“Exit Interview คือ การสัมภาษณ์พนักงานที่กำลังจะลาออก”

โดยฝ่าย HR จะเป็นคนไปสัมภาษณ์ถึงสาเหตุหลักของการลาออก ซึ่งอาจมีหลากหลายสาเหตุ เช่น เนื้องานไม่ชัดเจนต้องทำทุกอย่าง ไม่มี Career Path ในการเลื่อนตำแหน่ง สิ่งอำนวยความสะดวกและสภาพแวดล้อมของบริษัทไม่ดี บริษัทปรับเงินเดือนน้อย หรือมีเหตุไม่ลงรอยกับหัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงาน ข้อมูลทั้งหลายเหล่านี้เเหละที่เราจะนำมาใช้ปรับปรุงและพัฒนาองค์กรให้แข็งแรงอย่างถูกจุด ซึ่งอาจลดจำนวนการลาออกของพนักงานได้ด้วย เพราะฉะนั้นถ้าอยากพัฒนาองค์กรในอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ เรามาเรียนรู้ไปพร้อม ๆ กันเลยว่า Exit Interview ที่ดีนั้นควรทำยังไงบ้าง

การสัมภาษณ์ทำได้ 2 วิธี

การสัมภาษณ์โดยให้กรอกแบบสอบถาม

ข้อดีของการกรอกแบบสอบถาม คือ เราจะได้ความจริงที่ตรงไปตรงมาจากพนักงานที่สะดวกใจกับการบอกเล่าผ่านตัวหนังสือ แต่ข้อเสียของการกรอกแบบสอบถามคือ เราจะไม่สามารถถามซอกแซกได้เท่ากับการคุยต่อหน้า และที่สำคัญเราจะไม่เห็นอารมณ์ ท่าทาง หรือสีหน้าเขาเลย

การสัมภาษณ์ต่อหน้า (Face to face) 

ข้อดีของการสัมภาษณ์ต่อหน้าคือเราจะได้เห็นอารมณ์ผ่านสีหน้าท่าทางเขาอย่างชัดเจน ในกรณีที่พนักงานมีเหตุผลในการลาออกที่ค่อนข้าง Sensitive หรือมีสาเหตุที่เกี่ยวกับองค์กร หัวหน้า หรือเพื่อนร่วมงานนั้น ถ้าเราสามารถทำให้เขาเปิดใจเล่าได้ บางทีอาจจะทำให้เราได้ข้อมูลเชิงลึกที่หาไม่ได้จากการกรอกแบบสอบถาม แต่ข้อเสียของวิธีนี้ คือสำหรับบางคนที่ไม่กล้าพูดตรง ๆ เขาอาจจะตอบกลาง ๆ โดยไม่เปิดเผยข้อมูลใด ๆ กับเราเลย

6 เคล็ดลับ Exit interview แบบ Face to face ให้ได้ผล

บอกเหตุผลการสัมภาษณ์

พนักงานที่กำลังลาออกบางคนอาจจะมีความคิดว่าตัวเองไม่มีประโยชน์กับบริษัทแล้ว เพราะฉะนั้นเราจึงไม่ใช่แค่เเจ้งวันสัมภาษณ์ แต่ต้องบอกให้เขาทราบด้วยว่าวัตถุประสงค์การทำExit Interview คืออะไร และแจ้งด้วยว่าการทำ Exit Interview หรือการให้ข้อมูลสำคัญของเขาสามารถนำไปพัฒนาองค์กรได้ในอนาคต

พูดให้น้อยแต่ฟังให้มาก

สาเหตุการลาออกของพนักงานมีเยอะมากมาย สิ่งสำคัญคือเราสามารถขุดหาความจริงจากเขาได้มากน้อยแค่ไหน เราต้องเปิดใจรับฟังพนักงาน ปล่อยให้เขาพูดอย่างเต็มที่ การที่เขายอมเปิดใจพูดทั้งสิ่งที่ดีและไม่ดีเกี่ยวกับบริษัท จะทำให้เราได้ข้อมูลเชิงลึกกว่าที่คิด 

คนสัมภาษณ์ควรเป็นคนกลาง

ผู้สัมภาษณ์ไม่ควรเป็นหัวหน้างานโดยตรง หรือคนที่เคยทำงานร่วมกัน เพราะพนักงานอาจรู้สึกเกรงใจที่จะพูดความจริง ทำให้คำตอบที่ได้อาจไม่มีประโยชน์เลย ดังนั้นควรใช้คนกลางซึ่งส่วนใหญ่จะเป็น HR เนื่องจากไม่มีส่วนเกี่ยวข้องใด ๆ กับพนักงานที่จะลาออก

อย่าเอาแต่อ่านตามสคริปต์

ไม่จำเป็นต้องถามคำถามตามรายการที่ลิสต์ไว้เท่านั้น เพราะมันจะทำให้บทสนทนาดูเคร่งเครียดจนทำให้ผู้ถูกสัมภาษณ์อึดอัดไปซะเปล่า ๆ แนะนำให้เริ่มต้นบทสนทนาด้วยคำถามผ่อนคลายที่อาจจะไม่เกี่ยวข้องกับงานเลยก็ได้ ถ้าคำตอบตรงไหนที่ไม่ชัดเจนก็เป็นหน้าที่ของผู้สัมภาษณ์ที่จะต้องใช้ศิลปะในการตั้งคำถามต่อ และเมื่อผู้ถูกสัมภาษณ์ไม่สะดวกใจที่จะตอบ เราก็ไม่ควรไปคาดคั้นคำตอบให้เขาลำบากใจ

คำถามต้องพร้อม

การเตรียมคำถามให้พร้อมก่อนสัมภาษณ์คือเรื่องสำคัญ คำถามที่ลิสต์ไว้ควรจะเป็นรูปแบบคำถามที่ไม่เป็นทางการเกินไป แต่เป็นภาษาที่ทำให้เขารู้สึกว่าตัวเองกำลังปรึกษาปัญหากับเพื่อนมากกว่า ซึ่งคำถามส่วนมากจะเป็นการประเมินความพึงพอใจ ข้อดีข้อเสีย รวมถึงหาสาเหตุหลักที่ทำให้พวกเขาตัดสินใจลาออก  เช่น

• ชอบหรือไม่ชอบอะไรบ้างในการทำงานที่นี่?
• สวัสดิการเป็นยังไงบ้าง?  มีอะไรอยากให้ปรับปรุงไหม?
• งานที่ได้รับตรงกับที่คาดหวังไหม?
• หัวหน้าหรือเพื่อนร่วมงานเป็นยังไง?
• สิ่งที่รู้สึกอึดอัดเวลาทำงานที่นี่คืออะไร?
• อะไรคือเรื่องที่ทำให้ตัดสินใจลาออก?

ส่งต่อข้อมูลให้ผู้รับผิดชอบ

ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ รายได้ สวัสดิการ หรือบรรยากาศโดยรวมในการทำงานก็มักจะเป็น HR ที่จะต้องรับเรื่องนี้ไปพิจารณา ส่วนเรื่องการทำงาน ปัญหาและข้อแนะนำต่าง ๆ จะถูกส่งต่อไปให้หัวหน้าเก่าที่รับผิดชอบโดยตรง ซึ่งข้อมูลที่ได้ควรจะต้องเก็บเป็นสถิติไว้ เพื่อนำไปศึกษาต่อว่ามีอะไรบ้างที่องค์กรควรจะต้องแก้ไขโดยเร็วที่สุดเพื่อรักษาพนักงานให้อยู่กับเรานานที่สุดนั่นเอง

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

ที่มา: 

steppingstonescayman.com