ขั้นตอนการเจรจาที่ต้องรู้ เพื่อก้าวสู่สนามจริงอย่างมั่นใจ

ขั้นตอนการเจรจาที่ต้องรู้ เพื่อก้าวสู่สนามจริงอย่างมั่นใจ
21/02/18   |   9.4k   |  

“ถ้าข้อนี้เขาไม่โอเคเพราะจัดการยาก เราอาจจะลองตัดเรื่องการทำงานจากบ้าน 1 วัน เป็นการเข้างานแบบยืดหยุ่นแทน”

เจนศักดากำลังเตรียมตัวเข้าประชุมซึ่งวาระการประชุมครั้งนี้คือเรื่องการปรับปรุงการทำงานของแผนก เขามีแผนจะขอปรับเปลี่ยนเวลาเข้าทำงานของทีม เขาจึงเตรียมข้อเสนอต่าง ๆ และคาดคะเนเหตุการณ์ไว้ก่อนล่วงหน้า เพราะเมื่อถึงเวลาแล้วเขาจะได้ไม่ตื่นเต้นจนไม่สามารถเจรจาขอปรับเวลาการทำงานได้

เมื่อก้าวขึ้นมาสู่ตำแหน่งหัวหน้าเราจะต้องมีหน้าที่รับผิดชอบเพิ่มขึ้นมากมาย ซึ่งหนึ่งในนั้นก็คือการเจรจาต่อรองในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ขององค์กร ทั้งเจรจากับลูกค้า ต่อรองกับผู้บริหาร หรือแม้กระทั่งเจรจากับคนในทีมเอง

แต่คนที่เพิ่งก้าวขึ้นมาเป็นหัวหน้านั้นอาจจะยังไม่มีประสบการณ์ และยังนึกภาพไม่ออกว่าเวทีการเจรจาแบบจริงจังต้องทำกันอย่างไรบ้าง วันนี้ JobThai ได้นำขั้นตอนพื้นฐานที่มักจะเกิดขึ้นในวงเจรจามาให้ลองอ่านกัน เพื่อให้คนที่ต้องทำหน้าที่เจรจานั้นได้เห็นภาพและรู้ว่าขั้นตอนไหนต้องเตรียมตัวอย่างไร จึงจะเดินเข้าสู่สนามเจรจาได้อย่างมั่นใจมากขึ้น

 

 

  • สติและการเตรียมตัวเป็นเรื่องสำคัญที่สุดในการเจรจา เราต้องมีแผนในหัวแล้วว่าเราต้องการอะไร แล้วเรายอมที่จะเสียผลประโยชน์ของเราได้แค่ไหน
  • การพูดคุยเรื่องทั่ว ๆ ไปก่อนการเจรจาเป็นเรื่องสำคัญ นอกจากเพื่อสร้างบรรยากาศให้ผ่อนคลายแล้ว ยังเป็นช่วงเวลาที่เราจะได้ประเมินคู่เจรจาอีกด้วย
  • เมื่อตกลงกันได้แล้ว ต้องมีการสรุปอีกครั้งว่าทั้งฝ่ายต่างเข้าใจตรงกัน และพอใจในข้อสรุปแบบนี้ เพื่อที่จะสามารถดำเนินงานกันต่อไปได้

 

 

1. แลกเปลี่ยนและเรียนรู้

ในขั้นตอนแรกจะเป็นช่วงเวลาที่ต่างคนต่างอธิบายถึงเหตุผลว่าทำไมต้องมาในวันนี้ รวมถึงเป็นช่วงเวลาแลกเปลี่ยนข้อมูล เพื่อสร้างความเข้าใจระหว่างกันให้มากขึ้น ซึ่งเราอาจแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอนย่อยดังนี้

  • กำหนดกฎเกณฑ์รวมถึงอธิบายภาพรวมว่าวันนี้มีหัวข้ออะไรบ้างที่ต้องคุยกัน และจะใช้เวลานานแค่ไหน มีพักเบรกกี่รอบ มีฝ่ายไหนต้องนำเสนอบ้าง
  • อธิบายถึงเหตุผลที่เรามาในวันนี้ให้อีกฝ่ายทราบ
  • แลกเปลี่ยนข้อมูล โดยเปิดโอกาสให้อีกฝ่ายสอบถามถึงข้อมูลฝั่งเรา รวมถึงสอบถามอีกฝ่ายถึงข้อสงสัยต่าง ๆ ที่มีในขั้นตอนเตรียมตัวก่อนเจรจา

ใช้ช่วงเวลานี้ในการชวนคู่เจรจาคุยเรื่องทั่วไปเพื่อสร้างบรรยากาศให้ผ่อนคลาย รวมถึงทำความรู้จักกับนิสัยฝั่งตรงข้ามให้มากขึ้นด้วย ซึ่งการพูดคุยในช่วงนี้อาจเป็นตัวกำหนดบรรยากาศการเจรจาทั้งหมดเลยก็ได้

 

2. ยื่นข้อเสนอ ต้องการอะไรแจ้งไปให้ชัดเจน

เมื่อเราได้อธิบายวัตถุประสงค์ต่าง ๆ พร้อมทั้งสอบถามข้อสงสัยจากคู่เจรจาแล้ว ก็ได้เวลาที่ทั้งสองฝ่ายจะยื่นข้อเสนอที่ต้องการซึ่งอาจแบ่งเป็นขั้นตอนย่อยดังนี้

  • ยื่นข้อเสนอที่ชัดเจน ในกรณีที่เราต้องเจรจากับผู้บริหารเกี่ยวกับเวลาการทำงานของทีม เช่น “ผมต้องการให้ลูกทีมของผมมาทำงานเวลาไหนก็ได้ แต่ภายใน 1 สัปดาห์ต้องครบ 40 ชั่วโมงโดยขอทดลองก่อนเป็นเวลา 3 เดือน”
  • แสดงให้เห็นว่าฝ่ายตรงข้ามจะได้อะไรเช่น “ผมเชื่อว่าการทำงานแบบนี้จะทำให้ลูกทีมของผมคิดงานที่สร้างสรรค์ได้มากกว่าเดิม ซึ่งแน่นอนว่ามันย่อมเป็นผลดีต่อองค์กร”
  • อธิบายให้ชัดว่ามันมีข้อดีกับเราอย่างไรเพื่อให้เกิดเป็นสถานการณ์ที่ Win- Win (ทั้งสองฝ่ายต่างได้ผลประโยชน์) เช่น
    “ซึ่งวิธีนี้ยังดีกับทีมของผมด้วยตรงที่พวกเขาจะได้รู้สึกผ่อนคลายลงจากเดิม หลังจากที่พวกเขาต้องเครียดกับงาน และทำให้พวกเขาทำงานอย่างมีความสุขมากขึ้นด้วย”

ในการยื่นข้อเสนอให้เริ่มต้นจากข้อเสนอที่เราต้องการมากที่สุดก่อนเพราะบางครั้งเราอาจจะเกิดความเกรงใจคู่เจรจาจนเลือกยื่นข้อเสนอที่ใกล้เคียงกับข้อเสนอที่แย่ที่สุดที่เรารับได้ออกไปก่อน ซึ่งแน่นอนว่ามันเป็นเรื่องที่เสี่ยงเกินไป

 

3. เจรจาต่อรอง จะได้หรือจะเสียขึ้นอยู่กับขั้นตอนนี้

คงจะดีถ้าต่างฝ่ายต่างยื่นข้อเสนอแล้วเป็นที่พอใจกันทั้งสองฝ่ายได้ในทันที แต่ในความเป็นจริงนั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย เพราะสิ่งที่ฝ่ายตรงข้ามต้องการอาจจะเป็นข้อเสนอที่ไม่เป็นผลดีต่อฝ่ายเราเลย ซึ่งหน้าที่ของเราคือต้องเจรจาต่อรอง เพื่อให้ความต้องการของทั้งสองฝ่ายเจอจุดที่ลงตัวที่สุด ในขั้นตอนนี้นี่เองที่อาจจะต้องเจอสถานการณ์ที่ท้าทาย และต้องใช้จิตวิทยาในการโน้มน้าวใจเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย

  • ตั้งสติให้ดี ช่วงเวลานี้จะต้องมีการต่อรองกันและเราจะต้องประเมินสถานการณ์ พร้อมทั้งพิจารณาข้อดีข้อเสียในเวลาจำกัด พยายามเจรจาโดยยึดพื้นฐานว่า อะไรคือเป้าหมายสูงสุด อะไรคือข้อเสนอที่แย่ที่สุดที่รับได้
  • เตรียมข้อเสนอเพิ่มเติมเพื่อโน้มน้าวใจ ถ้าอยากให้คู่เจรจาตัดสินใจได้ง่ายขึ้น เราอาจจะต้องเพิ่มข้อเสนอพิเศษเข้าไปด้วย ซึ่งเราก็ต้องประเมินแล้วว่าข้อเสนอพิเศษที่เราให้ไปนั้นก็ไม่ทำให้เราเสียเปรียบอะไรอยู่ดี
  • ถ้าจำเป็นต้องยอมรับข้อเสนอบางอย่างก็ต้องมีข้อแลกเปลี่ยน ในบางครั้งเราอาจจะต้องตกเป็นฝ่ายเสียเปรียบแต่ก่อนที่จะตบปากรับคำทุกครั้งให้พยายามยื่นข้อเสนอเพื่อขอสิทธิพิเศษอื่น ๆ ซึ่งฝ่ายตรงข้ามก็อาจจะมีการเตรียมข้อเสนอเพิ่มเติมไว้อยู่แล้วเพื่อทำให้ต่างฝ่ายต่างรู้สึกได้รับผลประโยชน์ที่น่าพอใจ และเราก็ไม่ต้องกลับบ้านมือเปล่าด้วย
  • ถ้ามีเรื่องง่ายให้คุยเรื่องง่ายก่อน บางครั้งการเจรจาอาจมีหลายประเด็นที่ต้องตกลง เราอาจจะใช้เวลาเจรจาในเรื่องง่าย ๆ ก่อน เพราะอย่างน้อยก็ทำให้การเจรจามีความก้าวหน้ารวมถึงบรรยากาศก็จะเป็นไปอย่างผ่อนคลาย หลังจากนั้นค่อยคุยเรื่องเครียด เพราะบางครั้งเริ่มด้วยเรื่องหนักเลยการเจรจาอาจจะล่มตั้งแต่แรก และทำให้ไม่ได้คุยเรื่องอื่นเลย

 

4. เคลียร์ให้ชัดก่อนแยกย้าย ว่าเข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย

ขั้นตอนสุดท้ายเมื่อทั้งสองฝ่ายต่างถกเถียงหาข้อตกลงจนเป็นที่พอใจแล้ว ก็ได้เวลาทำการสรุปผลการเจรจาเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกัน ซึ่งสิ่งที่เราควรทำคือ

  • เรื่องไหนไม่แน่ใจต้องสอบถามให้ชัดเจน ไม่ควรเกรงใจ เพราะถ้าตกปากรับคำ หรือเซ็นสัญญาไปแล้วเป็นเรื่องยากที่จะยกเลิก
  • สรุปถึงสิ่งที่เกิดขึ้นอีกครั้งในทุกประเด็นเพื่อความมั่นใจว่าทั้งสองฝ่ายเข้าใจตรงกัน และทำการจดบันทึกไว้ให้ชัดเจน
  • กรณีเรื่องที่เจรจาจะต้องมีการเซ็นสัญญา หากยังไม่มีการเซ็นสัญญาเกิดขึ้นในช่วงที่เจรจา ให้ส่งสรุปผลการเจรจาไปอีกครั้งในอีเมลและให้อีกฝ่ายตอบกลับเพื่อเป็นการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษร

นี่เป็นเพียงขั้นตอนคร่าว ๆ เท่านั้นเมื่อถึงสถานการณ์จริงอาจจะต้องเจอเรื่องราวที่ไม่คาดคิด ทำให้เราต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าอยู่ตลอด และในบางครั้งถ้าหาข้อเสนอที่ลงตัวทั้งสองฝ่ายไม่ได้ก็อาจจะต้องย้อนกลับไปที่จุดเริ่มต้น ซึ่งในระหว่างนี้อาจจะมีการโต้เถียงเกิดขึ้น เราก็ต้องพยายามควบคุมอารมณ์ตัวเองไว้ให้ดี และถ้าท้ายที่สุดแล้วยังหาข้อสรุปไม่ได้จริง ๆ ก็อาจจะต้องหยุดการเจรจาและนัดเวลาเพื่อหาข้อสรุปใหม่อีกครั้ง

 

 

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

เพิ่มเพื่อน

 

 

ที่มา:

changingminds.org

watershedassociates.com

aamc.org

tags : career & tips, การเจรจา, เคล็ดลับการทำงาน, การพัฒนาตัวเอง



ติดตามข่าวสารและเรื่องราวดีๆ ทาง Email

ขอบคุณสำหรับการติดตาม