7 ขั้นตอนการมอบหมายงาน ให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพ

7 ขั้นตอนการมอบหมายงาน ให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพ
30/05/19   |   16.4k   |  

การทำงานในองค์กร “ทีม” คือสิ่งสำคัญที่ช่วยให้งานก้าวไปข้างหน้าได้เร็วและ “การมอบหมายงาน” ก็คือหัวใจสำคัญที่ต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ของคนเป็นหัวหน้า แต่บางคนยังคิดว่าการมอบหมายงานเป็นแค่เรื่องง่าย ๆ ที่สั่งให้ลูกทีมทำงานตามต้องการก็พอ โดยไม่มองรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ ให้รอบด้าน ทำให้หลายครั้งงานผิดพลาดและไม่มีประสิทธิภาพมากพอ กลายเป็นต้องมาเสียเวลาซ้ำซ้อนกันทั้งหัวหน้าและลูกน้องเลยทีเดียว 

 

ถ้าคุณกำลังเจอปัญหาเหล่านี้อยู่ วันนี้ JobThai มี 7 ขั้นตอนที่หัวหน้าทุกคนควรรู้ เพื่อจะได้มอบหมายงานให้กับทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นมาฝาก

 

 

  • การมอบหมายงานให้ลูกทีมถือเป็นความท้าทายที่หัวหน้าทุกคนต้องเจอ ซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องทำความเข้าใจอย่างรอบด้าน ไม่ใช่เพียงแค่สั่งให้ใครทำอะไร เพราะถ้ามอบหมายงานผิดจะเกิดปัญหาตามมาซึ่งคนที่ต้องคอยแก้ไขก็คือคนที่มอบหมายงานนั่นเอง
  • อย่ามอบหมายงานให้ใครบางคนเพียงเพราะเหตุผลว่าเขางานน้อย เพราะเราจะไม่สามารถคาดหวังผลลัพธ์ที่ดีที่สุดจากเขาได้เลย
  • นอกจากมอบหมายงานแล้วเราควรอธิบายให้ลูกทีมรู้ถึงความสำคัญของงานนั้นด้วยว่ามีผลกระทบ หรือเชื่อมโยงกับคนอื่นอย่างไร เพื่อที่พวกเขาจะได้เห็นภาพรวมของการทำงานชัดเจนขึ้น
  • ในกรณีที่ลูกทีมทำงานได้ไม่ดีเท่าที่ควร คนเป็นหัวหน้าควรให้คำแนะนำ แต่ไม่ควรดึงงานกลับมาทำเองเพราะนอกจากจะทำให้งานเราเยอะขึ้นแล้ว ลูกทีมคนนั้นก็จะสูญเสียความมั่นใจด้วย

 

 

1. คิดและวางแผนล่วงหน้า

คนเป็นหัวหน้าทีมควรทำงานบริหารจัดการเป็นหลัก เพื่อให้สามารถเห็นภาพรวมของงานทุกงานได้ครบถ้วน สิ่งสำคัญของขั้นตอนนี้คือการวางแผนว่าจะแบ่งงานให้กับลูกทีมแต่ละคนยังไง ด้วยการพิจารณาจากความสำคัญของแต่ละงานเป็นหลัก

 

2. เลือกคนให้เหมาะกับงาน

อย่าคิดง่าย ๆ แค่ว่าคนนี้มีเวลามากกว่าคนอื่นแล้วก็มอบหมายงานให้ทันที เพราะงานบางงาน สิ่งที่ต้องใช้มากกว่าเวลาก็คือทักษะ ความเชี่ยวชาญ และความเข้าใจในเนื้องานนั้น คนเป็นหัวหน้าต้องลองคิดว่าใครจะมีทักษะที่ตรงกับงานแต่ละงานบ้าง

 

3. บอกหน้าที่ให้ชัด

การมอบหมายงานแบบปากเปล่าสามารถก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย ทางที่ดีควรมอบหมายงานให้เป็นลายลักษณ์อักษรณ์ ซึ่งวิธีที่นิยมกันมากที่สุดก็คืออีเมล และเวลาแจกจ่ายงานก็ควรแจ้งรายละเอียดให้ครบถ้วนว่าลูกทีมแต่ละคนต้องทำอะไรบ้างเพื่อป้องกันความสับสน

 

4. เล่าความสำคัญให้เข้าใจ

แต่ละคนในทีมเป็นเหมือนฟันเฟืองที่เชื่อมโยงกัน ถ้าเราสามารถเล่าหรืออธิบายให้ลูกทีมเข้าใจได้ว่าหน้าที่ของพวกเขาสำคัญอย่างไร ทำไมเขาถึงเหมาะกับงานชิ้นนี้ จะทำให้พวกเขาเข้าใจความสำคัญของงานที่ได้รับมากขึ้น และจะเป็นโอกาสให้ลูกทีมได้เสนอแนวคิดหรือไอเดียดี ๆ อีกด้วย

 

5. มีเดดไลน์ให้กับลูกทีม 

สิ่งที่ควรบอกตั้งแต่มอบหมายงานเลยก็คือเดดไลน์หรือวันกำหนดส่งงาน เพราะจะทำให้ลูกทีมของเราสามารถวางแผนจัดการตารางเวลาของตัวเองได้ และสิ่งสำคัญที่หัวหน้าทีมควรทำก็คืออธิบายให้ลูกทีมเห็นภาพรวมของทั้งหมดและผลกระทบที่จะเกิดขึ้น ถ้ามีใครส่งงานล่าช้ากว่ากำหนด

 

6. สนับสนุนลูกทีมอย่างเต็มที่

อย่าลืมว่าทุกครั้งที่มอบหมายงานใหม่ให้ลูกทีม พวกเขาก็ต้องการสิ่งที่จำเป็นในการทำงานไม่ว่าจะเป็น อุปกรณ์ต่าง ๆ และงบประมาณ นอกจากนี้ยังรวมถึงสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกและอำนาจในการสั่งการที่จะช่วยให้งานราบรื่นมากขึ้นด้วย ถ้าลูกทีมของเราท้อแท้ หัวหน้าก็ต้องคอยกระตุ้นให้กลับมาสู้กับงานอีกครั้ง แต่อย่าไปรับงานกลับมาทำเองเด็ดขาดเพราะมันไม่สร้างผลดีกับทั้งตัวเราเอง และลูกทีมก็จะเสียกำลังใจไปด้วย

 

7. ให้ช่องทางการติดต่อเอาไว้

เพื่อให้ลูกทีมสามารถติดต่อเราได้ เมื่อประสบปัญหาจากการทำงานหรือต้องการคำแนะนำ ทางที่ดีก็ควรกำหนดให้มีประชุมสรุปงานสัปดาห์ละครั้ง เพื่อจะได้รู้ปัญหา ความคืบหน้าของงาน รวมถึงยังเป็นโอกาสดีที่เราจะได้ช่วยให้กำลังใจลูกทีม และระดมความคิดไปพร้อมกัน

 

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

เพิ่มเพื่อน

 

ที่มา:

fastcompany.com

forbes.com

tags : career & tips, การมอบหมายงาน, เคล็ดลับการทำงาน, หัวหน้ามือใหม่, เทคนิคการทำงาน, การพัฒนาตัวเอง, jobthai, leadership, หัวหน้า



ติดตามข่าวสารและเรื่องราวดีๆ ทาง Email

ขอบคุณสำหรับการติดตาม