เราเคยแนะนำวิธีการพูดภาษาอังกฤษแบบมืออาชีพในสถานการณ์ต่าง ๆ ไปบ้างแล้วในบทความตอนที่ 1 แต่อย่างที่เรารู้กันดีว่าในโลกของการทำงานนั้นยังมีสถานการณ์ต่าง ๆ ที่เราต้องเผชิญอีกมากมาย วันนี้ JobThai เลยมีวิธีการพูดภาษาอังกฤษในอีกหลาย ๆ สถานการณ์ที่คนทำงานอย่างเราต้องเจอมาฝาก

1. การบอกให้เจ้านายทำงานแบบสุภาพ

เคยไหมที่เรากำลังรองานบางอย่างจากเจ้านาย แต่เขาก็ยังไม่ทำงานนั้นให้เราสักที? ถ้าเจอสถานการณ์แบบนี้ เราสามารถบอกเจ้านายให้เขาทำงานแบบสุภาพ ๆ ได้ด้วยการใช้ประโยคที่แสดงออกว่าเรารู้ว่าเจ้านายก็มีงานยุ่งมาก และคงจะไม่มีเวลามากนัก เช่น “Have you had a chance to review…?” หรือ “Have you had the opportunity to look at…?” ซึ่งแปลว่า “ได้มีโอกาสดู...รึยังคะ?”

2. การถามถึงเรื่องงบประมาณในการทำงานต่าง ๆ

หลายครั้งที่เราต้องพูดคุยกันเรื่องเงิน ๆ ทอง ๆ อย่างเช่นเรื่องงบประมาณในการทำงานหรือโปรเจกต์ต่าง ๆ ซึ่งขั้นตอนที่จะทำให้รู้สึกลำบากใจที่สุดก็คงหนีไม่พ้นตอนที่เราต้องการถามว่าเขาจะจ่ายเงินให้เราเท่าไหร่ จะให้ถามโต้ง ๆ ออกไปว่า “How much do you want to pay?” “คุณอยากจะจ่ายเท่าไหร่” ก็ดูจะตรงเกินไป ซึ่งถ้าเราอยากจะถามให้ฟังดูสุภาพมากขึ้น ก็สามารถพูดได้ 2 แบบ คือ

1. “Do you have a ballpark budget?”

2. “What is your price point for something like this?”

โดยทั้งสองประโยคเราสามารถใช้ได้ในกรณีที่ต้องการถามลูกค้าถึงจำนวนเงินที่เขาต้องการจ่ายให้เราแบบสุภาพ ๆ ว่าเขามีงบประมาณเท่าไหร่สำหรับงานที่กำลังพูดคุยกันอยู่

3. การถามถึงงานกับเพื่อนร่วมงาน

หลาย ๆ ครั้งที่คนทำงานอย่างเราต้องทำงานที่มีกระบวนการต่าง ๆ มากมายและต้องมีคนหลายคนเข้ามามีส่วนร่วมในงานด้วย ไม่ว่าจะเป็นเพื่อร่วมงาน เจ้านาย หรือแม้แต่ลูกค้า แต่ปัญหาที่คนจำนวนไม่น้อยเจอกันก็คือ คนเหล่านั้นยังไม่ทำงานในส่วนที่พวกเขาต้องรับผิดชอบให้เสร็จสักที ซึ่งถ้าเราอยากจะตามงานขึ้นมา ก็มี 3 วิธีที่เราสามารถใช้ได้โดยไม่ฟังดูหยาบคายเกินไป

1. เตือนเขาอย่างสุภาพผ่านข้อความหรืออีเมล

ในกรณีนี้เราจะใช้วลีว่า “A gentle reminder...” “ขออนุญาตแจ้งเตือน…” ซึ่งจริง ๆ แล้วเราอาจจะกำลังสื่อให้เขารับรู้ว่า ‘อย่าลืมเรื่องนี้นะ’ เช่น “A gentle reminder on the 18 puppies we need for our shoot next week!” “ขออนุญาตเตือนค่ะ อย่าลืมเรื่องลูกสุนัข 18 ตัวที่เราจะใช้สำหรับการถ่ายทำสัปดาห์หน้านะคะ”

2. ถามถึงแผนการดำเนินงาน

ใช้ประโยคคำถามถามถึงแผนการดำเนินงานและระยะเวลาที่งานจะเสร็จ แบบไม่กดดันเขาเกินไป โดยถามว่า “What’s your timeline on…?” “แผนการดำเนินงานมีอะไรบ้าง?” เช่น “What’s your timeline on getting in touch with our pancake supplier?” “แผนการดำเนินงานเพื่อติดต่อผู้จัดหาแพนเค้กมีอะไรบ้าง?” การถามแบบนี้ เมื่อผู้ตอบตอบแผนงานของเขามา เราก็เห็นถึงระยะเวลาที่คาดว่างานจะเสร็จได้

3. ถามว่าเขาต้องการความช่วยเหลืออะไรไหม

แทนที่จะถามว่างานไปถึงไหนแล้ว เราอาจจะถามเขาว่ามีอะไรให้เราช่วยเกี่ยวกับงานนี้ไหมแทน โดยใช้ประโยคว่า “Would you like any help on…?” “คุณต้องการความช่วยเหลือตรงไหนไหม?” เช่น “Would you like any help on that travel article?” “มีอะไรให้ช่วยเกี่ยวกับบทความท่องเที่ยวไหม?”

4. การถ่วงเวลาเมื่อต้องการมีเวลาในการคิดให้มากขึ้น

หลายคนมักจะติดใช้คำว่า Um, Uh, Just หรือ Really เพียงแค่เพราะว่าอยากจะถ่วงเวลาให้มีเวลาคิดนานขึ้นก่อนจะพูดอะไรออกมา ซึ่งการใช้คำพวกนี้โดยไม่ได้มีความหมายอะไรเป็นพิเศษมันทำให้ดูเหมือนเราขาดความมั่นใจ ดังนั้นถ้าอยากมีเวลาคิดเพิ่มขึ้น ลองเปลี่ยนมาใช้ 3 วิธีนี้แทน

1. ชมว่าเป็นคำถามที่ดีมาก

หลังจากฟังคำถามจบ ให้พูดออกไปก่อนว่า “That’s a great question.” “คำถามนี้ดีมากเลยค่ะ” เพื่อให้เรามีเวลาคิดสักแป๊บนึง แล้วค่อยตอบคำถาม ซึ่งนี่อาจจะเป็นโอกาสให้เราชมคนที่ถามคำถามได้ด้วย

2. ทวนคำถามที่เขาถาม

ใช้วิธีการทวนคำถามที่เขาถามมาอีกครั้ง ด้วยการพูดว่า “So what you’re asking is...” “สิ่งที่คุณกำลังถามคือ...” นอกจากจะถ่วงเวลาได้แล้ว ยังเป็นการทวนให้มั่นใจอีกครั้งด้วยว่าเราฟังคำถามถูกและเข้าใจในสิ่งที่เขาต้องการถามจริง ๆ

3. ตั้งสติและหยุดคิด

ไม่ต้องพูดอะไร แต่ให้หายใจเข้าลึก ๆ พยักหน้า หยุดสักนิด เพื่อตั้งสติและคิดสิ่งที่เราอยากจะพูด แล้วค่อยพูดออกมา

5. การตอบคำถามให้ดูมืออาชีพ

การจะตอบคำถามให้ออกมาดีนั้นเราควรจะมีการวางโครงสร้างการตอบคำถามด้วย เพื่อเรียงลำดับเหตุการณ์หรือความสำคัญของสิ่งที่เราต้องการจะสื่อ ซึ่งเราอาจจะใช้วิธีเรียบเรียงคำตอบแบ่งให้ใจความที่ต้องการจะสื่อสารออกมาเป็น 3 ส่วน โดยใช้คำเชื่อมที่ทำให้ฟังดู Professional มากขึ้น โดยเริ่มต้นด้วยคำว่า “Firstly” ที่แปลว่า “อย่างแรก” เพื่อเป็นการเริ่มต้นบทสนทนา จากนั้นเราค่อยอธิบายเพิ่มเติมโดยใช้คำว่า “Secondly” “อย่างที่สอง” มาเชื่อมเนื้อหาที่เราจะพูด และก่อนที่เราจะจบสิ่งที่ต้องการพูด ก็อาจใช้คำว่า “Above all” “เหนือสิ่งอื่นใด” เป็นขั้นสุดท้าย

6. การพูดเมื่อต้องยกตัวอย่างเหตุการณ์ประกอบ

เมื่อเราถูกถามคำถามที่ไม่ใช่แค่อธิบายคำตอบเท่านั้น แต่ต้องมีการยกตัวอย่างเหตุการณ์หรือสถานการณ์ประกอบด้วย แทนที่เราจะพูดตัวอย่างเหล่านั้นเลย เราควรจะเริ่มต้นด้วยประโยคว่า “A great example that comes to mind is...” “ตัวอย่างที่นึกออกคือ...” เพื่อไม่ให้คำตอบหรือตัวอย่างที่เรายกมานั้นฟังดูห้วนเกินไป เช่น ถ้าเรากำลังสัมภาษณ์งานอยู่ และถูกถามถึงประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมาเราก็สามารถใช้ประโยคดังกล่าว ก่อนจะอธิบายงานที่เราเคยทำ ด้วยการพูดว่า “A great example that comes to mind is when I worked in jewellery company as a marketing officer.”

7. การขอความช่วยเหลือ

ในการขอความช่วยเหลือจากคนอื่น เราสามารถพูดให้น่าฟังและสุภาพมากขึ้นได้ ด้วยการใช้คำว่า Would และ Could ซึ่งสามารถใช้ขึ้นต้นประโยคต่าง ๆ ได้ง่าย ๆ ตัวอย่างเช่น

1. “Would you be able to print out the last meeting report?” “รบกวนช่วยปริ้นต์รายงานการประชุมครั้งก่อนให้หน่อยได้ไหมคะ?”

2. “Could you possibly help me with the new program?” “รบกวนช่วยดูโปรแกรมใหม่หน่อยได้ไหมคะ?”

8. การเสนอความช่วยเหลือ

ถ้าเราเห็นว่าเพื่อนร่วมงานกำลังยุ่งกับการทำงาน หรือกำลังดูเหมือนมีปัญหาอะไรบางอย่างที่เราน่าจะเข้าไปช่วยได้ เราสามารถพูดเพื่อเสนอตัวให้ความช่วยเหลือเขาได้ง่าย ๆ ด้วย 3 ประโยค ดังนี้

1. “Is there anything I can help?” “มีอะไรที่ฉันพอจะช่วยได้ไหม?”

2. “Can I give you a hand?” “ให้ฉันช่วยอะไรไหม?”

3. ถ้าถามแล้วแต่เขาตอบว่ายังไม่มีอะไรให้ช่วย เราก็ยังสามารถพูดได้อีกว่า “Give me a shout if you need anything.” “ถ้าเธอต้องการอะไรก็บอกฉันได้เลยนะ” เพื่อให้เขารู้ว่าเรายังคงพร้อมจะช่วยเขาอยู่

9. การพูดเมื่อต้องการคอนเฟิร์มข้อมูล

หลายครั้งที่เกิดปัญหาในการทำงานเนื่องจากการสื่อสารที่ผิดพลาด และไม่มีการคอนเฟิร์มข้อมูลต่าง ๆ ให้ชัดเจน และให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายเข้าใจและได้รับข้อมูลที่ตรงกัน ซึ่งการพูดเพื่อคอนเฟิร์มนั้น มี 2 ประโยคที่สามารถนำไปใช้ได้ คือ

1. “I just want to make sure that...”

2. “I just want to be absolutely clear that...”

โดยทั้ง 2 ประโยคนี้มีความหมายว่า “ฉันต้องการคอนเฟิร์มว่า...” ซึ่งหลังจากพูดแล้วเราสามารถพูดรายละเอียดเรื่องที่เราต้องการคอนเฟิร์มต่อได้เลย

10. การพูดเปิดการนำเสนอ

คนทำงานแทบทุกคนต้องเคยผ่านการนำเสนอมาแล้วทั้งนั้น ไม่ว่าจะเป็นงานหรือโปรเจกต์ต่าง ๆ และการเริ่มต้นการนำเสนอที่ดีจะช่วยดึงดูดความสนใจจากคนที่กำลังฟังเราได้ โดยเฉพาะการบอกให้คนฟังรู้ตั้งแต่เริ่มว่าในการนำเสนอครั้งนี้ เรากำลังจะพูดถึงเรื่องอะไรบ้าง ซึ่งเราสามารถพูดตามสเต็ปได้ดังนี้

1. แนะนำตัวเองและพูดถึงหัวข้อที่เราจะนำเสนอด้วยประโยคที่ว่า “Today, I’m going to present...”

2. จากนั้นให้บอกผู้ฟังถึงประเด็นคร่าว ๆ ที่เราจะพูด ว่าเราจะเริ่มที่เรื่องอะไร ด้วยประโยค “I’ll start by...” และจะต่อด้วยเรื่องอะไร ด้วยประโยค “And then I’m going to move on to explain...”

3. อย่าลืมจบประเด็นสุดท้ายที่เราจะนำเสนอด้วยคำว่า “Finally”

ตัวอย่าง

Hello, my name is Lita from Cargo Express. I am very happy to be here. Today, I’m going to present our brand new tracking system. I’ll start by telling you a bit about Cargo Express and some services we provide at our company. And then I’m going to move on to explain how this new tracking system works. Finally, you will have a chance to try this system and ask questions.

เป็นยังไงบ้างกับการพูดภาษาอังกฤษในสถานการณ์ต่าง ๆ ที่เราเอามาฝากกัน แต่นอกจากทั้งหมดในบทความนี้แล้ว เรายังมีภาษาอังกฤษสำหรับคนทำงานอีกหลายบทความรอคุณอยู่ ไม่ว่าจะเป็นการพูดตามสถานการณ์ต่าง ๆ หรือการใช้คำศัพท์ที่จะทำให้ดู Professional มากขึ้น คลิกที่บทความที่สนใจได้เลย