การสมัครงานด้วยการส่งอีเมล เป็นอีกหนึ่งวิธีการสมัครงานที่คนหางานหลายคนเลือกใช้ เพราะเรียบง่ายและยังสามารถแนะนำตัวเองคร่าว ๆ ได้ แต่การส่งอีเมลสมัครงานก็มีมารยาทและขั้นตอนพื้นฐานที่ควรรู้เพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพและน่าเชื่อถือ

แต่ถ้ารู้สึกว่าส่งอีเมลสมัครงานไปทีไรก็ไม่มีบริษัทไหนตอบรับ ปัญหาตรงนี้อาจเกิดจากหลายปัจจัย ทั้งหัวข้ออีเมล เนื้อหาอีเมล จนไปถึงชื่อและที่อยู่อีเมลของผู้รับก็อาจเป็นปัจจัยที่ทำให้เราไม่ถูกเรียกไปสัมภาษณ์งานได้ทั้งนั้น JobThai เลยอยากมาบอก “วิธีเขียนอีเมลสมัครงาน” ที่เราสามารถเอาไปเขียนตามง่าย ๆ และเข้าตา HR ได้มากขึ้น

Checklist สิ่งที่ต้องมีก่อนจะส่งอีเมลสมัครงาน

• ข้อมูลพื้นฐาน

  • “ชื่ออีเมล" ดี ๆ ที่เป็นทางการ เช่น ชื่อจริง.นามสกุล@gmail.com

  • ชื่อบริษัท ตำแหน่งงาน ที่เราต้องการสมัคร

  • ชื่อผู้รับ ชื่อ HR หรือถ้าไม่มีให้เขียนว่า เรียน ฝ่ายบุคคล บริษัท…

• หัวข้ออีเมล “สมัครงานตำแหน่ง…”

• เนื้อหาในอีเมล

  • แนะนำตัวสั้น ๆ (ชื่อ ตำแหน่งที่สมัคร และประสบการณ์)

  • แจ้งว่ามีเอกสารอะไรบ้างที่แนบมากับอีเมลฉบับนี้

  • ช่องทางการติดต่อ (เบอร์โทรศัพท์, อีเมล)

การตั้งชื่อไฟล์ดี ๆ เป็นเรื่องสำคัญอย่างมาก อย่าตั้งชื่อไฟล์ประเภท “555.pdf” หรือ “Untitled.pdf” การไม่ตั้งชื่อเป็นเรื่องที่ไม่ควรทำ เราควรแยกประเภทไฟล์ผ่านชื่อให้ชัดเจน เพราะนอกจากจะทำให้ HR เปิดอ่านไฟล์ได้ง่ายแล้วยังจะทำให้ดูเป็นมืออาชีพในการสมัครงานมากขึ้นอีกด้วย

• ข้อมูลและเอกสารสำคัญของตัวเองที่สมบูรณ์ และควรตั้งชื่อไฟล์ให้เรียบร้อย เช่น 

  • Resume_ชื่อจริง.pdf

  • Cover Letter_ชื่อจริง.pdf

  • Portfolio_ชื่อจริง.pdf

4 STEPS การเขียนอีเมลสมัครงานให้ถูกต้อง

STEP 1 ใส่ผู้รับและหัวข้ออีเมลให้ครบ

ผู้รับ (To:)

ตรวจสอบ อีเมลของผู้รับ ให้ถูกต้องก่อนกดส่ง เพราะถ้าพิมพ์ผิดเพียงตัวเดียว อีเมลอาจไม่ถึงปลายทาง หรือเด้งกลับ หากรู้ชื่อ HR หรือชื่อฝ่ายบุคคลโดยตรง ควรส่งถึงคนนั้นโดยเฉพาะ

• to: hr@company.com

• to: name.hr@company.com

หัวข้ออีเมล (Subject:)

เขียนหัวข้อให้ชัดเจนและตรงกับตำแหน่งที่สมัคร เพื่อให้ HR เห็นได้ทันที และง่ายต่อการค้นหาอีกครั้ง

ตัวอย่าง:

สมัครงานตำแหน่ง Content Creator – ชื่อ นามสกุล

ควรหลีกเลี่ยงการเขียนหัวข้อกว้าง ๆ หรือคลุมเครืออย่าง “สมัครงานครับ” “หางานครับ” หรือ “ส่ง Resume ครับ” ควรเขียนระบุชัดเจนว่าตำแหน่งอะไร นอกจากนี้ยังไม่ควรใส่อีเมลหลายบริษัทพร้อมกันในช่อง To: หรือ Cc: เพราะ HR จะเห็นว่าเราส่งเมลไปที่ไหนบ้าง ทำให้ดูไม่ตั้งใจส่งใบสมัคร และเหมือน “หว่าน” ใบสมัครไปทุกที่ ควรส่งทีละบริษัทเพื่อให้ดูเป็นทางการและมีความตั้งใจ หากต้องการส่งให้หลายที่ ให้ส่งแยกอีเมลทีละบริษัท และถ้าต้องการส่งสำเนาให้ตัวเองเก็บไว้ ใช้ช่อง “Bcc:” (Blind Carbon Copy) แทน เพื่อไม่ให้ HR เห็น

STEP 2 คำทักทายในอีเมล

รูปแบบคำทักทายที่ถูกต้อง แทนที่จะเขียนคำว่า “ถึง” หรือ “สวัสดี” ให้เปลี่ยนไปขึ้นต้นด้วยคำว่า “เรียน” เพื่อความสุภาพและเป็นทางการแทน ตามด้วยชื่อผู้รับหรือตำแหน่งของผู้รับ ถ้าทราบชื่อ HR หรือผู้มีส่วนเกี่ยวข้องจากประกาศงานที่เราเจอ ให้ระบุชื่อให้ชัดเจน

ตัวอย่าง:

เรียน คุณ (ชื่อ) ฝ่ายทรัพยากรบุคคล บริษัท (ชื่อบริษัท)

หากในประกาศรับสมัครงานไม่มีชื่อผู้ติดต่อ ให้ใช้รูปแบบทั่วไปคือการเขียนชื่อแผนก และตามด้วยชื่อบริษัทที่สมัคร

ตัวอย่าง:

• เรียน ฝ่ายบุคคล บริษัท (ชื่อบริษัท)

• เรียน แผนกทรัพยากรบุคคล บริษัท (ชื่อบริษัท)

การระบุชื่อบริษัทช่วยให้ HR รู้ว่าเราตั้งใจส่งอีเมลมาหาบริษัทนั้นจริง ๆ ไม่ใช่การส่งเมลแบบหว่านหลายบริษัทพร้อมกัน หลีกเลี่ยงคำทักทายแบบไม่เป็นทางการอย่าง “สวัสดีครับ/ค่ะ”, “ถึง HR” หรือส่งแบบไม่มีคำทักทายเลย นอกจากนี้ก็ควรตรวจสอบการสะกดชื่อบริษัทและชื่อบุคคลให้ถูกต้อง เพราะถ้าพิมพ์ชื่อผิดจะดูไม่ใส่ใจและเสียความน่าเชื่อถือได้

STEP 3 เนื้อหาในอีเมลสมัครงาน (Email Body)

1. เริ่มต้นด้วยการระบุตำแหน่งที่ต้องการสมัคร

เขียนให้ชัดเจนว่าเราสมัครงานตำแหน่งอะไร อาจระบุช่องทางที่เห็นประกาศงาน เพื่อให้ HR รู้ว่าเราเห็นประกาศตำแหน่งงานนี้จากที่ไหน

ตัวอย่าง:

ผมนาย สมพงษ์ รักษ์รัญญ์ มีความประสงค์สมัครงานในตำแหน่ง Content Creator
โดยทราบข่าวการรับสมัครจากเว็บไซต์ JobThai

2. บอกเหตุผลและแรงจูงใจในการสมัคร

เขียนสั้น ๆ ว่าทำไมสนใจตำแหน่งหรือบริษัทนี้ แสดงให้เห็นว่าเราเข้าใจบทบาทของงาน และอยากร่วมเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร

ตัวอย่าง:

โดยผมมีประสบการณ์ 3 ปี ในการสร้างสรรค์คอนเทนต์หลากหลายรูปแบบ โดยเฉพาะเนื้อหาที่สามารถสื่อสารแนวคิดของแบรนด์ได้อย่างสร้างสรรค์และน่าสนใจ ซึ่งผมเห็นว่าทิศทางการทำคอนเทนต์ของบริษัท มุ่งเน้นการสื่อสารที่เข้าถึงผู้บริโภคอย่างมีเอกลักษณ์และจริงใจ จึงอยากนำประสบการณ์ด้านการเล่าเรื่องมาช่วยพัฒนาและต่อยอดเนื้อหาของบริษัท

3. กล่าวถึงคุณสมบัติที่น่าสนใจ

สรุปจุดเด่นหรือประสบการณ์ที่สอดคล้องกับ Job Description ของตำแหน่งนั้น เน้นเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้อง ไม่ต้องเล่ารายละเอียดทั้งหมด เพราะอยู่ใน Resume ทั้งหมดแล้ว

ตัวอย่าง:

โดยสามารถวางแผนและสร้างคอนเทนต์รูปแบบบทความ, Infographic และคอนเทนต์วิดีโอ เพื่อลงในแพลตฟอร์มออนไลน์ต่าง ๆ ทั้งเว็บไซต์บริษัทและ Social Media รวมถึงมีความเข้าใจในกลยุทธ์การตลาดออนไลน์ และการสื่อสารแบรนด์

4. แจ้งว่าในอีเมลได้แนบเอกสารอะไรเพิ่มเติมมาด้วยบ้าง

ระบุให้ชัดว่าแนบไฟล์อะไรมาพร้อมอีเมลบ้าง เพื่อให้ HR ทราบและได้รับเอกสารของเราครบถ้วน

ตัวอย่าง:

ผมได้แนบไฟล์ประวัติส่วนตัว, Portfolio และเอกสารตามที่บริษัทระบุไว้ในประกาศรับสมัครงานมาเพื่อพิจารณาด้วยครับ

STEP 4 คำลงท้ายในอีเมลสมัครงาน (Footer)

1. แสดงความขอบคุณอย่างสุภาพและถ่อมตัว

ปิดท้ายอีเมลด้วยคำขอบคุณ เพื่อแสดงความเคารพและความตั้งใจในการสมัครงาน ใช้ถ้อยคำสุภาพอย่าง “ขอบพระคุณ” หรือ”ขอบคุณ” ตามระดับความเป็นทางการของบริษัทและตำแหน่งที่สมัคร

ตัวอย่าง:

• ขอบพระคุณที่สละเวลาเพื่อพิจารณา

• ขอบคุณสำหรับการพิจารณา

• ขอแสดงความนับถือ

2. แจ้งช่องทางการติดต่อกลับ

ระบุข้อมูลติดต่อให้ชัดเจน เพื่อให้ HR ติดต่อกลับได้ง่าย โดยการใส่เบอร์โทรศัพท์และอีเมล (แม้จะเป็นอีเมลเดียวกับที่ใช้ส่งก็ตาม)

ตัวอย่าง:

สมพงษ์ รักษ์รัญญ์ (Content Creator)

E-mail: namesurname@emaliservice.com

Tel: 0xx-xxx-xxxx

อย่าลืมตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา ตัวสะกด และไฟล์ที่จะแนบให้เรียบร้อย เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด เช็กช่องทางในการติดต่อกลับทั้งเบอร์โทรศัพท์และอีเมล หากเบอร์โทรศัพท์ผิดและ HR ติดต่อกลับไม่ได้ ก็อาจทำให้เราพลาดโอกาสในการถูกเรียกไปสัมภาษณ์ทันที

ตัวอย่างการเขียนอีเมลสมัครงานฉบับเต็ม

JobThai Resume

หากไม่มี Resume หรือมีแต่ไม่แน่ใจว่าข้อมูลครบถ้วนพอ สามารถฝากประวัติกับ JobThai แล้วดาวน์โหลด JobThai Resume ออกมาเป็น “ไฟล์ PDF” เพื่อใช้แทน Resume ของคุณเองได้ หรือถ้ามีJobThai Resume อยู่แล้ว ก็สามารถหางานง่าย ๆ ผ่าน JobThai ได้มากถึง 10 วิธีหางาน

เทคนิคเล็ก ๆ ในการเขียนอีเมลสมัครงานให้ตรงสเปค HR

1. เขียนอีเมลให้สั้น กระชับ อ่านง่าย เขียนให้เข้าใจได้เมื่อ HR ต้องสแกนอ่านเร็ว ๆ

2. ใช้ภาษาเหมาะสมกับวัฒนธรรมของบริษัท

3. ตั้งชื่อไฟล์ให้ HR หาเจอง่าย ดูทางการ และมีชื่อของเราอยู่ในนั้น

4. ไฟล์ไม่ควรเกิน 10 MB ถ้ามีลิงก์ Portfolio ควรตรวจสอบให้เปิดได้ทันที ไม่ต้องขอสิทธิ์เข้าถึงไฟล์

5. ใส่คีย์เวิร์ดที่บริษัทมองหา ช่วยให้ HR มองเห็น “ความตรงสเปค” ตั้งแต่อ่านครั้งแรก

6. ใช้โครงสร้างอีเมลที่เป็นระบบทำให้ HR อ่านง่าย แถมยังดูเป็นมืออาชีพ

7. ตรวจทานตัวสะกดและช่องทางการติดต่อให้ละเอียดก่อนส่งทุกครั้ง

ถ้าคุณทำตามขั้นตอนทั้งหมดนี้ คุณก็จะเป็นผู้สมัครที่เขียนอีเมลสมัครงานได้แบบเซียน ๆ และกลายเป็นผู้สมัครที่น่าสนใจแล้ว

บทความเดิมได้ถูกเผยแพร่ในวันที่ 20 มีนาคม 2020 และได้รับการอัปเดตโดยทีมงาน JobThai

ที่มา:

fdirecruit.co.th

mailmaster.co.th

hotcourses.in.th