เคยรู้สึกหรือไม่ ว่าวันหนึ่ง ๆ ผ่านไปอย่างรวดเร็ว แต่งานที่ทำกลับไม่คืบหน้าเท่าที่ควร หากคุณกำลังประสบกับปัญหาดังกล่าว และกำลังมองหาหนทางที่จะพัฒนาตนเองและเพิ่มผลลัพธ์ในการทำงาน บทความนี้คือคำตอบ!  JobThai ได้รวบรวม 10 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้คุณสามารถนำไปปรับใช้ได้ทันที และเห็นผลลัพธ์ที่แตกต่างอย่างชัดเจน

10 วิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด เพียงแค่ปรับเปลี่ยนแนวคิดและวิธีการทำงานบางอย่าง คุณก็สามารถพัฒนาตนเองให้เก่งขึ้นและทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ลองมาดู 10 วิธีที่เรานำมาฝากกันดีกว่าว่ามีอะไรบ้าง

1. ตั้งเป้าหมายและสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน

การเริ่มต้นวันใหม่ด้วยเป้าหมายที่ชัดเจนจะช่วยให้คุณมีทิศทางในการทำงาน การกำหนดสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จในแต่ละวัน (To-do List) จะช่วยให้คุณไม่หลงทางและสามารถติดตามความคืบหน้าของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยอาจจะจดลงบนกระดาษโน้ตหรือทำเป็นตารางเวลาในปฏิทิน เมื่อคุณเห็นภาพรวมของสิ่งที่ต้องทำ ก็จะสามารถจัดสรรเวลาได้อย่างเหมาะสม และเมื่อทำสำเร็จตามเป้าหมายในแต่ละวัน คุณจะรู้สึกถึงความสำเร็จและมีกำลังใจในการทำงานต่อไป

2. จัดลำดับความสำคัญของงาน

ไม่ใช่ทุกงานที่มีความสำคัญเท่ากัน ดังนั้น การจัดลำดับความสำคัญของงานจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณกำลังใช้เวลาไปกับสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน แนะนำให้จัดลำดับของงานด้วยการดูว่า งานนี้ด่วนหรือไม่ มีความสำคัญมากแค่ไหน เพื่อช่วยในการตัดสินใจว่าควรจะต้องทำงานไหนก่อน ทำให้คุณมีเวลาโฟกัสที่งานสำคัญก่อน ซึ่งจะช่วยลดความเครียดและเพิ่มผลลัพธ์ในการทำงานได้อย่างมาก

3. วางแผนงานล่วงหน้า

การวางแผนงานล่วงหน้า ไม่ว่าจะเป็นรายสัปดาห์หรือรายวัน จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของงานที่ต้องทำและสามารถเตรียมตัวรับมือกับงานต่าง ๆ ได้ดียิ่งขึ้น ทั้งนี้ การจัดสรรเวลาสำหรับแต่ละงาน และกำหนดเดดไลน์งานไว้ จะช่วยลดความสับสนวุ่นวายในระหว่างวัน และทำให้คุณสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ 

4. ใช้เทคนิค Pomodoro จัดการเวลาให้ดีขึ้น

สำหรับเทคนิค Pomodoro เป็นวิธีการบริหารจัดการเวลา โดยจะทำการแบ่งเวลาการทำงานออกเป็นช่วง ๆ ช่วงละ 25 นาที (เรียกว่า "Pomodoro") สลับกับการพักสั้น ๆ 5 นาที และเมื่อทำงานครบ 4 Pomodoro ให้พักยาวขึ้นประมาณ 15 - 30 นาที วิธีนี้ช่วยให้คุณมีสมาธิในการทำงานได้ดีขึ้น ป้องกันความเหนื่อยล้าและช่วยให้คุณสามารถประเมินเวลาที่ใช้ในการทำงานแต่ละอย่างได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น

5. ใช้เครื่องมือต่าง ๆ ช่วยจัดการงาน

ปัจจุบันมีเครื่องมือมากมายที่สามารถช่วยให้การทำงานของคุณง่ายขึ้น เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะเครื่องมือ AI เพียงแค่ใส่ Prompt AI ลงไปก็จะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการออกมา ซึ่งก็มีเครื่องมือมากมายที่ได้ถูกออกแบบมาให้ช่วยทุ่นแรงในส่วนนี้ได้ ไม่ว่าจะเป็น

• เครื่องมือ AI ที่ช่วยในงานเขียน เช่น ChatGPT, Gemini, Claude AI หรือ Deepseek ช่วยในการร่างอีเมล เขียนบทความ สรุปเนื้อหา หรือแม้แต่ช่วยคิดไอเดียใหม่ ๆ ก็สามารถทำได้ 
• เครื่องมือ AI ที่ช่วยในงานออกแบบ เช่น Canva AI, Midjourney หรือ DALL-E ช่วยในการสร้างภาพประกอบ สไลด์นำเสนอ หรือองค์ประกอบกราฟิกอื่น ๆ 
• เครื่องมือ AI ที่ช่วยในงานวิเคราะห์ข้อมูล เช่น Tableau, Power BI ช่วยในเรื่องการวิเคราะห์ชุดข้อมูลขนาดใหญ่และแสดงผลในรูปแบบที่เข้าใจง่าย 
• เครื่องมือ AI ที่ช่วยถอดเสียง เช่น Otter.ai, Descript หรือ Notetaker ช่วยถอดเสียงจากการประชุมหรือสัมภาษณ์เป็นข้อความ ทำให้ประหยัดเวลาในการจดบันทึกได้
   

การเลือกใช้เครื่องมือ AI ที่เหมาะสมกับลักษณะงานของคุณก็จะช่วยลดภาระงานซ้ำซ้อนและเพิ่มเวลาให้คุณไปโฟกัสกับงานที่สำคัญกว่าได้อย่างแน่นอน  

6. จัดโต๊ะทำงานให้เป็นระเบียบ 

สภาพแวดล้อมในการทำงานส่งผลต่อสมาธิและถือเป็นวิธีที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างมาก โต๊ะทำงานที่เป็นระเบียบเรียบร้อย สะอาดตา จะช่วยให้คุณรู้สึกสบาย ลดสิ่งรบกวนและช่วยให้สามารถหยิบจับสิ่งของที่จำเป็นต้องใช้ได้ง่ายขึ้น ทั้งนี้ยังรวมไปถึงการจัดเก็บเอกสารและอุปกรณ์ต่าง ๆ เข้าที่ให้เรียบร้อยหลังใช้งานเสร็จ นอกจากนี้การจัดโต๊ะให้เป็นระเบียบตามหลักฮวงจุ้ยโต๊ะทำงาน ยังช่วยเสริมพลังบวก เพิ่มสมาธิและดึงดูดโชคลาภได้อีกด้วย เพราะพื้นที่ทำงานที่ดีไม่เพียงแค่ช่วยให้สมองปลอดโปร่งเท่านั้น แต่ยังพร้อมสำหรับความคิดสร้างสรรค์และการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

7. สื่อสารกับเพื่อนร่วมทีมให้ชัดเจน

การสื่อสารที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานเป็นทีม อย่ากลัวที่จะถามคำถามเมื่อไม่เข้าใจ และพร้อมที่จะรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น เพราะการสื่อสารที่ดีจะช่วยลดความเข้าใจผิด ลดความขัดแย้ง และทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

และหากคุณต้องรับมือกับทีมที่มีความหลากหลาย โดยเฉพาะเมื่อต้องทำงานกับคนรุ่นใหม่ ลองอ่านบทความ 5 วิธีกระตุ้นให้คนรุ่นใหม่ทำงานได้เต็มความสามารถ เพื่อเรียนรู้วิธีการสื่อสารและสร้างแรงจูงใจให้ทีมทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ

8. นำข้อผิดพลาดมาพัฒนาตนเองเสมอ

ทุกคนสามารถทำผิดพลาดได้ แต่หลังจากที่ทำพลาดแล้ว สิ่งที่สำคัญ คือการเรียนรู้จากข้อผิดพลาดเหล่านั้นและนำมาเป็นบทเรียนเพื่อพัฒนาตนเองให้ดีขึ้น อย่ามองว่าความผิดพลาดเป็นความล้มเหลว แต่ให้มองว่าเป็นโอกาสในการเติบโต แม้เราไม่สามารถย้อนกลับไปแก้ไขความผิดพลาดเหล่านั้นได้แล้ว แต่เราใช้มันเป็นบทเรียนในการก้าวต่อไปได้ ลองพิจารณาหาสาเหตุของปัญหาเพื่อหาวิธีป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นซ้ำ ท่องไว้ว่าการยอมรับและเรียนรู้จากความผิดพลาดจะช่วยให้คุณแข็งแกร่งและมีประสบการณ์มากขึ้น  ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการทำงานในอนาคต

9. สร้างนิสัยทำงานเป็นเวลา

ควรทำงานเป็นเวลา ไม่ใช่ทำงานตลอดเวลา เพราะการจัดสรรเวลาอย่างชัดเจน จะช่วยให้คุณมีสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว (Work-Life Balance) ควรกำหนดเวลาเริ่มงานและเลิกงานที่ชัดเจน และพยายามทำตามตารางเวลานั้น เพราะการทำงานล่วงเวลาบ่อยครั้ง อาจนำไปสู่ความเหนื่อยล้าและประสิทธิภาพที่ลดลงในระยะยาว ดังนั้น การมีวินัยในการทำงานเป็นเวลาจะช่วยให้คุณมีพลังงานเต็มที่ในช่วงเวลาทำงานและมีเวลาพักผ่อนอย่างเพียงพอ

10. พักผ่อนให้เพียงพอ

สำหรับวิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานวิธีสุดท้ายที่เรานำมาฝากกัน คือการพักผ่อนที่เพียงพอ ทั้งการนอนหลับอย่างมีคุณภาพ การพักสายตาระหว่างวันหรือการลุกขึ้นมายืดเส้นยืดสาย โดยจะช่วยให้ร่างกายและสมองของคุณได้ฟื้นฟู เมื่อร่างกายสดชื่น สมองปลอดโปร่ง คุณก็จะสามารถคิดวิเคราะห์และตัดสินใจได้ดีขึ้น รวมถึงมีสมาธิในการทำงานได้ยาวนานขึ้น อย่าละเลยการพักผ่อน เพราะมันคือการลงทุนเพื่อประสิทธิภาพในการทำงานในระยะยาว

สรุป

การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องยากหรือใช้เวลานาน เพียงแค่คุณรู้จักวางแผน จัดลำดับความสำคัญของงาน ใช้เครื่องมือให้เหมาะสม และดูแลสภาพแวดล้อมในการทำงาน เช่น การจัดโต๊ะให้เป็นระเบียบ รวมถึงสร้างนิสัยทำงานอย่างมีวินัยและให้เวลากับการพักผ่อนอย่างเหมาะสม ทั้งหมดนี้ล้วนเป็นวิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ทันที เพื่อให้คุณทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง มีสมาธิมากขึ้น และพร้อมพัฒนาตนเองให้เก่งขึ้นอย่างต่อเนื่องได้ในทุก ๆ วัน

ที่มา:

cwtower.com

teachme-biz.com

ftpi.or.th