบให้มีแจ้งเตือนข้อความเรื่องงานหลังเวลาเลิกงานก็สามารถตั้งปิดแจ้งเตือนได้ โดยจะตั้งเวลาปิดไว้กี่ชั่วโมงก็ตั้งค่าเองได้เลย เมื่อครบกำหนดก็จะได้รับแจ้งเตือนดังเดิม ถือเป็นการตัดปัญหากวนใจทิ้งไปด้วยตัวเอง เพราะโนติฯ ปิดได้ด้วยมือเรา ด้วยเหตุนี้ Slack จึงเป็นอีกหนึ่งโปรแกรมแชตภายในองค์กรที่หลายคนชื่นชอบนั่นเอง

• สามารถใช้งานได้ทางเว็บไซต์, Android, iOS, Windows, Mac, Linux

Microsoft Teams

Microsoft Teams หรือที่เรียกกันสั้น ๆ ว่า Teams เป็นโปรแกรมสื่อสารภายในองค์กรที่พัฒนาโดย Microsoft บริษัทยักษ์ใหญ่ผู้ผลิตโปรแกรมคู่ใจคนทำงานอย่าง Words, Excel และ PowerPoint ด้วยเหตุนี้ Teams จึงสามารถทำงานร่วมกับ Office 365 และ Sync ข้อมูลกับ Onedrive ได้โดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถแก้ไขไฟล์จากโปรแกรมตระกูล Microsoft ออนไลน์ร่วมกับคนในองค์กรได้ นอกจากนี้ หากบริษัทไหนใช้ Outlook ในการรับส่งอีเมล การนัดหมายใน Calendar ก็จะเชื่อมต่อมาแสดงผลบน Teams โดยตรงอีกด้วย

ในส่วนของฟีเจอร์แชต แม้จะไม่ได้โดดเด่นมากนัก แต่ก็ถือว่าใช้งานได้ตามมาตรฐาน สามารถส่งข้อความหาคนอื่นได้ทั้งแบบเดี่ยวและแบบกลุ่ม ส่วนฟีเจอร์ที่ถือเป็นจุดแข็งจริง ๆ ของ Teams คือฟีเจอร์สำหรับการประชุม เพราะรองรับการประชุมได้ทั้งแบบ Call และ Video Call โดยสามารถบันทึกไฟล์วิดีโอเก็บไว้ดูย้อนหลังได้ เหมาะสำหรับองค์กรที่มีการจัด  Knowledge Sharing Session บ่อย ๆ เมื่อพิจารณาดูฟีเจอร์ทั้งหมดในภาพรวม Teams ก็ถือได้ว่าเป็นโปรแกรมที่มีจุดแข็งรอบด้าน ดังนั้นองค์กรที่ต้องการเสริมประสิทธิภาพในการทำงานจึงมักเลือกใช้ Teams เป็นโปรแกรมสำหรับสื่อสารภายในองค์กร

• สามารถใช้งานได้ทางเว็บไซต์, Android, iOS, Windows, Mac

Google Chat

Google Chat เป็นอีกหนึ่งแอปพลิเคชันที่พัฒนาโดย Google เพื่อใช้เป็นเครื่องมือสื่อสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร ดังนั้นจึงสามารถ Sync ข้อมูลเข้ากับ Google Apps อื่น ๆ ได้ ผู้ใช้งานสามารถแชร์ไฟล์จาก Google Drive มายังแชตได้โดยตรง หรือในทางกลับกัน จะกดเซฟไฟล์จากหน้าแชตเก็บไว้ใน Drive ส่วนตัวก็ทำได้ นอกจากนี้หากต้องการสรุปข้อมูลอะไรเก็บไว้ให้เป็นทางการมากขึ้น ก็สามารถ Forward ข้อความที่คุยกันในห้องแชตไปยัง Gmail ได้อีกด้วย

สำหรับการแชตนั้น Google Chat สามารถทำได้ทั้งแบบเดี่ยวและแบบกลุ่ม หากต้องการประชุมแบบเห็นหน้าหรือได้ยินเสียงก็สามารถสร้างห้องประชุมเพื่อ Video Call ทาง Google Meet ได้ทันที หรือจะนัดหมายล่วงหน้าผ่าน Calendar ก็ได้เช่นกัน แม้ภาพรวมฟีเจอร์ของ Google Chat จะไม่ได้ดูหวือหวาหรือโดดเด่นเมื่อเทียบกับแอปพลิเคชันอื่น แต่ถ้าพูดถึงคอนเซปต์ความเรียบง่ายแล้ว ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า Google Chat นั้นใช้งานง่ายสุด ๆ เหมาะสำหรับองค์กรที่เน้นการทำงานบน Google Workspace เป็นหลัก เพราะเครื่องมือต่าง ๆ นั้นถูกรวบรวมมาไว้ในที่เดียวกันแล้ว

• สามารถใช้งานได้ทางเว็บไซต์, Android, iOS

LINE WORKS

หมดปัญหากับการโดนตามงานทาง LINE จนหวาดระแวงเสียงแจ้งเตือน เพราะ LINE Corporation บริษัทผู้พัฒนาซอฟต์แวร์ได้ออกแอปพลิเคชันใหม่อย่าง LINE WORKS หรือ LINE สำหรับการทำงานโดยเฉพาะมาให้เรียบร้อย โดยรายชื่อผู้ติดต่อใน LINE WORKS นั้นจะอิงตามผังองค์กรและแยกออกมาจาก LINE ส่วนตัว ทำให้ทราบได้ทันทีว่าใครเป็นใครในบริษัท อีกทั้งไม่ต้องกลัวว่าแชตเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวจะปะปนกันอีกต่อไป

นอกจากนี้ LINE Corporation ยังได้เพิ่มฟีเจอร์ใหม่ ๆ เพื่อซัพพอร์ตการทำงานและติดต่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานอีกหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นฟีเจอร์บอร์ดสำหรับประกาศข้อมูลสำคัญ ฟีเจอร์ปฏิทินสำหรับนัดประชุม ซึ่งสามารถเช็กคิวว่างของเพื่อนร่วมงานและคนในองค์กรได้ ฟีเจอร์สั่งงานและติดตามความคืบหน้าของงานว่าอยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว ฟีเจอร์แบบฟอร์มสำรวจความคิดเห็น และที่สำคัญที่สุด การส่งไฟล์งานในแอปพลิเคชันจะไม่มีวันหมดอายุอีกต่อไป เพราะ LINE WORKS ได้เพิ่มพื้นที่ในการเก็บไฟล์ให้ด้วยถึง 5GB ซึ่งหากยังไม่จุใจพอก็สามารถซื้อพื้นที่เพิ่มได้อีกเรื่อย ๆ องค์กรไหนที่คุ้นชินกับการคุยงานทาง LINE และไม่อยากให้พนักงานต้องเรียนรู้การใช้งานโปรแกรมแชตใหม่ LINE WORKS ก็เป็นอีกหนึ่งแอปพลิเคชันที่น่าสนใจ เพราะหน้าตาของแอปฯ แทบจะไม่แตกต่างจาก LINE ปกติเลย

• สามารถใช้งานได้ทางเว็บไซต์, Android, iOS, Windows, Mac

Discord

คนทำงานคนไหนที่ชอบเล่นเกมก็คงคุ้นเคยกับ Discord โปรแกรมสื่อสารที่ฮอตฮิตกันในหมู่เกมเมอร์ไม่น้อย โดย Discord นั้นถือกำเนิดขึ้นมาเพราะ CEO ของบริษัทผู้พัฒนาต้องการสร้างแพลตฟอร์มสำหรับพูดคุยระหว่างเล่นเกมที่ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน และไม่ทำให้เกมเกิดอาการดีเลย์ ซึ่งนับเป็นปัญหาของเครื่องมือสื่อสารสำหรับชุมชนเกมเมอร์ในเวลานั้น หากลองใช้งาน Discord ดูก็จะพบว่าโปรแกรมอื่นที่กำลังทำงานอยู่ไม่ค่อยเกิดปัญหาดีเลย์เท่าไหร่นัก

ถึงแม้แรกเริ่มเดิมที Discord จะถูกออกแบบมาสำหรับการเล่นเกมดังที่กล่าวไป แต่หากอยากนำมาใช้พูดคุยสื่อสารภายในองค์กรก็ทำได้เช่นกัน เพราะฟีเจอร์ของโปรแกรมนั้นครบครันไม่แพ้โปรแกรมอื่น ๆ เลย ผู้ใช้งานสามารถตั้งห้องสำหรับพูดคุยได้ ไม่ว่าจะเป็นห้องแชตที่พูดคุยกันด้วยข้อความ (Text Channel) หรือห้องที่พูดคุยกันด้วยเสียง (Voice Channel) ซึ่งรองรับไปถึงการใช้งาน Video Call และการแชร์หน้าจอด้วย นอกจากนี้ Discord ยังมีจุดเด่นอีกอย่างคือสามารถเพิ่มบอตต่าง ๆ เข้ามาในห้องแชตได้ เช่น บอตแจ้งเตือน บอตพูดคุย บอตเปิดเพลง ฯลฯ หรือหากอยากสร้างบอตเพื่อวัตถุประสงค์พิเศษเฉพาะตัวก็ทำได้เช่นกัน ด้วยเหตุนี้ Discord จึงเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้ในกลุ่ม Software Developer นั่นเอง

• สามารถใช้งานได้ทางเว็บไซต์, Android, iOS, Windows, Mac

แม้การแชตจะกลายเป็นช่องทางหลักสำหรับติดต่อสื่อสารเรื่องงานในปัจจุบัน เพราะสะดวกรวดเร็ว สามารถพิมพ์คุยทางโทรศัพท์ได้ จะที่ไหนเมื่อไหร่ก็ส่งข้อความได้ตลอด แต่หากเป็นเรื่องสำคัญจริง ๆ เช่น การคอนเฟิร์มประเด็นสำคัญ การสรุปข้อมูล หรือการส่งไฟล์รูปภาพและเอกสารสำคัญ สุดท้ายแล้วการส่งอีเมลก็ยังเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานอยู่ดี เพราะดูเป็นทางการ สามารถยึดเป็นหลักฐานของการพูดคุยได้ นอกจากนี้ยังเป็นระเบียบ ย้อนกลับไปหาง่าย และข้อมูลไม่สูญหายแน่นอน

JobThai Official Group Public group · 300,000 members Join Group

ที่มา:

zapier.com, coastapp.com, thematter.co, mikkipastel.com, blognone.com, dmit.co.th, blognone.com, thegrowthmaster.com, link.medium.com, br.atsit.in, men.kapook.com