การเจรจาต่อรองเป็นเรื่องที่คนทำงานหลายคนต้องเจอ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ขององค์กร การเจรจากับลูกค้า ต่อรองกับผู้บริหาร หรือแม้กระทั่งเจรจากับคนในทีมเอง ซึ่งบางคนอาจจะยังไม่มีประสบการณ์ในเวทีการเจรจามาหนักจึงไม่รู้ว่าควรทำอย่างไรให้ออกมาราบรื่น ดังนั้น JobThai จึงได้นำขั้นตอนพื้นฐานที่มักจะเกิดขึ้นในวงเจรจามาให้ลองอ่าน เพื่อให้เห็นภาพและรู้ว่าขั้นตอนไหนต้องเตรียมตัวอย่างไร

1. การเจรจาต่อรองต้องแลกเปลี่ยนข้อมูลเพื่อสร้างความเข้าใจซึ่งกันและกัน

ขั้นตอนแรกของการเจรจาต่อรองจะเป็นช่วงให้บอกเหตุผลที่มาวันนี้ รวมถึงเป็นช่วงเวลาแลกเปลี่ยนข้อมูล เพื่อสร้างความเข้าใจกันมากขึ้น โดยแบ่งเป็น 3 ขั้นตอนย่อยดังนี้

• กำหนดกฎเกณฑ์รวมถึงอธิบายภาพรวมว่าวันนี้มีหัวข้ออะไรบ้างที่ต้องคุยกัน และจะใช้เวลานานแค่ไหน มีพักเบรกกี่รอบ มีฝ่ายไหนต้องนำเสนอบ้าง

• อธิบายถึงเหตุผลที่เรามาในวันนี้ให้อีกฝ่ายทราบ

• แลกเปลี่ยนข้อมูล โดยเปิดโอกาสให้อีกฝ่ายสอบถามถึงข้อมูลฝั่งเรา รวมถึงสอบถามอีกฝ่ายถึงข้อสงสัยต่าง ๆ ที่มีในขั้นตอนเตรียมตัวก่อนเจรจา

ใช้ช่วงเวลานี้ในการชวนคู่เจรจาคุยเรื่องทั่วไปเพื่อสร้างบรรยากาศให้ผ่อนคลาย รวมถึงทำความรู้จักกับนิสัยฝั่งตรงข้ามให้มากขึ้นด้วย ซึ่งการพูดคุยในช่วงนี้อาจเป็นตัวกำหนดบรรยากาศการเจรจาทั้งหมดเลยก็ได้

2. ยื่นข้อเสนอที่ชัดเจน แสดงให้ฝ่ายตรงข้ามเห็นข้อดีที่จะได้

เมื่อเราได้อธิบายวัตถุประสงค์ พร้อมทั้งสอบถามข้อสงสัยจากคู่เจรจาแล้ว ก็ได้เวลาที่ทั้งสองฝ่ายจะยื่นข้อเสนอที่ต้องการซึ่งอาจแบ่งเป็นขั้นตอนย่อยดังนี้

• ยื่นข้อเสนอที่ชัดเจน เช่น ถ้าเราเป็นหัวหน้าทีมที่ต้องเจรจากับผู้บริหารเกี่ยวกับเวลาการทำงานของทีม อาจระบุไปเลยว่า “ต้องการให้ลูกทีมทำงานเวลาไหนก็ได้ แต่ภายใน 1 สัปดาห์ต้องครบ 40 ชั่วโมงโดยขอทดลองก่อนเป็นเวลา 3 เดือน”

• แสดงให้เห็นว่าฝ่ายตรงข้ามจะได้อะไร เช่น “เชื่อว่าการทำงานแบบให้อิสระมากขึ้น จะทำให้ลูกทีมมีไอเดียคิดงานได้มากกว่าเดิม ซึ่งแน่นอนว่ามันย่อมเป็นผลดีต่อองค์กร”

• อธิบายให้ชัดว่ามันมีข้อดีกับเราอย่างไรเพื่อให้เกิดเป็นสถานการณ์ที่ Win- Win (ทั้งสองฝ่ายต่างได้ผลประโยชน์) เช่น “ซึ่งวิธีนี้ยังดีกับทีมด้วยตรงที่พวกเขาจะได้รู้สึกผ่อนคลายลงจากเดิม หลังจากที่พวกเขาต้องเครียดกับงาน และทำให้พวกเขาทำงานอย่างมีความสุขมากขึ้นด้วย”

ในการยื่นข้อเสนอการเจรจาต่อรอง ให้เริ่มต้นจากข้อเสนอที่เราต้องการมากที่สุดก่อน เพราะบางครั้งเราอาจจะเกิดความเกรงใจคู่เจรจาจนเลือกยื่นข้อเสนอที่ใกล้เคียงกับข้อเสนอที่แย่ที่สุดที่เรารับได้ออกไปก่อน ซึ่งแน่นอนว่ามันเป็นเรื่องที่เสี่ยงเกินไป

3. ประเมินสถานการณ์การเจรจาต่อรองให้ดี เตรียมข้อเสนอเพิ่มเติมไว้ และตัดสินใจอย่างมีสติ

คงจะดีถ้าต่างฝ่ายต่างยื่นข้อเสนอแล้วเป็นที่พอใจกันทั้งสองฝ่าย แต่ในความเป็นจริงนั้นสิ่งที่ฝ่ายตรงข้ามต้องการอาจจะเป็นข้อเสนอที่ไม่เป็นผลดีต่อฝ่ายเราเลยก็ได้ ซึ่งหน้าที่ของเราคือต้องเจรจาต่อรองให้ความต้องการของทั้งสองฝ่ายเจอจุดที่ลงตัวที่สุด และในขั้นตอนนี้เราต้องใช้จิตวิทยาในการโน้มน้าวใจเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย

• ตั้งสติให้ดี ช่วงเวลานี้เราต้องประเมินสถานการณ์ พิจารณาข้อดีข้อเสียในเวลาจำกัด พยายามเจรจาโดยยึดหลักว่า อะไรคือเป้าหมายสูงสุด อะไรคือข้อเสนอที่แย่ที่สุดที่รับได้

• ถ้าอยากให้อีกฝ่ายตัดสินใจง่ายขึ้น เราต้องเพิ่มข้อเสนอพิเศษเข้าไปด้วย โดยข้อเสนอพิเศษนั้นก็ไม่ควรจะทำให้เราเสียเปรียบอะไร

• ถ้าจำเป็นต้องยอมรับข้อเสนอบางอย่างก็ต้องมีข้อแลกเปลี่ยน ในบางครั้งเราอาจจะต้องตกเป็นฝ่ายเสียเปรียบ แต่ก่อนที่จะตบปากรับคำทุกครั้งให้พยายามยื่นข้อเสนอเพื่อขอสิทธิพิเศษอื่น ๆ ซึ่งฝ่ายตรงข้ามก็อาจจะมีการเตรียมข้อเสนอเพิ่มเติมไว้อยู่แล้วเพื่อทำให้ต่างฝ่ายต่างรู้สึกได้รับผลประโยชน์ที่น่าพอใจ และเราก็ไม่ต้องกลับบ้านมือเปล่าด้วย

• บางครั้งการเจรจาอาจมีหลายประเด็นที่ต้องตกลง เราอาจจะใช้เวลาเจรจาในเรื่องง่าย ๆ ก่อน เพราะอย่างน้อยก็ทำให้การเจรจามีความก้าวหน้ารวมถึงบรรยากาศก็จะเป็นไปอย่างผ่อนคลาย หลังจากนั้นค่อยคุยเรื่องเครียด เพราะถ้าเริ่มเรื่องหนักเลยการเจรจาอาจจะล่มตั้งแต่แรก และทำให้ไม่ได้คุยเรื่องอื่น

4. สรุปการเจรจาต่อรองที่เกิดขึ้นทุกประเด็นให้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย

ขั้นตอนสุดท้ายเมื่อทั้งสองฝ่ายต่างเจรจาหาข้อตกลงจนเป็นที่พอใจแล้ว ก็ได้เวลาทำการสรุปผลการเจรจาต่อรองเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ซึ่งสิ่งที่เราควรทำคือ

• เรื่องไหนไม่แน่ใจต้องสอบถามให้ชัดเจน ไม่ควรเกรงใจ เพราะถ้าตกปากรับคำ หรือเซ็นสัญญาไปแล้วเป็นเรื่องยากที่จะยกเลิก

• สรุปถึงสิ่งที่เกิดขึ้นอีกครั้งในทุกประเด็นเพื่อความมั่นใจว่าทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกัน และทำการจดบันทึกไว้ให้ชัดเจน

• กรณีเรื่องที่เจรจาจะต้องมีการเซ็นสัญญา หากยังไม่มีการเซ็นสัญญาเกิดขึ้นในช่วงที่เจรจา ให้ส่งสรุปผลการเจรจาไปอีกครั้งในอีเมลและให้อีกฝ่ายตอบกลับเพื่อยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร

นี่เป็นเพียงแค่ขั้นตอนคร่าว ๆ เท่านั้น เพราะในสถานการณ์จริงเราอาจเจอเรื่องที่ไม่คาดฝันที่ต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้าเอง และในบางครั้งถ้าหาข้อเสนอที่ลงตัวทั้งสองฝ่ายไม่ได้ก็อาจจะต้องย้อนกลับไปที่จุดเริ่มต้น ในการเจรจาอาจจะมีการโต้เถียงเกิดขึ้น เราก็ต้องควบคุมอารมณ์ตัวเองไว้ให้ดี และถ้าท้ายที่สุดแล้วยังหาข้อสรุปไม่ได้จริง ๆ ก็อาจจะต้องหยุดการเจรจาและนัดเวลาเพื่อหาข้อสรุปใหม่อีกครั้ง

JobThai Official Group Public group · 102,000 members Join Group

ที่มา:

changingminds.org

watershedassociates.com

aamc.org