ในโลกการสมัครงานยุคนี้ ปัจจัยหนึ่งที่เข้ามาเป็นตัวชี้ชะตาว่าเรซูเม่ของเราจะได้เข้ารอบไปถึงสายตา HR ไหม คือระบบคัดกรองเรซูเม่ที่มีชื่อว่าระบบ ATS ซึ่งหลายคนก็อาจสงสัยว่าระบบนี้มีไว้ทำอะไร แล้วเรามีวิธีเขียนเรซูเม่แบบ ATS-Friendly ยังไงเพื่อให้เป็นมิตรกับระบบจนระบบอยากคัดเลือกเรซูเม่ของเราไปให้ HR อ่าน วันนี้ JobThai รวมสาระดี ๆ เอาไว้ให้แล้ว

ระบบ ATS คืออะไร แล้วทำไมการเขียนเรซูเม่แบบ ATS-Friendly ถึงสำคัญมากในยุคนี้?

เมื่อองค์กรเปิดรับสมัครคน แน่นอนว่าจะต้องมีใบสมัครมากมายหลายร้อยใบไหลเข้ามาหาบริษัท หรือสำหรับองค์กรใหญ่ ๆ ก็อาจจะถึงพันใบเลยก็ได้ ซึ่งมันก็มากเกินกว่าที่กำลังคนจะตรวจดูได้ทั้งหมด หลายบริษัทจึงนำระบบ ATS (Applicant Tracking System) หรือ ระบบติดตามผู้สมัคร มาใช้เพื่อช่วยเหมือนเป็นด่านแรกในการตรวจดูเรซูเม่ โดยทำหน้าที่คัดเลือกเฉพาะเรซูเม่ที่ถูกเขียนมาแบบที่สอดคล้องกับคุณสมบัติที่ต้องการ ตามที่ลงไว้ในประกาศงาน ให้คนเป็น HR เลือกดูต่อ ซึ่งก็หมายความว่าถ้าเรซูเม่ของใครที่เขียนคำ Keyword ที่ไม่ตรงหรือสอดคล้องกับประกาศงานก็มีความเสี่ยงที่จะไม่ถูกแนะนำโดยระบบ

ดังนั้นเราจึงเริ่มได้ยินแนวทางการเขียนเรซูเม่แบบ ATS-Friendly ซึ่งเป็นการทำให้เรซูเม่ของเราเป็นมิตรต่อระบบ ATS ซึ่งก็เรียกได้ว่าเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ๆ เพราะถึงแม้เราจะเป็นคนที่มีความสามารถสูง แต่ถ้าเรานำเสนออย่างไม่ถูกต้อง ระบบ ATS ก็อาจจะเมินเรซูเม่ของเราได้

ระบบ ATS ทำงานยังไง?

• จัดเก็บเอกสาร: เมื่อมีผู้สมัครส่งเรซูเม่เข้ามา เอกสารจะถูกเก็บเข้าสู่ฐานข้อมูลของระบบ ATS
• สแกนเรซูเม่: ระบบ ATS จะสแกนเรซูเม่ของเราและดึงข้อมูลสำคัญออกมา เช่น ชื่อ นามสกุล ช่องทางการติดต่อ ทักษะและ Keyword ต่าง ๆ
• จัดโครงสร้างข้อมูล: ระบบจะเอาข้อมูลที่ดึงออกมาแล้วมาจัดวางให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน เพื่อให้ระบบสามารถเปรียบเทียบผู้สมัครได้ง่าย
• จับคู่ Keyword และให้คะแนน: ระบบจะเปรียบเทียบข้อมูลของผู้สมัครกับรายละเอียดของงาน แล้วให้คะแนนตามเกณฑ์ เช่น ตาม Keyword
• จัดอันดับผู้สมัคร: ระบบจะจัดอันดับผู้สมัครจากคะแนนสูงสุดไปหาต่ำสุด ตามระดับความสอดคล้องและเหมาะสมกับตำแหน่งงาน ยิ่งถ้าอยู่อันดับบน ๆ HR ก็มีสิทธิ์ที่จะมองเห็นเร็วกว่า
• Filter และคัดเลือกเบื้องต้น: HR จะใช้ Filter เพื่อคัดกรองหาผู้สมัครที่เหมาะสม

เทคนิคสำคัญสำหรับการเขียนเรซูเม่แบบ ATS-Friendly

เมื่อได้รู้แล้วว่าระบบ ATS ทำงานยังไง คราวนี้ลองมาดูว่าเราควรเขียนเรซูเม่ยังไงให้ออกมาถูกใจระบบ ATS

• รูปแบบการเขียนเรซูเม่แบบ Reverse Chronological Resume หรือ การเขียนโดยเรียงตาม Timeline ย้อนกลับ (เล่าจากปัจจุบันย้อนไปยังอดีต) เป็นรูปแบบการเขียนที่ง่ายต่อการตรวจจับด้วยระบบ ATS โดยอาจเขียนแบ่งเนื้อหาเป็นส่วน ๆ แต่ละส่วนแยกรายละเอียดออกมาเป็น Bullet Points และควรมีความยาวไม่ควรเกิน 2 หน้ากระดาษ
• การตั้งค่า Margin หรือขอบหน้ากระดาษควรใช้ระยะที่ไม่ชิดหรือห่างขอบกระดาษมากเกินไป ระบบ ATS มักจะคุ้นชินกับการตั้งค่า Margin ทุกด้านที่ 2.5 เซนติเมตร หรืออาจตั้งค่า 1 นิ้ว ในทุก ๆ ด้าน (2.54 เซนติเมตร) เพื่อให้สอดคล้องไปกับไซส์กระดาษ A4
• ระยะห่างระหว่างบรรทัดของข้อความควรอยู่ที่ 1.15 - 1.5 เท่าของข้อความ
• เวลาที่เราเลือกฟอนต์ ควรเลือกใช้ฟอนต์ที่อ่านง่าย หรือฟอนต์พื้นฐานที่เป็นที่ยอมรับหรือใช้กันอย่างแพร่หลายเพื่อให้ง่ายต่อการอ่านประมวลผลของระบบ และเลี่ยงการเขียนอะไรซ้ำ ๆ เช่น ถ้าพูดถึงทักษะบางอย่างไปแล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องยกขึ้นมาพูดในส่วนอื่นอีก
• ส่วนที่เราเน้นย้ำเป็นพิเศษคือการใช้คำ Keyword ที่เกี่ยวข้องหรือตรงกับในประกาศงาน เพื่อให้ระบบ ATS ตรวจจับได้เจอ และเมื่อ HR ค้นหาเรซูเม่จาก Keyword เหล่านั้น เรซูเม่ของเราก็จะมีแนวโน้มปรากฏขึ้นมาให้ HR เห็นมากขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลทุกอย่างลงไปในเรซูเม่ แต่ควรคัดกรองมาก่อนว่าคุณสมบัติไหนของเราบ้างที่สอดคล้องกับตำแหน่งงานที่ต้องการสมัครจริง ๆ
• ถ้าเรซูเม่ฉบับไหนที่ไม่มีคำที่เกี่ยวข้อง มันอาจไม่ปรากฏขึ้นมาให้ HR เห็น หรืออาจถูกจัดให้อยู่อันดับล่างมาก ๆ แต่ไม่ได้หมายความใบสมัครของเราถูก Reject หรือปฏิเสธโดยระบบ
• เรซูเม่สามารถตกแต่งด้วยสีได้เล็กน้อย แต่แนะนำให้เลี่ยงการตกแต่งด้วยกราฟิกที่มากเกินพอดี เพราะหลัก ๆ แล้ว ระบบ ATS จะเลือกอ่านส่วนที่เป็นตัวหนังสือ
• เลี่ยงการใช้ตัวย่อแบบ Abbreviations ที่เป็นตัวย่อแบบใส่จุด เพราะจะยากต่อการประมวลผลของระบบ ATS แต่ถ้าในกรณีใช้ตัวย่อแบบ Acronyms ที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่และไม่ใช้จุด เช่น CPA ก็แนะนำว่าให้เขียนคำเต็ม ๆ กำกับไปด้วยว่า “Certified Public Accountant”
• เมื่อทำเนื้อหาเสร็จทั้งหมดแล้ว อย่าลืมตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและคำผิดเพื่อแสดงถึงความรอบคอบและความเป็นมืออาชีพในการติดต่อกับบริษัท
• เมื่อเช็กความเรียบร้อยจนแน่ใจแล้ว แนะนำให้เลือกนามสกุลไฟล์ให้ดี โดยไฟล์ที่จัดว่า ATS-Friendly จะเป็นไฟล์นามสกุล .DOCX และไฟล์ PDF

สรุป

ถึงจะเป็นคนที่มีความสามารถ แต่ถ้าเราพรีเซนต์ตัวเองผ่านเรซูเม่ออกมาไม่ตรงประเด็น โอกาสการถูกเรียกสัมภาษณ์ของเราก็อาจจะลดลง เราจำเป็นต้องคำนึงถึงการเขียนเรซูเม่ให้เป็นมิตรกับระบบ ATS หรือ Applicant Tracking System ซึ่งเป็นโปรแกรมที่องค์กรใช้ช่วยคัดกรองเรซูเม่เบื้องต้นก่อนจะมาถึงมือ HR ซึ่งระบบนี้จะตรวจจับคำสำคัญ (Keyword) ที่ตรงกับประกาศรับสมัครงาน เพื่อคัดช่วยคัดกรองผู้สมัครที่เหมาะสมกับประกาศงานที่สุด ดังนั้นเรซูเม่ที่ดีจึงควรมีข้อมูลครบถ้วน พร้อมจัดรูปแบบให้อ่านง่าย ใช้ฟอนต์ที่เป็นที่นิยม ตกแต่งแต่พอดี และ Export ไฟล์ออกมาเป็นนามสกุล .DOCX หรือ PDF เพื่อให้ระบบสามารถอ่านได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งทั้งหมดนี้จะเป็นการช่วยเพิ่มโอกาสการถูกเรียกสัมภาษณ์จากองค์กรให้มากขึ้น

ที่มา:

novoresume.com

enhancv.com

cvwizard.com

pimjet.com

jobscan.co

graylink.biz