6 ขั้นตอนเขียนอีเมลธุรกิจอย่างมืออาชีพ

6 ขั้นตอนเขียนอีเมลธุรกิจอย่างมืออาชีพ
19/04/17   |   45.6k   |  

ช่วงบ่ายของวันทำงานที่ทุกคนต่างก้มหน้าก้มตาทำงานในส่วนของตัวเองอยู่นั้น มีหญิงสาวคนหนึ่งกำลังนั่งมองหน้าต่างโปรแกรมที่ใช้สำหรับส่งอีเมลราวกับเป็นของประหลาดที่เธอไม่เคยเห็นมาก่อน

 

ฟ้าใสเป็นเด็กจบใหม่ที่เพิ่งมาทำงานเป็นวันแรก โดยงานแรกที่เธอได้รับมอบหมายมาก็คือ การส่งอีเมลเพื่อขอรายละเอียดใบเสนอราคา แต่เนื่องจากเธอเป็นเด็กจบใหม่ที่ไม่เคยทำงานมาก่อน เธอจึงไม่มั่นใจว่าอีเมลธุรกิจที่คนทำงานใช้ติดต่อกันนั้นหน้าตาเป็นยังไง และต้องใช้คำพูดแบบไหน พอจะหันไปถามเพื่อนร่วมงานที่นั่งอยู่ข้าง ๆ ก็เห็นว่าเขากำลังยุ่งวุ่นวายอยู่กับเอกสารกองใหญ่ จนไม่กล้าที่จะเอ่ยปากออกมา

 

JobThai มองว่าการติดต่อธุรกิจผ่านทางอีเมลนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญ และควรจะเขียนออกมาให้ถูกต้องและดูเป็นมืออาชีพมากที่สุด และเพื่อไม่ให้ฟ้าใสหรือคนที่กำลังเจอปัญหาเดียวกันกับเธอต้องลองผิดลองถูกด้วยตัวเอง วันนี้เราจึงมีขั้นตอนการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการมาแนะนำให้กับคนที่ต้องการพัฒนาทักษะในด้านนี้ ซึ่งอีเมลลักษณะนี้นำมาใช้ได้ตั้งแต่ขั้นตอนในการยื่นจดหมายสมัครงานไปจนกระทั่งการติดต่องานในเชิงธุรกิจด้วย

 

 

  • หัวข้ออีเมลควรกระชับ และบอกถึงประเด็นสำคัญในอีเมล
  • คำขึ้นต้นควรระบุผู้รับที่ถูกต้อง ว่าจะส่งให้ใคร ตำแหน่ง หรือแผนกอะไร ส่วนคำลงท้ายก็ควรเลือกใช้ให้เหมาะสมกับความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับผู้รับ
  • เนื้อหาในอีเมลไม่ควรยาวมากเกินไป แต่ใจความสำคัญที่ต้องการสื่อสารจะต้องยังครบถ้วน รวมถึงอาจจะเน้นข้อความที่สำคัญหรือต้องการเน้นย้ำเพื่อดึงความสนใจด้วย
  • หากต้องการให้ผู้รับตอบรับอีเมล ก็ควรระบุให้ชัดเจน รวมทั้งอย่าลืมใส่ชื่อ – นามสกุล ตำแหน่ง และข้อมูลติดต่อของคุณไว้ที่ท้ายอีเมลด้วย
  • ก่อนส่งอีเมลทุกครั้งอย่าลืมตรวจสอบความถูกต้องให้เรียบร้อย เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการสื่อสาร
     

 

1. ระบุหัวข้ออีเมลที่ชัดเจน กระชับและเข้าใจง่าย

อาจฟังดูเป็นเรื่องธรรมดามาก แต่การระบุหัวข้อให้ชัดเจนจะทำให้อีเมลของคุณไม่ถูกกดลบทิ้งเพราะผู้รับเข้าใจผิดว่าเป็นแสปม โดยหัวข้อที่ดีไม่ควรมีความยาวมากนัก แต่ก็ต้องไม่สั้นเกินไป และควรใส่ประเด็นสำคัญที่คุณต้องการกล่าวถึงในอีเมลเป็นข้อความสั้น ๆ เช่น จดหมายแจ้งประชุมหัวหน้าแผนกประจำเดือน XXX เป็นต้น

 

2. ใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมายที่เป็นทางการ

ระดับความเป็นทางการของคำขึ้นต้นและคำลงท้ายจดหมาย ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ ในกรณีที่เป็นอีเมลติดต่อธุรกิจ คำขึ้นต้นและลงท้ายควรใช้แบบเป็นทางการ เช่น เรียนคุณ.... และหากคุณไม่ทราบชื่อของผู้รับ ใช้วิธีการใส่ตำแหน่ง ซึ่งควรค้นหาตำแหน่งที่ถูกต้องผ่านเว็บไซต์บริษัทก่อน เช่น แผนกทรัพยากรบุคคล ในบางบริษัทใช้ชื่อว่าแผนกสรรหาและว่าจ้างเป็นต้น หรือในกรณีที่คุณทราบเบอร์โทรศัพท์ของบริษัทหรือแผนกที่คุณต้องการติดต่อจะโทรสอบถามว่าต้องนำเรียนจดหมายถึงใครก่อนการส่งอีเมลก็ได้

ส่วนคำลงท้ายควรเลือกใช้ตามจุดประสงค์ของการส่งอีเมลด้วย เช่น หากเป็นจดหมายแจ้งข่าวสารอาจลงท้ายได้ทั้ง ด้วยความเคารพอย่างสูง หรือ จึงเรียนมาเพื่อทราบ เป็นต้น

 

3. สร้างเนื้อหาที่กระชับ เข้าใจง่ายและเน้นข้อความสำคัญ

ขั้นตอนการเขียนเนื้อหาในอีเมลควรสั้น กระชับ เข้าใจง่าย เพราะผู้รับบางคนอาจมีงานยุ่งมากจนไม่อยากเสียเวลาในการอ่านข้อความยาว ๆ ดังนั้นเขียนให้สั้นที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้ แต่คงไว้ซึ่งแบบแผนที่เป็นทางการและเนื้อหาสำคัญทั้งหมด ที่สำคัญอีเมลบางฉบับอาจถูกอ่านแบบผ่าน ๆ ดังนั้นเพื่อไม่ให้ผู้อ่านละเลยใจความสำคัญ อย่าลืมสร้างตัวหนาหรือขีดเส้นใต้ให้กับข้อความที่เป็นข้อมูลสำคัญ เพื่อดึงความสนใจของผู้อ่านด้วย

 

4. แสดงสิ่งที่คุณต้องการให้ชัดเจน

ในกรณีที่คุณต้องการให้ผู้รับตอบรับอีเมลดังกล่าว ใส่ประโยคคำถามหรือประโยคแจ้งให้ติดต่อกลับอย่างชัดเจนไว้ เพื่อไม่ให้ผู้รับสับสนว่าคุณต้องการอะไร เช่น "เมื่อคุณได้รับอีเมลฉบับนี้กรุณาแจ้งกลับ..." หรือ "กรุณากรอกใบตอบรับการร่วมสัมมนาและส่งกลับคืนภายในวันที่..." เป็นต้น

 

5. ใส่ข้อมูลการติดต่อท้ายอีเมล

เมื่อคุณใส่รายละเอียดอื่น ๆ ครบถ้วนหมดแล้ว อย่าลืมใส่ข้อมูลการติดต่อกลับของคุณไว้ในตอนท้ายด้วยเพื่อแสดงว่าคุณคือใคร ทำงานในตำแหน่งอะไรและติดต่อจากหน่วยงานหรือองค์กรใด ซึ่งในฟังก์ชั่นของการใช้อีเมลในปัจจุบันมีส่วนที่ให้คุณสร้างข้อมูลในส่วนนี้ และแนบต่อท้ายให้โดยอัตโนมัติเสมือนเป็นนามบัตรของคุณ

 

6. ตรวจสอบข้อมูลก่อนส่ง

ตรวจสอบอีเมลที่คุณเขียนขึ้นก่อนส่งออกไป ไม่ว่าจะเป็นคำผิด การเว้นวรรค หรือไวยากรณ์ ความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ อาจทำให้ความหมายของเนื้อหาเปลี่ยนไป และเกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดได้

 

ความประทับใจอาจเกิดขึ้นได้เพียงแค่อ่านอีเมลดังนั้นนอกจากคุณจะได้แสดงความเป็นมืออาชีพให้ผู้รับเห็นแล้วยังสร้างความประทับใจและความน่าเชื่อถือให้กับตัวคุณเองด้วย ครั้งต่อไปที่จะกดส่งอีเมลอย่าลืมตรวจสอบตาม 6 ขั้นตอนข้างต้นนี้ก่อน เพื่อไม่ให้ความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ทำให้คุณเสียภาพลักษณ์ในการทำงาน

 

 

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

เพิ่มเพื่อน

 

ที่มา:
business.tutsplus.com
wikihow.com

tags : งาน, ทำงาน, วิธีทำงาน, career & tips, จดหมายธุรกิจ, เคล็ดลับการทำงาน, คนทำงาน, เคล็ดลับสำหรับคนทำงาน, เทคนิคสำหรับคนทำงาน, ทำงานอย่างมีความสุข, ความสุขในการทำงาน, เคล็ดลับความสำเร็จ, เคล็ดลับสู่ความสำเร็จ, ทำงานให้มีความสุข, แนวคิดในการทำงาน



ติดตามข่าวสารและเรื่องราวดีๆ ทาง Email

ขอบคุณสำหรับการติดตาม