ประชุมทางโทรศัพท์อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

ประชุมทางโทรศัพท์อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ
25/01/18   |   2.1k   |  

“คุณจิรายุเขาขอประชุมกับเราทางโทรศัพท์ค่ะ เพราะทางเขาติดปัญหาเที่ยวบินดีเลย์กลับมาไม่ทัน”

เลขาฯ ของอนุรักษ์แจ้งข่าวกับเขาเกี่ยวกับลูกค้าคนสำคัญ แน่นอนว่าเขาเองก็อยากที่จะประชุมแบบปกติมากกว่า แต่ด้วยประเด็นที่ต้องตัดสินใจอย่างเร่งด่วนแล้ว เขาก็ไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากจะต้องประชุมผ่านทางโทรศัพท์

 

ด้วยเทคโนโลยีการสื่อสารที่ก้าวหน้ามากขึ้น ส่งผลให้โลกการทำงานยุคปัจจุบันสามารถเชื่อมต่อกันได้ง่ายขึ้นแม้ว่าจะอยู่กันคนละจังหวัด หรือแม้แต่คนละทวีป จึงทำให้คนทำงานอย่างเราหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องประชุมทางไกลผ่านโทรศัพท์ จริงอยู่ที่ว่าบางครั้งเราสามารถส่งอีเมลคุยกันได้ แต่บางเรื่องการคุยกันผ่านตัวอักษรก็อาจจะยังไม่เพียงพอในการถ่ายทอดข้อมูล ซึ่งการคุยทางโทรศัพท์อย่างน้อยเราสามารถใช้น้ำเสียงในการแสดงออกให้ฝ่ายตรงข้ามทราบหรือประเมินอารมณ์ของคู่สนทนาได้ตลอด แถมยังได้คำตอบที่รวดเร็วกว่าการส่งอีเมลกันไปมาด้วย

 

JobThai เชื่อว่าหลายคนที่เป็นหัวหน้างานคงจะต้องมีโอกาสได้จัดประชุมทางไกลกันบ้าง โดยเฉพาะองค์กรที่มีหลายสาขา ไม่ว่าจะประชุมกับผู้บริหาร กับลูกทีมที่ทำงานอยู่ต่างจังหวัด หรือแม้กระทั่งประชุมกับลูกค้า ซึ่งหลายคนอาจจะไม่ค่อยคุ้นชินมากนักและยังมีปัญหาติดขัดอยู่บ้าง เพราะถึงแม้วิธีนี้จะสื่อสารได้ชัดเจนมากกว่าการส่งอีเมล แต่ก็ยังสู้การพูดคุย ประชุมกันต่อหน้าไม่ได้ เราจึงรวบรวมเทคนิคดี ๆ ที่จะช่วยให้การประชุมทางโทรศัพท์เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น มาให้ลองศึกษากัน

 

 

  • การประชุมทางโทรศัพท์ต้องมีวาระการประชุม รวมถึงเอกสารสำคัญต่าง ๆ เหมือนการประชุมปกติ โดยรายละเอียดต่าง ๆ ต้องส่งผ่านอีเมลล่วงหน้า เพื่อให้เห็นภาพรวมของการประชุม
  • เช็กอุปกรณ์ทุกอย่างว่าใช้งานได้ดี โทรศัพท์เสียงดังฟังชัด และต้องแน่ใจว่าเครื่องที่ใช้จะต้องไม่ถูกรบกวนตลอดระยะเวลาการประชุม
  • ทักทายเพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีในการประชุม แนะนำผู้เข้าประชุมทุกคน และพูดช้า ๆ ชัด ๆ เพื่อให้อีกฝั่งสามารถจับใจความได้ เมื่อต้องการปรึกษากันเองระหว่างการประชุมควรปิดไมค์ก่อนทุกครั้งเพื่อไม่ให้รบกวนอีกฝ่ายที่กำลังพูดอยู่
  • เมื่อจบการประชุมต้องมีการสรุปประเด็นทุกครั้งเพื่อให้เข้าใจตรงกัน รวมถึงควรส่งอีเมลเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย

 

 

ส่งอีเมลแจ้งไปล่วงหน้าให้เห็นภาพรวมของการประชุม

ก่อนที่จะประชุมกันควรส่ง Agenda การประชุมไปล่วงหน้าก่อนทางอีเมล ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายมีการเตรียมตัว โดยที่ใน Agenda ควรจะต้องระบุถึงวัตถุประสงค์ในการประชุม วาระการประชุม สมาชิกที่เข้าร่วม และเอกสารอะไรบ้างที่จะต้องใช้ในการประชุม

 

คนพร้อมแล้วอุปกรณ์ต้องพร้อมด้วย

เริ่มจากเช็กโทรศัพท์ที่ใช้ว่าเสียงลำโพงดังชัดเจนไหม ถ้าใช้โทรศัพท์มือถือก็ควรต้องตรวจสอบแบตเตอรี่ให้ดีว่ามีพอหรือไม่ ถ้าเป็นไปได้ให้ใช้โทรศัพท์ออฟฟิศที่คิดว่าจะไม่มีคนโทรเข้า เพราะการที่มีคนโทรเข้ามาบ่อยก็อาจจะทำให้การประชุมต้องสะดุดและส่งผลให้เลิกประชุมไม่ตรงเวลา ซึ่งอุปกรณ์ยังรวมถึงสมุดโน้ต หรือเอกสารที่ใช้ประกอบการประชุมด้วย เพราะคงไม่ดีแน่ถ้าจะใช้อะไรก็ต้องขอตัวไปหาอยู่ตลอดเวลา นอกจากเสียเวลาแล้วยังดูไม่เป็นมืออาชีพด้วย

 

ทักทายพร้อมอธิบายภาพรวม

ในฐานะผู้นำการประชุมหลังจากที่ทักทายฝ่ายตรงข้ามแล้วก่อนที่จะเริ่มเราควรแนะนำตัวฝั่งเราและพูดอธิบายให้ทุกคนทราบถึงวาระการประชุมอีกครั้ง รวมถึงใช้เวลานี้ในการกำหนดกฎเกณฑ์ต่าง ๆ เช่น เวลาที่ใช้ในการประชุม หรือใช้เวลานี้ในการพูดคุยเรื่องทั่วไปเพื่อสร้างบรรยากาศให้ผ่อนคลายก่อนเริ่มประชุมก็เป็นความคิดที่ไม่เลว

 

พูดช้าพูดชัด

เพราะการสื่อสารทางโทรศัพท์นอกจากจะไม่เห็นหน้าแล้ว เสียงอาจจะเบาไปดังไป หรือเสียงอาจจะขาดหายได้ เพราะฉะนั้นพยายามพูดให้ช้าลง เน้นคำให้ชัด และทุกครั้งที่พูดเสร็จโดยเฉพาะเรื่องที่ค่อนข้างซับซ้อนอาจจะปิดท้ายประโยคด้วยว่า “มีตรงไหนไม่เข้าใจบ้างไหม” เพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกัน ก่อนที่จะไปต่อในเรื่องถัดไป

 

บรรยากาศรอบด้านอาจรบกวนการประชุมได้

เพราะนอกจากเสียงที่วุ่นวายคนเดินขวักไขว่ไปมาจะทำให้เราไม่มีสมาธิเท่าที่ควรแล้ว เสียงยังจะไปรบกวนฝั่งตรงข้ามด้วย ซึ่งบอกได้เลยว่าเป็นอุปสรรคในการคุยแน่ ๆ แต่ถ้าไม่สามารถหาที่เงียบสงบได้ก็ควรจะอธิบายให้ฝั่งตรงข้ามทราบก่อน และเวลาที่เรายังไม่ได้พูดให้กดปิดไมค์ตัวเองทุกครั้ง อย่าลืมว่าการประชุมทางโทรศัพท์อาจจะมีผู้เข้าร่วมจากหลายที่เพราะฉะนั้นต้องระวังอย่าปล่อยให้เสียงทางฝั่งของเราเองรบกวนการสนทนาของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น

 

แนะนำตัวเองทุกครั้งก่อนพูด

หลายครั้งที่บางคนพูดแทรกขึ้นมาทำให้ฝ่ายตรงข้ามไม่ทราบว่าใครเป็นเจ้าของเสียงซึ่งอาจจะก่อให้เกิดความสับสนได้ เพราะฉะนั้นทุกครั้งก่อนที่จะพูดควรแนะนำตัวก่อนสั้น ๆ ว่า “ขอโทษนะครับ ผม... นะครับ” และก่อนจะพูดแทรกขึ้นมา ควรจะมีคำพูดขออนุญาตเสมอเพื่อเป็นการให้เกียรติผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่นด้วยด้วย

 

เมื่อไม่เห็นหน้าก็ต้องประเมินจากเสียง

เนื่องจากเราไม่สามารถมองเห็นทำให้หลายครั้งก็อาจจะไม่ทราบว่าสิ่งที่เราพูดนั้นฝ่ายตรงข้ามรู้สึกอย่างไร มีส่วนไหนไม่พอใจ หรือสงสัยตรงไหนหรือไม่ เพราะฉะนั้นพยายามประเมินน้ำเสียงคู่สนทนาโดยอาจจะใช้คำถามเช่น คุณคิดว่าเป็นอย่างไรบ้าง คุณมีข้อเสนอเพิ่มเติมไหม และถ้าไม่ได้ยินเสียงสมาชิกคนใดคนหนึ่งพูดเลย คุณอาจจะสอบถามเขาด้วยก็ได้ว่าเขามีความเห็นเพิ่มเติมไหม และใครมีความเห็นอย่างไรบ้าง ซึ่งมันยังทำให้คนอื่นรู้สึกว่าคุณเป็นคนที่ให้เกียรติ และพร้อมที่จะเปิดกว้างเพื่อรับความคิดเห็นของผู้อื่นอยู่เสมอ

 

จะปรึกษากับใครปิดไมค์ให้เรียบร้อย

บางครั้งการประชุมอาจมีการพ่วงหลายสาย เวลาที่คนอื่นพูดกันอยู่และเราต้องการปรึกษากับลูกทีมฝั่งเราก็ให้กดปิดไมค์ไปเลยเพื่อป้องกันไม่ให้เสียงฝั่งเราไปรบกวนคนอื่น และในขณะที่ลูกทีมของเรากำลังอยู่ในบทสนทนากับฝั่งตรงข้าม ถ้าเราต้องการพูดกับคนอื่นในทีมให้ใช้วิธีเขียนโน้ตกัน อย่ากระซิบกระซาบ เพราะนอกจากจะทำให้ผู้พูดเสียสมาธิแล้ว เสียงยังจะไปรบกวนฝั่งตรงข้ามและน้ำเสียงจะดูเหมือนเป็นการซุบซิบกันซึ่งเป็นการเสียมารยาทในการประชุมด้วย

 

สรุปส่งท้ายเพื่อความมั่นใจว่าเข้าใจตรงกันทุกฝ่าย

ถ้าไม่อยากเสียเวลาการประชุมไปอย่างไร้ค่าก่อนจะแยกย้ายวางสายกันไป ให้สรุปทุกประเด็นสำคัญที่เกิดขึ้นในที่ประชุมเพื่อความมั่นใจอีกครั้งว่าทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน และหลังจากที่ประชุมเสร็จอย่าลืมส่งอีเมลรายงานการประชุมตามหลังไปทุกครั้งเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย 

 

เนื่องจากการเติบโตอย่างไม่หยุดยั้งของเทคโนโลยีที่ผลักดันโลกเข้าสู่ยุคดิจิทัลที่เชื่อมต่อคนทั่วโลกเข้าหากันได้ง่ายมากขึ้น รวมไปถึงการเติบโตของการค้าระหว่างประเทศ นอกจากการประชุมทางโทรศัพท์แล้วเราอาจจะต้องจัดการประชุมทางวีดิโอโดยใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อพูดคุยกับคนอีกซีกโลกหนึ่งด้วย และแน่นอนเลยว่าในอนาคตอันใกล้การประชุมทางไกลจะเกิดขึ้นเป็นประจำจนแทบจะกลายเป็นเรื่องปกติของการทำงานไปเลยซึ่งเราเองก็จะต้องเรียนรู้ที่จะปรับตัวให้ทันกับการทำงานในยุคดิจิทัล และใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ให้เกิดประโยชน์ที่สุด

 

 

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

เพิ่มเพื่อน

 

tags : career & tips, การประชุม, เคล็ดลับการทำงาน, การพัฒนาตนเอง, jobthai, เทคนิคการทำงาน



ติดตามข่าวสารและเรื่องราวดีๆ ทาง Email

ขอบคุณสำหรับการติดตาม