การสื่อสารผ่านการเขียน... ทักษะพื้นฐานที่ไม่ควรมองข้าม

การสื่อสารผ่านการเขียน... ทักษะพื้นฐานที่ไม่ควรมองข้าม
27/12/18   |   1.3k   |  

ถ้าจะกล่าวถึงการสื่อสารผ่านการเขียน หลายคนคงนึกไปถึงการเขียนประเภทพ็อกเก็ตบุ๊กหรือนวนิยายมากกว่าการเขียนรายงานการประชุม เพราะงานเขียนประเภทแรกไม่ได้ส่งเพียงแค่ข้อมูลถึงผู้รับสารแต่ยังส่งอารมณ์ความรู้สึกของผู้เขียนให้คนอ่านรู้สึกว่ากำลังสื่อสารกับคนเขียนอยู่ ในขณะที่การเขียนประเภทรายงานการประชุมเป็นเพียงการบอกกล่าวข้อเท็จจริงและข้อคิดเห็นให้ผู้รับสารได้เข้าใจตามวัตถุประสงค์เท่านั้น

วันนี้ JobThai จึงนำทักษะการสื่อสารด้วยการเขียนสำหรับใช้ในการทำงาน มาให้ทำความรู้จักกันให้มากขึ้น พร้อมแนวทางพัฒนาทักษะดังกล่าวให้โดดเด่น เพื่อนำไปใช้งานจริงได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสร้างความประทับใจให้แก่บุคคลที่คุณติดต่อ

 

 

  • ศึกษากลุ่มผู้อ่านทุกครั้งก่อนเขียน เพื่อจะได้เลือกใช้รูปแบบเอกสาร วิธีเขียน รวมถึงระดับภาษาที่ใช้ในงานเขียนแต่ละประเภทได้อย่างเหมาะสม
  • เลือกใช้ระดับภาษาที่เหมาะสม และใช้คำที่เข้าใจง่าย เป็นรูปธรรมมากกว่านามธรรม และแปลความหมายได้ตรง ๆ
  • เขียนให้กระชับแต่ครอบคลุมเนื้อหาทั้งหมด เพราะการเขียนที่ไม่ยาวมากจะทำให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาได้ดีขึ้น
  • หากในรายละเอียดจะต้องมีทั้งข้อมูลที่เป็นข้อคิดเห็น และข้อเท็จจริง ก็ควรแยกทั้งสองส่วนออกจากกันให้ชัดเจน
  • ตรวจสอบรูปแบบเอกสารต่าง ๆ รวมถึงภาษาที่ใช้ให้ถูกต้องก่อนเสมอ

 

 

การสื่อสารด้วยการเขียนคืออะไร?

“การเขียน” เป็นการสื่อสารประเภทหนึ่งเช่นเดียวกับการพูดหรือการแสดงออกทางสีหน้า ซึ่งการสื่อสารด้วยการเขียนนั้นมีหลากหลายรูปแบบ แต่สำหรับในการทำงานมักมาพร้อมกับรูปแบบที่เป็นทางการ เช่น การทำเอกสารรายงานต่าง ๆ เอกสารเวียนภายในบริษัท หรือเอกสารแจ้งข่าวสารแก่พนักงาน เว้นแต่ว่าคุณจะทำงานอยู่ในฝ่ายประชาสัมพันธ์หรือทำงานในองค์กรด้านสื่อสารมวลชน ซึ่งจะต้องเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ บทความหรืองานเขียนเพื่อวัตถุประสงค์อื่น ๆ การเขียนก็จะมีรูปแบบที่แตกต่างออกไป

สิ่งสำคัญของการสื่อสารด้วยการเขียน คือ ความถูกต้องและชัดเจนของข้อมูล เพราะการสื่อสารประเภทนี้ผู้เขียนและผู้อ่านไม่ได้พบกันโดยตรง ทำให้ไม่มีโอกาสตอบข้อสงสัยและอาจเกิดความเข้าใจผิดได้มากกว่าการสื่อสารประเภทอื่น ดังนั้นสิ่งที่เขียนลงไปจะต้องแปลความหมายได้ทางเดียวไม่สร้างความสับสนให้ผู้อ่าน

 

หากต้องการพัฒนาทักษะด้านการเขียน ต้องทำอย่างไร?

ศึกษากลุ่มผู้อ่านทุกครั้งก่อนเขียน

ก่อนเริ่มเขียนคุณต้องรู้ก่อนว่าผู้ที่จะอ่านสิ่งที่คุณเขียนนั้นคือใคร เพราะรูปแบบการเขียนในเชิงธุรกิจนั้นมีหลากหลาย เช่น การส่งอีเมลประสานงานกับผู้ร่วมงานภายในองค์กรจะใช้รูปแบบและภาษาไม่เป็นทางการ ในขณะที่การส่งอีเมลสำหรับผู้บริหาร ลูกค้า หรือการทำเอกสารบันทึกการประชุมและรายงานต่าง ๆ จะมีลักษณะที่เป็นทางการมากขึ้น

ดังนั้นเพื่อให้งานเขียนที่สื่อสารออกไปมีโอกาสประสบความสำเร็จมากขึ้น คุณจึงควรศึกษากลุ่มผู้อ่านก่อน เพื่อจะได้เลือกใช้รูปแบบเอกสาร วิธีเขียน รวมถึงระดับภาษาที่ใช้ในงานเขียนแต่ละประเภทได้อย่างเหมาะสมที่สุด

 

เลือกใช้ระดับภาษาที่เหมาะสม และใช้คำที่เข้าใจง่าย

ในการสื่อสารแต่ละประเภทจะเลือกใช้ระดับภาษาที่แตกต่างกันไป แต่การสื่อสารด้วยการเขียนจะเลือกใช้ระหว่างระดับกึ่งทางการและระดับทางการเท่านั้น แม้จะเป็นภาษาทางการแต่ก็ควรเลือกใช้คำที่เข้าใจง่าย เป็นรูปธรรมมากกว่านามธรรม และแปลความหมายได้ตรง ๆ เพราะเป้าหมายของการเขียนคือการสื่อสารจะทำให้ผู้อ่านเข้าใจอย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ควรหลีกเลี่ยงการใช้ประโยคที่อยู่ในรูปแบบปฏิเสธซ้อนปฏิเสธ เช่น  “เราไม่ปฏิเสธที่จะให้ความช่วยเหลือ” ประโยคนี้ถ้าอ่านอย่างรวดเร็วอาจเข้าใจผิดได้ว่าเป็นการปฏิเสธ ซึ่งคุณสามารถเขียนให้เข้าใจง่ายได้ขึ้นว่า “เรายินดีให้ความช่วยเหลือ”

 

เขียนให้กระชับแต่ครอบคลุมเนื้อหาทั้งหมด

การเขียนที่ต้องใช้ในการทำงานส่วนใหญ่ จะมีความยาวที่เหมาะสมอยู่ที่ประมาณ 1 หน้ากระดาษ ยกเว้นการเขียนรายงานการประชุม และการประกาศแจ้งพนักงานในบางเรื่องที่จะมีความยาวมากกว่า 1 หน้ากระดาษ ดังนั้นเพื่อให้มีเนื้อหาที่ครบถ้วน จึงต้องใช้รูปแบบประโยคที่กระชับ นอกจากนี้การเขียนที่ไม่ยาวมากจะทำให้ผู้อ่านเข้าในเนื้อหาและจุดประสงค์ที่คุณต้องการส่งออกไปได้ดีขึ้น ลดโอกาสการเกิดความเข้าใจผิดได้ด้วย

 

แยกแยะข้อมูลส่วนที่เป็นความคิดเห็นและส่วนที่เป็นข้อเท็จจริงออกจากกัน

การเขียนเพื่อการสื่อสารในที่ทำงานบางประเภทจะต้องใส่ข้อมูลที่เป็นความคิดเห็นลงในการเขียน เช่น รายงานการประชุม ผู้สรุปการประชุมจะต้องใส่ความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุมลงไปด้วย ดังนั้นเมื่อมีข้อมูลที่เป็นทั้งขอเท็จจริงและความคิดเห็นอยู่ในเอกสารฉบับเดียวกัน จะต้องแยกข้อมูลสองฝ่ายออกจากกันอย่างชัดเจนด้วยการทำตารางแยกฝั่งข้อมูล หรือขึ้นต้นย่อหน้าใหม่ด้วยชื่อผู้แสดงความคิดเห็นแต่ละคน

 

ตรวจสอบรูปแบบเอกสารให้ถูกต้องเสมอ

ในบางองค์กรที่มีความเคร่งครัดหรือต้องติดต่อกับหน่วยงานราชการอยู่เสมอ จะให้ความสำคัญกับรูปแบบเอกสาร ดังนั้นทุกครั้งที่คุณเขียนงานเพื่อใช้ในการทำงาน อย่าลืมตรวจสอบรูปแบบเอกสารว่าถูกต้องตามที่บริษัทกำหนดหรือไม่ หากบริษัทไม่ได้กำหนดรูปแบบที่ชัดเจนไว้ คุณสามารถค้นหาเอกสารเก่า ๆ ของบริษัทเพื่อใช้อ้างอิง หรือค้นหารูปแบบใหม่จากอินเทอร์เน็ตนำเสนอต่อหัวหน้าก่อนก็ได้

 

การใช้ภาษาอย่างถูกต้องและเหมาะสม บ่งบอกวุฒิภาวะและความเป็นมืออาชีพของของคนที่ใช้ภาษาเหล่านั้นออกมาได้เป็นอย่างดี ดังนั้นอย่าละเลยที่จะใช้ภาษาอย่างถูกต้องทั้งในการสื่อสารด้วยภาษาพูดและการสื่อสารด้วยภาษาเขียนอย่างสม่ำเสมอเพื่อสร้างนิสัยการสื่อสารที่ดีให้กับตนเองด้วย

 

 

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

เพิ่มเพื่อน

 

 

ที่มา:

skillsyouneed.com
 

tags : career & tips, การทำงาน, คนทำงาน, เคล็ดลับสำหรับคนทำงาน, เคล็ดลับในการทำงาน, การสื่อสาร, การเขียน, เคล็ดลับการสื่อสาร, เทคนิคสำหรับคนทำงาน



ติดตามข่าวสารและเรื่องราวดีๆ ทาง Email

ขอบคุณสำหรับการติดตาม