กลยุทธ์จัดการ To-Do List ให้สำเร็จได้อย่างเรียบร้อย

กลยุทธ์จัดการ To-Do List ให้สำเร็จได้อย่างเรียบร้อย
14/07/17   |   17.2k   |  

สมชายนั่งมอง To-Do List ที่วางอยู่บนโต๊ะ แล้วถอนหายใจออกมาเฮือกใหญ่ เพราะแม้จะใกล้เลิกงานเต็มทีแล้ว แต่ดูเหมือนว่า To-Do List ที่เขาทำไว้ จะยังเหลืออีกหลายงานเลยที่เขายังทำไม่สำเร็จ

เขาเริ่มทำ To-Do List มาได้ประมาณหนึ่งเดือนแล้ว เพื่อใช้มันจัดการกับชีวิตการทำงานของตัวเอง และเตือนความจำว่าต้องทำอะไรบ้างให้เสร็จตามกำหนดเวลา อย่างไรก็ตามแม้จะมี To-Do List กำกับไว้แล้ว แต่จนแล้วจนรอดก็เหมือนจะมี To-Do List ซ้อน To-Do List งอกออกมาเรื่อย ๆ ใบเก่ายังไม่เสร็จก็มีใบใหม่มาเพิ่มอีกแล้ว JobThai จึงขอแนะนำ 5 กลยุทธ์ง่าย ๆ ที่จะทำให้ To-Do List เสร็จได้จริง ๆ ซักที

 

 

  • ใช้วิธีแบ่งงานแบบ 1-3-5 คือ งานใหญ่ 1 ชิ้น งานขนาดกลาง 3 ชิ้น และงานเล็ก ๆ น้อย ๆ อีก 5 ชิ้น
  • ถ้าจัดลำดับความสำคัญของงานไม่ถูก ให้ใช้ Eisenhower box ช่วย โดยแบ่งงานออกเป็น งานสำคัญและเร่งด่วน สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน งานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และงานที่ทั้งไม่สำคัญไม่เร่งด่วน
  • เลือกแอปพลิเคชันที่คิดว่าเหมาะสมมาช่วยในการทำ To-Do List
  • ถ้างานที่ต้องทำเป็นงานชิ้นใหญ่ มีขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน ให้แยกขั้นตอนการทำงานลงมาเขียนใน To-Do List ด้วย
  • ทำ Done List ทุกครั้งที่ทำงานเสร็จ นอกจากจะช่วยป้องกันการสับสนแล้ว ยังทำให้เราประเมินประสิทธิภาพการทำงานของเราได้ด้วย
     

 

1. ใช้วิธีแบ่งงานแบบ 1-3-5 

วิธีแบ่งงานแบบ 1-3-5 เป็นการจัดการงานโดยแบ่งออกเป็น 3 ก้อนใหญ่ คืองานใหญ่ 1 ชิ้น งานขนาดกลาง 3 ชิ้น และงานเล็ก ๆ น้อย ๆ อีก 5 ชิ้น แต่ถ้างานของใครมีแนวโน้มที่จะมีงานด่วน งานแทรก งานเร่งอยู่บ่อย ๆ แล้วลองเผื่อที่ว่างจากงานขนาดกลาง 1 งาน และงานเล็ก อีก 2 ถ้านำกฎนี้มาช่วยจะเท่ากับว่าวันหนึ่งคุณจะสามารถสะสางงานได้มากถึง 9 งานต่อวันเลยทีเดียว

 

2. ถ้าตัดสินใจไม่ได้ลองใช้ Eisenhower box ช่วย

ถ้ายังไม่รู้ว่าควรจะทำงานไหนก่อนหรือหลัง ยังจัดลำดับความสำคัญไม่ถูก อะไรก็เร่งไปหมดเลย ถ้าใครมีปัญหานี้อยู่ลองใช้ Eisenhower Box เป็นตัวช่วยในการจัดลำดับความสำคัญดู วิธีการก็คือวาดตาราง 4 ช่อง โดยตอบคำถามตัวเอง 2 ข้อว่า งานนั้นด่วนหรือไม่ และงานนั้นสำคัญไหม ช่องบนฝั่งซ้ายคืองานสำคัญ และเร่งด่วน ช่องบนฝั่งขวาคืองานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ช่องล่างฝั่งซ้ายคืองานเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และช่องล่างฝั่งขวาคืองานที่ทั้งไม่สำคัญไม่เร่งด่วน

 

3. ใช้แอปพลิเคชัน To-Do List ช่วย

แอปพลิเคชัน To-Do List มีให้ใช้มากมาย และทุกระบบปฏิบัติการ แต่ให้เลือกมาใช้เพียงแอปฯ เดียว เพราะเราต้องคอยศึกษาทำความเข้าใจ ถ้าใช้หลายแอปฯ อาจจะกลายเป็นว่าใช้เวลาในการสร้าง To-Do List เป็นวัน แทนที่มันจะช่วยให้งานเสร็จกลายเป็นว่าช่วยเพิ่มงานให้อีก ใช้เพียง 1 แอปฯ ทำความเข้าใจการใช้งาน ต่าง ๆ และหัดใช้งานประมาณ 1 เดือน ถ้าใช้งานไม่ถนัดค่อยลองเปลี่ยนไปใช้แอปฯ อื่น หรือทุ่นเวลาด้วยการอ่านบทวิจารณ์ก่อนนำมาใช้ก็ได้

 

4. ระบุให้ชัดว่า To-Do List แต่ละงานมีขั้นตอนอย่างไร

งานบางชิ้นมีความซับซ้อน ในงานหนึ่งอาจมีขั้นตอนมากมาย เราจะไม่เขียน To-Do List ด้วยงานที่กว้างเกินไป ถ้างานนั้นมีขั้นตอนหลายอย่างที่ซับซ้อน เราก็ควรแบ่งขั้นตอนในงานนั้นลง To-Do List ไม่ใช่โยนงานนั้นลง To-Do List ไปเลยขั้นตอนเดียว เพราะถ้าระบุขั้นตอนไม่ชัดอาจทำให้เราประเมินเวลาในการทำงานผิด แล้วก็จะเบียดบังงานอื่น ๆ ที่เราต้องทำได้ เช่น การเขียนโครงการใหม่ ถ้าไม่แบ่งขั้นตอนออกมา สิ่งนี้อาจจะค้างบน To-Do List ไปเป็นวันหรือเป็นอาทิตย์เลยก็ได้ ควรแบ่งขั้นตอนออกมาว่ามีขั้นตอนในการทำอะไรบ้าง เช่น ก่อนจะเริ่มเขียนโครงการก็ต้องมีขั้นตอนของการศึกษาข้อมูลย้อนหลัง ศึกษาข้อมูลคู่แข่งก่อน   

 

5. บังคับตัวเองให้ทำ Done List ด้วย

เมื่องานเสร็จก็ขีดฆ่างานที่เสร็จแล้วออกจาก To-Do List ด้วย นอกจากป้องกันความสับสนแล้ว ยังเอาไว้ตรวจสอบประสิทธิภาพของการทำงานของเราเองได้อีกด้วย เพราะถ้าเวลาล่วงเลยจนเกือบจะเลิกงานอยู่รอมร่อแล้ว ยังไม่ได้ขีดฆ่าอะไรออกไปเลยสักอย่าง ก็เหมือนเป็นการกระตุ้นให้เรารู้ว่าการจัดการการทำงานของเรามีปัญหาบางอย่างที่ต้องการแก้ไขโดยด่วน

 

ถ้าใครยังไม่รู้ว่าจะรับมือกับงานที่กองล้นโต๊ะอย่างไร ลองเอา 5 กลยุทธ์การทำ To-Do List นี้ไปปรับใช้ดู เป็นธรรมดาที่ช่วงแรกในการนำไปใช้อาจจะยังไม่ได้ผลนัก สิ่งสำคัญคือการทำบ่อย ๆ และสม่ำเสมอ ความอดทนและมีวินัยจะทำให้กองงานบนโต๊ะของคุณลดลงได้ในไม่ช้า

 

 

JobThai มี Line แล้วนะคะ

ติดตามสาระความรู้สำหรับคนทำงาน ที่ย่อยง่าย อ่านสนุก และพูดคุยทุกแง่มุมเกี่ยวกับการทำงานอย่างใกล้ชิดที่

เพิ่มเพื่อน

 

ที่มา:
themuse.com

tags : ทำงาน, เคล็ดลับการทำงาน, career & tips, คนทำงาน, เคล็ดลับสำหรับคนทำงาน, เทคนิคสำหรับคนทำงาน, เคล็ดลับความสำเร็จ, เคล็ดลับสู่ความสำเร็จ, ทำงานให้มีความสุข, แนวคิดในการทำงาน



ติดตามข่าวสารและเรื่องราวดีๆ ทาง Email

ขอบคุณสำหรับการติดตาม