เคล็ดลับเพื่อการสร้างองค์กรให้มีประสิทธิภาพ

เคล็ดลับเพื่อการสร้างองค์กรให้มีประสิทธิภาพ
06/06/18   |   7.7k   |  

“ถ้ามีคำแนะนำหรือเจออะไรใหม่ ๆ แล้วคิดว่ามีประโยชน์กับงาน ก็เอามาคุยกับพี่ได้นะ”

นพพลบอกกับลูกน้องในทีมคนใหม่ที่เพิ่งมาเริ่มงานวันแรก เหมือนที่เขาบอกกับลูกน้องคนอื่น ๆ อยู่เสมอ เพราะจากประสบการณ์การทำงานกว่ายี่สิบปีที่ผ่านมาของเขา ทำให้เขาเห็นแล้วว่าหลายครั้งการเปิดรับไอเดียหรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่คนทำงานรุ่นใหม่แนะนำ มันช่วยสร้างผลลัพธ์ทางบวกให้กับองค์กรได้จริง ๆ

การที่องค์กรบางแห่งเติบโตอย่างรวดเร็วภายในเวลาอันสั้น เพิ่มฐานลูกค้าได้มากมาย หรือสามารถเติบโตได้แม้ในช่วงเวลาที่ยากลำบาก สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งก็มาจากการที่พวกเขารู้จักที่จะทำธุรกิจอย่างสร้างสรรค์และมักจะล้ำหน้ากว่าคนอื่นอยู่เสมอ จนทำให้ได้รับความไว้วางใจจากลูกค้า คำถามคือองค์กรเหล่านั้นทำได้อย่างไร วันนี้ JobThai จึงได้รวบรวม 3 เคล็ดลับเพื่อการสร้างองค์กรให้มีประสิทธิภาพมาให้ได้นำไปปรับใช้กับองค์กรตัวเองกัน

 

 

  • ส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมในเป้าหมายขององค์กร และมอบอำนาจการตัดสินใจให้กับพนักงานในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ความรับผิดชอบของเขา ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะใส่ใจลูกค้า และสามารถสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ดีมากขึ้น

  • ทุกคนสามารถนำเสนอถึงปัญหาและความคิดเห็นต่าง ๆ ได้ ต้องมีการสื่อสารทั้งแบบบนลงล่างและล่างขึ้นบน ไม่ว่าจะเป็นการแบ่งปันข้อมูลต่าง ๆ จากผู้บริหารสู่พนักงาน ระหว่างพนักงานด้วยกันเอง หรือให้พนักงานมีส่วนร่วมในเรื่องของนโยบาย การทำงาน หรือการแก้ปัญหาต่าง ๆ บ้าง รวมถึงมีการประเมินผลอยู่เป็นประจำ ทั้งการประเมินการทำงานของพนักงานหรือแผนก และการประเมินการฝึกอบรมต่าง ๆ

  • จัดสรรทรัพยากรต่าง ๆ ในองค์กรได้อย่างเหมาะสม ทรัพยากรบุคคลต้องเพียงพอและตรงกับความต้องการ ในขณะที่อุปกรณ์การทำงานควรจะทันสมัย และควรให้ความสำคัญกับเรื่องของเทคโนโลยีด้วย เพราะเมื่อพนักงานทำงานได้สะดวกมากขึ้น อุปสรรคที่จะขัดขวางการสร้างสรรค์ผลงานของพนักงานก็จะลดลง

 

 

1. การมอบอำนาจให้พนักงาน

พนักงานที่ดีจะต้องมีความสุขกับการทำงานและการที่พวกเขาจะมีความสุขได้นั้น พวกเขาต้องรู้สึกว่าพวกเขามีอิสระและสามารถตัดสินใจได้เองในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบของพวกเขาโดยตรง องค์กรจึงต้องพิจารณามอบอำนาจหน้าที่ในการทำงานให้กับพนักงาน เมื่อพวกเขามีอำนาจในขอบข่ายที่พอดีในการบริหารงาน พวกเขาก็จะมีแนวโน้มที่จะใส่ใจ เห็นใจ และเข้าใจลูกค้ามากขึ้น ตลอดจนสามารถสร้างสายสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าได้ และยังทำให้การแก้ไขปัญหานั้นเป็นไปแบบถ้อยทีถ้อยอาศัย และร่วมมือกันมากยิ่งขึ้น ทั้งในมุมพนักงานกับลูกค้า และพนักงานกับเพื่อนร่วมงาน

 

ทั้งนี้องค์กรสามารถพิจารณามอบอำนาจและสร้างการมีส่วนร่วมให้กับพนักงานได้ ดังนี้

  • เปลี่ยนระบบการร้องเรียนปัญหาจากลูกค้าด้วยระบบการกรอกเอกสารแบบเดิม ๆ เป็นการให้บริการลูกค้าด้วยพนักงานโดยตรงให้มากขึ้น

  • ให้รางวัลพิเศษแก่พนักงานที่สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์

  • กระตุ้นให้พนักงานสร้างสัมพันธ์ที่ดีทั้งกับลูกค้า และเพื่อนร่วมทีมคนอื่น ๆ

  • พร้อมรับข้อเสนอแนะและคำวิจารณ์จากพนักงานในประเด็นการดำเนินงานและการแก้ไขปัญหา

 

ประโยชน์ที่องค์กรจะได้จากการมอบหมายหน้าที่ให้พนักงาน ได้แก่

  • พนักงานมีระดับความรับผิดชอบต่อหน้าที่รายบุคคลที่สูงขึ้น

  • พนักงานเกิดความเข้าใจในเรื่องผลกระทบของการทำงานต่อองค์กรโดยรวมมากขึ้น

  • พนักงานมีความมุ่งมั่นในการวางแผนและการแก้ปัญหาเชิงรุก

 

สรุปแล้วการส่งเสริมให้พนักงานมีส่วนร่วมกับเป้าหมายและการแก้ไขปัญหาขององค์กรมากขึ้น รวมไปถึงการให้รางวัลตอบแทนพนักงานอย่างเหมาะสม จะช่วยลดการลาออกจากองค์กรของพนักงานได้ ซึ่งอัตราการลาออกที่ลดลงนั้นสะท้อนให้เห็นว่าพนักงานนั้นมีความสามัคคีกันและองค์กรนั้นจะเติบโตได้อย่างมั่นคง

 

2. การสื่อสาร

ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารทั้งจากบนลงล่างหรือจากล่างขึ้นสู่บน เรามาดูกันว่ารูปแบบของการสื่อสารสำหรับการจัดการที่ดีต้องประกอบไปด้วยอะไรบ้างที่จะทำให้องค์กรได้ประโยชน์

  • มีระบบการแบ่งปันข้อมูลทั้งจากผู้บริหารสูงสุดไปสู่พนักงานระดับล่าง หรือระหว่างพนักงานในระดับเดียวกันอยู่ตลอดเวลาและครอบคลุมในทุกประเด็น นโยบายและกระบวนการต่าง ๆ  เป้าหมายขององค์กร แผนการปฏิบัติงาน และการแก้ไขปัญหาไม่ควรถูกจำกัดอยู่เฉพาะในห้องประชุมของผู้บริหารสูงสุดขององค์กรเท่านั้น ถ้าพนักงานทุกคนในบริษัทได้เข้ามามีส่วนร่วม พวกเขาจะรู้สึกผูกพันธ์กับองค์กรมากขึ้น

  • มีการประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานและแผนกบ่อยครั้ง และสม่ำเสมอ เพื่อการปรับปรุงให้องค์กรดียิ่งขึ้นไปอีก เช่น การทบทวนการตั้งเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง การวิพากษ์วิจารณ์ประเด็นปัญหาที่เกิดขึ้น หรือการกำหนดแผนการปฏิบัติงานที่ทุกฝ่ายเห็นพ้องต้องกัน

  • มีการวิจารณ์ระบบการฝึกอบรมขององค์กร การอบรมและการพัฒนา ถือเป็นส่วนที่สำคัญต่อเป้าหมายหลักขององค์กร ในการที่จะรักษามาตรฐานของตัวเองและการแข่งขันกับองค์กรอื่น ๆ ในโลกธุรกิจได้นั้นต้องอาศัยระบบการประเมินผลการฝึกอบรมที่มีการรับฟังคำวิจารณ์ที่ตรงไปตรงมาจากผู้ที่เข้ารับการฝึกอบรม เพื่อให้องค์กรได้รับทราบว่าการฝึกอบรมนั้นสามารถเพิ่มศักยภาพให้กับพนักงานได้อย่างแท้จริงหรือไม่ มีประโยชน์ต่อพนักงานอย่างไร และยังต้องมีการปรับปรุงการฝึกอบรมตรงไหนอีกบ้าง

  • มีบรรยากาศที่เอื้ออำนวยให้พนักงานทุกคนสามารถนำเสนอปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงาน หรือ การแนะนำแนวทางในการเปลี่ยนแปลง หรือพัฒนาการทำงานได้ ในทางตรงกันข้ามองค์กรที่ไม่มีประสิทธิภาพจะไม่เปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นในประเด็นดังกล่าว และนั่นทำให้พนักงานในองค์กรไม่รู้สึกผูกพันธ์กับองค์กรและไม่มีความกระตือรือร้นในการทำงาน

 

3. การขยายขีดความสามารถในการทำงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

ความสามารถในการสร้างสรรค์ผลงานจะเกิดขึ้นได้จาก 2 ปัจจัยด้วยกัน คือทักษะและความใส่ใจในงานที่ทำของพนักงาน และทรัพยากรที่เหมาะสมและเพียงพอต่อการทำงานที่องค์กรจัดหาไว้ให้กับพนักงาน องค์กรที่มีประสิทธิภาพมักจะประเมิน 2 ประเด็นนี้อย่างต่อเนื่อง

  • ทรัพยากรบุคคลได้รับการจัดสรรอย่างเหมาะสมหรือไม่

บางแผนกในองค์กรของคุณมีคนมากเกินไปในขณะที่บางแผนกพนักงานต้องทำงานหนักเพราะคนไม่เพียงพอหรือไม่ องค์กรที่มีประสิทธิภาพจะประเมินความเหมาะสมในการจัดสรรพนักงานให้ตรงกับทักษะและความสามารถอยู่เป็นประจำ เพื่อไม่ให้เกิดกรณีใช้คนไม่ตรงกับงาน ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานโดยรวมขององค์กรลดลงกว่าที่ควรจะเป็น

  • ทรัพยากรสิ่งของมีปริมาณเพียงพอและเหมาะสมที่จะส่งเสริมให้พนักงานทำงานได้ดีขึ้นหรือไม่

เทคโนโลยีที่ล้าสมัยเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่จะทำให้พนักงานไม่สามารถทำงานได้ดีเท่าที่ควร องค์กรที่ไม่มีประสิทธิภาพจะไม่ให้ความสำคัญกับเรื่องเทคโนโลยี หรืออุปกรณ์ทันสมัยต่าง ๆ ที่จะช่วยให้การทำงานของพนักงานสะดวกสบายขึ้น ตรงกันข้าม องค์กรที่มีประสิทธิภาพจะตรวจสอบและอัปเดตเทคโนโลยีให้ทันโลกอยู่เสมอ และแน่นอนว่าเมื่อไม่มีอุปสรรคใด ๆ มาขัดขวางการสร้างสรรค์ผลงานของพนักงานของคุณ พวกเขาจะทำงานได้ง่ายขึ้น นั่นทำให้ผลการปฏิบัติงานของพนักงานโดยรวมดีขึ้น และส่งผลดีต่อองค์กรของคุณโดยตรง

 

การประเมินความมีประสิทธิภาพขององค์กรทำได้ง่าย ๆ ด้วยการพิจารณาใน 3 ปัจจัยพื้นฐาน ดังนี้

  1. ลูกค้าพึงพอใจในบริการหรือผลิตภัณฑ์ขององค์กรหรือไม่

  2. พนักงานรู้สึกผูกพันธ์กับองค์กรและมีความกระตือรือร้นในการทำงานหรือไม่

  3. เทคโนโลยีที่ช่วยสนับสนุนการทำงานมีประสิทธิภาพเพียงพอหรือไม่

ถ้าองค์กรของคุณมีปัจจัยครบทั้ง 3 ข้อนี้ องค์กรของคุณคือองค์กรที่มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง


 

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงานที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

เพิ่มเพื่อน

 

ที่มา:

hrcsuite.com

tags : hr, งาน, ทำงาน, organization development, คนทำงาน, เคล็ดลับสำหรับคนทำงาน, เทคนิคสำหรับคนทำงาน, ทำงานอย่างมีความสุข, ความสุขในการทำงาน, เคล็ดลับความสำเร็จ, เคล็ดลับสู่ความสำเร็จ, ทำงานให้มีความสุข, แนวคิดในการทำงาน, human resource



ติดตามข่าวสารและเรื่องราวดีๆ ทาง Email

ขอบคุณสำหรับการติดตาม