การเขียนรายงานเป็นหนึ่งในทักษะการทำงานที่สำคัญเพื่อนำเสนอข้อมูลให้กับเพื่อนร่วมงาน หัวหน้าหรือผู้บริหารนำไปใช้ประโยชน์ในการทำงานต่อ หากคุณกำลังมองหาเคล็ดลับดี ๆ ในการเขียนรายงานที่เป็นภาษาอังกฤษ วันนี้  JobThai ได้รวมประโยคภาษาอังกฤษสำหรับการเขียนรายงานธุรกิจมาให้แล้ว เพื่อให้คุณนำไปประยุกต์กับการทำงานได้ทันที

วัตถุประสงค์ของการเขียนรายงานภาษาอังกฤษ

การเขียนรายงานมีวิธีการที่หลากหลายขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการทำงาน การทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของรายงานก่อนเริ่มเขียนจริงจึงถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญ เพื่อให้เรารู้ว่าต้องใส่อะไรลงไปในรายงาน หรือควรเน้นข้อมูลส่วนไหนเป็นพิเศษตามความต้องการของผู้อ่านบ้าง จะได้เขียนเนื้อหาข้างในได้อย่างเหมาะสม ตัวอย่างของการเขียนรายงาน ได้แก่

• เพื่อให้ข้อมูล: รายงานที่นำเสนอข้อมูลและข้อเท็จจริงอย่างชัดเจนและเป็นระบบ เพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจสถานการณ์ เหตุการณ์ หรือประเด็นต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้อง
• เพื่อวิเคราะห์ข้อมูล: รายงานที่ไม่ได้มีเพียงการอธิบายข้อมูลพื้นฐานเท่านั้น แต่ยังวิเคราะห์สาเหตุ ผลกระทบ ความสัมพันธ์ และแนวโน้มที่ปรากฏจากข้อมูล เพื่อให้เกิดความเข้าใจเชิงลึก
• เพื่อเสนอแนะการแก้ปัญหา: รายงานเชิงวิชาการ รายงานการสืบสวน หรือรายงานทางธุรกิจ ที่นำเสนอข้อเสนอแนะหรือแนวทางปฏิบัติที่สามารถนำไปใช้ปรับปรุงหรือแก้ไขปัญหาได้จริง
• เพื่อบันทึกข้อมูล: รายงานที่เป็นเอกสารที่ใช้บันทึกข้อมูล เหตุการณ์ ผลการวิจัย หรือผลการดำเนินงานขององค์กรไว้เป็นหลักฐาน เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
• เพื่อโน้มน้าวใจ: รายงานที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อโน้มน้าวผู้บริหารหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจให้เลือกดำเนินการตามแนวทางที่เสนอ โดยอาศัยข้อมูลและหลักฐานที่น่าเชื่อถือประกอบการพิจารณา

โดยตัวอย่างของรายงานรูปแบบต่าง ๆ ในการทำงาน ได้แก่

• Sales Report สำหรับรายงานยอดขายและผลประกอบการ
• Competitor Analysis Report สำหรับเปรียบเทียบข้อมูลกับบริษัทคู่แข่ง เช่น ส่วนแบ่งตลาด จุดแข็ง จุดอ่อน หรือกลยุทธ์ทางธุรกิจ
• Market Research Report สำหรับสรุปผลสำรวจตลาดและพฤติกรรมผู้บริโภค
• Project Report สำหรับรายงานความคืบหน้าหรือผลลัพธ์ของโครงการ
• Event Report สำหรับสรุปการจัดกิจกรรมและผลการเข้าร่วม
• Proposal Report สำหรับเสนอแนวทางหรือการเปลี่ยนแปลงในองค์กร
• Facilities / Service Report สำหรับใช้ประเมินคุณภาพสิ่งอำนวยความสะดวกและการให้บริการ

ทั้งนี้ไม่ว่าจะเป็นรายงานประเภทใด หลักสำคัญคือการนำเสนอข้อมูลอย่างเป็นกลาง มีหลักฐานสนับสนุน และใช้ภาษาที่กระชับ ชัดเจน และเป็นทางการ

โครงสร้างการเขียนรายงานภาษาอังกฤษ

รายงานมีจุดประสงค์เพื่อนำเสนอข้อมูล ข้อเท็จจริง ผลการวิเคราะห์ และข้อเสนอแนะอย่างเป็นระบบ โดยใช้ภาษาที่เป็นทางการและมีโครงสร้างที่ชัดเจน รายงานทั่วไปประกอบด้วย 3 ส่วนหลัก ได้แก่ 

1. Introduction (บทนำ): อธิบายวัตถุประสงค์ ขอบเขต และที่มาของข้อมูล
2. Body (เนื้อหา): นำเสนอข้อมูล ผลการวิเคราะห์ และประเด็นสำคัญอย่างเป็นลำดับ
3. Conclusion & Recommendations (บทสรุปและข้อเสนอแนะ): สรุปผลและเสนอแนวทางในการดำเนินงานต่อไป

ตัวอย่างประโยคที่ใช้บ่อยในการเขียนรายงานภาษาอังกฤษ

ส่วน Introduction (บทนำ)

ระบุวัตถุประสงค์ของรายงาน

• The purpose of this report is to... 
  รายงานฉบับนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อ...
• This report aims to... 
  รายงานนี้มีเป้าหมายเพื่อ...
• The following report examines... 
  รายงานฉบับนี้วิเคราะห์...
• This report has been commissioned to...
  รายงานนี้ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นเพื่อ...
• The aim of this report is to evaluate... 
  รายงานนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อประเมิน...

ระบุขอบเขตของรายงาน

• This report will consider... 
  รายงานนี้จะพิจารณา...
• The report focuses on... 
  รายงานนี้มุ่งเน้นที่...
• The following areas will be examined... 
  ประเด็นต่อไปนี้จะถูกวิเคราะห์...
• This report covers the period... 
  รายงานนี้ครอบคลุมช่วงเวลา...

อธิบายวิธีการเก็บข้อมูล

• The information was gathered through... 
  ข้อมูลถูกรวบรวมโดย...
• The findings are based on... 
  ผลการศึกษามีพื้นฐานจาก...
• Data was collected from... 
  ข้อมูลถูกรวบรวมจาก...
• Research was conducted by... 
  การวิจัยดำเนินการโดย...

ส่วน Body (เนื้อหา)

นำเสนอข้อเท็จจริง

• According to the survey results... 
  จากผลการสำรวจ...
• The data indicates that... 
  ข้อมูลแสดงให้เห็นว่า...
• Evidence suggests that... 
  หลักฐานบ่งชี้ว่า...
• It has been observed that... 
  พบว่า...
• Statistics show that... 
  สถิติแสดงให้เห็นว่า...

กล่าวถึงปัญหา

• One of the main concerns is... 
  หนึ่งในประเด็นสำคัญคือ...
• A significant problem is... 
  ปัญหาที่สำคัญคือ...
• It should be noted that... 
  มีข้อสังเกตว่า...
• An area requiring attention is... 
  ประเด็นที่ควรได้รับความสนใจคือ...

นำเสนอจุดเด่น

• On a positive note... 
  ในแง่บวก...
• A notable achievement is... 
  ความสำเร็จที่โดดเด่นคือ...
• The main strength lies in... 
  จุดแข็งสำคัญอยู่ที่...
• One notable strength is
  หนึ่งในจุดเด่นสำคัญคือ...

เปรียบเทียบข้อมูล

• On the other hand... 
  ในทางกลับกัน...
• Conversely... 
  ตรงกันข้าม...
• In contrast... 
  ในทางตรงกันข้าม...
• Compare with the previous year…
  เปรียบเทียบกับข้อมูลปีที่แล้ว...

ส่วน Conclusion and Recommendations (บทสรุปและข้อเสนอแนะ)

การสรุปผล

• In conclusion... 
  โดยสรุป...
• To summarize... 
  กล่าวโดยสรุป...
• Overall, the findings indicate... 
  โดยรวมแล้ว ผลการศึกษาชี้ให้เห็นว่า...
• Based on the above findings... 
  จากผลการศึกษาข้างต้น...

ให้ข้อเสนอแนะ

• It is recommended that... 
  ขอแนะนำว่า...
• I would strongly advise... 
  ขอแนะนำอย่างยิ่งให้...
• Consideration should be given to... 
  ควรให้ความสำคัญกับ...
• The following actions are suggested... 
  ขอเสนอแนวทางดังต่อไปนี้...

สรุป

การเขียนรายงานเชิงธุรกิจจะเน้นการนำเสนอข้อมูล ข้อเท็จจริง ผลการวิเคราะห์ และข้อเสนอแนะอย่างเป็นระบบเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและสามารถนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจได้ ดังนั้น การเรียนรู้โครงสร้างของรายงานและการใช้ประโยคภาษาอังกฤษที่ถูกต้องอธิบายข้อมูลในแต่ละส่วน จะช่วยให้การเขียนรายงานมีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น

ที่มา:

grammarly.com, newcastle.edu.au, tutopiya.com, oxford-royale.com, mcnair.siu.edu, lingolugo.com, anu.edu.au