ถ้าจะพูดถึงการสื่อสารผ่านการเขียน หลายคนคงนึกไปถึงการเขียนประเภทนิยายหรือการอัปเดตสเตตัสบนโซเชียลมีเดียมากกว่าการเขียนรายงานการประชุมหรืออีเมลงาน ทั้งที่ในความเป็นจริงแล้ว การสื่อสารผ่านการเขียนนั้นสำคัญมากในการทำงาน JobThai จึงนำทักษะการสื่อสารด้วยการเขียนสำหรับใช้ในการทำงาน มาให้ทำความรู้จักกันให้มากขึ้น พร้อมแนวทางพัฒนาทักษะดังกล่าวให้โดดเด่น เพื่อนำไปใช้งานจริงได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างความประทับใจให้แก่บุคคลที่คุณติดต่อ

การสื่อสารด้วยการเขียนคือ?

“การเขียน” เป็นการสื่อสารประเภทหนึ่งเช่นเดียวกับการพูดหรือการแสดงออกทางสีหน้า ซึ่งการสื่อสารด้วยการเขียนมีหลายแบบ แต่สำหรับในการทำงานมักจะเป็นรูปแบบที่เป็นทางการ เช่น การทำเอกสารรายงานต่าง ๆ เอกสารเวียนภายในบริษัท เอกสารแจ้งข่าวสารแก่พนักงาน หรือการส่งอีเมลพูดคุยติดต่องาน เว้นแต่ว่าคุณจะทำงานอยู่ในฝ่ายประชาสัมพันธ์หรือทำงานในองค์กรด้านสื่อสารมวลชน ซึ่งจะต้องเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ บทความหรืองานเขียนเพื่อวัตถุประสงค์อื่น ๆ การเขียนก็จะมีรูปแบบที่แตกต่างออกไป

สิ่งสำคัญของการสื่อสารด้วยการเขียน คือ ความถูกต้องและชัดเจนของข้อมูล เพราะการสื่อสารประเภทนี้ผู้เขียนและผู้อ่านไม่ได้พบกันโดยตรง ทำให้ไม่มีโอกาสตอบข้อสงสัยและอาจเกิดความเข้าใจผิดได้มากกว่าการสื่อสารประเภทอื่น ดังนั้นสิ่งที่เขียนลงไปจะต้องแปลความหมายได้ทางเดียวไม่สร้างความสับสนให้ผู้อ่าน

อยากพัฒนาทักษะด้านการเขียน ต้องทำไง?

ศึกษากลุ่มผู้อ่านก่อนเขียนทุกครั้ง

อย่างแรกต้องรู้ว่าผู้อ่านคือใคร เพราะรูปแบบการเขียนในเชิงธุรกิจนั้นมีหลากหลาย เช่น การส่งอีเมลประสานงานกับผู้ร่วมงานภายในองค์กรจะใช้รูปแบบและภาษาไม่เป็นทางการ ในขณะที่การส่งอีเมลสำหรับผู้บริหาร ลูกค้า หรือการทำเอกสารบันทึกการประชุมและรายงานต่าง ๆ จะมีลักษณะที่เป็นทางการมากขึ้น ดังนั้นเพื่อให้งานเขียนสื่อสารออกไปได้ดี คุณจึงควรศึกษากลุ่มผู้อ่านก่อน เพื่อจะได้เลือกใช้รูปแบบเอกสาร วิธีเขียน และระดับภาษาที่ใช้ได้เหมาะสม

ใช้ระดับภาษาที่เหมาะสม และคำที่เข้าใจง่าย

การสื่อสารด้วยการเขียนในการทำงานมักจะเลือกใช้ระหว่างระดับกึ่งทางการและระดับทางการเท่านั้น แม้จะเป็นภาษาทางการก็ควรใช้คำที่เข้าใจง่าย แปลความหมายได้ตรง ๆ เพราะเป้าหมายของการเขียนคือการสื่อสารให้ผู้อ่านเข้าใจอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ควรหลีกเลี่ยงการใช้ประโยคที่อยู่ในรูปแบบปฏิเสธซ้อนปฏิเสธ เช่น  “เราไม่ปฏิเสธที่จะให้ความช่วยเหลือ” เพราะอาจเข้าใจผิดได้ว่าเป็นการปฏิเสธ ซึ่งคุณสามารถเขียนให้เข้าใจง่ายได้ขึ้นว่า “เรายินดีให้ความช่วยเหลือ”

เขียนให้กระชับ แต่ครอบคลุมเนื้อหาทั้งหมด

การเขียนที่ต้องใช้ในการทำงานส่วนใหญ่ จะมีความยาวที่เหมาะสมอยู่ที่ประมาณ 1 หน้ากระดาษ ยกเว้นการเขียนรายงานการประชุม และการประกาศแจ้งพนักงานในบางเรื่องที่จะมีความยาวมากกว่า 1 หน้ากระดาษ ดังนั้นเพื่อให้มีเนื้อหาที่ครบถ้วน จึงต้องใช้รูปแบบประโยคที่กระชับ นอกจากนี้การเขียนที่ไม่ยาวมากจะทำให้ผู้อ่านเข้าในเนื้อหาและจุดประสงค์ที่คุณต้องการส่งออกไปได้ดีขึ้น ลดโอกาสการเกิดความเข้าใจผิดได้ด้วย

แยกข้อมูลส่วนความคิดเห็นและข้อเท็จจริงออกจากกัน

การเขียนเพื่อการสื่อสารในที่ทำงานบางประเภทจะต้องใส่ข้อมูลที่เป็นความคิดเห็นลงในการเขียน เช่น รายงานการประชุม ผู้สรุปการประชุมจะต้องใส่ความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมลงไปด้วย ดังนั้นเมื่อมีข้อมูลที่เป็นทั้งขอเท็จจริงและความคิดเห็นอยู่ในเอกสารฉบับเดียวกัน จะต้องแยกข้อมูลสองฝ่ายออกจากกันอย่างชัดเจนด้วยการทำตารางแยกฝั่งข้อมูล หรือขึ้นต้นย่อหน้าใหม่ด้วยชื่อผู้แสดงความคิดเห็นแต่ละคน

ตรวจสอบรูปแบบเอกสารให้ถูกต้องเสมอ

ในบางองค์กรที่มีความเคร่งครัดหรือต้องติดต่อกับหน่วยงานราชการอยู่เสมอ จะให้ความสำคัญกับรูปแบบเอกสาร ดังนั้นทุกครั้งที่คุณเขียนงานเพื่อใช้ในการทำงาน อย่าลืมตรวจสอบรูปแบบเอกสารว่าถูกต้องตามที่บริษัทกำหนดหรือไม่ หากบริษัทไม่ได้กำหนดรูปแบบที่ชัดเจนไว้ คุณสามารถค้นหาเอกสารเก่า ๆ ของบริษัทเพื่อใช้อ้างอิง หรือค้นหารูปแบบใหม่จากอินเทอร์เน็ตนำเสนอต่อหัวหน้าก่อนก็ได้

การใช้ภาษาที่ถูกต้องและเหมาะสม จะบ่งบอกวุฒิภาวะและความเป็นมืออาชีพของของคนคนนั้น ดังนั้นอย่าละเลยที่จะใช้ภาษาอย่างถูกต้องทั้งในการสื่อสารด้วยภาษาพูดและการสื่อสารด้วยภาษาเขียนอย่างสม่ำเสมอเพื่อสร้างนิสัยการสื่อสารที่ดีให้กับตนเองด้วย

JobThai Official Group Public group · 180,000 members Join Group

ที่มา:

skillsyouneed.com