สมัครงานแล้วหาย นัดสัมภาษณ์แล้วไม่มา โทรหาไม่ติด อีเมลไม่ตอบ หรือหนักสุดคือผู้สมัครตอบรับ Job Offer แล้วแต่ดันไม่มาทำงานวันแรกทั้ง ๆ ที่ก่อนหน้านี้พูดคุยตกลงกันซะดิบดี ปัญหาเหล่านี้คือสิ่งที่ HR หลาย ๆ องค์กรอาจพบเจอบ่อย ๆ ในการสรรหาคนยุคปัจจุบัน

พฤติกรรม Candidate Ghosting หรือการถูกผู้สมัครเทกลางคันไม่เพียงแต่ทำให้เสียเวลาและต้นทุนในการสรรหา แต่ยังอาจกระทบต่อแผนการทำงานโดยรวมของทีมและบริษัทอีกด้วย แล้ว HR ควรรับมือยังไง จะใช้วิธีไหนป้องกันเหตุการณ์นี้ไม่ให้เกิดขึ้นได้บ้าง หรือถ้าโดนแคนดิเดตเทเข้าแล้วควรจัดการยังไงดี JobThai เอาคำแนะนำดี ๆ มาฝากในบทความนี้!

Candidate Ghosting คืออะไร​?

Candidate Ghosting คือ พฤติกรรมที่ผู้สมัครงานขาดการติดต่อกับองค์กร ไม่ตอบกลับอีเมล ข้อความ หรือโทรศัพท์ แต่เงียบหายไปจากกระบวนการสรรหาแบบกะทันหันโดยไม่แจ้งเหตุผลใด ๆ ทั้งที่ก่อนหน้านี้ยังมีการพูดคุย สัมภาษณ์ หรือตกลงรายละเอียดงานกันด้วยดี 

Candidate Ghosting สามารถเกิดขึ้นได้ในทุกช่วงของกระบวนการรับสมัคร ได้แก่

• สมัครงานแล้วไม่ตอบกลับ: ผู้สมัครส่งใบสมัครมา แต่เมื่อ HR ติดต่อกลับเพื่อสอบถามข้อมูล นัดสัมภาษณ์ หรือดำเนินการในขั้นตอนถัดไป กลับเงียบหายไปดื้อ ๆ ไม่ตอบกลับ

• นัดสัมภาษณ์แล้วไม่มา (Interview No-Show): ผู้สมัครยืนยันวันและเวลาสัมภาษณ์เรียบร้อยแล้ว แต่พอถึงวันนัดหมายกลับไม่มาเข้าร่วมการสัมภาษณ์ และไม่แจ้งยกเลิกหรือขอเลื่อนเวลาก่อน

• ผ่านสัมภาษณ์แล้วหาย: หลังจบการสัมภาษณ์ องค์กรพยายามติดต่อเพื่อแจ้งผล นัดสัมภาษณ์รอบถัดไป หรือสอบถามการตัดสินใจ แต่ผู้สมัครหยุดการติดต่อไปโดยไม่มีการแจ้งเหตุผล

• ได้รับ Job Offer แล้วไม่ตอบกลับ: องค์กรส่งข้อเสนอการจ้างงานให้พิจารณา แต่ผู้สมัครไม่ตอบรับหรือปฏิเสธ และไม่สามารถติดต่อได้

• ตอบรับ Offer แล้วไม่มาทำงาน (First Day No-Show): ผู้สมัครตอบรับข้อเสนอการจ้างงานเรียบร้อย แต่เมื่อถึงวันเริ่มงานกลับไม่ปรากฏตัว และขาดการติดต่อกับองค์กรไป

แม้การเปลี่ยนใจของผู้สมัครจะเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ แต่การไม่แจ้งให้องค์กรทราบล่วงหน้าส่งผลให้ HR ไม่สามารถวางแผนหรือดำเนินกระบวนการสรรหาต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังทำให้เสียเวลา ต้นทุน และอาจกระทบต่อทีมที่กำลังรอคนมาร่วมงานอีกด้วย

เจาะลึกสาเหตุของ Candidate Ghosting ทำไมผู้สมัครถึงหายไป?

การที่ผู้สมัครหายไปเฉย ๆ อยู่ดี ๆ ก็ไม่ตอบกลับ อาจทำให้ HR รู้สึกว่าอีกฝ่ายไม่ให้ความสำคัญกับกระบวนการสมัครงาน แต่ในความเป็นจริง Candidate Ghosting เกิดขึ้นได้จากหลายปัจจัย ทั้งจากตัวผู้สมัครเองและประสบการณ์ที่ได้รับระหว่างกระบวนการสรรหา ลองมาดูกันว่าอะไรคือสาเหตุที่ทำให้ผู้สมัครเลือกเทกลางคันบ้าง

ผู้สมัครมีหลายตัวเลือก หรือได้รับข้อเสนอที่ดีกว่าจากบริษัทอื่น

ในการสมัครงาน เป็นเรื่องธรรมดาที่แคนดิเดตจะส่งใบสมัครหาหลายบริษัทพร้อมกัน ทำให้มีโอกาสได้รับ Job Offer จากหลาย ๆ ที่ และสุดท้ายก็เลือกบริษัทที่ให้ค่าตอบแทน สวัสดิการ หรือโอกาสเติบโตที่ตอบโจทย์สำหรับตัวเองมากกว่า เมื่อตัดสินใจตอบรับข้อเสนอที่อื่นไปแล้วก็เลยเมินตัวเลือกที่เหลือ ไม่ติดต่อกลับไปอีก

Candidate Experience แย่จนไม่อยากไปต่อ

ประสบการณ์ที่แคนดิเดตได้รับระหว่างกระบวนการสมัครงานมีผลต่อความรู้สึกที่มีต่อองค์กรอย่างมาก หาก HR สื่อสารไม่ชัดเจน เปลี่ยนแปลงข้อตกลงหรือการนัดหมายไปมา ไม่รักษาคำพูด วางตัวไม่เหมาะสม หรือใช้คำพูดบั่นทอนจิตใจในห้องสัมภาษณ์ สิ่งเหล่านี้อาจทำให้ความประทับใจของผู้สมัครติดลบจนตัดสินใจถอนตัว

กระบวนการรับสมัครซับซ้อนและใช้เวลานานเกินไป

กระบวนการสรรหาที่มีหลายขั้นตอนหรือใช้เวลานาน เช่น การสัมภาษณ์ที่ลากยาว 4–5 รอบ การต้องทำแบบทดสอบที่กินเวลาหลายวัน หรือระยะเวลาการรอผลสัมภาษณ์ที่เว้นช่วงนานเป็นเดือน โดยองค์กรไม่มีการอัปเดตสถานการณ์หรือความคืบหน้าให้ผู้สมัครรู้ระหว่างนั้นเลย อาจทำให้ผู้สมัครหมดความสนใจในองค์กรของเรา โดยเฉพาะเมื่อมีองค์กรอื่นที่ดำเนินการรวดเร็วกว่าเป็นตัวเปรียบเทียบ สุดท้ายก็อาจถอดใจแล้วหันไปคว้าตัวเลือกอื่นแทน

ภาระงาน เงินเดือน สวัสดิการ หรือวัฒนธรรมองค์กรไม่ตรงความคาดหวัง

บางครั้งผู้สมัครเพิ่งเห็นภาพการทำงานและแนวทางขององค์กรชัดเจนขึ้นเมื่อได้พูดคุยกับ HR หรือผู้สัมภาษณ์ เช่น หน้าที่ความรับผิดชอบมากกว่าที่เข้าใจจากประกาศงาน เงินเดือนหรือสวัสดิการไม่ตรงกับความคาดหวัง รูปแบบการทำงานไม่ตอบโจทย์ หรือรู้สึกว่าวัฒนธรรมองค์กรไม่เข้ากับตัวเอง เมื่อพบว่างานไม่ตอบโจทย์สิ่งที่มองหาก็เลยตัดสินใจไม่ไปต่อ

สถานการณ์ส่วนตัวหรือเป้าหมายชีวิตเปลี่ยนไป

แม้จะส่งใบสมัครมาแต่ไม่ได้แปลว่าผู้สมัครพร้อมเริ่มงานเสมอไป เพราะสถานการณ์ส่วนตัวอาจเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา เช่น ต้องย้ายที่อยู่ไปยังพื้นที่ที่เดินทางไม่สะดวก ตัดสินใจเรียนต่อ มีปัญหาสุขภาพ ต้องจัดการภาระส่วนตัวบางอย่าง หรือแม้กระทั่งการได้รับการโปรโมตหรือขึ้นเงินเดือนจากบริษัทเดิม สิ่งเหล่านี้อาจทำให้ผู้สมัครเปลี่ยนใจหรือไม่พร้อมเดินหน้าต่อกับตำแหน่งที่สมัครไว้

ผู้สมัครไม่กล้าปฏิเสธตรง ๆ

อีกหนึ่งสาเหตุที่พบได้คือผู้สมัครไม่รู้ว่าจะปฏิเสธยังไง หรือไม่อยากเผชิญหน้ากับความรู้สึกอึดอัดจากการบอกว่าไม่สนใจตำแหน่งงานแล้ว จึงเลือกวิธีที่ง่ายที่สุดอย่างการไม่ตอบกลับแทน แม้การหายไปโดยไม่แจ้งให้ทราบจะไม่ใช่วิธีการสื่อสารที่ดีและดูไม่เป็นมืออาชีพก็ตาม

Candidate Ghosting ส่งผลกระทบต่อองค์กรยังไง?

Candidate Ghosting ไม่ได้ทำให้ HR เสียเวลาไปกับการติดตามผู้สมัครเพียงอย่างเดียวเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อกระบวนการสรรหาโดยรวม การทำงานของทีม และการเติบโตทางธุรกิจของทั้งองค์กรได้อีกด้วย โดยผลกระทบที่องค์กรอาจต้องเจอ ได้แก่

• การสรรหาล่าช้าและมีต้นทุนเพิ่มขึ้น: เมื่อผู้สมัครหายไปกลางกระบวนการ HR ต้องเสียเวลาและงบประมาณในการตั้งต้นเริ่มกระบวนการคัดเลือกใหม่ทั้งหมด ตั้งแต่การลงประกาศงาน สกรีนเรซูเม่ ไปจนถึงการจัดคิวสัมภาษณ์ซ้ำอีกรอบ

• เสียโอกาสในการคว้าตัวแคนดิเดตสำรองคนอื่น ๆ: การปักใจรอผู้สมัครตัวเต็งคนเดียวอาจทำให้องค์กรต้องปล่อยผู้สมัครคนอื่น ๆ ที่เก่งไม่แพ้กันหลุดมือไปอย่างน่าเสียดาย เพราะตัวเลือกสำรองเหล่านั้นก็อาจตอบตกลงเลือกที่อื่นไปขณะที่เรากำลังรอผู้สมัครที่เงียบหายไปอยู่

• ทีมที่รอคนใหม่ต้องรับภาระงานหนักเกินจำเป็น: เมื่อตำแหน่งยังไม่มีคนมารับผิดชอบ สมาชิกในทีมเดิมก็อาจต้องแบ่งงานกันทำไปก่อนจนกว่าจะหาคนใหม่เข้ามาทดแทนได้

• แผนธุรกิจและโปรเจกต์ต่าง ๆ ล่าช้าตาม: หากเป็นตำแหน่งสำคัญหรือเกี่ยวข้องกับโปรเจกต์ที่มีไทม์ไลน์การดำเนินงานชัดเจน การขาดคนอาจทำให้แผนงานล่าช้า และส่งผลต่อแผนธุรกิจในส่วนอื่นตามไปด้วย

• Employer Branding หรือภาพลักษณ์องค์กรแย่ลง: ในกรณีที่ต้นเหตุของ Candidate Ghosting เกิดจากกระบวนการสรรหาที่ไม่เป็นมืออาชีพ ผู้สมัครอาจนำประสบการณ์แย่ ๆ ที่ได้รับไปบอกต่อหรือแชร์ในโซเชียลมีเดีย ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงองค์กรในสายตาคนภายนอกและผู้สมัครในอนาคต

แนวทางป้องกัน Candidate Ghosting

แม้ HR จะไม่สามารถควบคุมการตัดสินใจของผู้สมัครได้ แต่สามารถลดโอกาสเกิด Candidate Ghosting ได้ด้วยการออกแบบกระบวนการสรรหาให้ชัดเจน รวดเร็ว และสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้สมัครตั้งแต่ต้นจนจบ โดยมีแนวทางดังนี้

สร้าง Candidate Experience ที่ดีตั้งแต่วันแรก

องค์กรควรสร้างความประทับใจดี ๆ ให้กับผู้สมัครด้วยการออกแบบทุกขั้นตอนให้ง่ายและเป็นมิตรมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการตอบกลับอย่างรวดเร็ว อธิบายขั้นตอนและระยะเวลาของการสมัครงานให้ชัดเจน รวมถึงแจ้งความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ หากต้องการข้อมูลหรือเอกสารเพิ่มเติมก็ควรขอเท่าที่จำเป็น เพื่อไม่ให้กระบวนการสมัครงานยุ่งยากจนผู้สมัครรู้สึกเหนื่อยหรือหมดความสนใจจนขอถอนตัว

ลดระยะเวลาและขั้นตอนการสมัครงานให้สั้นกระชับ ไม่สะดุด

HR ไม่ควรปล่อยให้ผู้สมัครรอการติดต่อกลับนานเกินไป โดยเฉพาะการเว้นช่วงระหว่างการสัมภาษณ์แต่ละรอบ หากจำเป็นต้องใช้เวลาพิจารณานาน ควรแจ้งให้ผู้สมัครทราบล่วงหน้าและอัปเดตความคืบหน้าเป็นระยะ นอกจากนี้ หากขั้นตอนไหนไม่จำเป็นก็ควรพิจารณาลดหรือปรับกระบวนการให้กระชับ เพื่อไม่ให้ผู้สมัครหลุดออกจากกระบวนการระหว่างทาง

สื่อสารรายละเอียดของตำแหน่งงานและค่าตอบแทนให้ชัดเจนตั้งแต่ต้น

การนำเสนอข้อมูลที่ตรงไปตรงมาจะช่วยคัดกรองผู้สมัครที่มีเป้าหมายตรงกันตั้งแต่แรก ดังนั้น HR ควรสื่อสารภาพของตำแหน่งงานให้ละเอียดและชัดเจน ตั้งแต่หน้าที่และความรับผิดชอบ เงินเดือน สวัสดิการ รูปแบบการทำงาน ไปจนถึงความคาดหวังขององค์กร จะได้ไม่เกิดปัญหาความเข้าใจคลาดเคลื่อนจนนำไปสู่ Candidate Ghosting

รักษาความสัมพันธ์กับผู้สมัครหลังส่ง Offer

การสรรหาไม่ควรจบลงทันทีหลังผู้สมัครตอบรับ Offer เพราะช่วงระหว่างวันตอบรับจนถึงวันเริ่มงานก็ยังเป็นช่วงที่ผู้สมัครสามารถเปลี่ยนใจได้ ดังนั้น HR จึงควร Follow-up อย่างเหมาะสม โดยขอยืนยันวันเริ่มงาน และส่งข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเตรียมตัวไปให้ผู้สมัคร เช่น รายละเอียดการ Onboarding หรือข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับทีม เพื่อให้ผู้สมัครรู้สึกว่าได้รับการดูแลและเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน

วิธีรับมือเมื่อเจอ Candidate Ghosting

ถ้าอยู่ ๆ ผู้สมัครก็หายไป สิ่งสำคัญคือ HR ไม่ควรรีบด่วนสรุปว่าผู้สมัครสละสิทธิ์ แต่ก็ไม่ควรหยุดกระบวนการสรรหาไว้กับผู้สมัครเพียงคนเดียวเช่นกัน JobThai ขอแนะนำแนวทางการรับมือ Candidate Ghosting ดังนี้

ลองติดต่อผู้สมัครหลาย ๆ ช่องทางก่อนสรุปว่าผู้สมัครสละสิทธิ์

ก่อนสรุปว่าผู้สมัครหายไปด้วยความตั้งใจ ลองติดต่อผ่านช่องทางอื่นที่ผู้สมัครให้ไว้ดูก่อน เช่น หากปกติติดต่อผ่านอีเมล อาจลองโทรศัพท์หรือส่งข้อความผ่านช่องทางที่เหมาะสม เพื่อให้แน่ใจว่าไม่ได้เกิดจากปัญหาทางเทคนิค หรือจากเหตุสุดวิสัยที่ทำให้ผู้สมัครไม่ได้รับข้อความ ทั้งนี้ควรเว้นระยะในการ Follow-up อย่างเหมาะสม และไม่ส่งข้อความถี่เกินไปจนสร้างความกดดันให้กับผู้สมัคร

กำหนดเดดไลน์ในการยืนยันตัวที่ชัดเจน

ในการติดตามผู้สมัคร HR ควรกำหนดระยะเวลาในการตอบกลับที่ชัดเจน เช่น ภายใน 2 วัน พร้อมระบุอย่างสุภาพว่าหากไม่ได้รับการตอบกลับภายในเวลาที่กำหนดจะถือว่าผู้สมัครสละสิทธิ์ และองค์กรจะเริ่มกระบวนการสรรหากับผู้สมัครคนอื่นต่อ วิธีนี้จะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจเงื่อนไขตรงกัน และทำให้ HR สามารถวางแผนการสรรหาได้โดยไม่ต้องรออย่างไม่มีกำหนด

รีบเดินหน้าติดต่อแคนดิเดตสำรองทันที

องค์กรไม่ควรรอผู้สมัครเพียงคนเดียว โดยเฉพาะตำแหน่งที่ต้องการคนเร่งด่วน หากผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกไม่ตอบกลับ ควรรีบติดต่อหาแคนดิเดตสำรองในลิสต์คนอื่น ๆ ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเพื่อไม่ให้กระบวนการสรรหาหยุดชะงัก เพราะการปล่อยให้ตำแหน่งว่างนานขึ้นอาจทำให้ทีมต้องแบกรับภาระงานเพิ่ม และส่งผลให้โปรเจกต์หรือแผนงานล่าช้าตามไปด้วย

บันทึกข้อมูลและประวัติการ Ghosting ของผู้สมัคร

HR ควรลงบันทึกรายละเอียดพฤติกรรมของผู้สมัครเอาไว้ในฐานข้อมูล โดยระบุให้ชัดเจนว่าผู้สมัครหายไปในขั้นตอนไหน ติดต่อไปกี่ครั้งผ่านช่องทางใด และมีสาเหตุที่ติดต่อไม่ได้หรือไม่ เพราะข้อมูลเหล่านี้สามารถนำมาใช้ประกอบการพิจารณาได้หากผู้สมัครคนเดิมกลับมาสมัครงานกับองค์กรอีกครั้งในอนาคต

ถอดบทเรียนและทบทวนกระบวนการสรรหาขององค์กร

Candidate Ghosting ไม่ได้เกิดจากตัวผู้สมัครเพียงอย่างเดียวเสมอไป HR จึงควรนำเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นมารีวิวดูว่ามีส่วนไหนของกระบวนการรับสมัครที่ควรปรับปรุงหรือไม่ เช่น ขั้นตอนการสมัครยุ่งยากเกินไป กินระยะเวลานาน การสื่อสารไม่ต่อเนื่อง ข้อมูลตำแหน่งงานไม่ชัดเจน หรือค่าตอบแทนไม่สามารถแข่งขันกับตลาดได้ การนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์จะช่วยให้องค์กรเห็นภาพและวางแผนปรับปรุงต่อได้ ลดโอกาสเกิด Candidate Ghosting ในอนาคต

Candidate Ghosting อาจเป็นปัญหาที่หลีกเลี่ยงได้ยากในกระบวนการสรรหาคน เพราะ HR ไม่สามารถควบคุมการตัดสินใจหรือสถานการณ์ของผู้สมัครได้ทั้งหมด แต่สิ่งที่องค์กรทำได้คือการสร้าง Candidate Experience ที่ดี สื่อสารอย่างชัดเจน และทำให้กระบวนการสรรหากระชับ ไม่ยุ่งยาก เป็นมิตรกับผู้สมัครมากที่สุด พร้อมเตรียมแผนรับมือให้พร้อมหากเกิดเหตุการณ์แคนดิเดตเงียบหายไป กระบวนการสรรหาคนจะได้เดินหน้าต่อไปได้โดยไม่สะดุด

ที่มา:

recruiterflow.com, selectionlab.com, flocareer.com, classet.ai, indeed.com, indeed.com