ในโลกการทำงานที่ทุกอย่างหมุนไปอย่างรวดเร็ว การทำงานเสร็จไวกลายเป็นทักษะที่หลายคนต้องการ แต่จะทำอย่างไรให้เร็วและยังคงคุณภาพไว้ครบถ้วน บทความนี้ JobThai ได้รวบรวมสุดยอดเทคนิคทำงานเร็วที่ไม่ได้เน้นแค่ความฉับไว แต่ยังใส่ใจในทุกรายละเอียดของความถูกต้องช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและสร้างความประทับใจให้คนรอบข้างได้

ทำไมบริษัทถึงชอบคนทำงานเร็ว

องค์กรต่างชื่นชมพนักงานที่สามารถทำงานได้รวดเร็ว ไม่ใช่เพียงเพราะพนักงานจะสามารถสร้างผลงานได้ในปริมาณที่มากขึ้นเท่านั้น แต่ความเร็วยังสะท้อนถึงความสามารถในการปรับตัว ทำให้เห็นว่าเราเรียนรู้งานได้เร็ว สะท้อนการจัดลำดับความสำคัญและความกระตือรือร้นในการเรียนรู้สิ่งใหม่ ซึ่งองค์กรก็จะมองว่าพนักงานที่สามารถจัดการงานของตนเองได้ไว จะมีเวลาเหลือพอที่จะช่วยเหลือทีมหรือริเริ่มโปรเจกต์ใหม่ ๆ ซึ่งแสดงให้เห็นถึงศักยภาพในการเติบโตและความเป็นผู้นำ และกลายเป็นคุณลักษณะที่ทำให้พวกเขาโดดเด่นจากคนอื่น ๆ

ข้อดีและข้อควรระวังของคนทำงานเร็ว

การทำงานเร็วนั้นมีทั้งประโยชน์และจุดที่ต้องระมัดระวัง ซึ่งการเข้าใจทั้งสองด้านจะช่วยให้เราดึงศักยภาพออกมาใช้ได้อย่างสมดุลและมีประสิทธิภาพสูงสุด

ข้อดีของคนทำงานเร็ว

• สร้างความไว้วางใจให้หัวหน้าและเพื่อนร่วมทีมว่าคนคนนี้จะใช้เวลาจัดการงานต่าง ๆ ไม่นาน
• เรามีเวลาเหลือสำหรับทบทวนและพัฒนางานให้มีคุณภาพยิ่งขึ้น
• ลดความเครียดและความกดดันจากงานที่คั่งค้าง เพราะเราใช้เวลาอย่างคุ้มค่าในการเคลียร์งาน
• มีโอกาสได้เรียนรู้และได้รับผิดชอบงานที่ท้าทายมากขึ้นเพราะหัวหน้าเห็นแล้วเชื่อว่าเราทำได้
• ช่วยให้เราบริหารจัดการเวลาในชีวิตส่วนตัวได้ดียิ่งขึ้น ไม่มีงานคั่งค้างจนต้องเอาไปทำต่อหลังเลิกงาน

ข้อควรระวังของคนทำงานเร็ว

• อาจเกิดข้อผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ เพราะทำด้วยความรีบแต่อาจไม่ละเอียด
• มีโอกาสมองข้ามรายละเอียดที่สำคัญของงานไป เพราะมองแต่ภาพกว้างและรีบเดินหน้าไปทำส่วนอื่นต่อ
• คุณภาพงานอาจลดลงหากเน้นแต่ความเร็วเพียงอย่างเดียว
• อาจสร้างความกดดันให้เพื่อนร่วมทีมที่ทำงานด้วยความเร็วที่ไม่เท่ากับเรา
• เสี่ยงต่อภาวะหมดไฟหากทำงานเร็วอย่างหักโหมเกินไป

5 เทคนิคทำงานเร็วขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ

5 เทคนิคทำงานเร็วที่ JobThai นำมาฝากกัน มีดังนี้

เทคนิคที่ 1: วางแผนให้เฉียบคม งานเดินหน้า ไม่มีสะดุด

ก่อนจะลงมือทำงาน ควรใช้เวลา 10-15 นาทีแรกของวันเพื่อวางแผนทั้งหมด โดยการทำ To-do list หรือรายการสิ่งที่ต้องทำ โดยลิสต์นี้จะช่วยให้เห็นภาพรวมของงานที่ต้องทำในวันนั้นทั้งหมด และจัดลำดับความสำคัญได้ว่าอะไรควรทำก่อน-หลัง และตั้งเป้าหมายของวันให้ชัดเจนได้ โดยการวางแผนงานที่เฉียบคมก็เปรียบเสมือนการมีเข็มทิศนำทาง ช่วยลดเวลาในการตัดสินใจระหว่างวัน และเราควรลิสต์งานประจำวันในปริมาณที่พอเหมาะ พอจะเหลือเวลาว่างไว้เล็กน้อยเผื่อไว้สำหรับจัดการเหตุการณ์ไม่คาดคิด เช่น มีงานแทรก หรืองานที่ต้องแก้ด่วน เพื่อให้จังหวะการทำงานยังคงลื่นไหลไม่สะดุด

เทคนิคที่ 2: สร้างสมาธิเพื่อการทำงานเต็มร้อย

สมาธิคือหัวใจของการทำงานที่รวดเร็วและแม่นยำ โดยแนะนำให้ทำงานทีละอย่าง (Single-tasking) แทนการทำหลายอย่างพร้อมกัน เพราะจิตใจเราจะไม่วอกแวก ไม่ต้องเป็นห่วงงานนึงในขณะที่ทำอีกงานนึงอยู่ ควรจัดสภาพแวดล้อมให้ปลอดโปร่งและปิดการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็นจากโซเชียลมีเดีย และถ้ามีคนเข้ามาขัดจังหวะขอให้ช่วยเหลือหรือขอคุยงาน ลองพิจารณาดูว่าเราต้องจัดการมันตอนนี้หรือจัดการในภายหลังได้ ถ้าจัดการทีหลังได้ ให้จดเรื่องใหม่ที่เพิ่งได้รับเอาไว้แล้วค่อยกลับไปจัดการทีหลังจะช่วยให้เรายังคงทำงานต่อไปได้อย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ เราควรมีช่วงพักเบรกเล็ก ๆ ให้สายตาและสมองได้พักผ่อน โดยตั้งเวลาทำงานสลับกับพักเบรกสั้น ๆ เพื่อช่วยรักษาระดับสมาธิให้คงที่ได้ตลอดวัน

เทคนิคที่ 3: จัดกลุ่มงานที่คล้ายกัน แล้วลุยทีเดียว

ในแต่ละวันของเราอาจมีทั้งงานเล็กและงานใหญ่ที่ต้องเคลียร์ เราอาจลองใช้เทคนิค Task Batching หรือการจัดกลุ่มงานประเภทเดียวกันไว้ทำในคราวเดียว พูดให้เห็นภาพว่าสมมติเรามีงานเล็ก ๆ ที่มีลักษณะคล้าย ๆ กันอยู่หลายงาน แต่กระจัดกระจายกัน เราก็สามารถทำทีเดียวได้ เช่น จัดช่วงเวลาสำหรับตอบอีเมลทั้งหมด, จัดการงานเอกสารพร้อมกัน, หรือโทรศัพท์ติดต่อประสานงานในรอบเดียว ซึ่งการทำเช่นนี้จะช่วยลดเวลาที่สมองต้องใช้ในการสลับโหมดการทำงานไปมา ทำให้เราจัดการงานจิปาถะเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เทคนิคที่ 4: ตรวจทาน แก้ไข ลดข้อผิดพลาดก่อนส่งงาน

ความเร็วต้องมาพร้อมกับความรอบคอบเสมอ ดังนั้นก่อนส่งงาน เมื่อทำงานเสร็จ เราก็ควรมีขั้นตอนการตรวจสอบเพื่อหาข้อผิดพลาดด้วย สำหรับชิ้นงานที่ต้องทำเป็นประจำ เราอาจใช้วิธีสร้าง Checklist ส่วนตัวเพื่อช่วยป้องกันการลืมจุดสำคัญ สามารถเช็กความเรียบร้อยตามได้เป็นจุดจุดเลย นอกจากนี้เราอาจให้เพื่อนร่วมทีมช่วยดูอีกตานึง เพราะมุมมองจากคนนอกอาจเห็นบางจุดที่เรามองข้ามไป โดยการสละเวลาเพียงเล็กน้อยตรวจทานงานจะช่วยลดความผิดพลาดและรักษาคุณภาพของงานไว้ได้ ซึ่งดีกว่าการต้องกลับมาแก้ไขงานในภายหลัง

เทคนิคที่ 5: ใช้เครื่องมือช่วยทุ่นแรง งานเสร็จไว มีประสิทธิภาพ

ในยุคดิจิทัลมีเครื่องมือและโปรแกรมมากมายที่สามารถช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้น ควรศึกษาและเลือกใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์ ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมบริหารจัดการโปรเจกต์, เครื่องมือสื่อสารในทีม, การใช้ Shortcut บนคีย์บอร์ดให้คล่องแคล่ว หรือแม้แต่การใช้ปัญญาประดิษฐ์ หรือ AI เข้ามาช่วยในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการร่างอีเมล ตอบแชตเบื้องต้น สรุปประชุม วิเคราะห์ข้อมูล ไปจนถึงช่วยออกไอเดียหรือเขียนเนื้อหาเบื้องต้น ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดภาระงานซ้ำซ้อนลงอย่างมาก ทำให้เรามีเวลาไปโฟกัสกับงานที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์มากกว่าเดิม แต่ถึงแม้ว่าจะมี AI มาเป็นตัวช่วยแล้ว เราในฐานะผู้ใช้งานก็ยังคงมีบทบาทสำคัญในการควบคุมคุณภาพของงานอยู่ โดยเราต้องคอยตรวจสอบและเลือกใช้ผลลัพธ์จาก AI อย่างรอบคอบ เน้นใช้เทคโนโลยีเป็นตัวช่วยที่เสริมศักยภาพให้กับเรา ไม่ใช่สิ่งที่เราต้องพึ่งพาและเชื่อตามที่ AI บอกเราทั้งหมด 100%

สรุป

การทำงานเร็วอย่างมีคุณภาพและไร้ข้อผิดพลาดไม่ใช่เรื่องยาก แต่เป็นสิ่งที่ทุกคนสามารถฝึกฝนได้ เพียงนำ 5 เทคนิคทำงานเร็วที่ JobThai นำมาฝากไปปรับใช้ เริ่มตั้งแต่การวางแผนที่ชัดเจน, การสร้างสมาธิให้แน่วแน่, การจัดกลุ่มงานอย่างเป็นระบบ, การตรวจสอบอย่างรอบคอบ และการใช้เครื่องมือให้เป็นประโยชน์ ซึ่งการฝึกฝนสิ่งเหล่านี้อย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้เราทำงานเสร็จไวขึ้น มีเวลาเหลือมากขึ้น ได้รับความไว้ใจจากหัวหน้าและเพื่อนร่วมงาน และมีโอกาสเติบโตในสายอาชีพอีกด้วย

ที่มา:

news.msu.ac.th

shortrecap.co

unlockmen.com