การประชุมองค์กรนั้นเป็นอีกหนึ่งกิจกรรมที่ช่วยกระตุ้นให้เกิด Employee Engagement หรือการมีส่วนร่วมของพนักงาน เพราะการประชุมองค์กรเปรียบเสมือนพื้นที่ให้ทุกคนในองค์กรได้มารวมตัวกันเพื่ออัปเดตภาพรวมของบริษัท พูดคุย สอบถาม และเสนอแนะข้อคิดเห็นในประเด็นต่าง ๆ ดังนั้นการจัดประชุมองค์กรจึงช่วยเชื่อมต่อพนักงานแต่ละแผนกเข้าไว้ด้วยกัน รวมถึงช่วยลดระยะห่างระหว่างพนักงานและกลุ่มผู้บริหารองค์กร เปิดโอกาสให้ทั้งสองฝ่ายได้ทำความรู้จักกันมากขึ้น

แต่เมื่อขึ้นชื่อว่า ‘การประชุม’ หลายคนมักส่ายหัวและมองว่าเป็นกิจกรรมน่าเบื่อ ยิ่งเป็นการประชุมองค์กรที่ทุกคนในบริษัทต้องเข้าร่วมด้วยแล้ว พนักงานอาจยิ่งรู้สึกว่าหัวข้อต่าง ๆ ในการประชุมอาจไม่ได้เกี่ยวข้องกับงานของตัวเองมากนัก เป็นเพียงเรื่องทั่วไปที่สามารถอัปเดตในช่องทางสื่อสารออนไลน์ก็ได้และไม่มีความจำเป็นที่จะต้องเข้าร่วม แต่ใช่ว่าการประชุมองค์กรจะต้องน่าเบื่อเสมอไป เพราะเราสามารถออกแบบการประชุมองค์กรให้มีประสิทธิภาพ ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมและรู้สึกสนุกไปด้วยกันได้ วันนี้ JobThai มีเคล็ดลับการจัดประชุมองค์กรมาฝาก

เราควรจัดประชุมองค์กรเมื่อไหร่?

• เมื่อต้องการอัปเดตข่าวสาร เช่น การดำเนินงานในแต่ละแผนกเป็นยังไง Performance ดีไหม มีปัญหาหรือความคืบหน้าอะไรพิเศษไหม

• เมื่อมีประกาศสำคัญที่ต้องการแจ้งให้พนักงานทราบ เช่น บริษัทมีกฎใหม่ หรือบริษัทมีมาตรการป้องกันโรคระบาดที่ต้องการขอความร่วมมือจากพนักงาน

• เมื่อองค์กรมีการเปลี่ยนแปลง เช่น การปรับเปลี่ยนโครงสร้างของบริษัท การเปลี่ยนผู้บริหาร หรือการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็นแบบ Hybrid

• เมื่อมีข่าวดีเกี่ยวกับองค์กร เช่น ผลประกอบการขององค์กรสูงกว่าที่ตั้งเป้าไว้ ดังนั้นจะมีการแจกโบนัสให้กับพนักงาน

• เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น เช่น มีการขยายสาขาเพิ่มในต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ มีการจับมือร่วมงานเป็น Partner กับองค์กรอื่น

• เมื่อต้องการปรึกษาหารือกันกับทุกคนในองค์กรในประเด็นต่าง ๆ เช่น องค์กรมีแผนจะปรับเปลี่ยนวิธีการประเมินพนักงาน จึงอยากทราบความคิดเห็นของทุกคนในองค์กรเพื่อนำไปวางแผนต่อ

เราควรจัดประชุมองค์กรบ่อยแค่ไหน?

การประชุมองค์กรนั้นไม่ได้มีกำหนดระยะเวลาการจัดที่ตายตัว บางองค์กรอาจจัดปีละ 1-2 ครั้ง บางองค์กรอาจจัดไตรมาสละ 1 ครั้งหรือถี่กว่านั้น ขึ้นอยู่กับแนวทางและวัตถุประสงค์ของแต่ละองค์กรว่าต้องการจัดเพื่ออะไร ขนาดขององค์กรใหญ่แค่ไหน และมี Agenda หรือวาระในการประชุมเป็นยังไง

สำหรับองค์กรขนาดเล็กที่มีพนักงานจำนวนไม่มากและอยากให้มีการอัปเดตข่าวสารและPerformance ในการทำงานของแต่ละแผนกเป็นประจำ เพื่อทุกคนจะได้เห็นภาพรวมของบริษัทและได้กระชับความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานไปในตัว ความถี่ในการจัดประชุมก็อาจมากหน่อยได้ ไม่เป็นปัญหา เพราะเมื่อจำนวนคนน้อยก็สามารถจัดการประชุมได้ง่ายและยืดหยุ่นขึ้น ออกแบบและกำหนดเวลาของ Session ต่าง ๆ ได้อย่างอิสระมากขึ้น

แต่สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก การจัดประชุมองค์กรบ่อยครั้งอาจทำได้ไม่ง่ายนัก เพราะเมื่อจำนวนคนเพิ่มขึ้น การนัดหมายทุกคนในองค์กรก็ทำได้ยากขึ้น ต้องเตรียมการเยอะขึ้น ทั้งสถานที่ อุปกรณ์ และแผนการดำเนิน Session ต่าง ๆ นอกจากนี้ยังมีเรื่องของระยะเวลาของการประชุมด้วย เพราะยิ่งมีคนเยอะ มีหลาย Agenda การประชุมก็ยิ่งใช้เวลานานขึ้นด้วย เมื่อการจัดประชุมใช้เวลามากและต้องเตรียมการหลายอย่าง องค์กรจึงอาจลดความถี่ในการจัดประชุมองค์กรลงเพื่อไม่ให้รบกวนเวลาและเพิ่มภาระให้กับพนักงานมากเกินไปนั่นเอง

ดังนั้นก่อนกำหนดเรื่องความถี่ในการจัดประชุมองค์กร HR ต้องพิจารณาก่อนว่าวัตถุประสงค์ในการจัดประชุมคืออะไร จำนวนคนในองค์กรมีมากน้อยแค่ไหน Agenda ในการประชุมมีอะไรบ้าง และแต่ละ Session ใช้เวลาประมาณเท่าไหร่ เมื่อเรามีคำตอบสำหรับคำถามพวกนี้ก็จะช่วยให้เราวางแผนการจัดประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น รู้ว่าควรจัดการประชุมบ่อยแค่ไหนถึงจะตอบโจทย์องค์กร

ประเด็นในการประชุมองค์กรควรมีอะไรบ้าง?

• แนะนำบุคลากรที่มีความสำคัญต่อองค์กรให้พนักงานรู้จัก เช่นในกรณีที่บริษัทมีผู้บริหารหรือทีมบริหารใหม่เข้ามา อาจมี Session ให้แนะนำตัวและกล่าวทักทายพนักงานในองค์กรเล็กน้อย

• อัปเดตข่าวสารและภาพรวมของบริษัท เช่น ภาพรวมผลประกอบการของบริษัทในช่วงที่ผ่านมา แผนการขยายองค์กร จะมีการเปิดแผนกใหม่และรับสมัครพนักงานเพิ่ม ฯลฯ

• แจ้งความสำเร็จขององค์กรในช่วงที่ผ่านมา เช่น ผลิตภัณฑ์ที่เพิ่งเปิดตัวไปมีกระแสตอบรับดีมาก

• แจ้ง Mission หรือเป้าหมายที่องค์กรต้องการทำให้สำเร็จ เช่น เป้าหมายประจำปีของบริษัทที่อยากจะเพิ่มจำนวนลูกค้า เพิ่มยอดขาย หรือเพิ่มยอด Engagement ในช่องทางสื่อสารต่าง ๆ

• แจ้งข่าวสำคัญที่มีผลต่อพนักงาน เช่น การย้ายออฟฟิศ การปรับสวัสดิการของบริษัท ฯลฯ

• อัปเดต Performance ของแต่ละแผนก ว่าแผนกไหนกำลังทำอะไรหรือพัฒนาผลิตภัณฑ์อะไรอยู่ ในช่วงที่ผ่านมามีปัญหาอะไรไหม และมีแผนการทำงานในอนาคตยังไง

ประเด็นในการประชุมควรเป็นหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับทุกคนในองค์กร หรือทุกคนสามารถมีส่วนร่วมด้วยได้ หากเป็นการอัปเดตการทำงานของแต่ละแผนก ก็อาจเริ่มจากการเล่าภาพรวมและ Background ให้กับพนักงานที่อยู่ต่างแผนกก่อน เพื่อที่คนอื่น ๆ จะได้เข้าใจว่าผู้พูดกำลังพูดถึงอะไรอยู่ รับรู้ที่มาที่ไป สามารถออกความคิดเห็นได้ และไม่หลุดโฟกัสในการประชุม

เคล็ดลับการจัดประชุมองค์กรให้มีประสิทธิภาพ

• เมื่อกำหนดวันที่ในการประชุมองค์กรแล้วควรแจ้งให้พนักงานทราบล่วงหน้า เพื่อพนักงานในแต่ละทีมจะได้มีเวลาในการเตรียมตัว จัดตารางงาน เคลียร์นัดหมายหรือนัดประชุมต่าง ๆ ของตัวเองไม่ให้ชนกับการประชุมองค์กร เพราะหากแจ้งก่อนล่วงหน้าไม่กี่วัน พนักงานอาจติดธุระอื่นที่นัดหมายไว้ก่อนอยู่แล้ว ทำให้ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมองค์กรได้

• มี Agenda ในการประชุมที่ชัดเจน ว่าจะนำเสนอหรือพูดคุยกันในประเด็นไหนบ้างSession ในการประชุมแบ่งเป็นกี่ Session และใช้เวลานานเท่าไหร่ โดยอาจแจ้งให้พนักงานทราบถึงหัวข้อคร่าว ๆ พร้อมกับการแจ้งวันที่ที่จัดประชุม

• ถ้าเป็นไปได้ควรกำหนดเวลาในการประชุมไม่ให้นานเกินไป โดยเฉพาะองค์กรที่มีขนาดใหญ่ เพราะเมื่อจำนวนคนเยอะขึ้น การให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุมนั้นถือเป็นเรื่องยาก หากการประชุมใช้เวลานานและพนักงานพบว่าตัวเองไม่ได้มีส่วนร่วมอะไรเลยก็อาจรู้สึกว่าการประชุมนี้น่าเบื่อได้ ดังนั้นจึงไม่ควรให้การประชุมมีระยะเวลานานเกินไป นอกจากนี้ควรรักษาเวลา ไม่เลิกประชุมช้าเกินกว่าเวลาที่แจ้งไว้ด้วย

• ถ้าจัดประชุมในรูปแบบออนไลน์ อย่าลืมตรวจสอบอุปกรณ์และโปรแกรมสำหรับ Video Conference ให้ดี เช่น ไมโครโฟนเสียงเข้าไหม คอมพิวเตอร์ที่ใช้มีปัญหาอะไรรึเปล่า โปรแกรมสำหรับ Video Conference มีการจำกัดเวลาและจำนวนผู้เข้าประชุมไหม หากมีการเปิดกล้องพร้อมกันจำนวนมากจะติดขัดรึเปล่า ควรเช็กข้อมูลและทดลองใช้งานโปรแกรมดูก่อนเพื่อไม่ให้มีปัญหาเวลาใช้งานจริง

• อย่าลืมพนักงานที่ทำงานแบบ Remote Working และพนักงานที่ไม่ได้เข้าประชุม หากองค์กรจัดการประชุมแบบ On-ground พนักงานที่ทำงานทางไกลก็อาจพลาดโอกาสในการเข้าร่วมได้ ดังนั้นจึงควรเปิดช่องทางออนไลน์เอาไว้ให้พนักงานกลุ่มนี้ได้เป็นส่วนหนึ่งในการประชุมด้วย และถ้าเป็นไปได้ก็ควรอัดการประชุมเก็บเอาไว้ให้พนักงานที่ไม่สามารถเข้าร่วมสามารถดูย้อนหลังได้ จะได้ไม่ตกหล่นประเด็นอะไรไป และถือเป็นการแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจพนักงานขององค์กร

• ใช้ Moderator หรือพิธีกรในการดำเนินการประชุม เมื่อมีพิธีกรคอยช่วยเป็นตัวกลางในการเชื่อมต่อระหว่างผู้พูดและพนักงานคนอื่น ๆ ที่เป็นผู้ฟัง คอยแนะนำตัวตัวผู้พูดใน Session นั้น ๆ และคอยช่วยถามคำถามเพื่อเจาะประเด็นต่าง ๆ การประชุมก็จะดำเนินไปได้อย่างราบรื่นขึ้น นอกจากนี้บุคลิกของผู้ทำหน้าที่เป็นพิธีกรก็อาจช่วยให้บรรยากาศของการประชุมสนุกสนานและเป็นกันเองมากขึ้นอีกด้วย

• ควรมี Session Q&A ให้ผู้ฟังถามคำถามที่สงสัย ในกรณีที่ลักษณะการประชุมขององค์กรนั้นเน้นไปที่การบรรยายโดย Speaker เป็นหลัก พนักงานอาจไม่มีจังหวะสอบถามในสิ่งที่ตัวเองสงสัย ดังนั้นการมี Session Q&A จึงช่วยเปิดโอกาสให้พนักงานถามผู้พูดได้โดยตรงนั่นเอง

• พยายามสร้างบรรยากาศที่กระตุ้นให้ทุกคนในองค์กรมีส่วนร่วม เช่น เปิดการประชุมด้วยการ Icebreaking อย่างการชวนพนักงานคุยเรื่องทั่วไปก่อนเข้า Agenda หลัก หรือในช่วงท้ายของแต่ละ Session บรรยาย พิธีกรหรือ Speaker อาจพยายามพูดกระตุ้นให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นหรือแชร์ไอเดียของตัวเองเกี่ยวกับหัวข้อนั้น ๆ

• เปลี่ยนตัว Speaker บ้าง สำหรับองค์กรที่จัดประชุมองค์กรบ่อยครั้ง พอนาน ๆ เข้าก็อาจพบว่า Speaker หรือผู้พูดในแต่ละ Session นั้นเป็นคนเดิม ๆ เช่น กลุ่มผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมต่าง ๆ แน่นอนว่าด้วยตำแหน่งและหน้าที่ การให้กลุ่มผู้นำได้ออกมาพูดหรือบรรยายในการประชุมนั้นเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่การเปิดโอกาสให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมและมีบทบาทในการประชุมองค์กรก็สำคัญ ดังนั้นในบางครั้งเราอาจลองเปลี่ยนตัว Speaker ให้พนักงานคนอื่น ๆ ได้ขึ้นมาเป็นผู้พูดบ้าง นอกจากจะช่วยให้การประชุมไม่ซ้ำซากจำเจแล้ว ยังช่วยให้พนักงานที่ไม่ค่อยมีโอกาสได้ร่วมงานกันได้ทำความรู้จักตัวตนของกันและกันมากขึ้นด้วย

• ปิดท้ายการประชุมด้วยกิจกรรมสนุก ๆ หลังจากปรึกษาหารือกันในเรื่องสำคัญและจริงจังกันไปแล้ว Session ปิดท้ายการประชุมจึงควรเป็นกิจกรรมที่ชวนผ่อนคลาย เน้นการมีปฏิสัมพันธ์กันระหว่างพนักงาน เช่น เล่นเกมเล็ก ๆ น้อย ๆ ตอบคำถามชิงรางวัล แจกขนม ฯลฯ

• เมื่อจบการประชุมแล้ว อย่าลืมสอบถาม Feedback จากพนักงาน เนื่องจากการประชุมองค์กรนั้นเป็นการประชุมที่ต้องจัดเป็นประจำ ไม่ใช่จัดเพียงครั้งเดียวแล้วจบไป การทำโพลหรือแบบสอบถามผลตอบรับและความพึงพอใจในการประชุมจากทุกคนในองค์กรจึงเป็นเรื่องสำคัญ เช่น รู้สึกยังไงกับเนื้อหาการประชุม อยากให้มี Session ไหนเพิ่มเติมหรืออยากให้ลดเวลาใน Session ไหนลงไหม จะได้นำไปใช้พัฒนาและปรับปรุงการประชุมครั้งต่อไปให้ดียิ่งขึ้น

การจัดประชุมองค์กรมีส่วนสำคัญในการสร้าง Employee Engagement ที่นำไปสู่ความรู้สึกผูกพันกับองค์กรของพนักงาน นอกจากนี้ยังช่วยส่งเสริมการสร้างวัฒนธรรมองค์กรอีกด้วย ดังนั้น HR จึงไม่ควรมองข้ามกิจกรรมนี้และออกแบบพัฒนาการประชุมองค์กรให้ดีและมีประสิทธิภาพ สร้างความประทับใจให้กับพนักงานทุกคนในองค์กร

ที่มา:

blog.slido.com, sprigghr.com, livestorm.co, uk.indeed.com, indeed.com, fellow.app, polly.ai, riverside.fm, polly.ai